Die Beschaffung von IT-Personal ist eine besondere Herausforderung: Kein Technologieprojekt ist wie das andere – und immer wieder suchen Projektleiter kurzfristig Spezialisten mit ganz spezifischen Kenntnissen und Fähigkeiten, die sich und ihre Kompetenzen reibungslos in das Team integrieren. Jede Beschaffungsaufgabe wird damit zu einem individuellen Prozess, der in der Regel mit hohem Kommunikations- und Abstimmungsaufwand verbunden ist. Insbesondere Unternehmen, die regelmäßig und in größerem Umfang externe IT-Ressourcen suchen, haben damit einen enormen Beschaffungsaufwand zu bewältigen. Weil gerade in der projektbezogenen Personalbeschaffung erheblicher Optimierungsbedarf besteht, haben Accenture und GULP Information Services im Frühjahr 2004 ihre Kompetenzen in der Entwicklung von Procurement-Lösungen und der Projekt- und Personalvermittlung zusammengelegt. Gemeinsam entwickelten die Spezialisten eine e-Sourcing-Lösung für die Personalbeschaffung.

Das webbasierte Ausschreibungsportal ermöglicht, auch im Dienstleistungsbereich möglichst schnell, effizient sowie orts- und systemunabhängig externe Spezialisten zu rekrutieren – und dabei den Zeit- und Abwicklungsaufwand entscheidend zu reduzieren.

Die Situation

Die Beauftragung von Dienstleistungen und IT-Services unterliegt anderen Gesetzen als die klassische Beschaffung von Gütern: Die Auftraggeber wechseln häufig, die Anforderungsprofile wiederholen sich selten, immer wieder sind IT-Kräfte mit spezifischen Fachkenntnissen und unterschiedlicher Erfahrung gefragt.

So entsteht ein hoher Kommunikationsbedarf zwischen Procurement, Auftraggebern bzw. Projektleitern und Lieferanten. Bis die passenden Angebote vorliegen und Vergabeentscheidungen getroffen werden können, vergeht oft viel Zeit – und dass, obwohl eine schnelle und gezielte Deckung von Personalanforderungen durch interne oder externe Ressourcen erfolgskritisch werden kann.
Erschwerend wirkt, dass IT-Projekte typischerweise beim Kunden vor
Ort umgesetzt werden. Vielen Projektleitern fehlt dort der unmittelbare Zugriff auf die eigene Beschaffungsinfrastruktur, um die entstehenden Personalanforderungen kurzfristig und passgenau zu decken.

Eine Möglichkeit, die Dienstleistungsbeschaffung zu optimieren ist, die Anforderungen zentral zu bündeln und Anforderungen nur an einen handhabbaren Kreis bevorzugter Lieferanten auszuschreiben. Damit verzichten Auftraggeber und Projektleiter allerdings auf einen großen Teil des Marktangebotes und vergeben unter Umständen gute Chancen auf qualifiziertere oder günstigere Angebote. Überdies bleibt, allen Anstrengungen zum Trotz, auch der so gestraffte Workflow oft eine enorme Belastung. Unvollständige Angaben und viele direkte Rückfragen der Lieferanten beim Auftraggeber erschweren die Umsetzung schlanker Prozesse. Die entstehende, unterschiedliche Information der Lieferanten kann zudem ungünstige Wettbewerbsverzerrungen erzeugen.

Die Strategie

Accenture und GULP Information Services waren überzeugt, dass Unternehmen in der projektspezifischen Personalbeschaffung erhebliche Potenziale zur Steigerung ihrer Effizienz bergen und ihre Wettbewerbsfähigkeit dadurch deutlich stärken könnten. Den Schlüssel zum Erfolg sahen die Partner in der technologiegestützten Optimierung von Personalbeschaffungsprozessen. Deshalb planten sie eine e-Sourcing-Lösung, die:

• Detaillierte (Dienst) Leistungsbeschreibungen erfasst
• Projektleitern ermöglicht, ihre Personalanforderungen auch unabhängig vom Einsatzort und den dort eingesetzten Anwendungen bzw. Systemen einzustellen
• Einen passenden Workflow zwischen Projektleiter, Procurement, Lieferanten und Controlling definiert und alle Beteiligten in diese Prozesskette integriert
• Eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicherstellt und so den gleichen Wissensstand über das Projekt, die Anforderung und den Status des Beschaffungsprozesses gewährleistet
• Eine revisionssichere Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses sicherstellt
• Eine einfache, verständliche Bedienbarkeit auch für nicht regelmäßige Nutzer bietet
• Den Abwicklungsaufwand für Bedarfsträger und Procurement-Bereiche deutlich senkt
• Den datensicherheitsrelevanten Aspekten in der Personalbeschaffung gerecht wird

Die Lösung

Die Entscheidung fiel auf eine webbasierte ASP-Lösung: Das Ausschreibungsportal ist für alle Nutzer zeit-, orts- und plattform-unabhängig erreichbar. Es kann alle etablierten Beschaffungsprozesse eines Unternehmens individuell abbilden. Um bei Bedarf auch die vereinbarten Rahmenbedingungen mit bevorzugten Lieferanten zu integrieren, werden besondere Eingabefelder implementiert.

Darüber hinaus bietet die Lösung viele zusätzliche Funktionalitäten für Abwicklung, Kommunikation und Interaktion rund um die Beschaffung projektspezifischer IT-Personalressourcen. So sind beispielsweise Frage-Antwort- oder Feedback-Funktionen eingebaut, über die Bedarfsträger und Lieferanten kommunizieren können. Der Informationsfluss läuft für alle einsehbar über das Portal, gewährleistet damit den gleichen Wissensstand bei allen Beteiligten und sichert so einen optimalen Wettbewerb.

Die Lösung ist so konzipiert, dass auch gelegentliche Nutzer, die das Portal nicht ständig aktiv aufsuchen, über den Stand ihrer Anforderungen informiert sind und die an sie gerichteten Fragen beantworten. Dazu werden sie mit Hilfe automatisch generierter E-Mails und wenigen Mausklicks durch den Beschaffungsprozess gesteuert. Als webbasierte Lösung ist das Ausschreibungsportal problemlos in das Intranet oder den Webauftritt eines Unternehmens integrierbar. Durch das dem Unternehmen angepasste Design steigt die Akzeptanz unter den Anwendern.

Die Beschaffungsabteilung profitiert von der Möglichkeit, auf der Basis der im System befindlichen Daten projektübergreifende Lieferantenbewertungen durchzuführen. Human Ressources kann darüber hinaus die Personalentwicklungs- und Recruiting-Pläne für das Unternehmen anhand der realen Suchaufträge optimieren. Zur Prozessoptimierung wurden sämtliche Standardabläufe auf wenige Mausklicks reduziert. Von festgelegten Lieferantengruppen über hinterlegte Standardmailtexte bis hin zum automatischen, datumsabhängigen Schließen und Archivieren von Ausschreibungen wurden alle Rationalisierungsmöglichkeiten ausgeschöpft.

Alles in allem minimiert dies den Zeit- und Abwicklungsaufwand für Bedarfsträger und Procurement-Bereiche – bei bestmöglicher Berücksichtigung der Individualität jeder einzelnen Anforderung.

Der Nutzen

für Projektleiter und Auftraggeber:

• Schnelle und unkomplizierte Anforderung der passenden externen IT-Fachkräfte
• Lieferantenangebote und Ausschreibungsstatus jederzeit und überall online abrufbar
• Übersicht über alle eingegangenen Kandidatenprofile und angebotenen Stundensätze
• „Firewall“-Funktion: Der Ausschreibende bleibt auf Wunsch anonym und schützt sich so vor unerwünschten telefonischen Rückfragen der Lieferanten

für Procurement und Controlling

• Vereinfachung des kompletten Ausschreibungsprozesses
• Revisionssichere Verteilung und Speicherung der Angebotsdaten
• Detaillierte Auswertungsmöglichkeiten für die Steuerung, Kontrolle und Analyse der Lieferanten und deren Performance

für Human Resources und internes Ressourcenmanagement::

• Frühzeitiges Erkennen von dauerhaft nachgefragten Qualifikationen
• Möglichkeit, eigene Ressourcen zeitnah aufzubauen

für die Lieferanten:

• Einheitlicher Workflow für die Angebotsabgabe und Verfolgung
• Reduktion von Zeit- und Abwicklungsaufwand
• Gleicher Wissensstand, keine Wettbewerbsverzerrung

High Performance. Delivered.

Das Ausschreibungsportal wurde von Herbst 2004 bis April 2005 im Pilotbetrieb getestet. Mit großem Erfolg: Bis zum 01.04.2005 wurden 131 Anfragen von 45 verschiedenen Projektleitern an die beteiligten IT-Dienstleister ausgeschrieben. Aus den abgeschlossenen Verträgen errechnen sich allein durch den Bündelungseffekt und bessere Verhandlungspositionen Einsparungen in Höhe von rund 400.000 Euro. Hinzu kamen beträchtliche Kostensenkungen in der Administration und Abwicklung der Ausschreibungen sowie im Vertrags- und Lieferantenmanagement.

Als erfolgsentscheidend erwies sich die außerordentlichen Praxisnähe und die hohe Akzeptanz der Lösung insbesondere bei den Projektleitern. Aufgrund dieser positiven Erfahrungen wird das Ausschreibungsportal von GULP Information Services zusammen mit Accenture weiterentwickelt. Das Ausschreibungsportal wird von GULP vertrieben. Accenture bietet die Dienstleistung der Beschaffung von externen Ressourcen als Beschaffungsberatung (Strategic Sourcing Prozess) sowie als komplettes Outsourcing-Projekt an.

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