Ordnung im Papierchaos

Teil 1 | Teil 2: Das passende Archivierungssystem

Autorin: Tania Konnerth, Dipl.-Kommunikationswirtin

"Ordnung ist das halbe Leben" - Je besser und schneller Sie jederzeit wichtige Dokumente finden, desto weniger Zeit vergeuden sie mit ärgerlichem Suchen. Wie Sie eine übersichtliche und praktische Organisation Ihrer persönlichen Unterlagen erreichen, erläutert die Dipl.-Kommunikationswirtin und Beraterin Tania Konnerth in einer kleinen GULP Serie. Im ersten Teil wurde bereits ausführlich behandelt, was alles aufgehoben werden muss. Nun gibt die Expertin einige Tipps für die Umsetzung eines persönlichen Archivierungssystems.

Es gibt ganz unterschiedliche Archivierungssysteme und man kann hier nur bedingt Empfehlungen aussprechen, da jede/r andere Bedürfnisse und Anforderungen hat. Am besten schauen Sie sich verschiedene an und probieren sie aus. Im Vorfeld lassen sich manche Vor- oder Nachteile einer Methode nicht erkennen. Sie werden erst im praktischen Einsatz deutlich. Scheuen Sie sich deshalb nicht, das System zu wechseln, falls es sich als nicht brauchbar für Sie herausstellt.
Hier eine Auswahl an Archivierungssystemen:

Das Herzstück eines Ablagesystems ist die Entwicklung von geeigneten Kategorien, unter die die Unterlagen einzuordnen sind. Auch hier gibt es sehr viele, verschiedene Möglichkeiten wie z.B. chronologisch, nach Inhalten, nach Personen, nach Sachgebieten u.ä. Sie müssen ein für sich passendes System finden. Dazu gehört z.B. auch zu entscheiden, welche Unterlagen der Familienmitglieder getrennt oder gemeinsam gesammelt werden sollen. Hier einige Tipps:

Extra-Tipp Setzen Sie gezielt Farben ein! Sie können den verschiedenen Ordnungskategorien eindeutige Farben zuordnen. Das erleichtert den Überblick und macht auch mehr Spaß.

Da die meisten persönlichen Unterlagen mehr oder weniger chaotisch archiviert sind, wird es häufig nötig sein, zunächst einen Grundschliff in die Sache zu bringen. Überlegen Sie sich dazu, ab wann Sie Ihre Unterlagen "korrekt" sammeln wollen. Nicht immer ist es sinnvoll, wirklich alle Unterlagen zu sortieren. Sie können sich z.B. entscheiden, die Unterlagen der letzten drei Jahre in Ordnung zu bringen und alle Papiere, die von der Zeit davor sind, sammeln Sie in einem großen Karton. Für den Notfall können Sie dort dann nachschauen und im besten Fall müssen Sie an diesen nicht mehr ran.

Wenn Sie Ihre Unterlagen dann einmal in Ordnung gebracht haben, besteht die Herausforderung nun darin, all die hinzukommenden Unterlagen ebenfalls konsequent in Ihr neues System einzuordnen. Ihr Ordnungssystem ist schließlich nur so lange gut, wie Sie es auf den neuesten Stand halten. Und hier ist eine dicke Portion Selbstdisziplin gefragt.

Überlegen Sie sich, welche Abstände des Einsortierens für Sie persönlich sinnvoll sind. Gehören Sie zu den Menschen, die lieber kleine Aufgaben schnell "wegarbeiten", dann sollten Sie Unterlagen möglichst immer gleich wegsortieren. Ist Ihnen das zu nervig, können Sie es auch in größeren Abständen, also z.B. einmal die Woche oder einmal im Monat machen. Noch größere Abstände sind meist weniger sinnvoll, da dann erstens schnell entmutigende Haufen von Unterlagen entstehen und: Sie finden jüngere Dokumente auch wieder nicht zuverlässig.

Extra-Tipp: Überprüfen Sie beim Einsortieren von Unterlagen immer kurz, ob das neue Dokument vielleicht ein älteres ersetzt, das dann aussortiert werden kann.

Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie sich selbst motivieren können, Ihre Unterlagen regelmäßig einzusortieren. Es könnte sein, dass allein das Erfolgserlebnis, dass Sie Sachen nun viel leichter finden, Ihnen genug Anreiz gibt, das konsequent weiterzuführen. Vielleicht aber braucht es etwas mehr. Arbeiten Sie dann z.B. mit kleinen Belohnungen, die Sie sich gönnen, wenn Sie die Sache erledigt haben. Das Wichtigste bei all dem ist: Genießen Sie Ihre Ordnung! Sie werden sehr schnell merken, wie angenehm es ist, benötigte Unterlagen wieder zu finden. Dieses gute Gefühl ist die beste Basis dafür, dass Sie auch weiterhin Ordnung halten.