GULP - Knowledge Base: Nie mehr Rechnungen stellen?

Bei der Abrechnung über das Gutschriftverfahren erhält der Selbstständige eine Gutschrift, statt eine Rechnung zu stellen. (Wie) funktioniert das?

(April 2010)

Ein IT-Spezialist erbringt eine Dienstleistung, stellt eine Rechnung und wird vom Projektanbieter bezahlt – das ist der gängige Weg, wie der Selbstständige ordnungsgemäß und steuerlich einwandfrei an sein Geld kommt. Aber es ist nicht der einzige. Das sogenannte "Gutschriftverfahren" ist eine Alternative zur Rechnungsstellung. Es ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) und in der Umsatzsteuerichtlinie (UStR, eine allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Ausführung des UStG) geregelt. Weil beide Seiten damit Zeit und Kosten sparen und weil die dafür verwendeten IT-Systeme immer sicherer und benutzerfreundlicher werden, ist die Abrechnung mit Gutschrift auch im IT-Projektmarkt anzutreffen. Für Selbstständige, die es noch nicht angewendet haben, und die, die mehr wissen möchten, hier eine Einführung in diese Art der Abrechnung.

Was ist das Gutschriftverfahren?

Gutschriften sind grundsätzlich überall denkbar, wo Rechnungen gestellt werden. Häufig genutzt wird das Verfahren zum Beispiel in der Automobilindustrie zwischen Herstellern und Lieferanten. Schon Anfang der Neunziger Jahre hat der Verband der Automobilindustrie (VDA) das Thema "Gutschriften" in seine De-facto-Standards für den elektronischen Datenaustausch (EDI) in der Automobilindustrie aufgenommen. Wir möchten zur Veranschaulichung des Gutschriftverfahrens das Beispiel Projektanbieter – IT-Selbstständiger herausgreifen.

Dabei ist der Projektanbieter der Leistungsempfänger und Gutschriftersteller. Der IT-Freelancer ist Leistungserbringer bzw. leistender Unternehmer und damit Gutschriftempfänger.

Genauso wie mit einer Rechnung wird mit einer Gutschrift die Leistung des IT-Experten abgerechnet. Der Unterschied: Eine Rechnung stellt der Leistungserbringer aus, eine Gutschrift der Leistungsempfänger, also der Projektanbieter. Eine Gutschrift in diesem Sinne hat also nichts mit der Korrektur einer Rechnung oder mit Bonus-Systemen zu tun.

Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG

ist die Gutschrift eine Rechnung, die von einem Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des selbstständigen Unternehmers (Gutschriftempfängers) ausgestellt wird, sofern dies vorher vereinbart wurde.

Vor der Abrechnung müssen Projektanbieter und Selbstständiger vereinbaren, das Gutschriftverfahren zu nutzen. Die beiden Parteien legen damit fest, dass die Abrechnungslast nicht vom Selbstständigen, sondern vom Projektanbieter getragen wird. Mit der Vereinbarung verpflichtet sich der Projektanbieter meist, in den ausgemachten Zeitzyklen abzurechnen und die Gutschriften zeitnah an den Freelancer zu senden. Der Selbstständige dagegen verpflichtet sich in der Regel dazu, ab Gültigkeit des Gutschriftverfahrens keine Rechnungen mehr an den Projektanbieter zu senden.

Diese Vereinbarung zur Abrechnung über Gutschriften ist an keine bestimmte Form gebunden. Sie kann sich aus Verträgen oder anderen Geschäftsunterlagen ergeben, aber auch mündlich getroffen werden (siehe Abschn. 14.3, Abs. 2 UStAE ). Erst nach dieser Vereinbarung kann der Leistungsempfänger abrechnen. Aber: Auch eine ohne vorherige Vereinbarung übermittelte Gutschrift wirkt, wenn der Gutschriftempfänger nicht widerspricht. Also:

Voraussetzung für die Wirksamkeit einer Gutschrift ist, dass die Gutschrift dem Leistungserbringer (Gutschriftempfänger) übermittelt worden ist und dieser dem Dokument nicht widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG

). Wenn der Selbstständige der Gutschrift widerspricht, verliert die Gutschrift die Wirkung als Rechnung.

Woher weiß der Projektanbieter, was er abrechnen soll?

Der Stundensatz ergibt sich aus den geschlossenen Verträgen. Die Anzahl der Stunden sowie die Reise- und Nebenkosten nimmt der Projektanbieter aus den vom Endkunden unterzeichneten Nachweisen, die der IT-Spezialist dem Projektanbieter schickt. Also alles wie gehabt.

Braucht der selbstständige Unternehmer seine Rechnungen nicht für die Steuer?

Anstelle der Rechnungen reicht der Selbstständige einfach die erhaltenen Gutschriften beim Finanzamt ein. Der Projektanbieter erstellt eine Gutschriftsanzeige als Abrechnungsbeleg und sendet sie an den Selbstständigen. Diese Gutschrift des Kunden ersetzt abrechnungstechnisch die Rechnung des Lieferanten (§ 14 Abs. 3 S. 3 UStG ).

Gutschrift ersetzt die Rechnung

Da eine Gutschrift eine Rechnung ersetzt, muss sie alle Angaben enthalten, die in § 14 Abs. 4 UStG für Rechnungen geforderten werden (Abschn. 185 Abs. 1 UStR ). Neben der Art der Dienstleistung, den Stunden und dem Ausweis des entsprechenden Mehrwertsteuerbetrags muss die Gutschrift unter anderem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Selbstständigen enthalten. Dafür teilt der Freelancer dem Projektanbieter seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit (Abschn. 185 Abs. 12 UStR ; siehe dazu auch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (PDF) an die Obersten Finanzbehörden der Länder vom Januar 2004).

Wer vergibt die fortlaufenden Rechnungsnummern?

Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt der Gutschriftaussteller (Abschn. 185 Abs. 12 UStR ), also der Projektanbieter. Sie dient der Identifizierung der Gutschrift und soll sicherstellen, dass diese nur einmal existiert. Eine Gutschrift wird nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Rechnung aufbewahrt (zehn Jahre, § 257 HGB ). Der Selbstständige muss sich um die fortlaufenden Nummern der Gutschriften, die er von Projektanbietern erhält, keine Gedanken machen. Seine anderen Rechnungen muss er natürlich weiterhin fortlaufend nummerieren.

Was ist mit der Umsatzsteuer?

Auch für die Umsatzsteuer gelten die gleichen Regelungen wie bei Rechnungen. Zum Beispiel muss natürlich weiterhin der leistende Unternehmer Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen, außer der Umsatz ist steuerfrei oder die Steuer wird beim IT-Spezialisten nicht erhoben, weil er Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG ist.

Es empfiehlt sich, dass Freelancer und Projektanbieter in der Vereinbarung zur Abrechnung über das Gutschriftverfahren festlegen, ob die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden soll oder nicht. Oft weiß der Projektanbieter zum Beispiel nicht, ob der Selbstständige unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Wird die Umsatzsteuer in so einem Fall fälschlicherweise ausgewiesen, muss der Kleinunternehmer der Gutschrift (bzw. dem darin enthaltenen Steuerausweis) widersprechen, sonst schuldet er die ausgewiesene Steuer (§ 14c Abs. 2 UStG ). Dasselbe passiert, wenn die Steuer zu hoch ausgewiesen wurde.

Warum Gutschriftverfahren?

Alle Beteiligten ersparen sich durch eine Abrechnung nach dem Gutschriftverfahren Zeit. Fehler in der Rechnungsstellung können reduziert werden. Der Gesamtablauf der Abrechnung kann beschleunigt werden, was schlussendlich heißt, dass der Selbstständige bestenfalls sein Geld schneller bekommt. Das gilt natürlich umso mehr, wenn so viele Abläufe wie möglich elektronisch abgewickelt werden. Ein Beispiel – zwei Arten der Abrechnung:

Abrechnung über Rechnungen:

IT-Freiberufler F hat im Monat März beim Kunden K, bei dem er über den Projektanbieter P im Einsatz war, eine Dienstleistung erbracht. Er lässt sich von K seinen Leistungsnachweis unterzeichnen und erstellt auf dieser Basis seine Rechnung. Leistungsnachweis und Rechnung schickt er von Zuhause aus per Post oder Fax an P. Der Projektanbieter prüft die Rechnung von Hand und überweist, wenn sie fehlerfrei ist, F den Betrag. Wenn nicht, muss der Freiberufler die nötigen Korrekturen vornehmen und die Rechnung erneut per Post senden. Das Zahlungsziel läuft in der Regel, sobald Rechnung und Zeitnachweis korrekt beim Projektanbieter eingegangen sind.

Abrechnung über Gutschriftverfahren:

IT-Freiberufler F lässt sich vom Kunden K seinen Leistungsnachweis unterzeichnen und lädt ihn entweder direkt ins System des Projektanbieters P hoch oder schickt ihn per Fax oder Post. Mit erfolgreichem Hochladen des korrekten Leistungsnachweises und dessen Bestätigung hat der Projektanbieter alle Informationen und kann sofort eine Gutschrift ausstellen, das Zahlungsziel läuft bereits jetzt an. Anschließend schickt P dem Freiberufler die Gutschriftsanzeige (meist per Post). Versand und Datum der Gutschrift sind für das Zahlungsziel unerheblich. Wenn der Freiberufler der Gutschrift nicht widerspricht, gilt sie.

Der IT-Freelancer erspart sich so den Aufwand der Rechnungsstellung. Das Risiko, dass wegen Fehlern auf der Rechnung mehrere Korrekturen nötig sind, die den Zahlungseingang verzögern, sinkt, denn der Projektanbieter erstellt die Gutschrift nach den steuerlichen Richtlinien und Vorschriften, auch wenn die sich mal ändern. Meist bieten nur große Unternehmen das Gutschriftsystem an – und die haben aufgrund der vielen anfallenden Abrechnungsvorgänge ausreichend Erfahrung und beschäftigen Spezialisten dafür.

Außerdem ein Plus: Das Zahlungsziel beginnt schneller zu laufen, wenn nicht der Postweg für die Zusendung des Leistungsnachweises genutzt werden muss. Die Zeit für den Postweg fällt weg. Und natürlich auch die Zeit, die der Freelancer für die Rechnungsstellung braucht. Dann spart sich der Selbstständige auch Druck, Papier und Porto. Der Leistungsnachweis kann von überall und zu jeder Zeit ins System hochgeladen werden, auch von unterwegs, während eine Rechnung nur per Post oder Fax eingesandt werden kann.

Fazit

Im Grunde genommen ändert sich für den IT-Selbstständigen bei der Abrechnung über Gutschriften nicht viel - und nichts zum Negativen. Die steuerlichen und gesetzlichen Regelungen bleiben dieselben. Wenn der Projektanbieter das kostenlose Gutschriftverfahren anbietet, erspart sich der Selbstständige den Aufwand der Rechnungsstellung und profitiert von einer schnelleren Abwicklung der Rechnung. Sind die Gutschriften alle in einem elektronischen System mit Statusmeldungen ("eingegangen", "geprüft", "bezahlt" etc.) gespeichert, sind die Prozesse beim Projektanbieter rund um die Bezahlung für ihn transparenter und er hat mehr Kontrolle. Dafür sollte er Gutschriften, die er erhält, daraufhin prüfen, ob Umsatz- und Mehrwertsteuer richtig ausgewiesen sind und gegebenenfalls widersprechen.

Rechnungen online verwalten?

Das Gutschriftenverfahren zu nutzen, heißt nicht automatisch, dass ab dann die gesamte Abrechnung online abgewickelt wird. Aber weil Zeitersparnis und Transparenz erreicht werden sollen, wird es oft mit einem Online-System verbunden, über das IT-Experten ihre Leistungsnachweise hochladen und ihre Gutschriften verwalten können. Die Kombination aus Gutschrift und Online macht Sinn, damit beide Seiten von wirklich beschleunigten Prozessen profitieren. Gutschriften online verwalten und nachverfolgen, Prozesse beim Projektanbieter transparenter machen – wie klingt das in Ihren Ohren? Welche Meinung haben Sie zum Gutschriftverfahren?

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Kommentare zu diesem Artikel:

"Wie passt das verfahren eigentlich mit dem auch hoch gelobten Factoring für IT-Freiberufler zusammen? (Januar 2011)"

"Die angepriesenen Vorteile des Gutschrift-Verfahrens sind eher akademischer Natur. Fakt ist: in rund 20 Jahren Tätigkeit als IT Dienstleister war weder der "Aufwand" für die Erstellung einer Rechnung, noch die "Verzögerung" des Zahlungsziels durch ein paar Tage Postweg jemals ein Problem. Regelmässig entstehen dagegen teils langwierige, aufwandintensive, vor allem aber _vermeidbare_ (und somit höchst ärgerliche) Verzögerungen in der Rechnungstellung dadurch, dass weder die Erstellung der Leistungsnachweise, noch deren Abnahme durch den Leistungsempfänger (Endkunde) transparent und verbindlich geregelt werden, sowohl in Richtung des Leistungsempfängers, als auch des Dienstleisters. DER Klassiker schlechthin: Kostenstellen-Verantwortliche beim Endkunden, die just zu jedem Monatsende für mehrere Tage nicht erreichbar, unabkömmlich, auf Dienstreise, oder im Remote Office sind. Natürlich _ohne_ Stellvertreter-Regelung. Schon sind 10 Tage des Folgemonats vergangen, bis überhaupt ein Leistungsnachweis abgenommen ist. Es ist erstaunlich, was diesbezüglich teilweise noch alles an kreativen Vermeidungsstrategien aufgeboten wird, um Zeit bei der Rechnungstellung herauszuschinden. Aus diesem Grund ist unser Unternehmen schon länger dazu übergegangen, dass unsere Berater ihre Leistungsnachweise wöchentlich abnehmen lassen, und für die Abnahme des letzten Nachweises pro Monat ein verbindlicher Meeting-Termin (mit Stellvertreter-Regelung) vereinbart wird. Bei den Kunden, die wir direkt (ohne Projektvermittler) bedienen, ist eine Regelung zu den Modalitäten betreffs Form, Inhalt, Erstellung, Abnahme, und personellen Verantwortlichkeiten hinsichtlich der Leistungsnachweise konventionalstrafenbewehrter Vertragsbestandteil. Eine solche Regelung in transparenter Form seitens des Projektvermittlers, optimalerweise noch durch ein Online Tool unterstützt -- DAS wäre ein echter Mehrwert für den Dienstleister! Was schlussendlich in unserem Unternehmen dem Gutschrift-Verfahren ganz konkret im Weg steht: unser Buchhaltungssystem sieht diese Möglichkeit nicht vor, es müsste also der Nummernkreise der normalen Rechnungsnummern verwendet werden. Hierbei ist allerdings mit grosser Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass das Format der vom Gutschrift-Ersteller verwendeten Rechnungsnummern nicht mit unseren kompatibel ist. Fazit: warum Zeit, Aufwand, und Geld investieren, um ein gut funktionierendes System zugunsten sehr zweifelhafter "Vorteile" des Gutschrift-Verfahrens zu ändern, welches die wirklich relevanten Probleme der Dreiecksbeziehung Dienstleister--Projektvermittler--Endkunde völlig aussen vor lässt? (November 2010)"

"Ich sehe für mich in diesem Verfahren keinen echten Vorteil. Ob ich meine Rechnungen ordentlich erstelle oder den Eingang und die Daten einer Gutschrift prüfen muss, scheint mir gleichviel Aufwand. Sinnvoll ist dieses Verfahren wohl bei Vergütung von Provisionen oder Tantiemen, bei denen der Zahlungsempfänger die Daten für die Vergütung nicht selber vorliegen hat. (November 2010)"

"Ein einfaches & problemloses Mittel zur Leistungsvergütung. Schneller Reibungsloser Ablauf mit wenig Papier!!! (November 2010)"

"Kommentar der GULP Redaktion:
>> Zu: "Welche Möglichkeit hat der Freelancer, wenn es zu Zahlungsverzug kommt?"
-> Hier unterscheidet sich das Gutschriftverfahren nicht von der Rechnungsstellung. Das Gesetz knüpft alle Folgen an den Verzug, egal, auf welchem Weg dieser eingetreten ist. Aus der Vereinbarung zum Gutschriftverfahren hat man einen Anspruch auf Ausstellung der Gutschrift. Sollte die Fälligkeit dieses Anspruches (d.h. wie viele Stunden/Tage nach Eingang des Leistungsnachweises beim Projektanbieter bzw. Verbuchung im System) nicht explizit in der Vereinbarung geregelt sein, so ist dieser Anspruch im Zweifel sofort fällig. Der Anspruch ist einforderbar, aber nicht mit einem gerichtlichen Mahnverfahren - man muss "richtig" klagen. Der Selbstständige kann die Klage auf Ausstellung der Gutschrift aber gleich mit der Zahlungsklage auf den Betrag verbinden, der sich aus sachlich richtiger und ordnungsgemäßer Gutschrifterstellung ergibt. In der Praxis ist das letztlich irrelevant: Es gibt wie überall seriöse Anbieter und "schwarze Schafe". Ein seriöser Anbieter wird auch beim Gutschriftverfahren auf pünktliche Zahlungen achten. Das Gutschriftverfahren ist insoweit sogar besser, da man gleich den Weg der Klage und nicht des Mahnverfahrens bestreiten wird - die gewieften "schwarzen Schafe" haben beim Mahnverfahren durch Widerspruch und Einspruch gegen Mahn- und Vollstreckungsbescheid viel mehr Möglichkeiten, eindeutige Zahlungsverpflichtungen ohne große Aufwände weiter hinauszuzögern.
>> Zu: "Braucht man dann nicht eine Rechnung als Nachweis für eine evtl. Klage?"
-> Ob Rechnung oder Gutschrift, ist egal. Wichtiger ist der Stundennachweis, der Schwarz auf Weiß belegt, wie viele Stunden man tatsächlich geleistet hat. Eine Rechnung/Gutschrift beweist das ja nicht. (April 2010)"

"Ich bin schon der Meinung, dass sich mit dem Gutschriftsverfahren gravierende Nachteile für den Freiberufler ergeben. Wenn nämlich der Auftraggeber keine Gutschrift erstellt (weil konkurs oder schwarzes Schaf) wird es nicht so einfach, die Forderungen des FB durchzusetzen, wenn man keine Rechnungen vorweisen kann. (April 2010)"

"Was soll mir das ganze als Freiberufler wirklich bringen? Kontrollieren muss ich alles sowieso. Nur das Ausstellen der Rechnung entfällt. Kann es vom Auftraggeber nicht auch mißbraucht werden? (April 2010)"

"Vielen Dank für den Artikel! Klingt gut die Sache mit dem Gutschriftverfahren. Und ist eine Vereinfachung. Aus meiner Sicht gerne anwendbar. (April 2010)"

"Hoch interessantes, alternatives Verfahren! Es entlastet uns Freiberufler, ohne dass ein Projektanbieter mehr administrative Arbeit hätte. Bei großen Unternehmen funktioniert das sicher reibungslos. Aber wie sieht es aus, wenn der Vermittler nicht zahlt? Braucht man dann nicht eine Rechnung als Nachweis für eine evtl. Klage? (April 2010)"

"Zu Zitat: "Das Zahlungsziel läuft in der Regel, sobald Rechnung und Zeitnachweis korrekt beim Projektanbieter eingegangen sind". Das ist ein weit verbreiteter (und gerade von den Vermittlern gerne wiedergegebener) Irrglaube. Eine Rechnung ist dem Schuldner zugegangen, wenn sie in seinen Machtbereich gelangt. Auf welchem Weg auch immer, das kann per eMail, per Telefax oder auch per Briefpost sein. Spätestens 30 Tage nach diesem (im Zweifel zu beweisenden) Zugang befindet er sich automatisch im Zahlungsverzug. BGB, §286. Und das hat nicht mit der Form der Rechnung im Sinne vom §14 Ustg zu tun. Die regelt nur die Voraussetzungen für die Zahlung bzw. Erstattung der Umsatzsteuer. Der Vermittler kann aber die ZAHLUNG der Rechnung von Bedingungen abhängig machen, z. B. dem Versand einer Stundenabrechnung mit Originalunterschrift. Wer z. B. seine Rechnung mit Anlagen vorab faxt und die Originale später per Post hinterherschickt, kommt schneller an sein Geld, denn die Zahlungsfrist beginnt mit Eingang des Faxes beim Vermittler zu laufen. Fällt der Eingang auf ein Wochenende oder einen Feiertag läuft die Frist ab dem nächsten Werktag. (April 2010)"

"M.E. kann ein wesentlicher Vorteil dieses Verfahrens darin liegen, dass man als Leistungserbringer nicht gezwungen ist, die ansonsten nach Rechnungsstellung fällige Umsatzsteuer abzuführen, falls sich die Begleichung der Rechnung verzögert. (April 2010)"

"Ich möchte an dem Gutschriftenverfahren teilnehmen. Bin in Luxemburg wohnhaft und seit dem 6 April 2010 das erste mal für Gulp in Münster tätig. (April 2010)"

"Ich arbeite seit einem Jahr mit dem Gutschriftverfahren und es hat einen klaren Vorteil bei der provisionsabhängigen Vergütung. Der Auftraggeber erstellt die Gutschrift auf Grund der Zahlungseingänge, die erst dann die Provisionen für z.B. einen Aussendienstmitarbeiter positiv werden lassen. Ein umständlicher Datentransfer damit eine Rechnung erstellt werden kann und die zeitliche Verzögerung entfallen somit. Wichtig ist hierbei ein festgelegter Stichtag für die Positivliste für die Abrechnung damit die anstehende Auszahlung nicht terminlich willkürlich zu Gunsten des Auftraggebers erfolgt. (April 2010)"

"Für Freelancer, die sich mit der Rechnungserstellung quälen, weil sie zwar selbständig, aber nicht kaufmännisch fit sind, mag das paradiesisch klingen. Ich allerdings würde das Gutschriftverfahren durch die Bank ablehnen, weil es nicht weniger Aufmerksamkeit bedarf, die Gutschriften zu kontrollieren und ggf. zu widersprechen, als eine Rechnung zu erstellen. Erfahrungsgemäß sinkt jedoch die Aufmerksamkeit, wenn jemand anderes als man selbst etwas veranlasst. (April 2010)"

"Welche Möglichkeiten hat dann der Freelancer, wenn es zu Zahlungsverzug kommt? (April 2010)"

"Es gibt im Promotion-Bereich viele Agenturen, die nach dem Gutschriftenverfahren mit ihren Freelancern abrechnen. Leider nutzen das die meisten Agenturen in dem Bereich, um unnötige Zahlungsverzögerungen wegen der ach so aufwändigen Prüfung zu begründen oder Gutschriften unbegründet zu kürzen. Der Vorteil, Herr des Verfahrens bzw. der Technik zu sein, wird dort leider nur zu oft genutzt, sich so einen weiteren faktischen Vorteil zu verschaffen. (April 2010)"

"OK, für einen gut organisierten Kunden hat das Gutschriftenverfahren den Vorteil, dass er weniger Rechnungen kontrollieren und verwalten muss. Aber welchen Vorteil habe ich als Projektler davon? Statt der Rechnung buche ich die Gutschrift - im Gegensatz zur Rechnung muss ich die aber kontrollieren. Gesparter Versandaufwand und der Zinsgewinn für den gesparten Postweg sind Marginalien - wir reden von 1 Rechnung / Monat. Das zusätzliche Risiko eines unbekannten Verfahrens wird damit bei weitem nicht ausgeglichen. (April 2010)"