Von der Anfrage bis zum Projekteinsatz
Ein Blick hinter die Kulissen von GULP
| Mix aus Empfehlung und Akquise |
| Bei vielen projektanbietenden Unternehmen hat sich www.gulp.de zwischenzeitlich als wichtigste Quelle für die Besetzung von IT-Projekten im deutschsprachigen Raum herumgesprochen. Immerhin sind über 90 Prozent aller deutschen IT-Freiberufler in der GULP Profiledatenbank eingetragen. Ein beträchtlicher Anteil der Neukunden nimmt heute auf Empfehlung bzw. durch Mundpropaganda von selbst Kontakt mit GULP auf, um von diesem umfangreichen Kandidatenpool zu profitieren. Erweitert wird dieser Kundenkreis durch kontinuierliche Akquise des stetig wachsenden GULP Vertriebsteams in München, Köln, Stuttgart und Frankfurt am Main. Das Knüpfen neuer Kontakte erfolgt über Internetrecherchen, Messen und Veranstaltungen sowie ihr wichtigstes Arbeitsmittel – das Telefon. Erste geschlossene Bande zu Projektleitern und Einkäufern vertiefen sie durch ständige, aber wohldosierte, Beziehungspflege. Bis der zeitliche und finanzielle Akquiseaufwand in einer konkreten Projektanfrage mündet, kann jedoch einige Zeit vergehen.
Die Akquise trägt erste Früchte trägt, wenn sich ein neuer Kunde mit einer konkreten Bedarfsanfrage an GULP wendet. Auf dem Weg zum passenden Kandidaten bietet GULP verschiedene Services an. Nutzen Kunden die Dienste von GULP als Personalagentur übernimmt GULP die Kandidatenauswahl nebst Vertrags- und Rechnungsmanagement. D.h. GULP recherchiert und sichtet die Freiberuflerprofile, kontaktiert und wählt die passenden Kandidaten aus, schlägt diese dem Kunden vor, kümmert sich um Interviewtermine, die Vertragsabwicklung oder auch die Betreuung der Freiberufler im Projekt. Der Kunde kann sich somit ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Mittlerweile stammt der Großteil des Umsatzes von GULP aus dem erfolgsabhängigen Agenturgeschäft, dessen Vorgehensweise im Folgenden näher beschrieben wird. |
| Bedarfsanalyse ist das A und O |
| Allein im vergangenen Jahr liefen 127.769 Offerten über die GULP Server. Hinter jeder einzelnen Anfrage steht ein spezieller Kunde mit ganz spezifischen Anforderungen und Erwartungen. Nur, wenn die Vertriebsmitarbeiter ihre Kunden sehr gut kennen, deren Bedürfnisse verstehen und mit der jeweiligen Unternehmenskultur vertraut sind, können sie diesen fachlich wie menschlich passende IT-Mitarbeiter vorschlagen. Wendet sich ein Kunde mit einem konkreten Projektgesuch an GULP, erfragt der zuständige Vetriebsmitarbeiter im gemeinsamen Gespräch alle projektrelevanten Informationen. Anhand dieser Details erstellt er eine umfassende Bedarfsanalyse mit ausführlicher Projektbeschreibung, must-have und nice-to-have-Kriterien. Diese Analysen dienen den Recruitern als Basis für ihre Kandidatenrecherchen in der Profiledatenbank. "Sind Projektanfragen zu schwammig formuliert, ist das, als suchten sie in unserer Datenbank mit über 63.000 IT-Freiberuflern die Stecknadel im Heuhaufen" so der GULP Key Account Manager Thomas Riedel. Für ihn ist die Bedarfsanalyse ein entscheidendes Arbeitsinstrument. Mit ihrer Qualität steht und fällt der gesamte Rekrutierungsprozess. Die Bedarfsanalyse dient aber nicht nur dazu, die projektspezifischen Anforderungen des Kunden zu verstehen, sondern sie ist auch entscheidend für die Kommunikation mit dem Freiberufler. "Als zwischengeschaltete Personalagentur ist es unsere Aufgabe, alle Informationen richtig zu vermitteln. Schließlich trifft der IT-Freiberufler seine Entscheidung aufgrund der Hinweise, die er von uns vorab über das Projekt erhält. Je aussagekräftiger diese sind, umso verbindlicher kann er seine Zu- oder Absage treffen. Und der Kunde hat die Sicherheit, tatsächlich auch den Spezialisten vorgeschlagen zu bekommen, nach dem er sucht. Der worst case für uns als Agentur wäre, wenn sich erst im Interview herausstellen würde, dass der Kunde einen gänzlich anderen IT-Spezialisten benötigt hätte. Mit einer guten Bedarfsanalyse kann das nicht passieren", so Thomas Riedel. Sie gestaltet den Auswahlprozess für alle Beteiligten verbindlicher. |
| Handverlesene Kandidaten |
Bevor aber ein Freiberufler konkret für ein Projekt angefragt wird, recherchieren die Recruiter nach übereinstimmenden Profilen und sichten diese. Das bedeutet, die vorgeschlagenen Kandidaten sind bei jeder einzelnen Anfrage absolut handverlesen.
Bei der Auswahl spielen neben den hard-facts aus der Aufgabenbeschreibung (Skills, Stundensatz) auch folgende Kriterien eine Rolle:
Wichtige Hinweise über die vorhandene Berufserfahrung liefert dem Recruiter z.B. eine lückenlose Projekthistorie mit Angabe von Projektdauer, Informationen zur Aufgabe, der Branche und – sofern dies vom Kunden erlaubt ist – dem Firmennamen. Ebenso sollte der fachliche Schwerpunkt im Profil klar und aussagekräftig formuliert sein. Dafür bringt eine ganze Skill-Litanei an dieser Stelle weder den Recruiter noch den Freiberufler in seiner Arbeit weiter. Das Profil nützt dem Freiberufler auch wenig, wenn dessen äußere Form nicht passt oder die Informationen unleserlich sind. Leider passiert es immer wieder, dass durch copy-paste der Profile, z.B. aus einem Worddokument, die Formatierung durcheinandergerät. Dies führt zu abenteuerlichen Schriftsalaten und Layouts, nicht aber zu Projektangeboten. "Das Profil ist die Visitenkarte eines jeden Freiberuflers und das erste, was der Kunde von ihm zu Gesicht bekommt. Wenn dieses inhaltlich und optisch nicht attraktiv gestaltet ist, dann hat der Kandidat meist schon verloren", betont Key Account Manager Riedel. Er empfiehlt IT-Freiberuflern, ihr GULP Profil vor allem in den Feldern Verfügbarkeit, fachlicher Schwerpunkt, Stundensatz und Projekthistorie regelmäßig zu aktualisieren. |
| Schnelle Reaktionszeiten |
An die Kandidaten in der engeren Auswahl übermittelt GULP per E-Mail die Projektanfrage des Kunden. Auf diese sollten Freiberufler zügig reagieren. Bei der Projektvermittlung handelt es sich um einen kurzen Verkaufszyklus, der von allen Beteiligten schnelle Reaktionszeiten erfordert. "Von der Anfrage des Kunden bis zur Lieferung der Profile vergehen i.d.R. nicht mehr als ein bis maximal drei Tage. Auch wenn das Projektangebot für einen Freiberufler nicht interessant sein sollte, erweist er sich mit einer schnellen Absage auch zukünftig als zuverlässiger Geschäftspartner", merkt Thomas Riedel an. Zu den Hauptgründen von Freiberuflerabsagen zählen: zeitlich nicht verfügbar, fachlich ungeeignet und Einsatzort nicht attraktiv. |
| Koordinierung des Interviews |
| Möchte der Kunde einen von GULP vorgeschlagenen Kandidaten persönlich kennenlernen, folgt im nächsten Schritt das Interview. Die nicht in Frage kommenden Freiberufler erhalten entweder vom Kunden direkt oder über GULP eine Absage. Das Kennenlernen von Kunde und Freiberufler erfolgt im telefonischen oder persönlichen Interview. Die Terminvereinbarung und -Koordinierung samt Freiberuflerbetreuung (z.B. Vorbesprechung oder Abholung bei auswärtiger Anreise) übernimmt der zuständige Vertriebsmitarbeiter. Dieser ist bei den Interviews - sozusagen als "stilles Mäuschen" - i.d.R. immer anwesend, hält sich aber inhaltlich zurück. Die Gesprächsführung im Interview übernimmt meist der Projektleiter. Er stellt seine Firma und das Projekt näher vor und übergibt das Wort danach an den Freiberufler. Eine endgültige Entscheidung wird im Interviewtermin normalerweise jedoch noch nicht mitgeteilt. |
