Referenzen im GULP Profil: Die glaubwürdige Bestätigung

Auf Projektsuche – für den Großteil der IT-Freiberufler in Deutschland ist der Eintrag in die GULP Profiledatenbank Visitenkarte und bevorzugtes Akquise-Instrument zugleich. Eine besondere Bedeutung innerhalb des GULP Profils kommt dabei den Referenzen zu, denn sie bestätigen die Glaubwürdigkeit der restlichen Angaben. Und das wiederum schlägt sich in der Anzahl der Projektanfragen nieder, die nachweislich bei vorhandenen Referenzen steigt.

Im April 2005: 55.583 IT-Freiberufler haben ihr Curriculum Vitae (CV) in die GULP Profiledatenbank eingetragen – in den Pool also, auf den mittlerweile 1.445 Projektanbieter bei ihrer Suche nach externem IT-Know-how zugreifen. Grund genug für die meisten selbstständigen IT-Experten, ihr GULP Profil mit Sorgfalt anzulegen und zu pflegen; tun sie es nämlich nicht, dann ist man sehr schnell im Wettbewerb um Projektaufträge im Hintertreffen.

Neben fachlicher Qualifikation, Stundensatzforderung und Projekterfahrung ist ein Projektanbieter auf Suche besonders interessiert daran, dass die Kompetenz des in Frage kommenden IT-Freiberuflers von möglichst unabhängiger Stelle aus bestätigt wird. Er ist also besonders interessiert an den vorhandenen Referenzen im GULP Profil.

Eine Definition: Eine Referenz ist das kurze persönliche Statement eines fest angestellten Mitarbeiters beim Endkunden, das er nach Abschluss eines IT-Projektes über die Arbeit des engagierten IT-Freiberuflers gibt. Die Referenz wird mit Einwilligung des Referenzgebers im GULP Profil des IT-Experten anonymisiert veröffentlicht.

Referenzen, ein paar Zahlen:

	5.171 Freiberufler haben gegenwärtig in ihr GULP Profil mindestens eine Referenz aufgeführt.
	Seit Juli 1999 wurden bisher insgesamt 11.634 Referenzen bearbeitet.
	Monatlich kommen im Schnitt etwa 219 neue Referenzen hinzu
	In der Kürze liegt die Würze: Eine Referenz umfasst im Durchschnitt fünf Sätze.

Sich um eine Referenz zu kümmern, auch noch für ihre Veröffentlichung im GULP Profil zu sorgen, heißt für einen IT-Freiberufler zuerst einmal: Aufwand. Und auf den möchte er gerne verzichten, z. B. weil er bereits im nächsten Projekt tief in der Arbeit steckt. Die guten und ausgelasteten Zeiten können sich aber schnell wieder ändern – und schon befindet man sich wieder im Wettstreit um neue Projekte. Es geht nun darum, Projektanbieter mit Argumenten zu überzeugen – ein besonders gutes Argument ist die Referenz. Sie

erhöht schließlich die Marktchancen, weil Projektanbieter sie bevorzugt als Entscheidungshilfe zu Rate ziehen. Denn: Bei einem Vorstellungstermin ist es oft nicht mehr notwendig, Referenzen zu benennen, da man den Projektanbieter durch Auftreten und Know-how überzeugen kann. Bei GULP sieht der Projektanbieter jedoch nur die Profile und muss sich jetzt entscheiden, welche Kandidaten er kontaktiert.

A. Das "normale" Verfahren:

Wichtig: Die Bearbeitung von Referenzen dauert in der Regel drei bis fünf Werktage – je nachdem, wie schnell die zur Eintragung erforderliche Gegenbestätigung durch den Referenzgeber eingeholt werden kann. Nachträgliche Änderungen an einer bereits bestätigten Referenz kann ausschließlich der Referenzgeber veranlassen.

B. Eine Referenz liegt in Papierform bereits vor:

1.	Zuerst sollte man das Projekt, für das der Endkunde eine Referenz gegeben hat, im GULP Profil unter der Rubrik "Projekte" beschreiben.
2.	Wichtig ist die Erfüllung folgender Voraussetzung: Die Referenz ist auf dem Original-Firmenpapier des Auftrag- oder Arbeitgebers mit Unterschrift ausgestellt worden.
3.	Der Referenztext muss wortgenau in das Online-Formular unter http://www.gulp.de/referenz_fax.html eingetragen werden. Dabei darauf achten, dass die Referenz anonymisiert, d. h. zum Beispiel der eigene Name durch "der Consultant" oder "der IT-Spezialist" ersetzt worden sind; keine reinen Projektbeschreibung aus der schriftlichen Referenz in das Online-Formular übernommen werden.
4.	Nach Absenden des ausgefüllten Formulars muss das Original an 089 / 500 316 999 mit dem Vermerk "zu Händen der Abteilung Webadministration" gefaxt werden. Alternativ kann man auch eine gescannte Version des Originals via E-Mail an webadmin@gulp.de schicken.
5.	Die Referenz wird nach einem Vergleich des gefaxten Originals mit der Online-Version im GULP Profil veröffentlicht. Eine nochmalige Gegenbestätigung durch den Referenzgeber ist nicht erforderlich.
6.	Über den erfolgten Referenzeintrag im Profil erhält der Freiberufler von GULP eine separate Bestätigungs-E-Mail.

Wichtig: Referenzen aus Arbeitszeugnissen werden durch GULP mit folgendem Hinweis gekennzeichnet: "Projekt im Rahmen einer Festanstellung durchgeführt".

Trifft eine Referenz bei GULP ein, dann folgt zuallererst eine umfassende Prüfung durch einen Webadmin, die abklärt, dass

	der Referenzgeber ein Festangestellter beim Kunden ist, also kein Vermittler, kein Geschäftspartner, kein Verwandter und selbstverständlich auch nicht der IT-Freiberufler selbst ist;
	der Selbstständige als IT-Experte in einem zeitlich begrenzten IT-Projekt freiberuflich tätig war;
	die Referenz eine persönliche Beurteilung enthält und keine reinen Projektbeschreibungen;
	die Referenz nicht aus einer Aus- oder Weiterbildung stammt.

Anschließend setzt sich der GULP Webadmin mit dem Referenzgeber in Verbindung (entweder telefonisch oder via E-Mail, in jedem Fall aber über die Firmenadresse), denn nur bei dessen Bestätigung wird die Referenz auch veröffentlicht.

Im Dienste der Qualität der GULP Profiledatenbank ähnelt manche Tätigkeit des Webadmins tatsächlich der eines Detektivs, denn leider gibt es auch einige (wenige) "schwarze Schafe" unter den IT-Freiberuflern. Von einer Referenz der Mutter bis zur Erfindung eines ganzen Betriebs – den GULP Webadmins ist fast kein Versuch unlauterer Referenz-Generierung fremd, aber: Sie spüren sie alle auf.

Sind Echtheit und Erfüllung der Kriterien überprüft, erledigt der Webadmin die zur Veröffentlichung nötigen Arbeiten. Er trägt in die vorbereitete Datei ein:

	den Eigennamen des IT-Freiberuflers in anonymisierter Form,
	den Firmennamen, wenn der Referenzgeber es erlaubt hat,
	Fremdfirmen grundsätzlich nur anonymisiert,
	niemals Kontaktdaten (z.B. Homepages, Telefonnummern), aber
	den Referenztext, also die komplette persönliche Beurteilung.

Zum Schluss wird die Referenz nochmals auf Rechtschreibfehler geprüft und gegebenenfalls korrigiert – und schon ist sie für Projektanbieter online zu sehen.

Nicht jede zugeschickte Referenz wird auch veröffentlicht, etwa fünf bis zehn Prozent kann nämlich nicht angenommen werden. Und das hat verschiedene Gründe:

	Der Referenzgeber war kein fest angestellter Mitarbeiter beim Endkunden (das in der Praxis häufigste Ausschlusskriterium: Ein Vermittler tritt als Referenzgeber auf).
	Der Referenzgeber wurde nicht erreicht.
	Die Referenz basierte auf einem Praktikum bzw. war ein Zertifikat.
	Bei der Alternative "Papierform" wurde die Referenz nicht bzw. teilweise nicht auf Firmenpapier ausgestellt. Oder: Die Unterschrift fehlte.
	Der Referenzgeber verweigerte sein Einverständnis.
	Die Referenz bestand ausschließlich aus einer Projektbeschreibung.

Neben diesen nicht diskutierbaren K.O.-Kriterien raten die GULP Webadmins zusätzlich, im Sinne höherer Erfolgschancen folgende Fehler zu vermeiden:

	Es gibt mehrere Referenzen mit nahezu gleichem Inhalt: Ob es stimmt oder nicht, der Verdacht des Abschreibens dient nicht der Glaubwürdigkeit!
	Die Referenzzeiträume decken sich nicht mit den Projektzeiträumen: Oftmals nur eine Nachlässigkeit, die dem Wahrheitsgehalt der Referenz aber schadet.
	Die Referenz ist zu kurz: Ein Satz oder sogar noch weniger – wo soll da der Inhalt sein?
	Die Referenz ist zu lang: Unübersichtlichkeit und leere Phrasen schrecken ab!
	Zu alte und zu viele Referenzen: Statt einem 20 Jahre alten Statement oder 20 nichts sagenden Referenzen lieber ein paar gute, aussagekräftige und aktuelle Referenzen!
	Die allgemeinen Codes von Beurteilungen werden ignoriert: Man sollte sie kennen und interpretieren können – denn der potenzielle Kunde könnte darauf Wert legen.

Eine überzeugende Referenz basiert aber nicht nur auf der Vermeidung aller genannten Fehler, sondern auch auf folgenden Inhalten, die im Idealfall alle – kurz und bündig – zu finden sind:

1.	Ein Statement zu den so genannten Soft Skills des IT-Freiberuflers: Wie stand es bei ihm um Teamfähigkeit Termintreue Kommunikationsfähigkeit Einsatzbereitschaft und je nach Position: Führungsqualitäten?
2.	Ein Wort oder zwei zu den fachlichen Stärken, z. B. zu Einarbeitungszeit, Dokumentation und allgemeinen/fachübergreifenden/fachspezifischen Kenntnissen.
3.	Ein Urteil über die Nachhaltigkeit der Arbeit: "Die Anwendung läuft bis heute fehlerfrei und performant."
4.	Ein zusammenfassendes Statement inklusive einem Schluss-Satz wie z. B. "Über eine Zusammenarbeit in zukünftigen Projekten würde ich mich sehr freuen" oder "Eine Zusammenarbeit mit dem Consultant kann ohne Einschränkung empfohlen werden".

Generell zeigt schließlich die Praxis: Je größer die Unternehmen in der Zielgruppe des IT-Freiberuflers, desto formeller sollte eine Referenz sein. Bei kleineren Kunden kann zwischendurch auch eine etwas lockere Referenz positiv ankommen – wenn es nicht die einzige ist.