Dauerbrenner „Fahrtenbuch“. Der Nachweis
der Kosten eines betrieblich genutzten Fahrzeugs in Form eines Fahrtenbuchs
stellt einen konstanten Faktor in der Diskussion mit dem Finanzamt
im Rahmen von Betriebsprüfungen dar. Grund genug für Rechtsanwalt
Dr. Grunewald und GULP, sich näher mit dem Thema zu befassen:
Erfahrungsgemäß zweifelt das Finanzamt jede Form des
Fahrtenbuchs an, das nicht in einer bestimmten Papierform geführt
wird.
Rechtliche
Grundlage
Gesetzlicher Anknüpfungspunkt ist
die Regelung des § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG (Einkommensteuergesetz),
in der von einem „ordnungsgemäßen Fahrtenbuch“
gesprochen wird. Nach der Rechtsprechung, die diesen Begriff im
Laufe der Zeit ausgelegt hat, ist ein Fahrtenbuch nur dann „ordnungsgemäß“,
wenn es laufend, d.h. ohne Unterbrechungen geführt wird und
folgende Inhalte aufweist:
Zweck der Fahrt,
Zielort,
aufgesuchte Geschäftspartner,
Zeitangaben und
Kilometer-Stände
Uneins
in Form-Fragen
Neben der papiernen Form sind grundsätzlich
auch aussagekräftige Fahrtenschreiber oder elektronische Fahrtenbücher
erlaubt. Nach der bisherigen Rechtsprechung der Finanzgerichte und
der Auffassung des Bundesministeriums der Finanzen muss in diesem
Fällen aber sichergestellt sein, dass keine nachträglichen
Manipulationen möglich sind.
Genau dies war der Streitpunkt in einem aktuellen Fall, den der
BFH (Bundesfinanzhof) zu entscheiden hatte: Der Steuerpflichtige
hatte die Aufzeichnungen seiner Fahrten mit dem Tabellenkalkulations-Programm
Microsoft Excel geführt. Das Finanzamt erkannte diese Form
des Fahrtenbuchs nicht an – mit der Begründung, es gäbe
keine hinreichenden Sicherungen gegen nachträgliche Veränderungen.
Diese müssten aber ausgeschlossen bzw. zumindest dokumentiert
sein.
Andere
Meinung des Bundesfinanzhofs
Der BFH hat sich mit seinem Beschluss
vom 26. April 2004 (Az. VI B 43/04; DStRE 2004, 931) dieser Auffassung
nicht angeschlossen. Vielmehr hält es der BFH für nicht
hinreichend geklärt, ob ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch
„ordnungsgemäß“ ist oder nicht. Die daran
geknüpften Anforderungen seien bislang höchstrichterlich
nicht definiert und auch das Gesetz schreibe keine bestimmte Form
des Fahrtenbuches vor. Und schließlich sei unklar, welche
Folgen ein „nicht-ordnungsgemäßes“ Fahrtenbuch
habe und ob geringfügige Mängel eines Fahrtenbuches zu
dessen vollständiger Unwirksamkeit führen.
Da es sich hier um einen Beschluss des BFH im Rahmen eines Antrags
auf Aussetzung der Vollziehung handelt, mit welchem das Verfahren
an das Finanzgericht zurückverwiesen worden ist, muss die gerichtliche
Klärung dieser vom BFH aufgeworfenen Fragen abgewartet werden.
Entscheidungs-Alternativen
Auch wenn ein Urteil noch fehlt –
der BFH macht deutlich, dass ganz offensichtlich sehr wohl verschiedene
Formen des Fahrtenbuchs zulässig sein können. Damit wird
der Automatismus der Finanzämter durchbrochen, alle Arten von
Fahrtenbüchern komplett abzulehnen, die der „eigenen
Norm“ widersprechen. Daher ist es für alle betroffenen
Selbständigen in derartigen Fällen überlegenswert,
gegen die Nichtberücksichtigung ihrer Fahrtenbücher durch
das Finanzamt Einspruch einlegen.
Jedoch muss in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen werden, dass
sich der Selbstständige gut überlegen sollte ob er ein
Fahrtenbuch führt oder stattdessen doch lieber die 1% Regelung
anwendet. Insbesondere bei überwiegend privat genutzten betrieblichen
Fahrzeugen wird das Fahrtenbuch die schlechtere Variante sein -
zumal immer die Gefahr besteht, dass das Finanzamt das mit viel
Mühe und Aufwand geführte Fahrtenbuch wegen Mängel
komplett verwirft.
"Die durchschnittlich gemachten Erfahrungen entsprechen der Wirklichkeit und dem Unsinn seitens der FÄ in der Handhabung. Was hindert den Steuerpflichtigen, wie in einem der Beiträge erwähnt, das Fahrtenbuch auch handschriftlich neu zu schreiben? (Februar 2010)"
"Leider muss ich dem Verfasser Recht geben. Weder auf die Finanzverwaltung, noch auf die Finanzrechtsprechung ist Verlass wegen den Anforderungen an ein "ordnungsgemäßes" Fahrtenbuch. Leider wird auch die Rechtsprechung des BFH immer rigider, vgl. Excel Tabelle. Spätestens bei der Betriebsprüfung werden die Steuerpflichtigen eine böse Überraschung erleben, wenn sie ihr Fahrtenbuch nicht "ordnungsgemäß" geführt haben. Zeitnah, lückenlos, änderungssicher, usw. Bleibt abzuwarten was noch kommt. (Januar 2007)"
"Ich frage mich nur, warum müssen eigentlich unsere so ehrenwerten Abgeordneten ihre Ausgaben nicht anhand von Belegen vorweisen und bekommen eine ständig steigende steuerfreie Pauschale in Höhe von fast 50 % der Bezüge. Aber klar ist auch, dass sich 6 Mio Staatsbedienstete irgendwie beschäftigen müssen. Da ist es doch kein Problem, wenn unsere FA Beamten tagelang das FB auf Fehler untersuchen. (September 2006)"
"Ich habe zur Zeit eine Steuerprüfung und meine Fahrtzeiten
werden nur noch 3 Monate für ein und denselben Auftraggeber anerkannt. Weiß jemand etwas über die Rechtslage? (August 2006)"
"Jeder kann mit seinem Auto ja machen was er will. Er kann es privat und/oder geschäftlich nutzen. Niemand wird irgendeinen Nachweis darüber verlangen, wann und wo er gewesen ist.
Schwierig wird das Ganze nur dann, wenn das Fahrzeug mit Steuergeldern ganz, oder teilweise finanziert werden soll. Dann sehe ich kein Problem darin, das auch in der Form dem FA nachzuweisen, die das FA fordert und nicht in einer Art und Weise, die dem persönlichen Ermessen genügt. (Mai 2006)"
"Es kann wohl nicht angehen, dass das Finanzamt mich einerseits zwingt, meine Umsatzsteuererklärung online abzugeben und auf der anderen Seite ein Fahrtenbuch in handgeschriebener Form haben will. Wo leben wir denn? Im Mittelalter oder was? Ich führe meinen Terminkalender im Outlook, mein Fahrtenbuch in Excel und wenn das nicht akzeptiert wird, gibt's Streit bis in die höchste Instanz. Irgendwann ist der Schikane wirklich genug. (April 2006)"
"Ich habe meine "Fahrtenbuch Excel Vorlage" 1996 an das Bundesfinanzministerium geschickt. Das hat mir offiziell bestätigt, das das o.k. ist. Bei der Betriebsprüfung 1999 wurden dann vom Finanzamt - wenn auch zähneknirschend - die Excel Listen akzeptiert. Es wurden allerdings langwierige Plausibilitätsprüfungen gemacht (stimmen Datum und Uhrzeit Fahrtenbuch mit anderen Belegen überein, Spritverbrauch, etc.). Im Jahre 2002 hat das Finanzamt nochmals mein Fahrtenbuch angefordert - ich schickte denen die Excel Tabellen als .pdf File per eMail zu - habe nie wieder etwas gehört. Ich trage Datum, genaue (!) Fahrtstrecke, Reisegrund mit Ansprechpartnern, km Start, km Ende und gefahrene km geschäftlich und privat ein. Also ich bleibe bei meinen Excel Sheets. (Januar 2006)"
"Von Beamten eines Finazamtes Einfühlung oder gar Verständnis zu verlangen, ist wohl genauso, als wollte man einem Hund das Fressen abgewöhnen. Das Finanzamt hat unseren Konzern-Managern doch erst vorgemacht worum es geht, Gewinnmaximierung ohne Rücksicht auf Verluste. Das Finanzamt muß sich dafür ja auch nicht interessieren, das sollten die zuständigen Politiker erledigen. (Dezember 2005)"
"Erstmalig interessiert sich mein Finanzamt für ein solches Fahrtenbuch; die bloße Behauptung, das KFZ sei ausschließlich geschäftlich genutzt, reiche nicht aus...
Nun werde ich entweder eine Excel-Tabelle oder ein ausgedientes Kalender-Buch nachreichen müssen: bin gespannt! (Juli 2005)"
"Als Kurierfahrer,der täglich 40-50 adressen anfährt, ist
ein Fahrtenbuch im Sinne des Finanzamtes der blanke Horror.
Mein Fahrtenbuch für das letzte Jahr war so dick wie das Telephonbuch einer Großstadt.Wenn unsere Bürokraten weiter an
solchen Gesetzen arbeiten, darf man sich nicht wundern, wenn
immer mehr "kleine Unternehmer" ihre Tätigkeit aufgeben. (März 2005)"
"As with your 7th respondent, I use an Excel logbook with the km readings as at 01.01. & 31.12. All entries in the logbook are directly linked to my invoices as all my invoices have the date and time of the service provided. This is then exported at the end of the year to create the logbook. In an Umsatzsteuerprüfing last week, the FA threw it out as 'Würst'. :) (Januar 2005)"
"Es ist eine Schande, welche Tricks die Beamten der FÄ benutzen um Fahrtenbücher nicht anzuerkennen. Da werden wochenlang, sie haben ja alle Zeit dieser Welt, alle vorhandenen Belege geprüft um irgendeinen kleinen Fehler zu finden. Selbst bei Tätigkeiten, wie Einkäufe usw., wird einem unterstellt, dies mit dem Geschäftswagen erledigt zu haben, obwohl es z.B. die Ehefrau bei Ihren täglichen Besorgungen mit erledigt hat, und das geführte Fahrtenbuch nicht anerkannt. Irgendwie befinden sich solche Leute weit Abseits der Realität. (Dezember 2004)"
"Ich fürchte mich nach diesem Artikel wieder einmal ;-)
Wird das FA mein FB anerkennen, oder nicht - bisher ja. (Dezember 2004)"
"Sehr interssant und wichtig, die keine teure Steuerberatung haben. (Dezember 2004)"
"Sehr gute Aufbereitung diese Themas. Halten Sie uns bitte unbedingt auf dem Laufenden. (Dezember 2004)"
"Das Thema ist doch uralt. Das Problem liegt in erster Linie doch nicht beim Auszuführenden sondern bei der unterschiedlichen Handhabung durch die FA dieses Staates!!
Wer viel Zeit und Muße hat, kann ja ein Fahrtenbuch führen... (Dezember 2004)"
"Ein netter Artikel, es wäre nur schön gewesen, wenn ein wenig daruf eingegangen worden wäre, wie ein Fahrtenbuch denn nun aussehen sollte im Sinne des Finanzamtes. (Dezember 2004)"
"Hallo,
den Artikel finde ich gut.
Ich persönlich liefere seit 1997 eine Excel Tabelle als Fahrtenbuch ab. Darin enthalten sind nur Dienstfahrten mit folgenden Angaben:
Datum,
zurückgelegte Strecke,
Zieladresse.
Kilometerstände weise ich nur für den 01.01. und 31.12. aus. Bisher hat es keine Probleme damit gegeben.
(Dezember 2004)"
"in kurzen einfachen Worten auf den Punkt gebracht.
Danke. (Dezember 2004)"
"Ich führe seit einigen Jahren ein Fahrtenbuch - bis jetzt noch nicht geprüft. Ich persönlich sehe keinen Unterschied zwischen einer Exceltabelle und Steinzeitbuch (das kann ich auch neu schreiben). Die Rechtsunsicherheit ist allerdings ziemlich belastend, zumal die Fahrten eine der Schienen sind, die nennenswerte Beträge zum absetzen liefern. Zusammen mit Tankquittungen und Hotelrechnungen eigentlich auch einigermassen verifizierbar. Eine klarere Haltung dazu durch die Finanzämter wäre angebracht - vielleicht verbunden mit etwas Einfühlung in die praktische Durchführung des Ganzen (Schon einmal in 2 Wochen 3000 km mit Nachtfahrten und Tagesstress verbracht und Fahrtenbuch zeitnah geführt ?). (Dezember 2004)"
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