IT-Freiberufler in Krisenzeiten - Tipps zur Strategie-Optimierung

Zehn Tipps - Von Freiberufler zu Freiberufler

Im Sog der allgemeinen IT-Krise hat sich auch der Markt für Freiberufler spürbar abgekühlt. Viele Kollegen berichten vom gestiegenen Verhandlungsdruck, teilweise sogar von Nachverhandlungen der Stundensätze im laufenden Projekt. Die im IT-Freiberufler-Portal GULP erfassten Statistiken über Stundensatzforderungen und Umfragen über die Stundensatzentwicklung vermitteln jedoch ein Bild von weitgehend stabilen Stundensätzen. Gleichzeitig hat dabei die durchschnittliche Auslastung, bedingt durch länger andauernde Akquise-Zeiten zwischen den Projekten, abgenommen. Einige Freiberufler suchen bereits seit Monaten nach neuen Aufträgen oder sind in Festanstellungen gewechselt. Viele Kollegen bewerten die derzeitige Marktlage im Vergleich zur IT-Krise Anfang der 90er als noch schwieriger.

Insgesamt ergibt sich ein ungenaues Bild der Marktsituation. Die Zeiten für IT-Freiberufler sind schwieriger geworden, wenngleich die einzelnen Erfahrungen, abhängig von Spezialisierung, Branchen und bestehenden Kundenkontakten, recht unterschiedlich sind. Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen einige Tipps und Anregungen an die Hand geben, wie sie ihren Geschäftserfolg trotz angespannter Marktlage optimieren können; viele der Ideen stammen aus Beiträgen von Berufskollegen aus öffentlichen Foren für IT-Freelancer.

Die Rahmenbedingungen für eine selbstständige Tätigkeit in der Informationstechnologie sind in Deutschland immer noch relativ gut, obwohl die Anzahl der Anfragen deutlich zurückgegangen ist. Dies belegen u. a. die recht stabilen Stundensätze. Im Gegensatz dazu berichten Kollegen in den traditionell starken Märkten für IT-Freiberufler wie z. B. USA oder UK von massiven Honorareinbrüchen und langen Leerzeiten zwischen den Projektaufträgen.

Zahlreiche Projekte sind nicht an auf unbestimmte Zeit verschobene Investitionen gebunden, beispielsweise im technischen Umfeld, wo trotz Börsen-Crashs immer noch Autos, Flugzeuge und Industrieanlagen entwickelt werden. Teilweise ergeben sich sogar neue Chancen für freie Mitarbeiter aufgrund von Outsourcing-Aktivitäten und konzernweit beschlossenen Einstellungsstopps für fest Angestellte. Die wirtschaftlichen Perspektiven sind im Vergleich zu vielen anderen Freiberuflern wie z. B. Angehörigen der klassischen und neuen Medienberufe immer noch gut.

Auch wenn Kunden (im folgenden seien Endkunden, Systemhäuser, Unternehmensberatungen, Vermittler allesamt ‚Kunden' genannt) berichten, dass sich auf eine Anfrage 50 Freiberufler bewerben, bedeutet dies noch lange nicht, dass die Chance einen Auftrag zu erhalten, insgesamt nur 1:50 steht. Es bedeutet lediglich, dass viele Kontakte und Anfragen erforderlich sind, um zum Abschluss zu kommen. Es gilt nun ein für andere Selbstständige längst bekanntes Gesetz der Quote bei der Auftragssuche: Viele Kontakte => einige konkrete Anfragen => ein Abschluss. Wenn Profil, Preis und die Chemie zwischen den Beteiligten stimmen, ist es nur eine Frage der Zeit, zum Abschluss zu kommen.

In den vergangenen Jahren gab es für freie wie fest angestellte IT-Spezialisten kaum echten Leidensdruck, die Spielregeln der professionellen Bewerbung um Jobs und Aufträge zu erlernen. So sind die Profile und Lebensläufe mancher IT-Spezialisten immer noch erschreckend unprofessionell gestaltet, obwohl zur Optimierung der eigenen Unterlagen gerade in Leerzeiten ausreichend Gelegenheit besteht. Wer sich überfordert fühlt, kann seine Unterlagen auch Berufskollegen zeigen und sie um Feedback bitten oder professionelle Bewerbungshelfer in Anspruch nehmen.

Scheitert der Pitch um ein Projekt nach dem persönlichen Gespräch beim Kunden, sollte man nachfragen, ob ein anderer Freiberufler zum Zuge gekommen ist oder andere Gründe zur Absage geführt haben. So kann man eine bessere Einschätzung der eigenen Stärken und Schwächen gewinnen. Auch online gibt es zahlreiche Quellen und Ressourcen mit Tipps und Tricks zur Verbesserung des Erfolges in Verkaufs- und Vorstellungsgesprächen, die sinngemäß von IT-Freelancern umgesetzt werden können.

Einige Freiberufler "konzentrieren" sich gern zu 100 % auf ihre fachlichen Aktivitäten, um jeweils erst dann neue Aufträge zu akquirieren, wenn das laufende Projekt (fast) abgeschlossen ist. Alte Kunden und Kollegen geraten schnell in Vergessenheit, ähnlich wie der ehemalige Arbeitgeber eines fest Angestellten. Diese Haltung hatte in den Boom-Jahren Ende der 90er vielleicht eine gewisse Berechtigung.

Heute müssen diese Kontakte laufend gepflegt werden, da sie zu wertvoll sind, um sie als potenzielle Multiplikatoren zu vernachlässigen. Die Anbahnung einer Zusammenarbeit in IT-Projekten ist komplexer als die Suche nach Schlagworten der neuesten Trends und Technologien in Profilen. Menschen wollen mit anderen Menschen zusammenarbeiten, die sie idealerweise bereits kennen, oder denen sie aufgrund einer Empfehlung vertrauen können.

Zufriedene Kunden können eine Empfehlung an eine andere Abteilung oder ihre Geschäftspartner aussprechen oder dem Freiberufler Tipps geben, wo er sich für potenzielles Neugeschäft ins Gespräch bringen kann. Ehemalige Freiberufler-Kollegen haben vielleicht eine Anfrage für ein größeres Projekt vorliegen, das sie nur zusammen mit anderen Dienstleistern stemmen können. Ein fest angestellter Ex-Teamkollege ist möglicherweise in eine andere Abteilung oder Firma gewechselt und trägt dort nun Projektverantwortung. Hier bieten sich zahlreiche Gelegenheiten, diese Chancen kann aber nur nutzen, wer Projekte zuverlässig und zur "vollsten" Zufriedenheit seiner Kunden durchgeführt hat. Denn nur dann werden sich die Kontakte aus dem Netzwerk wohlwollend an die guten Leistungen erinnern.

Räumliche Flexibilität ist zweifellos ein Vorteil bei der Projektsuche. Manche Freiberufler preisen jedoch die echten Kosten eines auswärtigen Vor-Ort-Einsatzes nicht vollständig in ihren ‚all-in' Stundensatz ein, obwohl die Reisekosten oft den größten Anteil ausmachen. Es ist daher sinnvoll, stets einen projektbezogenen Stundensatz zu berechnen und zu kommunizieren. In die Preisberechnung sollten dann folgende Faktoren einfließen:

	Unterbringung am Einsatzort (Hotel, Zimmer oder Zweitwohnung)
	Reisekosten zwischen Wohnort und Einsatzort
	Reisezeiten, die nicht getrennt abgerechnet werden.

Ein Freelancer, der seine Leistungen überwiegend in Heimarbeit erbringt, kann bei gleichem Stundensatz und gleicher Arbeitszeit leicht 20 Prozent mehr umsetzen, als ein Kollege, der 8 Stunden pro Woche mit nicht abrechnungsfähiger Reisezeit verbringt. Hinzu kommen noch direkten höheren Kosten für Fahrt/ Flug und Unterbringung. Bei der Berechnung der Reisekosten ist zu bedenken, dass diese bei langfristigen auswärtigen Einsätzen u.U. aus dem versteuerten Nettoeinkommen zu bestreiten sind, und mit einer Gewichtung in die Stundensatz-Kalkulation eingehen müssen. Es bleibt dann jedem selbst überlassen, zusätzlich noch ein Schmerzensgeld für den Verlust an Lebensqualität durch den Einsatz fern von Heim, Freunden und Familie einzurechnen.

Bei realistischer Rechnung ergibt sich mit 20-40 Prozent Aufpreis schnell ein Stundensatz, den kein Kunde mehr bezahlen will. Selbst wenn Sie niemals mit den genannten Aufschlägen anbieten wollen, ist es sinnvoll, diese Rechnung für jede Projektanfrage aufzustellen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, bei welchem Vergleichsstundensatz ein lokales Projekt lukrativer ist.

Freiberufler müssen ihren Lebensstandard und ihre Betriebsausgaben den langfristig sicher zu erwirtschaftenden Gewinnen bzw. Umsätzen anpassen. Wer seine laufenden Ausgaben auf das Niveau der Boom-Jahre angehoben hat, sollte sie jetzt zurückfahren und vermehrt Rücklagen bilden. Solange die Geschäfte noch gut laufen und finanzieller Spielraum vorhanden ist, bestehen naturgemäß bessere Handlungsalternativen, um Einsparungen auf den Weg zu bringen.

Mit der Gewissheit, mindestens einige Monate problemlos überbrücken zu können, fällt es auch leichter, bei Bedarf neue Kunden zu finden und faire Konditionen zu verhandeln. Wer unter dem Erfolgsdruck steht, um jeden Preis handelseinig zu werden und ein Projekt zu "an Land zu ziehen", läuft Gefahr zu schlechten Konditionen abzuschließen. Setzen Sie sich nicht diesem Verhandlungsdruck aus.

Zur Abschätzung des mindestens benötigten Puffers müssen einige Annahmen getroffen werden. Ein realistisches Szenario ist die Insolvenz eines Kunden mit anschließender Suche nach einem neuen Projekt. Also zum Beispiel: Bei monatlicher Abrechnung mit 3 Wochen Zahlungsziel sind ca. 7-8 Wochen Vorleistung erbracht, wenn die Zahlungsschwierigkeiten des Kunden bemerkt werden. Wer noch 1-2 Wochen Goodwill investiert und sich vertrösten lässt, verliert schon das Honorar für bis zu 10 Wochen Arbeit, bevor die Suche nach neuen Kunden überhaupt beginnt. Nimmt man nur weitere 10 Wochen für die Akquisition eines Folgeauftrages an, müssen insgesamt schon 20 Wochen Umsatzausfall abgefangen werden.

Ihre Reserven sollten also genügen, um mindestens ein halbes Jahr lang Betriebskosten und Lebenserhaltung abdecken zu können.

Einzelne Freiberufler berichten, dass es ihnen schwer fällt, auf Zahlungsschwierigkeiten ihrer Kunden angemessen zu reagieren. Wer nur Mahnungen verschickt oder gar nicht reagiert, läuft Gefahr, erst monatelang umsonst zu arbeiten und dann bei einer Insolvenz den Honoraranspruch komplett zu verlieren. Bei einer Überreaktion auf nur vorübergehende Zahlungsschwierigkeiten besteht das Risiko, den Kunden für künftige Aufträge zu verlieren.

Ein Zahlungsverzug, der mehr als ein paar Tage über das Zahlungsziel hinaus geht, ist in jedem Fall ein Alarm-Signal. Ein harter, aber durchaus üblicher Eskalationsschritt ist die sofortige Einstellung der weiteren Leistungen, da die eigene Zeit notfalls besser in die Suche nach neuen Kunden investiert wird. Ist der Kunde ein kleines, inhabergeführtes Unternehmen, kommt auch ein notarielles Schuldanerkenntnis mit Bürgschaft der Gesellschafter in Betracht, damit die Forderung bei einer Insolvenz wenigstens nicht vollständig untergeht.

Bei guten Kunden, die man in keinem Fall verlieren möchte, oder Großkonzernen gelten allerdings andere "Spielregeln". Bei Großunternehmen der Old-Economy kann man einen Totalverlust nahezu ausschließen, so dass die Gewährung einer längeren Zahlungsfrist vergleichsweise unkritisch ist. Klären Sie etwaige Unstimmigkeiten auf dem kurzen Dienstweg: Wenn der unmittelbare Ansprechpartner keine Informationen hat, rufen Sie einmal in der Einkaufsabteilung an: dort arbeiten auch nur Menschen.

Ein beliebter Mechanismus zur Steuerersparnis ist die Produktion möglichst hoher Betriebsausgaben für nicht wirklich benötigte Luxusgüter (z.B. High-End Laptop, teures Auto). Zweifellos sinkt dadurch die Steuerbelastung, allerdings um den Preis eines raschen Wertverlustes der erworbenen Spielzeuge.

Setzen Sie stattdessen die klassischen Gestaltungsmöglichkeiten zur Verlegung von Gewinnen in das Folgejahr ein. Wenn beispielsweise nächstes Jahr ein Projekt endet und Umsatzausfälle wegen Leerzeiten zu befürchten sind, ergibt sich aufgrund der Steuerprogression die geringste Steuerlast, wenn das Einkommen möglichst gleichmäßig auf die Kalenderjahre verteilt wird. Die wichtigsten Tricks hierzu sind:

	Notwendige Ausgaben noch in diesem Jahr vornehmen, damit diese gewinnmindernd wirksam werden (gilt nur noch mit Einschränkung: aktuelle Gesetzänderungen beachten)
	Ansparabschreibungen bilden
	Rückstellungen bilden (nur bei Bilanzierung)
	Rechnungen für erbrachte Leistungen erst Anfang nächsten Jahres stellen (nur bei Einnahme-Überschuss-Rechnung).

Der Kostendruck auf Projekte ist gestiegen, das Verhandlungsklima zwischen Freelancern und ihren Kunden ist im allgemeinen härter geworden. Hier meine Tipps für die erfolgreiche Verhandlungsführung:

Erforschen Sie laufend den Ihren eigenen Marktwert. Gewinnen Sie durch Gespräche mit Interessenten, Internet-Recherche, Studium der Fachpresse, Gespräche mit alten Kunden und Kollegen einen Einblick in die derzeitige Marktlage. Zu welchen Konditionen werden die eigenen Skills und Fähigkeiten derzeit gehandelt? Hinterfragen Sie extrem billige Angebote: Oft stehen hinter angeblich zu Spottpreisen verfügbaren Experten bei näherem Hinsehen offensichtlich recht schwache Profile, die zwar formal die Projekt-Anforderungen (beherrschte Technologien) erfüllen, aber einen zwiespältigen Gesamteindruck hinterlassen (beispielsweise Berufseinsteiger mit minimaler Erfahrung oder Arbeitslose, die sich bislang erfolglos als fest Angestellte beworben haben und den Projektmarkt einmal antesten wollen).

Lehnen Sie offensichtlich völlig übertriebene Vorschläge ab und lassen Sie die entsprechenden Geschäftskontakte notfalls einschlafen. Es gibt auch in der derzeitigen Marktlage genügend potenzielle Kunden, die an langfristigen, partnerschaftlichen Geschäftsbeziehungen interessiert sind und faire Konditionen anbieten. Gleiches gilt für Anfragen, die übertrieben niedrige Dumping-Stundensätze fordern. Solche Anfragen sind oft ein Indiz für einen unseriösen Zwischenhändler, der versucht, eine hohe Marge einzuspielen oder selbst (im Wettbewerb mit anderen) beim Endkunden durch das billigste Angebot zu glänzen.

Konkretisieren Sie Angebote, Leistungen, Preise, Konditionen möglichst erst dann, wenn klar erkennbar ist, dass auch ein echtes Kaufinteresse vorliegt. Es ist zum Beispiel müßig, ohne jemals den echten Interessenten getroffen zu haben, detaillierte Planungen und Aufwandschätzungen zu erstellen, wenn diese durch eine lange Kette von Zwischenhändlern bis zum Endkunden durchgereicht werden.

Geben Sie Ihre Honorarforderung stets bezogen auf die jeweilige Projekt -Anfrage an. Nennen Sie auf allgemeine Anfragen lediglich eine vage Spanne, insbesondere wenn Sie mehrere Spezialisierungen anbieten, die am Markt unterschiedlich gehandelt werden (bezogen auf die Branche, Technologien oder Rolle im Projekt). Zum Beispiel: "Kunden im Großraum München von X bis Y EUR - je nach Branche, Projektdauer und den geforderten Skills".

Eröffnen Sie sich Handlungsspielräume (durch finanzielle Rücklagen oder mehrere laufende Anfragen): verhandeln Sie immer mit der inneren Einstellung, dass Sie nicht um jeden Preis zum Abschluss kommen müssen.

Ein klassisches Dilemma des Freiberuflers ist die Frage, ein mögliches Projekt zu wenig attraktiven Konditionen anzunehmen oder es auszuschlagen, um auf ein besseres Angebot zu warten. Also liegt es nahe, einmal durchzurechnen, wie lange sich das Warten eigentlich lohnen würde.

Bezogen auf einen angenommenen Projekt-Zeitraum von einem Jahr "kostet" die erste Woche Wartezeit einen Umsatzausfall von 1/52, also ca. 2 Prozent . Ein Monat Wartezeit kostet 1/12 (ca. 8 Prozent ) des Jahresumsatzes. Wer ein weniger attraktives Projekt ablehnt, um einen Monat später ein besseres Angebot anzunehmen, setzt die Messlatte für den Stundensatz des "besseren" Angebotes also 8 Prozent höher. Nach zwei (drei) Monaten sind es bereits 16 Prozent (25 Prozent ).

Längeres Warten auf ein Projekt zu einem geringfügig besseren Stundensatz über mehrere Monate hinweg lohnt sich also nicht. Andererseits wird es erfahrungsgemäß schwer fallen, einen bestehenden Kunden, der einmal an günstige Stundensätze gewohnt ist, später sukzessive an höhere Preise zu gewöhnen.

Die besten Tipps und die wichtigsten Informationen kann man nur im persönlichen Gespräch mit Kollegen, Projektleitern und Einkäufern beim Kunden erfahren. Wer bei der täglichen Projektarbeit gar nicht mit Gleichgesinnten in Kontakt kommt, findet in vielen Großstädten Freiberufler-Stammtische. Gerade unter den selbstständigen Kollegen ist die grundsätzliche Bereitschaft hoch, an einem offenen Erfahrungs- und Gedankenaustausch teilzunehmen. Viele Freelancer nehmen solche Möglichkeiten bislang nicht wahr.

In schwierigen Zeiten können sich die IT-Freiberufler nicht mehr allein auf ihre fachlichen Fähigkeiten verlassen. Selbstständiges, unternehmerisches Denken und Handeln ist nunmehr erforderlich, um eine nachhaltig tragfähige Existenz aufzubauen. Laufende Planung, Identifikation und Adressierung der geschäftlichen Risiken, professionelle Kontaktpflege und kundenorientiertes Handeln können, zusätzlich zur ohnehin selbstverständlichen Pflege der technischen Skills, zum Geschäftserfolg beitragen, um diese und künftige IT-Krisen erfolgreich zu überstehen.