Mit der passenden Geschäftskorrespondenz punkten

Knifflige Software, ein verstecktes bug, Programmieren unter Zeitdruck – für einen guten IT-Freiberufler sind das Herausforderungen, denen er sich gerne stellt. Aber dann wird’s richtig schwierig: Die Geschäftskorrespondenz muss erledigt werden. Wie man mit Schreiben punktet statt sein Image ruiniert, dabei helfen die Tipps der Stil-Profis Anke Quittschau und Christina Tabernig.

Kundenorientierte Korrespondenz sollte kurz, konkret und positiv sein. Die Praxis zeigt aber: Es fällt vielen Menschen schwer, beim Schreiben den richtigen Ton zu treffen. Dabei sollte sich jeder IT-Freiberufler bewusst machen, dass schlecht geschriebene Briefe oder E-Mails am Ende sein Image als Profi schädigen können.

Ob Projektbewerbung, Informationsbrief, Mahnung oder Akquisitionsanschreiben – jeder kleinste Fehler kann teuer werden. Die Korrespondenz doch einfach mal von einer unabhängigen Person prüfen lassen, kann sich lohnen – ebenso wie das Beherzigen von ein paar Tipps.

In der Praxis schreibt der IT-Freiberufler meist ein E-Mail, hin und wieder kommt er aber um die Printversion der Geschäftskorrespondenz nicht herum, z. B. bei Rechnungen oder Mahnungen. Generell sollte man geschäftliche Korrespondenz auf folgende Punkte checken:

Sind Mahnungen und Erinnerungen nur mit juristischen Phrasen wirksam? Nein! Denn die Rechtskräftigkeit einer Erinnerung hängt nicht von einem unfreundlichen Ton ab. Vielmehr gehört zu einem professionellen Auftreten auch ein fairer, kooperativer Schreibstil. Und das geht auch bei unangenehmen Themen:

	Setzen Sie auf eine persönliche, emotionale Ansprache schon im Betreff. Z.B.: "Haben Sie unsere Vereinbarung vergessen?" statt "Mahnung".
	Formulieren Sie deutlich Ihre Forderung, bleiben Sie aber freundlich im Ton: "... bestimmt hat sich Ihre Zahlung mit meinem Brief gekreuzt. Bitte überprüfen Sie zur Sicherheit noch mal Ihre Verbindlichkeiten." Oder "Sicherlich haben Sie Verständnis dafür, dass auch ich auf pünktlichen Zahlungseingang angewiesen bin."
	Machen Sie ein Kontakt- und Kooperationsangebot: "Falls es besondere Probleme geben sollte, rufen Sie mich bitte an, damit wir gemeinsam eine Lösung finden."
	Aktivieren Sie für die Zukunft, denn Sie möchten ja weiterhin Geschäfte mit diesem Kunden machen. Beispiel: "Bitte erweisen Sie sich weiterhin als zuverlässiger Partner."

Die Anzahl der Geschäftsbriefe hat durch den Einsatz von E-Mails erheblich abgenommen – das gilt natürlich im besonderen Maße im IT-Projektmarkt. Dies ist aber kein Grund dafür, dem Inhalt und dem Stil einer E-Mail weniger Aufmerksamkeit zu schenken. Für die E-Mail-Korrespondenz gelten besondere Regeln:

	Schreiben Sie einen Zwischenbescheid, wenn Sie die E-Mail nicht sofort beantworten können. Nennen Sie einen Termin für die ausführliche Antwort.
	Bearbeiten Sie Ihre Mails täglich. Die Nutzer eines schnellen Mediums erwarten auch eine schnelle Antwort.
	Benutzen Sie keine Abkürzungen wie "mfG", "fyi", "thx" oder "asap" – sie sind nicht jedem bekannt.
	Füllen Sie immer den "Betreff" mit einer aussagekräftigen Beschreibung des Inhaltes der E-Mail aus.
	Verzichten Sie niemals auf eine korrekte Anrede und Verabschiedung. So viel Zeit muss sein.
	Nennen Sie immer die kompletten Absenderdaten (Anschrift, Telefon, Fax) am Ende einer E-Mail, damit der Empfänger den Antwortweg frei wählen kann.

Einen besonders schlechten Eindruck hinterlässt der, der auf einen Brief oder eine E-Mail nicht zeitnah oder überhaupt nicht antwortet. Die erwartete Antwortzeit bei einer E-Mail beträgt zwei Geschäftstage, bei einem Brief eine Woche. Wer innerhalb dieser Zeit keine endgültige Antwort geben kann, sollte unbedingt einen Zwischenbescheid versenden.

Der richtige Stil in der Korrespondenz gehört heute ebenso zu den modernen Umgangsformen wie das persönliche Auftreten beim Kunden. Man kommt bei anderen einfach besser an, wenn man bestimmte Regeln beachtet. Auch wenn hinter ungeschickten Formulierungen oder Nachlässigkeiten beim Inhalt keine böse Absicht stecken, es kann das Verhältnis zum Empfänger empfindlich stören. Um nicht in solche "Fallstricke" zu geraten, kann es ausgesprochen nützlich sein, eine unabhängige Person die Korrespondenz einmal prüfen zu lassen und eventuell sogar eigens angefertigte Textbausteine zu verwenden.

Man führe sich einfach vor Augen, ein Projektanbieter habe die Wahl zwischen zwei fachlich völlig gleichwertigen IT-Freiberuflern. Der eine legt viel Wert auf seinen textlichen Auftritt, der andere pflegt das stilistische Chaos. Wer von beiden wird beim Projektanbieter als der professionellere IT-Experte gelten?

Nähere Informationen zum Thema bei Anke Quittschau und Christina Tabernig unter www.korrekt.de .
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