Wann ist ein Vertragsschluss ein Vertrag?

Nicht wenige Freiberufler kennen die Situation: Eigentlich ist das Projekt eine ausgemachte Sache, es fehlt aber noch vom Kunden der unterschriebene Projektvertrag. Was also tun? Und wie so oft, ist die Antwort eigentlich nicht so einfach – und doch meist einfacher als man denkt. Die Kernfrage dabei: Wir wird in der Regel ein Vertrag überhaupt geschlossen?

Ob Dienstvertrag oder Werkvertrag: Projektverträge beinhalten in der Regel detaillierte Informationen, etwa:

• Vereinbarte Leistungen
• Vergütung (Festpreis oder nach Aufwand), eventuell auch Voraus- und Abschlagszahlungen

Obwohl der Projektvertrag noch nicht da ist: Bekomme ich mein Geld, wenn ich mit dem Projekt beginne? Das ist die zentrale Frage, die in solchen Fällen Freelancer und Dienstleister beschäftigt.

Hier die wichtigste Information zuerst: Ein Projektvertrag kommt nicht erst zustande, wenn Freiberufler und Projektanbieter ihre Unterschrift unter das ausgedruckte Dokument setzen. Er kann ebenfalls auf folgende Arten geschlossen werden:

• Mündlich
• Durch konkludentes/schlüssiges Handeln

Damit ein Vertrag zustande kommt, müssen sich beide Parteien über den notwendigen Mindestinhalt (Leistungen und Leistungszeitraum) einig geworden sein. Der eventuelle Haken dabei liegt darin, dass im Nachhinein mitunter nur schwer bewiesen werden kann, was genau die Inhalte eines mündlich verhandelten Vertrags waren.

Eine ausdrückliche Vereinbarung über eine Vergütung und deren Höhe  muss bei einem Dienst-/Werkvertrag für einen wirksamen Vertragsschluss nicht vorliegen:

Eine Vergütung gilt bereits als stillschweigend vereinbart, wenn die Dienst-/Werkleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist, was im geschäftlichen Verkehr zwischen projektanbietenden Unternehmen und Freiberuflern ausnahmslos der Fall sein wird. In diesem Falle bestimmt sich die Höhe der Vergütung nach der am Markt üblichen Vergütung für solche Leistungen. Im Streitfalle wird die übliche Vergütung durch einen unabhängigen Sachverständigen bestimmt. 

Mündlicher Vertragsschluss

Ein Beispiel aus der Praxis: Wenn der Projektanbieter dem Freiberufler im Gespräch das zu besetzende Projekt, die Leistungen sowie den Leistungszeitraum beschreibt und der Freiberufler auf dessen Frage hin, ob er das angebotene Projekt übernehmen wolle, den Projektauftrag bestätigt, dann ist der Projektvertrag mündlich zustande gekommen. Einem späteren „worst case“, dass sich beide Parteien über den Vertrag uneins sind, kann man unterschiedlich begegnen:

1. Zeugen hinzuziehen
Zeugen, die während der Besprechung oder des Telefonats anwesend sind, können im Fall der Fälle die Gesprächsinhalte bestätigen.

In der Praxis wird es diese Möglichkeit in den meisten Fällen für den Freiberufler nicht geben, da die Hinzuziehung weiterer Personen zu den Gesprächen nur selten ohne Weiteres möglich sein wird, zumal die Intensivierung der Gespräche regelmäßig ein Grundvertrauen der Gesprächspartner voraussetzt, dessen Entstehung durch die Teilnahme weiterer, nicht unmittelbar beteiligter Personen allein zu Beweissicherungszwecken bereits erheblich gestört wird.

2. Protokoll führen
Entweder selbst oder durch einen Protokollführer: Die Vertragspartner können das Gespräch genau protokollieren UND vor Ort gegenzeichnen. Es gibt keine Norm für Protokolle – allerdings empfiehlt es sich, folgende Inhalte aufzunehmen:
 

• Ort, Datum und Uhrzeit des Gesprächs
• Name und Titel sowie Position oder Funktion aller Teilnehmer
• Ergebnisse zu den besprochenen Punkten und natürlich auch alle Vertragsbestandteile, auf die sich geeinigt wurde (zum Beispiel Projektinhalt und Zeitraum)
• Weitere Vorgehensweise mit Terminen
• Unterschriften des Protokollführers und beider Vertragsparteien mit Ort und Datum

Die Protokollierung erscheint insbesondere dann als praktikabler Weg, wenn die Ausfertigung oder Überarbeitung der schriftlichen Vertragsdokumente im Nachgang und anhand der geführten Gespräche nur noch eine Formalität darstellen soll.

3. Kaufmännisches Bestätigungsschreiben
Statt eines Protokolls kann der Freiberufler seinem Gesprächspartner ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben schicken, das aus den Inhalten des mündlich Besprochenen besteht. Widerspricht der Partner nicht, wird davon ausgegangen, dass er einverstanden ist. Spätestens dann gilt der Vertrag als geschlossen, auch wenn mündlich entgegen der Annahme des Freiberuflers noch kein Vertrag zustande gekommen war. Und zwar zu den Konditionen, die im Schreiben aufgeführt sind.

4. Digitale Dokumentation
Eine E-Mail mit den Rahmenbedingungen des Vertrags, die ein Vertragspartner dem anderen schickt, ist besser als eine rein mündliche Zusage. Allerdings bleibt im theoretischen „worst case“ die schwierige Beweislast, ob die in der E-Mail als Absender benannte Person tatsächlich der Verfasser der E-Mail mit dem entsprechenden Inhalt war.

Vertragsschluss durch konkludentes Handeln

Tatsächlich ist es nicht nötig, dass Antrag und Annahme eines Projektauftrags ausdrücklich ausgesprochen werden, damit ein Vertrag zustande kommt. Er kann bereits durch konkludentes (schlüssiges) Handeln geschlossen werden.

In der Praxis bedeutet dies: Der Projektanbieter beschreibt sein Projekt und die Rahmenbedingungen und bietet dem Freiberufler den Vertrag unmissverständlich an – und der Experte sagt nicht sofort ausdrücklich zu. Dies stellt rechtlich eine Ablehnung des Vertragsangebots des Projektanbieters dar, da der einem Anwesenden gemachte Antrag zum Vertragsabschluss nur sofort angenommen werden kann. Wenn der Freiberufler aber am genannten Tag mit der Ausführung der Leistungen kommentarlos beginnt (Antrag)und  der Projektanbieter die Leistungen entgegennimmt (Annahme), ist ein Vertrag zu den vom Projektanbieter genannten Konditionen zustande gekommen.

Warum zu den Konditionen des Projektanbieters?

Dies liegt daran, dass der Inhalt von Willenserklärungen daran gemessen wird, wie diese von einem objektiven Empfänger zu verstehen sind. Aufgrund der Gesamtumstände in dem obigen Beispiel – Freiberufler startet kommentarlos in Kenntnis der vom Projektanbieter benannten Bedingungen)kann der Projektanbieter dies nur als Angebot des Freiberuflers zu den zuvor besprochenen Konditionen verstehen.

Die Praxis

Warum benötigt ein Projektanbieter zuweilen so viel Zeit für die Ausarbeitung und Zusendung des schriftlichen Vertragsdokuments? Dies kann je nach Größe des Kunden durchaus unterschiedliche Gründe haben:
 

• Größere Projektanbieter haben meist eine zentrale Einkaufsabteilung, die mehrere hundert externe Dienstleister vertraglich zu organisieren hat. Ein Vertragsschluss kann aufgrund interner Prozesse dauern, was meist ganz „normal“ ist. Dem Freiberufler bieten sie jedoch in der Regel die Vorteile, fortlaufend neue Projekte anzubieten und meist die verlässlichsten Besteller und Zahler zu sein. Deshalb: Es dürfte kein Problem darstellen, ein Projekt ohne schriftlichen Vertrag zu beginnen.

• Kleinere Kunden mit einer überschaubaren Anzahl externer Dienstleister sollten den schriftlichen Projektvertrag schnell ausgearbeitet haben. Es sollte eigentlich nicht vorkommen, dass der Freiberufler ohne Vertrag mit dem  Projekt beginnt. Wenn doch, ist der Externe gut beraten, frühzeitig bei seinem Ansprechpartner vorstellig zu werden und die Gründe des auf sich warten lassenden Projektvertrags zu klären.

Fazit

Seriöse Projektanbieter werden keine verbindliche Projektzusage erteilen, wenn weder die Inhalte noch der Zeitraum des Projekts feststehen. Ebenso wenig werden seriöse Freiberufler verbindlich zusagen, wenn sie in Wirklichkeit noch gar nicht wissen, ob sie dieses Projekt auch antreten werden.

Braucht der Projektanbieter viel Zeit für die Ausarbeitung des schriftlichen Vertragsdokuments, bedeutet das keineswegs zwangsläufig, dass er unseriös oder unzuverlässig wäre. Freiberufler müssen abwägen, ob sie dem Kunden vertrauen.

In jedem Fall gilt: Sprechen Sie das Thema Vertrag ehrlich, klar und deutlich an.