Ab 1. Januar 2004: Mehr Pflichtangaben auf der Rechnung

Neu: Steuer- und Rechnungsnummer müssen enthalten sein

Vor der Bezahlung kommt die Rechnung. Und damit alles seine Ordnung hat und der Überweisung an den wartenden IT-Freiberufler nichts im Wege steht, muss eine Rechnung verschiedene Angaben enthalten – die zum 1. Januar 2004 erweitert worden sind. Was neu zu beachten ist, das erläutert GULP Autor Rechtsanwalt Dr. Benno Grunewald.

Nach § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) muss eine ordnungsgemäße Rechnung ab Jahresbeginn 2004 folgende Angaben enthalten:

Als zwingend neue Vorschriften sind zur bisherigen Regelung die unter 2 und 4 genannten Angaben über die Steuernummer und die Rechnungsnummer hinzugekommen.

Bereits seit dem 1. Juli 2002 ist die Steuernummer vorgeschrieben - womit nicht die Umsatzsteueridentifikationsnummer (Ust-IdNr.), sondern die vom Finanzamt erteilte Steuernummer gemeint war. Jedoch hatte das Fehlern der Steuernummer zumindest in Hinblick auf den Vorsteuerabzug keine negative Auswirkung.

Dies ist nun anders. Der Vorsteuerabzug ist nur dann zulässig, wenn dem Unternehmer eine Rechnung mit richtigen und vollständigen Rechnungsangaben gemäß § 14 UStG vorliegt. Zu diesen Angaben gehört ab dem 1. Januar 2004 auch zwingend die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Dabei sind Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer gleichwertige Alternativen – unabhängig davon, ob die in Rechnung gestellte Leistung gegenüber einem Inländer oder Ausländer erbracht worden ist. In der Konsequenz bedeutet dies, dass die Umsatzsteueridentifikationsnummer die bessere Alternative, da die Bekanntgabe der Steuernummer schon in der Vergangenheit mit erheblicher Skepsis betrachtet worden ist.

Auch die Rechnungsnummer ist nun zwingend. Hier verlangt der Gesetzgeber „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Hintergrund ist die bessere Kontrolle der Rechnungen. So kann der Betriebsprüfer bereits an den Rechnungsnummern erkennen, ob z.B. eine Rechnung fehlt.

Der Unternehmer muss zudem eine Kopie jeder ausgestellten und erhaltenen Rechnung 10 Jahre aufbewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Somit müssen beispielsweise Rechnungen, die zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember 2004 ausgestellt worden sind, bis zum 31. Dezember 2014 aufbewahrt werden.

Erfüllt eine Rechnung ab dem neuen Jahr die oben genannten Anforderungen nicht, kann zum einen
der Rechnungsempfänger die Rechnung als nicht ordnungsgemäß zurückweisen, so dass für den Rechnungsaussteller zumindest eine Zahlungsverzögerung eintritt. Außerdem kann eine nicht ordnungsgemäße Rechnung beim Rechnungsempfänger zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Diese Anforderungen gelten übrigens unter Umständen auch für Verträge wie Miet- und Pachtverträge – sofern hier ein Unternehmer eine Leistung abrechnet.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 19. Dezember 2003 mitgeteilt, dass für die Anpassung der Rechnungen an die neuen gesetzlichen Bedingungen eine Übergangszeit bis zum 01. Juli 2004 eingeräumt wird. Dies bedeutet konkret, dass die Finanzämter bis zu diesem Datum auch dann den Vorsteuerabzug gewähren müssen, wenn nicht alle neuen Angaben in der Rechnung enthalten sind.

Dies gilt aber nicht für das Fehlen der Steuernummer – diese muss angegeben werden, wobei nunmehr alternativ aber auch die Nennung der Umsatzsteueridentifikationsnummer erlaubt ist. Aber Achtung: Diese Anweisungen des BMF binden nur die Finanzämter, nicht aber Finanzgerichte, Privatpersonen oder Unternehmer. Um hier eventuelle Probleme auszuschließen, ist es letztendlich ratsam, bereits heute sämtliche nunmehr geforderten Angaben in die Rechnungen aufzunehmen. Das komplette BMF-Schreiben ist übrigens unter www.bundesfinanzministerium.de   einsehbar.