GULP - Knowledge Base: Kein Warten auf den Projektvertrag

Es hängt nicht von der Unterschrift ab: Ein Projektvertrag kann auch anders geschlossen werden.

(November 2008)

Auf große Resonanz ist unsere Umfrage-Auswertung zum Thema Projektverträge gestoßen. "Wie viel Zeit vergeht in der Regel von der mündlichen Zusage bis zur Unterschrift des Projektvertrags?" war die Frage, um die sich alles drehte. Die Kommentare zum Beitrag haben uns dazu veranlasst, in diesem Folgeartikel darauf einzugehen, wie ein Vertrag überhaupt geschlossen werden kann.

Ein Projektvertrag kommt nicht erst zustande, wenn Freiberufler und Projektanbieter ihre Unterschrift unter das ausgedruckte Dokument setzen - er kann ebenso mündlich oder durch konkludentes Handeln geschlossen werden. Damit ein Vertrag zustande kommt, müssen sich beide Parteien über den notwendigen Mindestinhalt einig geworden sein. Welche Inhalte zu diesen wesentlichen Bestimmungen gehören, ist erstens von Vertragstyp zu Vertragstyp und zweitens von Fall zu Fall unterschiedlich. Bei einem Dienstvertrag kann davon ausgegangen werden, dass beide Parteien sich über die Leistungen ("Was ist zu tun?") und den Leistungszeitraum ("Wann ist das zu tun?") verständigen müssen, damit der Vertrag geschlossen werden kann. Nicht dazu gehört bei einem Dienstvertrag in der Regel die Vergütung. Die kann nachverhandelt werden.

Nachverhandlungen zum Beispiel über das Honorar oder andere Vertragsdetails sind manchmal der Grund für lange Wartezeiten auf den Projektvertrag. Sie sind keine Vertragsverhandlungen mehr im eigentlichen Sinne, sobald der Vertrag einmal mündlich oder durch konkludentes Handeln geschlossen wurde. Vielmehr handelt es sich um Vertragsänderungen und -anpassungen. Von ihnen hängt nicht ab, ob der Vertrag zustande kommt oder nicht. Er besteht bereits.

Wer lange auf den Projektvertrag wartet, wartet also meist nicht auf den Vertrag an sich, sondern auf die schriftliche Bestätigung. Eines aber ist klar: Wie schon in der Umfrage-Auswertung erwähnt, kann im Nachhinein nur schwer bewiesen werden, was genau die Inhalte eines mündlich verhandelten Vertrags waren. Denn die beiden Parteien haben diese eben nicht schwarz auf weiß.

Mündlicher Vertragsschluss

Stellen wir uns folgende Situation vor: Der Projektanbieter beschreibt dem Freiberufler im Gespräch das zu besetzende Projekt und legt die Leistungen sowie den Leistungszeitraum fest. Dann fragt er: Möchten Sie diesen Auftrag übernehmen? Und der Freiberufler sagt zu. Somit ist der Projektvertrag durch Antrag und Annahme mündlich zustande gekommen. Wie können beide Seiten das ein paar Tage später belegen? Vier Optionen:

Sechs Augen sehen mehr als vier
Es empfiehlt sich, auf Zeugen zu bauen, die während der Besprechung oder des Telefonats anwesend sind und die Gesprächsinhalte nachher bestätigen können.
Das haben wir besprochen
Alternativ können die Vertragspartner das Gespräch genau protokollieren - entweder selbst oder durch einen Protokollführer - und vor Ort gegenzeichnen. Es gibt keine Norm für Protokolle; es empfiehlt sich, folgende Inhalte mit aufzunehmen:
- Ort, Datum und Uhrzeit des Gesprächs
- Name und Titel sowie Position oder Funktion aller Teilnehmer
- Die Ergebnisse zu den besprochenen Punkten und natürlich auch alle Vertragsbestandteile, auf die sich geeinigt wurde (zum Beispiel Projektinhalt und Zeitraum)
- Die weitere Vorgehensweise mit Terminen
- Die Unterschriften des Protokollführers und beider Vertragsparteien mit Ort und Datum
Elektronische Hilfestellung
Eine E-Mail mit den Rahmenbedingungen des Vertrags, die ein Vertragspartner dem anderen schickt, ist zwar besser als eine rein mündliche Zusage. Im Fall aller Fälle aber wird sich der Empfänger der E-Mail schwer tun zu beweisen, dass der Absender wirklich der Absender war. Es fehlt die Unterschrift. Auch auf einen gefaxten Vertrag müssen die unterschriebenen Originale folgen.
Viel Aufwand
Wer sich nicht ganz sicher ist, ob der Vertrag bereits mündlich geschlossen wurde, kann seinem Vertragspartner ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben schicken, das aus den Inhalten des Vertrags besteht. Widerspricht der Partner nicht, wird davon ausgegangen, dass er einverstanden ist. Spätestens dann gilt der Vertrag als geschlossen, und zwar zu den Konditionen, die im Schreiben aufgeführt sind. Aber Achtung: Einerseits braucht es viel Zeit, so ein Schreiben auszuarbeiten, andererseits ist es nicht minder aufwändig, ein erhaltenes zu überprüfen. Und wenn widersprochen wird, kann es dauern. Hier muss abgewogen werden: Lohnt sich der Aufwand oder verzögert das Bestätigungsschreiben die Erstellung des eigentlichen Projektvertrags?

Vertragsschluss durch konkludentes Handeln

Es ist nicht einmal nötig, dass Antrag und Annahme ausdrücklich ausgesprochen werden, damit ein Vertrag zustande kommt; er kann auch durch konkludentes (schlüssiges) Handeln geschlossen werden. Das sieht dann ungefähr so aus: Der Projektanbieter beschreibt sein Projekt und die Rahmenbedingungen und bietet dem Freiberufler den Vertrag unmissverständlich an, aber der IT-Experte sagt nicht sofort ausdrücklich zu. Der Vertrag steht deswegen vielleicht noch nicht. Der Freiberufler erscheint aber am genannten Tag im Projekt und fängt an zu arbeiten. Spätestens dann ist ein Vertrag zu den vom Projektanbieter genannten Konditionen zustande gekommen. Wenn der Freiberufler beginnt, die Leistungen tatsächlich zu erbringen, wird diese Handlung einer (mündlich oder schriftlich erklärten) Annahme gleichgesetzt.

Große Mühlen mahlen langsamer als kleine

Braucht der Projektanbieter viel Zeit für die Ausarbeitung des schriftlichen Vertragsdokuments, bedeutet das keineswegs zwangsläufig, dass er unseriös oder unzuverlässig wäre. Freiberufler müssen abwägen, ob sie dem Kunden vertrauen. Ganz grob und etwas pauschalisiert kann folgende Aufteilung eine Entscheidungshilfe sein:

Der "große" Kunde
Größere Projektanbieter haben meist eine zentrale Einkaufsabteilung und gleichzeitig bis zu mehrere hundert externe IT-Spezialisten im Einsatz. Die Prozesse zur Vertragserstellung dauern lange - schon alleine deswegen, weil die einzelnen Schritte (zum Beispiel Erstellung, Prüfung, Unterschrift, Versand) auf unterschiedliche Mitarbeiter aufgeteilt sind. Wenn ein Vertrag auf sich warten lässt, ist das kein Trick, sondern normal. Bei diesen "großen" Kunden liegt gleichzeitig das größte Potential für Freiberufler. Sie haben fortlaufend Projekte anzubieten und sind meist die verlässlichsten Besteller und Zahler. Eine Projektarbeit ohne schriftlichen Vertrag zu beginnen dürfte kein Problem darstellen.
Der "kleine" Kunde
Ein Unternehmen, dessen Anzahl interner und externer Mitarbeiter überschaubar ist, sollte den schriftlichen Projektvertrag dagegen sehr schnell ausgearbeitet haben. Hier ist es für Freiberufler auch leichter, Druck auszuüben - schon alleine deswegen, weil sie wissen, an wen sie sich wenden müssen. Es darf somit eigentlich nicht vorkommen, dass der Freiberufler ohne Vertrag mit der Projektarbeit beginnt.

Seriöse Projektanbieter werden kaum eine verbindliche Projektzusage erteilen, wenn weder die Inhalte noch der Zeitraum des Projekts feststehen. Ebenso wenig werden seriöse Freiberufler verbindlich zusagen, wenn sie in Wirklichkeit noch gar nicht wissen, ob sie dieses Projekt auch antreten werden. Doch sind die wesentlichen Vertragsbedingungen geklärt und sind sich beide Vertragspartner einig geworden, steht der Vertrag. Egal, ob mündlich oder schriftlich.

Ein Vertrag kann also ziemlich einfach geschlossen werden und bedarf keiner bestimmten Form. Darum halten Sie es am Besten wie vor dem Traualtar: Überlegen Sie es sich gut, ob und unter welchen Bedingungen Sie "Ja, ich will!" sagen. Das gilt für beide Vertragsparteien gleichermaßen. Sprechen Sie das Thema Vertrag ehrlich, klar und deutlich an.

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Kommentare zu diesem Artikel:

"Auf welcher Rechtsgrundlage basiert die Aussage, die in Absatz 1 getroffen wurde? (November 2008)"

"Sehr guter Artikel, ...hilft sehr das Bewußtsein dafür zu schärfen und dem weitverbreiteten Irrtum entgegenzuwirken, daß nur mit einer Unterschrift Verträge gemacht werden können. Eine Aussage in einem Nebensatz kann schon ein juristisch gültiger Vertrag sein. Die Beweisführung bei Problemen ist natürlich dann sehr viel komplexer. (November 2008)"

"<<... kann im Nachhinein nur schwer bewiesen werden, was genau die Inhalte eines mündlich verhandelten Vertrags waren. Denn die beiden Parteien haben diese eben nicht schwarz auf weiß.>> Genau das ist der springende Punkt. Ohne Schriftliches fange ich daher nirgendwo an, sagt meine langjährige Erfahrung. Und wenn es fürs Erste der unterzeichnete Vertrag per email als PDF-Dokument ist. Vorher fange ich auch nicht an Reisevorbereitungen zu treffen. Ich habe das schon mit einem Dienstleister innerhalb weniger Stunden so durchgeführt - trotz notwendiger elektronischer Bestell-Nummer. War zwar ein straffes Timing & Doing für beide Seiten, hat aber letztlich gut funktioniert. Ist der Anbieter seriös und der Auftragnehmer ebenso willig, funktioniert das auch. Eine andere Möglichkeit wäre, den/die Vertrag/e nach den bereits per Telefon und email durchgeführten Verhandlungen der wesentlichen Paragraphen am ersten Projekttag vor Ort und vor Aufnahme der Aufgaben zu unterzeichnen. Und von wegen <<... Nicht dazu gehört bei einem Dienstvertrag in der Regel die Vergütung. Die kann nachverhandelt werden.>> Achtung: im Vertrag sollte explicit schriftlich geregelt sein, daß nachverhandelt werden kann. Ich hatte schon den interessanten Fall, daß man mir genau das dann abgesprochen hat. Auf mündliche Vereinbarungen ist einfach kein Verlass, zeigt meine Erfahrung immer wieder. (November 2008)"

"Um auf Nummer sicher zu gehen, soll der Freiberufler nie irgendetwas (Rahmenvertrag, Loyalitaet-Vereinbarung, ...) vorher unterschreiben, bevor man im Projekt angefangen hat zu arbeieten!!! (November 2008)"

"Da hat mal jemand mal echt gut recherchiert. (November 2008)"

"Wie soll man sich richtig verhalten? Es gibt zwei Projektanbieter und ein Freiberufler. Freiberufler nimmt an zwei Vorstellungsgesprächen teil. Freiberufler erklärt seine Bereitschaft den beiden Projekten beizutreten (so im Falle sich ein der Projektanbieter anders entscheidet). Freiberufler ist bereit für diesen Anbieter zu arbeiten, der früher seine Zusage erteilt. Wenn aber beide Anbieter Zusagen erteilen, dann hat der Freiberufler ein Problem, oder? Wie kann man sanft es lösen? Soll ich mich nur um ein Projekt bewerben? Ist solche Bewerbung auch gleich der Zusage 'Ja, ich will'? (November 2008)"

"schöne Zusammenfassung und schlüssige Begründungen (außer am Ende - 'große' zahlen nicht unbedingt besser - die kleineren können es sich auch weniger leisten, einen Consultant zu verprellen ... (November 2008)"

"Davon habe ich schon mal gehört, aber hat für mich kein Fuss und Hand gehabt. Jetzt bin ich etwas schlauer. (November 2008)"

"Wir reden hier vielleicht von einem Jahreseinkommen des Freiberuflers - da wäre es doch idiotisch dies auf Zuruf zu tun. (November 2008)"

"Jetzt wäre noch von Interesse zu wissen ob dies auch für die Schweiz und Österreich gilt?! (November 2008)"

"Sehr schöner Grobüberblick. Hilft mir als Einsteiger sehr gut weiter. (November 2008)"