Die Kunst höflich NEIN zu sagen

Autoren: Christina Tabernig & Anke Quittschau, Business-Knigge-Expertinnen

Sicher ist es Ihnen auch schon so ergangen, dass Sie Dinge getan haben, für die Sie eigentlich gar keine Zeit oder nur wenig Lust hatten oder eventuell gar nicht geeignet waren. Letztendlich haben Sie dann doch in den sauren Apfel gebissen, um einem Kollegen, Freund oder Bekannten einen Gefallen zu tun und gut da zu stehen. Aber wie kommt man höflich aus einer solchen Nummer raus? Und darf bzw. sollte man seinem Auftraggeber oder Chef überhaupt einen Gefallen ablehnen? Diese und andere Fragen beantworten die beiden Business-Stil-Expertinnen Christina Tabernig & Anke Quittschau im vorliegendem Artikel.

Nicht zu allem Ja und Amen sagen, zeugt in mancher Situation von Selbstbewusstsein. Der Weg des geringsten Widerstandes ist nicht immer der richtige Weg. Und auf Dauer gesehen, wird er Sie wahrscheinlich auch krank machen. Wir können nicht immer und in jeder Situation "everybody’s darling" sein, auch wenn wir es manchmal gerne wären. Menschen zu helfen und in Notsituationen unter die Arme zu greifen, stellt uns als sympathisch dar und nur zu viele Menschen fühlen sich dabei gebraucht und wichtig. Aber es gibt Situationen, in denen selbst der zuvorkommendste IT-Freiberufler keine Zeit hat oder selbst im Stress ist und zuerst an sich denken sollte.

Gerade in Stresssituationen nett und freundlich zu bleiben und eine Bitte auszuschlagen gelingt nicht jedem. Sollten Sie nicht wissen, wo Ihnen der Kopf steht und Ihr Kunde kommt mit einer für Sie schier unmöglichen Bitte, atmen Sie erstmal tief durch. Setzen Sie vor Ihre Absage ein Lächeln, aber bitte ein ehrlich gemeintes Lächeln. Sagen Sie im ruhigen Ton, dass es Ihnen Leid tut, aber unter dem derzeitigen Aspekt können Sie dies oder jenes jetzt leider nicht erledigen. Wenn es nicht zeitkritisch ist, können Sie gerne einen Alternativtermin anbieten. Das ist zwar keine definitive Ablehnung, aber Sie verschaffen sich auf jeden Fall Zeit.

Seien Sie in Ihren Aussagen klar. Schweifen Sie nicht ab und lassen Sie in Ihrer Absage keine Interpretationsmöglichkeiten zu wie in folgenden Beispielen: "Tut mir leid, aber jetzt gerade geht es nicht". Das heißt für mich soviel wie: "O.k., jetzt nicht, aber später". Sagen Sie lieber gleich: "Tut mir leid, ich bereite gerade die Präsentation für das Kick-off am Donnerstag vor. Danach können Sie mich aber gerne noch mal fragen."

Wollen Sie die Aufgabe überhaupt nicht erledigen, können Sie die Bitte mit einer Schmeichelei oder Dank abtun: "Vielen Dank, dass Sie mir die Aufgabe zutrauen, leider bin ich derzeit so tief in das Projekt eingebunden, dass mir keine Zeit für andere Aufgaben bleibt."

Eine alltägliche Situation ist die Einladung zu einer Veranstaltung oder einem Mittagessen mit Kollegen: "Kommst Du mit zum Mittagessen?". Beim ersten Mal ist die Ausrede, man hätte noch so viel zu tun, akzeptiert. Aber fragen Ihre Kollegen ein drittes Mal und Sie bringen wieder die Arbeit als Vorwand, ist diese Ausrede fraglich. Wenn Sie ein anderes Ritual über die Mittagszeit pflegen z.B. Einkaufen oder mit Freunden essen, sagen Sie dies bei der ersten Aufforderung. Im Grunde sollten Sie aber die Gelegenheit nutzen, die Teamarbeit beim gemeinsamen Mittagessen zu fördern und Ihre Kollegen oder Projektmitarbeiter kennenzulernen.

Zeigen Sie Verständnis für die Situation Ihres Bittstellers. Wenn er Sie um eine Aufgabe bittet, da sein Team auf Grund eines Krankheitsfalls unter Druck steht, drücken Sie Ihr Bedauern aus: "Sie sind ja extrem unter Druck, aber leider kann ich Ihnen da heute nicht helfen." Machen Sie eventuell einen Gegenvorschlag. Geben Sie ihm eine Idee, wie er die Aufgabe ohne Ihre Unterstützung lösen kann. Gibt es andere Abteilungen, die gerade weniger ausgelastet sind oder könnte man sich eventuell externe Hilfe besorgen? Dies zeigt dem anderen, dass er und sein Problem Ihnen nicht egal sind.

Diejenigen von Ihnen, die Kinder haben, wissen, dass es sich auszeichnet, wenn Sie standhaft bleiben. Verdichten Sie Ihre Aussage:

Am Ende des Gefechts steht ein klares "Nein", an dem keiner vorbei kommt.

Gerade diejenigen, die dafür bekannt sind, immer auszuhelfen oder Dinge für andere zu tun, sollten in der ein oder anderen Situation hart bleiben. Eine freundliche Bemerkung wie "Ich weiß, Sie möchten mich jetzt partout davon überzeugen, dass ich das mache. Aber diesmal tut es mir leid. Es geht nicht." nimmt den meisten schon den Wind aus den Segeln. Nach dem Motto: Sie haben sein Spiel erkannt. Sie werden sehen, es tut Ihnen selber auch mal ganz gut, nicht immer nachzugeben. Sofern Sie wirklich keine Zeit oder selber genug auf dem Schreibtisch haben. Man sollte auch ganz genau hinschauen, wer einem die Aufgaben übergeben will. Die Jobs der anderen zu machen, ist nicht Sinn der Sache. Ab und zu Mal auszuhelfen, oder wenn man Zeit hat Hilfe anzubieten, ist freundlich; sich ausnutzen zu lassen dagegen dumm.

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