Betriebsprüfungen bei IT-Selbstständigen

Teil 1: Ablauf und Umfang | Teil 2: Häufig geprüfte Unterlagen

Autor: Uwe Dörnbrack, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Bei IT-Freiberuflern passiert es zwar nicht oft, dennoch kommt es vor: Der Betriebsprüfer kündigt sich an. Während dieser bei großen und mittleren Unternehmen regelmäßig an die Türe klopft, gibt es bei Selbstständigen dafür eher einen bestimmten Anlass. Was dann auf diese zukommt, erklärt der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Uwe Dörnbrack in einer zweiteiligen GULP Serie. Im ersten Teil schildert er den Ablauf und die möglichen Konsequenzen solcher Außen- bzw. Betriebsprüfungen. In Teil zwei listet er auf, welche Unterlagen der Prüfer speziell bei IT-Selbstständigen besonders häufig in Augenschein nimmt.

Zulässig ist eine Außenprüfung bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder die freiberuflich tätig sind (§ 193 AO ). Anlass für Betriebsprüfungen sind neben einer Zufallsauswahl nach Größenklasse des Unternehmens häufig Auffälligkeiten, die sich aus Sicht der Finanzverwaltung beim Steuerpflichtigen ergeben. Es handelt sich dabei meist um Abweichungen von Richtwerten der Finanzverwaltung, sprunghaften Änderungen oder Unglaubwürdigkeit von Bilanz- sowie Gewinn- und Verlustrechnungswerten, andauernden Verlusten, bei Versuchen der Verfahrensverschleppung und bei mangelnder Mitwirkung im Besteuerungsverfahren.

Soweit keine Indizien für eine Steuerhinterziehung oder eine leichtfertige Steuerverkürzung, §§ 370 , 378 AO vorliegen, sind Prüfungen für Zeiträume, für die die Festsetzungsverjährung nach § 169 Abs. 2 Nr. 2 AO abgelaufen ist, unzulässig. D.h. Betriebsprüfungen können stets nur für unverjährte Zeiträume durchgeführt werden. Die steuerliche Außenprüfung muss vor Ablauf der Verjährung begonnen worden sein, § 198 Satz 2 AO , oder es muss eine Verschiebung der Außenprüfung auf Antrag des Steuerpflichtigen erfolgt sein. Bei verjährungsnahen Prüfungszeiträumen empfiehlt sich eine Überprüfung der formalen Prüfungsvoraussetzungen.

Eingeleitet werden Betriebsprüfungen durch eine entsprechende Betriebsprüfungsanordnung, die dem Steuerpflichtigen bekannt gegeben wird. Hierbei werden Prüfungszeitraum und zu prüfende Steuerarten, sowie der Beginn der Prüfung festgelegt. Ein zunächst vorgesehener Prüfungszeitraum kann in der laufenden Außenprüfung erweitert werden, wenn der Betriebsprüfer im Rahmen der Prüfung zum Ergebnis gelangt, dass nicht unerhebliche Steuernachforderungen aus anderen Zeiträumen zu erwarten sind. Maßgeblich für diese Beurteilung sind die Verhältnisse im Zeitpunkt der Prüfungsanordnung.

Neben den "echten" Betriebsprüfungen gibt es noch Umsatzsteuersonderprüfungen, § 193 AO , und die Umsatzsteuernachschau. Hierbei handelt es sich meistens um eine Bedarfsprüfung, die nur die Umsatzsteuer umfasst. Sie wird regelmäßig dann angesetzt, wenn etwa bei Neugründungen Vorsteuerüberschüsse entstehen, generell bei laufenden höheren Vorsteuerüberhängen sowie gerne auch bei Betriebsveräußerungen und -übernahmen.

Betriebsprüfern sind alle betrieblichen Belege und Nachweise für die zu prüfenden Veranlagungszeiträume und Steuerarten vorzulegen. Sofern Nachweise nicht erbracht werden können, erfolgt durch die Innenverwaltung eine Schätzung. Hierbei wird durch die Finanzverwaltung gerne eine Geldverkehrsrechnung oder eine Gesamtvermögenszuwachsrechnung als Hilfsmittel verwendet. Bei der Geldverkehrsrechnung werden bestehende Zahlungsverpflichtungen und bekannte Einnahmen zur Ermittlung eines Geldzuflusses zusammengefasst. Gibt es hierbei Deckungslücken, wird von einem entsprechenden Zufluss beim Steuerpflichtigen ausgegangen. Bei der Gesamtvermögenszuwachsrechnung wird die Vermögensentwicklung rekonstruiert, und hieraus Rückschlüsse auf Einnahmen gezogen.

Seit 2002 hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, Betriebsprüfungen auch elektronisch durchzuführen (§ 147 Abs. 6 AO ). Grundlage hierfür sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zu Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) der Finanzverwaltung. Die Finanzverwaltung hat dabei die Wahl, entweder unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zuzugreifen oder Auswertungen der steuerrelevanten Daten durch den Steuerpflichtigen nach ihren Vorgaben durchführen zu lassen oder sich die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger geben zu lassen. Regelmäßig wird die dritte Methode gewählt. Der Steuerpflichtige überlässt dann der Betriebsprüfung seine Daten auf einem Datenträger. Hierbei handelt es sich um Buchführung, Jahresabschlüsse, Inventare, empfangene und (in Kopie) versandte Handels- und Geschäftsbriefe (auch Emails), Buchungsbelege und auch sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Betriebsprüfung endet mit einer Schlussbesprechung, § 11 Abs. 1 BpO , sofern hierauf nicht einvernehmlich verzichtet wurde. Im Vorfeld sind rechtzeitig der Besprechungstermin und die Besprechungspunkte (meist offene und strittige Sachverhalte) anzugeben. Teilnehmer sind der Steuerpflichtige, sein Steuerberater, der Betriebsprüfer, der Sachgebietsleiter des Finanzamtes und selten der Vorsteher des Finanzamtes. In der Regel wird versucht, in der Schlussbesprechung eine Einigung zu erzielen. Die Einigung ist dann wirksam, wenn sie durch einen entscheidungsbefugten Beamten zugesagt wurde (regelmäßig der Sachgebietsleiter). Statthaft ist eine Einigung nur über tatsächliche Sachverhalte, nicht über steuerrechtliche Fragen. In der Schlussbesprechung sind diese Grenzen freilich häufig fließend. Nicht zuletzt deshalb wird häufig von einer gewissen "Basarmentalität" in diesem Termin gesprochen. Wird keine Einigung erzielt, wird die Finanzverwaltung ihre Ansicht in geänderte Steuerbescheide umsetzen.

Im Anschluss an die Schlussbesprechung ergehen ein Betriebsprüfungsbericht und geänderte Steuerbescheide. Hiergegen steht das Rechtsmittel des Einspruchs und, bei Ablehnung des Einspruches, der Klageweg offen. Nach Abschluss der Betriebsprüfung werden die Nachprüfungsvorbehalte in Steuerbescheiden der geprüften Steuerarten und Zeiträume in neuen Steuerbescheiden aufgehoben. Diese Bescheide sind nach Ablauf der einmonatigen Einspruchsfrist, § 355 AO , bestandskräftig. Sie können nicht etwa durch erneute Anordnung einer zweiten Betriebsprüfung noch einmal abgeändert werden.

Steuerbescheide sind grundsätzlich sofort vollziehbar. Festgesetzte Steuern nach Betriebsprüfungen sind damit nach Bekanntgabe des Steuerverwaltungsaktes zu entrichten. Hieran ändert zunächst auch ein Einspruch gegen den Bescheid nichts.

Wehrt man sich inhaltlich gegen die im Steuerbescheid festgesetzte Steuerhöhe, kann zur Vermeidung der Zahlungspflicht neben dem Einspruch ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung gestellt werden, § 361 AO . Dieser Antrag wird aber bei Steuerbescheiden, die durch Betriebsprüfungen geändert wurden, regelmäßig abgelehnt. Die Finanzverwaltung hat in diesen Fällen ihre Ansicht durch die Prüfung gefestigt, dass ihr Besteuerungsanspruch rechtens ist. Hier besteht die Möglichkeit, einen gerichtlichen Antrag auf Feststellung der Aussetzung der Vollziehung zu stellen. Das Gericht muss überzeugt werden, dass der parallel zu verfolgende Einspruch oder die Klage gegen den Steuerbescheid, bei summarischer Prüfung, mit überwiegender Wahrscheinlichkeit von Erfolg gekrönt sein wird.

Geht es nur um die Fälligkeit der festgesetzten Steuern, kann Antrag auf Stundung gestellt werden, § 222 AO . Die sofortige Zahlung der Steuerschuld muß hierbei eine erhebliche Härte für den Steuerpflichtigen darstellen, und der Besteuerungsanspruch darf nicht gefährdet sein. Die Stellung von Sicherheiten kann verlangt werden. Die Stundung schiebt die Fälligkeit der Steuer hinaus. Es können keine Säumniszuschläge festgesetzt werden.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einen Vollstreckungsaufschub - verbunden mit einer Ratenzahlungsvereinbarung - zu erzielen. Das Ratenangebot sollte geeignet sein, die Steuerforderung in einem überschaubaren Zeitraum zu tilgen. Ratenzahlungen werden nur gewährt, wenn die erforderlichen Mittel erkennbar nicht sofort zur Verfügung stehen.

Sowohl bei der Aussetzung der Vollziehung als auch bei Stundung fallen Zinsen mit 6 % p.a. an, § 238 AO . Erfolgt die Steuerzahlung ohne entsprechende Vereinbarung nicht fristgerecht, können Säumniszuschläge festgesetzt werden, § 240 AO . Gleichzeitig kann die Finanzverwaltung Vollstreckungsmaßnahmen einleiten.

Entstehen Nachforderungen aus Steuerhinterziehungstatbeständen werden, zusätzlich zu einer sonstigen Verzinsung des Steueranspruches, Hinterziehungszinsen mit 6 % pa. festgesetzt, § 235 AO .

Sollte sich während der steuerlichen Außenprüfung der Verdacht aufdrängen, dass eine Steuerstraftat vorliegt, so hat der Betriebsprüfer unverzüglich die Straf- und Bußgeldsachenstelle zu informieren. Gleichzeitig ist der Steuerpflichtige hierüber zu informieren und zu belehren, § 397 Abs. 3 AO . Erst danach ist die Betriebsprüfung fortzuführen. Der Steuerpflichtige hat in diesem Stadium der Betriebsprüfung keine Mitwirkungspflichten mehr. Er hat ein Aussageverweigerungsrecht. Eine strafbefreiende Selbstanzeige zur Vermeidung steuerstrafrechtlicher Folgen ist mit Anfangsverdacht der Tat nicht mehr möglich.

Wird der Steuerpflichtige trotz entsprechender Erkenntnisse durch den Betriebsprüfer weder unverzüglich belehrt noch auf die Einleitung des Verfahrens hingewiesen, entsteht ein strafrechtliches Verwertungsverbot für diese Tatsachen.

Generell empfiehlt es sich bei Anberaumung einer Betriebsprüfung zu überdenken, inwieweit steuerstrafrechtliche Tatbestände verwirklicht sein könnten. Hier bietet sich die Gelegenheit einer strafbefreienden Selbstanzeige im Vorfeld der Prüfung.

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie bei Uwe Dörnbrack, Rechtsanwalt, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei der Steuerberatungsgesellschaft Alexia Huber & Partner , Landsberger Str. 154, 80339 München.

Der Autor behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2007 Uwe Dörnbrack