Alter Wein in neuen Schläuchen? - Teil 2

Klassische Werte des Projektmanagements haben nach dem Zusammenbruch
der New Economy wieder Konjunktur

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Im ersten Teil des Artikels wurden derzeitige Situation des Projektmanagements und die Erfahrungen im eBusiness-Projekten beleuchtet. Der zweite Teil beschäftigt sich mit den klassischen Erfolgsfaktoren für eBusiness-Projekte und der Verzahnung mit den neuen Randbedingungen.

eBusiness-Projektleiter sollten eine gestandene Erfahrung in methodischer und fachlicher Hinsicht und das notwendige Gespür für weiche Faktoren mitbringen. Dieses gilt zum einen, um auf Kundenseite hervorragend verhandeln zu können und andererseits um das Team zusammenzuhalten und motivieren zu können. Eine analytisches Gespür ist wichtig zur Identifizierung von Projektinteressen der einzelnen Akteure wie Auftraggeber, Kunden, Interessenten, Projektpartner, ggf. Aktionäre aber auch zum Gegensteuern bei akuten Risiken und Projektkrisen. Von großer Bedeutung für den Projektleiter ist dabei das Claim und das Change Management, um Anforderungen und Anforderungsänderungen zu steuern, auszuwerten und geordnet in den Prozess einzuführen. Er muss für ein professionelles Berichtswesen und die Dokumentation des Projektverlaufes sorgen. Beim Einsatz eines Standardsoftwarepaketes wie z. B. einem Shop-System, muss der Projektleiter ferner einen guten Einblick haben in Architektur und Funktionalitäten. Eine Grundkenntnis gängiger Betriebssysteme, von Programmiersprachen, Datenbanken und Applikationsentwicklungen für das WWW ist förderlich.

A und O in der eBusiness-Projektarbeit ist die Auswahl des richtigen Teams. Die Rahmenbedingungen haben sich in der Vergangenheit als schwierig erwiesen: Personalmärkte waren eng, die Fluktuation in der Branche hoch. Mit dem Freiwerden von Kapazitäten in der letzten Zeit, ist dieses wieder leichter geworden, wenn auch weiterhin manche Spezialisten rar sind und es gewiss kein Leichtes ist, ein Projekt optimal zu besetzen. Kompetenzen werden vor allem in den Projektteilbereichen Infrastruktur, Application Services, Content Management, Web-Design, Datenbanken, etc. notwendig sein. Je weniger diese vorhanden sind, desto wichtiger wird die Realisierung von Weiterbildungsmaßnahmen. Die Projektleitung muss hier alles daran setzen, einen ggf. notwendigen Know-how Aufbau zu beschleunigen.

Sind erst einmal gute Leute gewonnen, gilt es die richtigen Incentives zur Motivation zu setzen und die nötigen Freiräume zu gewähren bzw. an wichtigen und richtigen Punkten in das Projektgeschehen einzugreifen. Hohe Anforderungen und zeitliche Belastungen charakterisieren das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter. Eine Honorierung des geleisteten erfolgt in der Regel zwar über monetäre Anreize, zunehmend spielen aber auch Möglichkeiten der Selbstentfaltung und individuell gestaltbare Arbeitsbedingungen eine Rolle.

Auf keinen Fall sollt man in eBusiness-Projekten alles selbst machen wollen. Der Projektmanager muss Entscheidungen treffen, welche Teilprojekte er outsourcen will. Besonders häufig wird beispielsweise das Web-Design ausgelagert, gefolgt von IT-Consulting und Management-Consulting. Potenziale liegen in der Integration externen Spezialisten-Know-hows; Gefahren liegen in einer möglicherweise schwierigen Zusammenarbeit. Das Zusammenwachsen der Teammitglieder sollte unterstützt werden.

Voraussetzung für die Entwicklung einer erfolgreichen eCommerce-Strategie ist eine realistische Positionsbestimmung und der Einsatz einer zielgerichteten und strategischen Vorgehensweise. Nur so können das Ziel im Auge behalten und Fortschritte gemessen werden. Zu Projektbeginn ist eine Analysephase von Bedeutung, in der Visionen und Ziele des Vorhabens z.B. in einem moderierten Strategieworkshop erarbeitet werden. Von großer Bedeutung ist es ferner, dass sich das Unternehmen zuvor mit der Wirtschaftlichkeit ihres eBusiness-Projektes auseinandersetzt (Kosten-Nutzen-Berechnung). Als nächster Schritt erfolgt dann die Konkretisierung in Form eines eBusiness-Planes für das im Internet umzusetzende Geschäftsmodell. Nach Abschluss des Masterplanes erfolgt die Entwicklung der eBusiness-Lösung (vgl. auch Vorgehensmodell).

Grundsätzlich sind bei diesem Vorgehen Rückkopplungsschleifen einzubauen. Die Erfahrungen der letzten Jahre haben eine Skepsis hinsichtlich getroffener Prognosen und der Tragfähigkeit von Business Plänen gelehrt. Einnahmen und Ausgaben sollten kalkuliert, aber auch immer wieder in Abhängigkeit vom Fortschritt des Projekt kontrolliert werden.

Es geht einerseits darum, kreative Ideen und Visionen zu entwickeln, die den Kunden begeistern, andererseits darum, eine saubere und realistische Projektplanung durchzuführen, die zu einem überzeugenden Gesamtergebnis führt. Angepasst an die dynamischen Entwicklungen im zugehörigen Marktsegment wird nur ein kurzer Planungsvorlauf benötigt, um dann bei Erreichen des jeweiligen Meilensteins am Phasenende die Entscheidung über die weitere Vorgehensweise zu fällen und die nächste Phase detailliert zu planen. Bereits im Masterplan des Projektes müssen die messbaren Erfolgskriterien definiert werden, die es bereits während der Projektdurchführung erlauben, den Erfolg des Projektes zu überwachen. In der Planung ist daher pro umzusetzenden Prozess eine entsprechende Anzahl von Meilensteinen vorzusehen, die es erlauben, den Projektfortschritt zu verfolgen. Die eigentliche Entwicklung erfolgt dann iterativ in relativ kurzen Zyklen. Da die Dynamik am Markt eine Dynamik der Zielstellungen verlangt.

eBusiness-Projekte sollten sich an einer prozessorientierten Vorgehensweise orientieren. Die PSI AG hat zum Beispiel ein Vorgehensmodell entwickelt und bereits gute Erfahrungen damit gemacht. Das übergeordnete Projektmanagement und die begleitende Qualitätssicherung stellen dabei die Leitplanken dar, die den "Bewegungsbereich" des Projektes begrenzen.

Zu Projektbeginn erfolgt eine Analysephase, in der in einem ersten Schritt die Visionen und Ziele des eBusiness-Vorhabens erarbeitet und im Internet-Business-Plan konkretisiert werden. Diese Ergebnisse werden häufig in Interaktion mit dem Unternehmensmanagement des Kunden erarbeitet.

Weitere wesentliche Schritte in der Analysephase sind (Auszug):

	Das Abschätzen der organisatorischen Veränderungen im Unternehmen (Geschäftsprozessanalyse)
	Das Management von Abwicklung und Logistik, d.h. u.a. die Beschreibung der Schnittstellen und die technische Umsetzung der organisatorischen Einbindung von Partnern
	Das Entwickeln eines Kommunikationskonzeptes mit Elementen der Erfolgskontrolle, aufbauend auf einer Nutzeranalyse
	Die Definition der eigentlichen Inhalte, der Identifikation der Datenquellen und der technischen Umsetzung
	Die Definition der Basistechnologien, Anforderungen an die Funktionalität und Planung der Migration
	Die Auswahl der Softwarekomponenten (WEB-Server, eCommerce-Plattform, Sicherheitstechnologie, etc.)
	Die Integration in die vorhandene Softwareumgebung, besonders das Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System, z.B. PSIPENTA, SAP R/3)

 

Abbildung: Übersicht der Themenfelder in der Analysephase

Die Implementierungsplanung umfasst in entwicklungstechnischer Hinsicht als Ergebnis der Anforderungsanalyse das Pflichtenheft, die aus dem Geschäftsmodell abgeleitete Grobspezifikation (Prototyp) und als Ergebnis der technischen Anforderungen die Feinspezifikation.

Bestandteil der Implementierungsplanung z. B eines Shop Systems ist das Festlegen der Online-Geschäftsprozesse (Use Cases), der Zahlungssysteme, des Web-Designs, der Schnittstelenprogrammierung, von Logistik und Transport sowie Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung und Buchhaltung. Ferner werden Planungen zum Test (externer Release), Rollout / Online-Start und zum Betriebskonzept vorgenommen.

Mit dem Abschluss der technischen Entwicklung wird das System seiner Nutzung zugeführt und die Implementierung einer nächsten Stufe kann auf Basis einer fortlaufenden Evaluation geplant werden.

Systemfehler und Ausfallzeiten sind im Gegensatz zu herkömmlichen Projekten am Markt direkt sichtbar. Performance, Sicherheit, Skalierbarkeit und andere Reengeneering-Faktoren spielen in eBusiness Projekten daher eine besonders große Rolle. Einige Elemente des Qualitätsmanagements erscheinen daher unverzichtbar. Zu ihnen gehören vor allem Prototyping, Testen und Konfigurationsmanagement.

Vor dem Online-Start einer Web-Site sind unbedingt technische und stille Tests durchzuführen. Erst nach erfolgreichem Abschluss sollte mit einer Werbe- und Informationskampagne begonnen werden, an die der offizielle Start anschließt. Begleitende Nutzerinformationen und die Einrichtung eines Beschwerdemanagement tragen zur weiteren Qualitätssicherung bei. Insbesondere die Evaluation von Seitenaufrufen, Nutzernavigation, Verfügbarkeit, Nutzerprofile und Nutzerverhalten (Abbruchverhalten) bergen Aufschluss über die Qualität der Site und die wirtschaftliche Zielerreichung. Aufgespürte Verbesserungspotentiale können dann mit Planung und Implementierung einer nächsten Stufe in Angriff genommen werden.

Der Projektmanager muss einen Überblick über marktgängige Werkzeuge haben, die in eBusiness-Projekten zum Einsatz kommen können. Er muss entscheiden, welche Tools geeignet erscheinen die Teammitglieder bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Eine geeignete Groupware, Software zum Testen und für das Konfigurationsmanagement, etc. müssen ausgewählt werden - sofern von Unternehmensseite keine Vorgaben existieren. Hilfreich an dieser Stelle sind Programme, die diesen Prozess via Browser sichtbar machen - für den Kunden als auch für den Manager und das Projektteam. Meilensteine. Mit der Einführung neuer Systeme sind natürlich wiederum Risiken verbunden, wenn das entsprechende Know-how im Team noch nicht vorhanden ist.

Stück für Stück haben sich die Unternehmen in den letzten Jahren an das eBusiness herangetastet. Statt einer strategischen Neuausrichtung des Unternehmens haben Unternehmen häufig erst ein kleines eCommerce-Pilotprojekt gewagt, um Channel-Konflikte mit herkömmlichen Vertriebskanälen zu vermeiden. Nachdem diese erste Hürde - mit unterschiedlichem Erfolg und Erfahrungen - genommen wurde, folgten gegebenenfalls weitere eBusiness-Projekte. Um langfristig Erfahrungen und die Vorteile einer projektorientierten Vorgehensweise zu nutzten, ist es weiterhin notwendig Erfahrungen auszuwerten und adäquate Prozessvorgehensweisen, Managementtechniken und Werkzeuge in der Organisation zu etablieren. Es ist nun an der Zeit eine eBusiness-Projektkultur im Unternehmen auch in organisationsstruktureller Hinsicht zu etablieren.