Nie mehr Rechnungen stellen?
Bei der Abrechnung über das Gutschriftverfahren erhält der Selbstständige eine Gutschrift, statt eine Rechnung zu stellen. (Wie) funktioniert das?
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Inhalt dieses Artikels: Was ist das Gutschriftverfahren? | Gutschrift ersetzt die Rechnung | Warum Gutschriftverfahren? | Fazit |
| Was ist das Gutschriftverfahren? | ||||||
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Gutschriften sind grundsätzlich überall denkbar, wo Rechnungen gestellt werden. Häufig genutzt wird das Verfahren zum Beispiel in der Automobilindustrie zwischen Herstellern und Lieferanten. Schon Anfang der Neunziger Jahre hat der Verband der Automobilindustrie (VDA) das Thema "Gutschriften" in seine De-facto-Standards für den elektronischen Datenaustausch (EDI) in der Automobilindustrie aufgenommen. Wir möchten zur Veranschaulichung des Gutschriftverfahrens das Beispiel Projektanbieter – IT-Selbstständiger herausgreifen.
Genauso wie mit einer Rechnung wird mit einer Gutschrift die Leistung des IT-Experten abgerechnet. Der Unterschied: Eine Rechnung stellt der Leistungserbringer aus, eine Gutschrift der Leistungsempfänger, also der Projektanbieter. Eine Gutschrift in diesem Sinne hat also nichts mit der Korrektur einer Rechnung oder mit Bonus-Systemen zu tun.
Vor der Abrechnung müssen Projektanbieter und Selbstständiger vereinbaren, das Gutschriftverfahren zu nutzen. Die beiden Parteien legen damit fest, dass die Abrechnungslast nicht vom Selbstständigen, sondern vom Projektanbieter getragen wird. Mit der Vereinbarung verpflichtet sich der Projektanbieter meist, in den ausgemachten Zeitzyklen abzurechnen und die Gutschriften zeitnah an den Freelancer zu senden. Der Selbstständige dagegen verpflichtet sich in der Regel dazu, ab Gültigkeit des Gutschriftverfahrens keine Rechnungen mehr an den Projektanbieter zu senden.
Diese Vereinbarung zur Abrechnung über Gutschriften ist an keine bestimmte Form gebunden. Sie kann sich aus Verträgen oder anderen Geschäftsunterlagen ergeben, aber auch mündlich getroffen werden (siehe Abschn. 14.3, Abs. 2 UStAE
Woher weiß der Projektanbieter, was er abrechnen soll? Der Stundensatz ergibt sich aus den geschlossenen Verträgen. Die Anzahl der Stunden sowie die Reise- und Nebenkosten nimmt der Projektanbieter aus den vom Endkunden unterzeichneten Nachweisen, die der IT-Spezialist dem Projektanbieter schickt. Also alles wie gehabt. Braucht der selbstständige Unternehmer seine Rechnungen nicht für die Steuer?
Anstelle der Rechnungen reicht der Selbstständige einfach die erhaltenen Gutschriften beim Finanzamt ein. Der Projektanbieter erstellt eine Gutschriftsanzeige als Abrechnungsbeleg und sendet sie an den Selbstständigen. Diese Gutschrift des Kunden ersetzt abrechnungstechnisch die Rechnung des Lieferanten (§ 14 Abs. 3 S. 3 UStG |
| Gutschrift ersetzt die Rechnung |
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Da eine Gutschrift eine Rechnung ersetzt, muss sie alle Angaben enthalten, die in § 14 Abs. 4 UStG Wer vergibt die fortlaufenden Rechnungsnummern?
Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt der Gutschriftaussteller (Abschn. 185 Abs. 12 UStR Was ist mit der Umsatzsteuer?
Auch für die Umsatzsteuer gelten die gleichen Regelungen wie bei Rechnungen. Zum Beispiel muss natürlich weiterhin der leistende Unternehmer Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen, außer der Umsatz ist steuerfrei oder die Steuer wird beim IT-Spezialisten nicht erhoben, weil er Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG
Es empfiehlt sich, dass Freelancer und Projektanbieter in der Vereinbarung zur Abrechnung über das Gutschriftverfahren festlegen, ob die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden soll oder nicht. Oft weiß der Projektanbieter zum Beispiel nicht, ob der Selbstständige unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Wird die Umsatzsteuer in so einem Fall fälschlicherweise ausgewiesen, muss der Kleinunternehmer der Gutschrift (bzw. dem darin enthaltenen Steuerausweis) widersprechen, sonst schuldet er die ausgewiesene Steuer (§ 14c Abs. 2 UStG |
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ist die Gutschrift eine Rechnung, die von einem Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des selbstständigen Unternehmers (Gutschriftempfängers) ausgestellt wird, sofern dies vorher vereinbart wurde.
