Kein Warten auf den Projektvertrag
Es hängt nicht von der Unterschrift ab: Ein Projektvertrag kann auch anders geschlossen werden.
(November 2008)
Auf große Resonanz ist unsere
Umfrage-Auswertung zum Thema Projektverträge gestoßen. "Wie
viel Zeit vergeht in der Regel von der mündlichen Zusage bis zur Unterschrift des Projektvertrags?" war die Frage, um die sich alles drehte. Die Kommentare zum Beitrag haben uns dazu veranlasst,
in diesem Folgeartikel darauf einzugehen, wie ein Vertrag überhaupt geschlossen werden kann.
Ein Projektvertrag kommt nicht erst zustande, wenn Freiberufler und Projektanbieter ihre Unterschrift unter das ausgedruckte Dokument setzen - er kann ebenso mündlich
oder durch konkludentes Handeln geschlossen werden.
Damit ein Vertrag zustande kommt, müssen sich beide Parteien über den notwendigen
Mindestinhalt einig geworden sein. Welche Inhalte zu diesen wesentlichen Bestimmungen gehören, ist
erstens von Vertragstyp zu Vertragstyp und zweitens von Fall zu Fall unterschiedlich. Bei einem Dienstvertrag kann davon ausgegangen werden, dass beide Parteien sich über die Leistungen ("Was
ist zu tun?") und den Leistungszeitraum ("Wann ist das zu tun?") verständigen müssen, damit der Vertrag geschlossen werden kann. Nicht dazu gehört bei einem Dienstvertrag
in der Regel die Vergütung. Die kann nachverhandelt werden.
Nachverhandlungen zum Beispiel über das Honorar oder andere Vertragsdetails sind manchmal der Grund für lange Wartezeiten auf
den Projektvertrag. Sie sind keine Vertragsverhandlungen mehr im eigentlichen Sinne, sobald der Vertrag einmal mündlich oder durch konkludentes Handeln geschlossen wurde. Vielmehr handelt es sich
um Vertragsänderungen und -anpassungen. Von ihnen
hängt nicht ab, ob der Vertrag zustande kommt oder nicht. Er besteht bereits.
Wer lange auf den Projektvertrag wartet, wartet also meist nicht auf den Vertrag an sich, sondern auf die schriftliche
Bestätigung. Eines aber ist klar: Wie schon in der Umfrage-Auswertung erwähnt,
kann im Nachhinein nur schwer bewiesen werden, was genau die Inhalte eines mündlich verhandelten Vertrags waren. Denn die beiden Parteien haben diese eben nicht schwarz auf weiß.
| Mündlicher Vertragsschluss |
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Stellen wir uns folgende Situation vor: Der Projektanbieter beschreibt dem Freiberufler im Gespräch das zu besetzende Projekt und legt die Leistungen sowie den Leistungszeitraum
fest. Dann fragt er: Möchten Sie diesen Auftrag übernehmen? Und der Freiberufler sagt zu. Somit ist der Projektvertrag durch Antrag und Annahme mündlich zustande gekommen. Wie können
beide Seiten das ein paar Tage später belegen? Vier Optionen:
- Sechs Augen sehen mehr als vier
Es empfiehlt sich, auf Zeugen zu bauen, die während der Besprechung oder des Telefonats anwesend sind und die Gesprächsinhalte nachher bestätigen
können.
- Das haben wir besprochen
Alternativ können die Vertragspartner das Gespräch genau protokollieren - entweder selbst oder durch einen Protokollführer - und vor
Ort gegenzeichnen. Es gibt keine Norm für Protokolle; es empfiehlt sich, folgende Inhalte mit aufzunehmen:
- Ort, Datum und Uhrzeit des Gesprächs
- Name und Titel sowie Position oder Funktion aller Teilnehmer
- Die Ergebnisse zu den besprochenen Punkten und natürlich auch alle Vertragsbestandteile, auf die sich geeinigt wurde (zum Beispiel Projektinhalt und Zeitraum)
- Die weitere Vorgehensweise mit Terminen
- Die Unterschriften des Protokollführers und beider Vertragsparteien mit Ort und Datum
- Elektronische Hilfestellung
Eine E-Mail mit den Rahmenbedingungen des Vertrags, die ein Vertragspartner dem anderen schickt, ist zwar besser als eine rein mündliche Zusage. Im Fall
aller Fälle aber wird sich der Empfänger der E-Mail schwer tun zu beweisen, dass der Absender wirklich der Absender war. Es fehlt die Unterschrift. Auch auf einen gefaxten Vertrag
müssen die unterschriebenen Originale folgen.
- Viel Aufwand
Wer sich nicht ganz sicher ist, ob der Vertrag bereits mündlich geschlossen wurde, kann seinem Vertragspartner ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben schicken,
das aus den Inhalten des Vertrags besteht. Widerspricht der Partner nicht, wird davon ausgegangen, dass er einverstanden ist. Spätestens dann gilt der Vertrag als geschlossen, und zwar
zu den Konditionen, die im Schreiben aufgeführt sind. Aber Achtung: Einerseits braucht es viel Zeit, so ein Schreiben auszuarbeiten, andererseits ist es nicht minder aufwändig, ein
erhaltenes zu überprüfen. Und wenn widersprochen wird, kann es dauern. Hier muss abgewogen werden: Lohnt sich der Aufwand oder verzögert das Bestätigungsschreiben die Erstellung
des eigentlichen Projektvertrags?
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| Vertragsschluss durch konkludentes Handeln |
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| Es ist nicht einmal nötig, dass Antrag und Annahme ausdrücklich ausgesprochen werden, damit ein Vertrag zustande kommt; er kann auch durch konkludentes (schlüssiges)
Handeln geschlossen werden. Das sieht dann ungefähr so aus: Der Projektanbieter beschreibt sein Projekt und die Rahmenbedingungen und bietet dem Freiberufler den Vertrag unmissverständlich
an, aber der IT-Experte sagt nicht sofort ausdrücklich zu.
Der Vertrag steht deswegen vielleicht noch nicht. Der Freiberufler erscheint aber am genannten Tag im Projekt und fängt an zu arbeiten. Spätestens dann ist ein Vertrag zu den vom Projektanbieter
genannten Konditionen zustande gekommen. Wenn der Freiberufler beginnt, die Leistungen tatsächlich zu erbringen, wird diese Handlung einer (mündlich oder schriftlich erklärten) Annahme
gleichgesetzt. |
| Große Mühlen mahlen langsamer als kleine |
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Braucht der Projektanbieter viel Zeit für die Ausarbeitung des schriftlichen Vertragsdokuments, bedeutet das keineswegs zwangsläufig, dass er unseriös oder unzuverlässig
wäre. Freiberufler müssen abwägen, ob sie dem Kunden vertrauen. Ganz grob und etwas pauschalisiert kann folgende Aufteilung eine Entscheidungshilfe sein:
- Der "große" Kunde
Größere Projektanbieter haben meist eine zentrale Einkaufsabteilung und gleichzeitig bis zu mehrere hundert externe IT-Spezialisten im Einsatz.
Die Prozesse zur Vertragserstellung dauern lange - schon alleine deswegen, weil die einzelnen Schritte (zum Beispiel Erstellung, Prüfung, Unterschrift, Versand) auf unterschiedliche
Mitarbeiter aufgeteilt sind. Wenn ein Vertrag auf sich warten lässt, ist das kein Trick, sondern normal. Bei diesen "großen" Kunden liegt gleichzeitig das größte
Potential für Freiberufler. Sie haben fortlaufend Projekte anzubieten und sind meist die verlässlichsten Besteller und Zahler. Eine Projektarbeit ohne schriftlichen Vertrag zu beginnen
dürfte kein Problem darstellen.
- Der "kleine" Kunde
Ein Unternehmen, dessen Anzahl interner und externer Mitarbeiter überschaubar ist, sollte den schriftlichen Projektvertrag dagegen sehr schnell ausgearbeitet
haben. Hier ist es für Freiberufler auch leichter, Druck auszuüben - schon alleine deswegen, weil sie wissen, an wen sie sich wenden müssen. Es darf somit eigentlich nicht
vorkommen, dass der Freiberufler ohne Vertrag mit der Projektarbeit beginnt.
Seriöse Projektanbieter werden kaum eine verbindliche Projektzusage erteilen, wenn weder die Inhalte noch der Zeitraum des Projekts feststehen. Ebenso wenig werden seriöse Freiberufler
verbindlich zusagen, wenn sie in Wirklichkeit noch gar nicht wissen, ob sie dieses Projekt auch antreten werden. Doch sind die wesentlichen Vertragsbedingungen geklärt und sind sich beide
Vertragspartner einig geworden, steht der Vertrag. Egal, ob mündlich oder schriftlich.
Ein Vertrag kann also ziemlich einfach geschlossen werden und bedarf keiner bestimmten Form. Darum halten Sie es am Besten wie vor dem Traualtar: Überlegen Sie es sich gut, ob und unter
welchen Bedingungen Sie "Ja, ich will!" sagen. Das gilt für beide Vertragsparteien gleichermaßen. Sprechen Sie das Thema Vertrag ehrlich, klar und deutlich an. |
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