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Zeitmanagement: Dem Stress keine Chance!
Mit Gelassenheit im IT-Projekt / Annehmen, steuern, lächeln und vermeiden
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(Juni 2004)
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Die meisten IT-Freiberufler kennen es: Im IT-Projekt ist früher oder später aus mannigfachsten Gründen Stress angesagt. Wie man dennoch gelassen bleibt und sich vom Stress nicht auffressen lässt – dabei helfen die QuickTipps aus dem „smartLeader“, die der Fachverlag für Recht und Führung der GULP Knowledge Base zur Verfügung gestellt hat:
Statistisch gesehen geht die Wochenarbeitszeit in Deutschland zurück, doch immer mehr Menschen haben Stress im Job: Fühlten sich im Jahr 1990 48 Prozent der Berufstätigen regelmäßig gestresst, sind es heute bereits 58 Prozent. Jeder hat seine individuellen Stress-Faktoren: Termindruck, wechselnde Anforderungen, Angst vor der Zukunft und persönliche Beziehungen.
Stress hängt mit der Menge Arbeit zusammen, bei der zu wenig Erholung und Abwechslung durch andere Dinge möglich sind. Stress ist, wenn man nur gefordert wird und nichts bekommt. Das können Sie tun:
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1.
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Stress annehmen: Beobachten Sie sich selbst und lernen Sie Ihr Stress-Muster kennen. Schreiben Sie auf, welche Situationen den größten Stress auslösen. Steuern Sie dann frühzeitig gegen.
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2.
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Stress-Situationen entschärfen: Machen Sie sich in Stresssituationen klar, was Sie selbst unter Kontrolle haben. Sie können nicht das wirtschaftliche Überleben des Projektanbieters verantworten, aber Sie können Ihre Arbeit bestmöglich erledigen, Sport treiben, gesund essen und sich erholen.
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3.
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Stress steuern: Überlegen Sie, wie Sie besser mit stressigen Situationen umgehen können: Setzen Sie sich Ziele und bilden Sie Arbeitsschwerpunkte. Orientieren Sie sich in Stressphasen an Ihren Jahreszielen und an den Projektaufgaben mit höchster Priorität: Diese sollten Sie sofort erledigen. Auch dringende Anfragen, bei denen ein Zeitverzug fatale Folgen hätte, dulden keinen Aufschub.
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4.
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Stress anlächeln: Sprechen Sie positiv mit sich selbst. Wer immer nur beklagt, was alles vor ihm liegt, kann daran verzweifeln. Freuen Sie sich über das, was Sie schon geschafft haben. Denken Sie daran: Optimisten können Probleme besser lösen als Pessimisten.
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5.
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Stress vorbeugen: Managen Sie Ihre Zeit. Legen Sie bereits am Vortag fest, was am nächsten Tag ansteht.
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6.
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Stress vermeiden: Sagen Sie auch mal Nein. Als externer IT-Experte leben Sie von der Qualität Ihrer Arbeit – in extrem arbeitsreichen Zeiten sollten Sie sich deshalb gut überlegen, ob Sie eine zusätzliche Aufgabe noch gut und rechtzeitig erledigen können. Und planen Sie auch Freizeit ein und treiben Sport oder gehen ins Kino. Damit laden Sie Ihren „Akku“ wieder auf und sind wahrscheinlich am nächsten Tag produktiver.
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7.
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Unter Druck: Ruhe bewahren. Ist es im Projekt besonders hektisch und brennt es an allen Ecken gleichzeitig, sind Sie als Externer oft besonders gefragt. Jetzt gilt es, Ruhe zu bewahren. Beachten Sie dazu die folgenden Tipps:
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Prioritäten setzen: „First things first“ – die wichtigsten Dinge zuerst tun. So lautet die oberste Regel in hektischen Krisenzeiten. Schieben Sie alles, was nicht oberste Priorität hat, einen Moment zur Seite.
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Entspannen Sie: Nutzen Sie einen ruhigen Moment zum Entspannen. Atmen Sie tief durch und sagen Sie sich: Ich bin entspannt. Ich bin in der Lage, alles ruhig abzuarbeiten.
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Analysieren Sie: Wenn der Sturm vorüber ist, analysieren Sie, was geschehen ist: Wieso konnten Sie so unter Druck geraten? War die Situation vorhersehbar, vermeidbar? Was hätten Sie besser machen können?
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8.
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Power-Stunde: Bitte nicht stören. Stehen Sie zeitlich unter Druck und werden Sie durch zahlreiche Aufgaben immer wieder von inhaltlich wichtiger Arbeit an Ihrem Top-Projekt abgelenkt, reservieren Sie sich eine „Power-Stunde“. Überlegen Sie, wann Ihre produktivste Zeit des Tages ist. Tragen Sie genau dann mindestens eine Stunde pro Tag in Ihrem Kalender ein, in der Sie sich ausschließlich diesem Projekt widmen. Schalten Sie Ihren Anrufbeantworter ein oder leiten Sie alle Anrufe um. Räumen Sie alle Unterlagen, die nichts mit Ihrem Projekt zu tun haben, vom Schreibtisch. Definieren Sie Ihr Tagesziel und schließen Sie Ihre Bürotür. Werden Sie dennoch unterbrochen, bieten Sie einen Gesprächstermin in einer Stunde an. Notieren Sie am Ende der „Power-Stunde“, was Sie morgen tun möchten.
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Achtung Zeitfresser!
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Das ausufernde Gespräch auf dem Flur, Unterbrechungen und lästige Anrufe – wer kennt sie nicht, die unliebsamen Zeitfresser? Übersehen Sie aber auch nicht drei unscheinbare Zeitfresser:
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a.
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Vergesslichkeit: Je mehr Sie zu tun haben, desto mehr besteht die Gefahr, dass Sie wirklich wichtige Dinge vergessen. Die andere Seite der Medaille: Sie denken ständig darüber nach, was Sie vergessen haben könnten. Es gibt nur ein Mittel, diese beiden Zeitfresser in Schach zu halten: Führen Sie Listen und schreiben Sie Memos, z. B. in Ihrem Computer oder in Ihrem Kalender.
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b.
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Lesen: Manche Leute meinen, sie müssten alles lesen, was ihren Schreibtisch erreicht. Gewöhnen Sie sich an, Unterlagen, die für Sie irrelevant sind, sofort wegzuwerfen.
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c.
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Grübeln: Denken Sie nicht immer wieder darüber nach, was schlimmstenfalls passieren könnte. Wenn Sie sich wirklich über ein Projekt Sorgen machen, nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, dann entscheiden Sie, was zu tun ist.
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Der Beitrag ist auch erschienen im „smartLeader“, der vom Fachverlag für Recht und Führung herausgegeben wird.
Der Verlag behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2004 Fachverlag für Recht und Führung
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