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Steuern als Freiberufler
Brauchen Freelancer eine Steuerberatung? Was passiert bei einer Betriebsprüfung? Was kann alles von der Steuer abgesetzt werden? Zahlreiche Tipps rund um das Thema „Freelancer-Steuern“ erhalten Sie in diesem Beitrag.
Steuern meistern im Freelancer-Alltag
Für Freelancer sind Steuern ein Alltagsthema. Wer sein Geld als Arbeitnehmer verdient, ist häufig erst damit konfrontiert, wenn die Einkommensteuererklärung ansteht – und die ist dann oft freiwillig. Für einen Freelancer sind Steuern ein Pflichtthema und das Finanzamt ständig präsent.
Belege sammeln, vorschriftsmäßige Rechnungen schreiben, bei Anschaffungen an die Abschreibung denken und Liquidität für anstehende Steuervorauszahlungen einplanen – das sind nur einige der Beispiele dafür, wie bei einem Freelancer Steuern den Geschäftsalltag prägen. Selbstständigkeit bedeutet, Unternehmer zu sein: Ertragspotenziale nutzen, während Sie Kosten auf das optimale Minimum senken. Und einer der Haupt-Kostenfaktoren für einen Freelancer in Deutschland sind die Steuern.
In vielen Fällen ist es sinnvoll, sich bei Buchhaltung und Steuern von einem Steuerberater unterstützen zu lassen. Andererseits ist es für viele Selbstständige kein Problem, die Steuern als Freiberufler selbstständig zu bewältigen. Es hängt von der individuellen Situation ab, ob ein Steuerberater sinnvoll ist.
Im Zentrum stehen die Ertragsteuern
Am wichtigsten unter den Steuern für Freelancer sind drei Steuerarten: die Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer, die Umsatzsteuer sowie – bei Gewerbetreibenden, nicht bei Freiberuflern – die Gewerbesteuer. Diese Steuerarten gehören allesamt zu den Ertragsteuern. Sie dienen bei Unternehmen und Freelancern zur Besteuerung des wirtschaftlichen Ergebnisses.
Einkommensteuer
Bei Selbstständigen und Freelancern wird die Einkommensteuer auf den erzielten Gewinn erhoben. Die genaue Höhe ermittelt das Finanzamt auf Basis der jährlichen Einkommensteuererklärung und damit auf den Angaben und der Buchführung des Unternehmens oder Selbstständigen selbst. Da die Steuerfestsetzung von der Prüfung durch das Amt abhängt, ist es für Selbstständige essenziell, die Funktionsweise der Einkommensteuer genau zu kennen.
Damit Freelancer zur Versteuerung herangezogen werden können, müssen sie in der Steuererklärung ihre selbstständigen Einkünfte als Freiberufler bzw. ihre Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb angeben. Beide Einkunftsarten werden getrennt ermittelt. Deshalb ist es wichtig, Einnahmen richtig zuzuordnen.
Ganz wichtig: Betriebsausgaben verringern den Gewinn und damit die Einkommensteuer, die darauf anfällt. Sie sollten daher sämtliche Betriebsausgaben erfassen und in der Steuererklärung angeben. Ergibt sich statt eines Gewinns ein Verlust, fällt darauf natürlich keine Einkommensteuer an. Ein wichtiger Steuertipp für Freelancer wie Unternehmen: Der Verlust eines Jahres kann unter bestimmten Voraussetzungen auch vom Gewinn eines früheren oder späteren Jahres abgezogen werden. Das nennt man Verlustvortrag und Verlustrücktrag.
Auf die Gewinne einer Ein-Personen-GmbH ist wie für jede Kapitalgesellschaft statt der Einkommensteuer Körperschaftsteuer zu bezahlen. So heißt, vereinfacht gesagt, die Einkommensteuer für juristische Personen. Entscheidend ist also auch die Rechtsform. Bei einer nebenberuflichen Freiberuflichkeit wird die Lohnsteuer für den Angestellten-Job separat vom Arbeitgeber abgezogen. Auch das ist eine Form von Einkommensteuer.
Umsatzsteuer
Unter den Steuern als Freelancer und für Unternehmen spielt die Umsatzsteuer eine große Rolle. Sie sorgt mit für die meisten Fehlerquellen und Zweifelsfälle für Freelancer in Deutschland, was Steuern betrifft. Dabei müssen die Unternehmen und Freelancer diese Besteuerung in der Regel gar nicht selbst tragen. Sie belastet letztendlich nur Verbraucher und Kleinunternehmer. Der Staat verlangt allerdings, dass Unternehmer einschließlich Freelancer diese Steuer einziehen und an den Staat abführen. Dazu müssen sie – außer bei Umsatzsteuerbefreiung – auf jede Rechnung, die sie stellen, Umsatzsteuer aufschlagen.
Es gibt mehrere Umsatzsteuersätze: den regulären Satz von 19 Prozent, den ermäßigten Satz von 7 Prozent und in einigen Fällen den Nullsteuersatz. Der Umsatzsteuersatz richtet sich danach, welche Art Ware oder Dienstleistung berechnet wird.
Keine Umsatzsteuer aufschlagen müssen sogenannte Kleinunternehmer. Sie dürfen allerdings umgekehrt auch keine Vorsteuer geltend machen. Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen an seine Lieferanten und Dienstleister, also an andere Unternehmen zahlt. Diese Vorsteuer kann er sich vom Finanzamt zurückerstatten lassen. Neben vielen anderen Voraussetzungen ist der Vorsteuerabzug daran geknüpft, dass Rechnungen und Gutschriften alle vorgeschriebenen Angaben enthalten.
Wenn Gründer und Selbstständige einen freien Beruf ausüben, oder einen Jahresumsatz von maximal 800.000 Euro haben, oder von der Bilanzierungspflicht befreit sind, genießen sie einen Vorteil: Sie können beantragen, dass sie die fällige Umsatzsteuer erst bezahlen müssen, wenn ihre Kunden die Rechnung beglichen haben.
Gewerbesteuer
Wer Steuern nur als Freiberufler bezahlt, muss sich um die Gewerbesteuern im Prinzip keine Sorgen machen. Nur Gewerbetreibende müssen sie abführen. Wichtig: Freier Beruf bedeutet nicht dasselbe wie Freelancer. Auch Freelancer können ein Gewerbe statt eines freien Berufs haben – so beispielsweise freie IT-Administratoren. Die Gewerbesteuer fällt auf den Gewerbeertrag an und wird nur erhoben, wenn dieser über dem Freibetrag von 24.500 Euro liegt.
Eine GmbH ist als „Formkaufmann“ immer gewerbesteuerpflichtig. Das gilt selbst für eine Ein-Personen-GmbH mit freiberuflichen Tätigkeiten.
Auch wenn Freiberufler nicht gewerbesteuerpflichtig sind, müssen sie darauf achten, dass sie keine gewerblichen Tätigkeiten ausführen. Diese führen sonst dazu, dass trotz des freien Berufs Gewerbesteuer anfällt.
Finanzamt: Registrierung und Anmeldung
- Wer als Freelancer in einem freien Beruf startet, muss sich beim Finanzamt anmelden und dessen Erfassungsbogen ausfüllen. Gründen Sie als Freelancer ein Gewerbe, machen Sie die entsprechenden Angaben im Rahmen der Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde.
- Die reguläre Steuernummer für das Unternehmen teilt das zuständige Finanzamt Selbstständigen nach der Anmeldung von sich aus zu. Seit einiger Zeit wird außerdem eine Wirtschafts-Identifikationsnummer zugewiesen. Sie soll mittelfristig die Steuernummer ersetzen. Umsatzsteuerpflichtige Freelancer sollten beim Bundeszentralamt für Steuern ggf. zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, kurz USt-IdNr.
Steuererklärungen und Fristen
Zum Thema Steuern für Freiberufler gehört auch, die vorgeschriebenen Steuererklärungen und Steueranmeldungen rechtzeitig abzugeben.
Einkommensteuererklärung
Das Finanzamt erwartet von Freelancern zur Besteuerung in jedem Fall eine Einkommensteuererklärung. Diese muss grundsätzlich bis Ende Juli des Folgejahres, für Freelancer mit Steuerberater bis Ende Februar des übernächsten Jahres abgegeben werden. Zudem setzt das Finanzamt quartalsweise Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest, die man nicht versäumen darf.
Umsatzsteuererklärung und -voranmeldungen
Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss jedes Jahr eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben und unterjährig zusätzlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Diese sind bei einer jährlichen Umsatzsteuerzahllast von mehr als 9.000 Euro monatlich fällig. Liegt die Zahllast zwischen 2.000 und 9.000 Euro, erfolgt die Abgabe vierteljährlich. Liegt die Zahllast bei unter 2.000 Euro, kann die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung ganz erlassen werden.
Betriebsausgaben vom Gewinn absetzen
Grundsätzlich verringern sich bei einem Freelancer die Abgaben, wenn die Anschaffungen im Rahmen der Selbstständigkeit getätigt werden. Sie stellen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben Betriebsausgaben dar, die den Gewinn und damit die Einkommensteuern verringern.
- Vom Büromaterial bis zur großen Maschine: Damit Betriebsausgaben die Steuern als Freiberufler senken, müssen sie durch eine Quittung oder Rechnung nachgewiesen werden.
- Für die Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern gelten besondere Regeln. Für den Betriebskostenabzug ist ein Bewirtungsbeleg erforderlich.
- Zu den Betriebskosten zählen auch die Kosten, die ein Geschäftswagen verursacht. Allerdings muss gleichzeitig der geldwerte Vorteil durch die Privatfahrten versteuert werden. Dazu gibt es zwei Alternativen: Das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung.
- Wer seinen Privat-Pkw für betriebliche Fahrten nutzt, kann als Selbstständiger auch diese Kosten als Betriebsausgaben geltend machen.
- Ein Büro in der Wohnung – oder gar ein Laden oder eine Büroetage im Haus – sorgen ebenfalls für absetzbare Betriebsausgaben. Lesetipp: Arbeitszimmer und häusliche Betriebsstätten absetzen.
- Gerade Freelancer nutzen für ihre Selbstständigkeit häufig Möbel, IT-Geräte und andere Dinge aus dem Privateigentum. Die Übernahme ins Betriebsvermögen führt zu einer Abzugsmöglichkeit.
- Aufwendungen im Rahmen der doppelten Haushaltsführung sind abzugsfähig, wenn sie betrieblich veranlasst sind.
- Einer der besten Steuertipps für Freelancer ist der Investitionsabzugsbetrag in Kombination mit der Sonderabschreibung: Wenn ein Freelancer in einem der drei Folgejahre IT-Geräte, eine Maschine oder andere Investitionsgüter des Anlagevermögens anschaffen möchte, kann er sie bereits in der Steuererklärung fürs laufende Jahr zur Hälfte vom Gewinn abziehen. Gleichzeitig kann er dafür Sonderabschreibungen in Anspruch nehmen.
Freelancer und Versteuerung: Buchführung und Aufzeichnungen
Voraussetzung für eine fehlerfreie Steuererklärung als Freelancer ist eine korrekte Buchführung.
- Bei Freiberuflern genügt eine Einnahme-Überschussrechnung (EÜR). Das gehört zu den Vergünstigungen bei den Steuern als Freiberufler. Die EÜR reicht auch bei Freelancern mit Gewerbe, solange der Jahresumsatz maximal 800.000 Euro oder der Jahresgewinn höchstens 80.000 Euro beträgt. Die EÜR ist nicht sehr aufwendig.
- Bei einer Kapitalgesellschaft und bei eingetragenen Kaufleuten gilt Bilanzpflicht. Sie betrifft auch andere gewerbetreibende Einzelselbstständige, deren Jahresumsatz über 800.000 Euro oder deren Jahresgewinn über 80.000 Euro liegt. In diesem Fall ist doppelte Buchführung Pflicht. Außerdem muss man dem Finanzamt als Teil des Jahresabschlusses eine vollständige Bilanz einreichen.
- In beiden Fällen erwartet das Finanzamt, dass sämtliche Geschäftsvorgänge durch Belege wie Quittungen und Rechnungen nachgewiesen werden können. Wenn im Einzelfall ein Beleg fehlt, darf man sich mit einem Eigenbeleg behelfen. Zur Regel sollte das jedoch nicht werden.
- Damit das Finanzamt die Steuererklärung anerkennt, muss die Buchführung zunächst einmal den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) genügen. Das ist einer der Aspekte, auf den Betriebsprüfer achten. Bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung droht die Schätzung des Betrags an Steuern, die der Freiberufler zu bezahlen hat. Das ist nur einer der Punkte, die bei einer Steuerprüfung im Fokus stehen.
Fragen und Antworten
Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema Steuern für Freiberufler.
Freelancer – ab wann zahle ich Steuern?
Das hängt vom Einzelfall ab. Grundsätzlich bleibt das Existenzminimum einkommensteuerfrei. Das gilt auch bei der Besteuerung als Freelancer. Dieser Grundfreibetrag liegt in 2026 bei 12.348 Euro.
Welche Steuern muss ich als Freelancer zahlen?
Abhängig von Umsatz und Gewinn schulden Freelancer dem Finanzamt grundsätzlich Einkommensteuer und, falls statt eines freien Berufs ein Gewerbe ausgeübt wird, auch Gewerbesteuer. Dazu kommt Umsatzsteuer, außer bei umsatzsteuerfreien Tätigkeiten oder Kleinunternehmern.
Wie viel darf man als Freelancer steuerfrei verdienen?
Der Grundfreibetrag für die Einkommensteuer liegt in 2026 bei 12.348 Euro. Er gilt auch für die Steuern als Freelancer. Dazu kommen je nach individueller Situation weitere Freibeträge, zum Beispiel der Kinderfreibetrag.
Was muss ich als Freiberufler beim Finanzamt angeben?
Das Finanzamt erwartet eine korrekte Einkommensteuererklärung. In der Regel ist von Freelancern in Deutschland für die Steuer die Anlage EÜR auszufüllen. Darin sind neben allen Betriebskosten auch sämtliche Umsätze und Einnahmen anzugeben. Sofern nicht die Kleinunternehmerregelung angewendet wird, ergeben sich hinsichtlich der Umsatzsteuer weitere Pflichten.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.