Ordnung im Papierchaos

Teil 1: Welche persönlichen Papiere wie lange aufzuheben sind | Teil 2

Autorin: Tania Konnerth, Dipl.-Kommunikationswirtin

Die eigenen Papiere sind für viele von uns eine ständige Quelle von Ärgernissen – verstreut und unsortiert, unvollständig und chaotisch wachsen sie uns über den Kopf. Zwar ist konsequentes Ausmüllen in vielen Lebensbereichen wirklich sinnvoll; leider greift dieser Ratschlag nicht bei unseren Papieren. Denn viele davon müssen für längere Zeit aufbewahrt werden. Tipps, wie Sie das Papierchaos in den Griff bekommen, gibt die Dipl.-Kommunikationswirtin und Beraterin Tania Konnerth in einer zweiteiligen GULP Serie. Im ersten Teil erfahren Sie, welche Dokumente wie lange aufzubewahren sind und wie Sie verlorene Papiere wiederbeschaffen.

Idealerweise sind Ihre persönlichen Unterlagen so abgelegt, dass Sie selbst und auch andere Personen, jederzeit wichtige Dokumente finden können. Sie selbst ersparen sich damit viel Zeit und Ärger und wenn sich auch andere in Ihren Unterlagen zurechtfinden können, ist das eine große Hilfe, wenn Ihnen z.B. etwas zustößt. Schauen wir zunächst, welche Unterlagen Sie sammeln müssen, um dann in einem zweiten Schritt über ein sinnvolles Ablagesystem nachzudenken.

Es gibt eine Reihe von Dokumenten, die man normalerweise sein ganzes Leben lang braucht. Dazu gehören z.B.:

Weiterhin wichtig sind:

Folgende Dokumente sollten Sie grundsätzlich mindestens 30 Jahre aufheben:

Für Geschäftsunterlagen gelten Aufbewahrungspflichten von sechs oder zehn Jahren, die in § 147 Abgabenordnung (AO) geregelt und dort detailliert nachzulesen sind. Die 10-Jahres-Frist gilt z.B. für Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Rechnungen, Lohnsteuerunterlagen etc. Auskünfte hierzu erhalten Sie auch bei Ihrem Steuerberater.

Zeitlich zwar nicht ganz so lange, aber dennoch ebenfalls sorgfältig aufzuheben sind folgende Unterlagen:

Neben den Unterlagen, die Sie aufheben müssen, gibt es noch zahlreiche, die Sie – aus welchen Gründen auch immer – aufheben möchten. Dazu gehören z.B.

Grundsätzlich gilt: so wenig wie möglich aufheben. Hier ist sehr hilfreich, sich klarzumachen, welche Dokumente man leicht wiederbeschaffen kann. Gerade was den Informationsgehalt angeht, so neigen viele Menschen dazu, die Wichtigkeit von Dokumenten zu überschätzen. Artikel z.B. brauchen im Zeitalter des Internets kaum noch archiviert werden – Sie können jederzeit aktuellere Texte online finden.

Was Fotos angeht, so ist verständlich, dass Ihr Herz daran hängt. Zwingen Sie sich hier nicht zu großen Wegwerf-Aktionen, die Sie nachher bereuen. Auf jeden Fall aussortieren können Sie Aufnahmen, die nichts geworden sind, also verwackelte oder abgeschnittene Bilder. Und beim Durchschauen fällt Ihnen möglicherweise auch auf, dass zu einem Anlass Dutzende Fotos gemacht wurden. Vielleicht reicht es, nur eine kleine Auswahl davon aufzuheben. Persönliche Texte – selbst geschriebene, wie z.B. Tagebücher oder auch Briefe von anderen – sollten Sie lieber großzügig aufheben. Hier kann die Reue über den Verlust später groß sein.

Wenn Sie beim Sortieren feststellen, dass Ihnen wichtige Dokumente fehlen, sollten Sie versuchen, diese wiederzubekommen.

Nun, da Sie wissen, was Sie alles aufheben müssen, stellt sich die Frage, wie Sie das am besten tun. Mehr dazu lesen Sie im zweiten Teil von "Ordnung im Papierchaos".