Access-2002-Dateiformate: die Qual der Wahl

Aufgrund der Möglichkeit, zwischen zwei verschiedenen Datenbankformaten in Access 2002 zu wählen, ist bei der Migration zu Access 2002 abzuwägen, welche Vor- und Nachteile der Dateiformate mehr Gewicht haben.

Access 2002 ist die erste Version, die nicht nur ihr eigenes Datenbankformat unterstützt, sondern auch das der Vorgängerversion. Mehr noch: Das Access-2000-Dateiformat ist das Standardformat von Access 2002. Das heißt jedoch nicht, dass Sie beim Anlegen einer neuen Datenbank unbedingt dieses Format benutzen sollten oder ein Upsizing auf das Access-2002-Format grundsätzlich abzulehnen ist. Dieser Artikel erläutert Vor- und Nachteile des Einsatzes beider Datenbankformate.

Access 2002 hat zwar ein neues, eigenes Dateiformat, aber im Gegensatz zu den Vorgängerversionen ist es in Access 2002 nicht mehr nötig, eine Access-2000-Datenbank in das neue Format zu konvertieren, um die Datenbankobjekte bearbeiten zu können. Das gilt sowohl für Datenbanken (*.mdb) als auch für Datenprojekte (*.adp). Da Access 2002 auch das Anlegen neuer Datenbanken im Access-2000-Format unterstützt, können sogar Datenbanken in Access 2000 bearbeitet werden, die in Access 2002 erstellt wurden.

Die Möglichkeit der Verwendung des alten Datenbankformats macht die Entwicklung und Verteilung von Datenbankanwendungen in einer gemischten Umgebung einfacher. Aber es gibt auch Grenzen. Wählen Sie das Access-2000-Dateiformat, können Sie die neuen Funktionen von Access 2002 nur sehr eingeschränkt nutzen. Deshalb sollten Sie vor der Entscheidung für das eine oder andere Datenbankformat die Vor- und Nachteile genau abwägen

Möchten Sie Access-2002-spezifische Funktionen in Ihrer Datenbank einsetzen und können Sie sicher sein, dass nur Anwender die Datenbank benutzen, denen Access 2002 zur Verfügung steht, ist die Entscheidung einfach: Sie verwenden das Access-2002-Format. Doch diese Situation werden Sie nicht oft vorfinden, da in vielen Unternehmen die IT-Strukturen gewachsen sind und nicht am Tag X die ganze Firma ihre Software austauscht. Sie haben es also in der Regel mit gemischten Umgebungen zu tun.

Bisher haben Sie die Situation wahrscheinlich so gehandhabt, dass Sie die Oberfläche der Anwendung in zwei verschiedenen Access-Versionen gepflegt und die Tabellen eingebunden haben. Das ist jetzt nicht mehr nötig.

Da jede Konvertierung einer Datenbank in ein neues Format mit Problemen oder zumindest mit einem gewissen Arbeitsaufwand verbunden ist, bietet Microsoft Access-2002-Benutzern nun erstmalig die Möglichkeit, sich diese Arbeit zu ersparen. In einer gemischten Umgebung, in der sowohl Access 2000 als auch Access 2002 eingesetzt werden, besteht die Möglichkeit, das Access-2000-Dateiformat in beiden Versionen zu verwenden.

Die nachfolgende Tabelle gibt einen ersten Überblick über die Möglichkeiten beim Einsatz verschiedener Dateiformate. "Ja" bedeutet, dass die Datenbank in der Access-Version ohne Konvertierung eingesetzt werden kann.

Verteilen Sie Ihre Anwendung in einer gemischten Access-2000-/Access-2002-Umgebung und entscheiden sich für das Access-2000-Format, werden Sie dennoch einige Verbesserungen für Ihre Access-2002-Anwender realisieren können, zum Beispiel Pivot-Tabellen- und Pivot-Chart-Ansichten oder XML-Unterstützung.

Datenbanken mit Access-2002-Funktionalität können von Access-2000-Anwendern geöffnet und bearbeitet werden, ohne dass Sie befürchten müssen, dass Access-2002-spezifische Eigenschaften verloren gehen oder die Access-2000-Anwender in ihrer Arbeitsweise eingeschränkt sind. Sie können in Access 2002 zum Beispiel eine Pivot-Tabellen-Ansicht in einem Formular verwenden, um Ihren Anwendern die Analyse der Daten zu erleichtern. Wird dieses Formular in Access 2000 geöffnet, werden die Daten als Datenblatt ausgegeben, in dem die Daten bearbeitet werden können. Wird das Formular beziehungsweise der Bericht erneut in Access 2002 geöffnet, ist wieder die Pivot-Tabellen-Ansicht mit allen unter Access 2000 hinzugefügten Daten zu sehen.

Soviel zur Theorie. Es gibt jedoch Einschränkungen, die sich in der Praxis deutlich bemerkbar machen werden. Solange alle Anwender unter Access 2002 arbeiten, stehen auch alle Access-2002-spezifischen Funktionen für Datenbanken im Access-2000-Dateiformat zur Verfügung. Die Access-2002-spezifischen Merkmale sind jedoch in dem Augenblick nicht mehr nutzbar, in dem die Datenbank unter Access 2000 geöffnet wird. Das ist in heterogenen Umgebungen sehr häufig der Fall, da Datenbankanwendungen in der Regel "immer" laufen, das heißt von den Anwendern selten geschlossen werden.

Modifizieren Sie die Objekte einer Datenbank, die in Access 2002 erstellt wurde, in Access 2000, werden Sie einige Änderungen bemerken:
o Makros, die Access-2002-spezifische Aktionen ausführen, sind teilweise auskommentiert, wenn sie in Access 2000 geöffnet werden.

Da die Kapazität der Recordsource-Eigenschaft in Access 2002 vergrößert wurde, um SQL-Befehle bis zu einer Länge von 32.000 Zeichen verarbeiten zu können, lassen sich solche SQL-Befehle ausführen, aber nicht modifizieren. Das gilt auch für Änderungen, die Sie in Access 2002 vornehmen, sofern die Datenbank gleichzeitig unter Access 2000 geöffnet ist. Modifizieren Sie SQL-Befehle bei geöffneter Datenbank, müssen Sie den Recordsource-String auf die alte zulässige Größe von 2.000 Zeichen begrenzen.

Schreiben Sie VBA-Code in Datenbanken unter Access 2002, die das Access-2000-Dateiformat haben, läuft dieser unter Access 2000 langsamer als Code, der in Access 2000 geschrieben wurde. Der Grund dafür besteht darin, dass die Datenbank beim Öffnen in Access 2000 dekompiliert wird. Bevor der Code ausgeführt werden kann, muss er also wieder kompiliert werden. Aus diesem Grund empfiehlt Microsoft, eine Datenbank zunächst unter Access 2000 zu kompilieren und zu komprimieren, bevor sie in einer heterogenen Umgebung verteilt wird.

Konvertieren Sie eine Datenbank (*.mdb) oder ein Datenprojekt (*.adp) in eine MDE- beziehungsweise eine ADE-Datei, hat das unter anderem den Vorteil, dass Sie Ihren Code schützen. Er kann zwar noch ausgeführt, aber nicht mehr angesehen oder bearbeitet werden. Der kompilierte Code, der sich in einer MDE- beziehungsweise einer ADE-Datei befindet, muss dennoch Eigenschaften und Methoden von Access-Objekten aufrufen. Handelt es sich um solche, die nur unter Access 2002 zur Verfügung stehen, würde deren Aufruf Fehler hervorrufen. Um das zu verhindern, ist es unter Access 2002 nur möglich, MDE- und ADE-Dateien aus Access-2002-Datenbanken zu generieren. Die Kompatibilität von MDE-/ ADE-Dateien ist also eingeschränkt:

	MDE- und ADE-Dateien, die in Access 2000 erstellt werden, können in Access 2002 geöffnet werden.
	MDE- und ADE-Dateien, die unter Access 2002 erzeugt werden, können nicht in Access 2000 geöffnet werden.
	In Access 2002 können nur MDE- und ADE-Dateien im Access-2002-Format erzeugt werden.

Es gibt eine Reihe neuer Funktionen und Optionen bei der Programmierung unter Access 2002, die auch in Datenbanken des Access-2000-Dateiformats genutzt werden können. Um sicherzustellen, dass Datenbanken im Access-2000-Format, die in Access 2002 erstellt wurden, weiterhin kompatibel zu Access 2000 sind, werden Verweise auf die ADO-2.1-Bibliothek und auf die ANSI-SQL-89-Syntax für Jet-Datenbanken (*.mdb) gesetzt.

Möchten Sie die neuen Merkmale und Optionen von Access 2002 implementieren, ist es jedoch notwendig, Verweise auf die ADO-2.5-Bibliothek und auf die Office XP Webkomponenten einzurichten sowie die SQL-Syntax des Standards ANSI SQL 92 zu verwenden und den entsprechenden Verweis zu setzen.

Der Verweis auf die Office XP Webkomponenten ist deshalb nötig, weil deren Bibliothek die Funktionalität für Pivot-Tabellen- und Pivot-Chart-Ansichten bereitstellt. Er wird automatisch von Access 2002 eingerichtet, wenn die Funktionalität genutzt wird. Das gilt jedoch nur für Access-2002-Dateien.
Folgende Objekte, Auflistungen, Methoden und Eigenschaften wurden in Access 2002 hinzugefügt:

	Printers-Auflistung
	Printer-Objekt
	PivotTable-Eigenschaft
	ChartSpace-Eigenschaft
	AllFunctions-Eigenschaft
	CompactRepair-Methode
	ConvertAccessProject-Methode
	OpenCurrentDatabase-Methode
	RecordSource-Eigenschaft

Weitere Informationen zu den Neuerungen finden Sie unter "Neues für Microsoft Access 2002 Entwickler" in der Online-Hilfe zu Access Visual Basic.

Im Gegensatz zu Dateien im Access-2000-Dateiformat müssen Access-97-Datenbanken in das Access-2000- oder das Access-2002-Dateiformat konvertiert werden, um in Access 2002 geöffnet werden zu können. Da auch Access 2002 die Option Datenbank konvertieren unterstützt, können Datenbanken im Access-2002- und im Access-2000-Dateiformat zurück in Access-97-Datenbanken verwandelt werden.

Arbeiten Sie schon länger mit Access, haben Sie wahrscheinlich eine ganze Reihe von Datenbanken über die Jahre angehäuft. Möchten Sie deren Versionsnummern ermitteln, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als Sie der Reihe nach zu öffnen - möglicherweise sogar mit verschiedenen Access-Versionen - und nachzusehen. Das ist sehr aufwändig.

Microsoft hat deshalb ein Tool entwickelt, das Laufwerke beziehungsweise Verzeichnisse nach Datenbanken durchsucht und deren Versionen feststellt. Dabei handelt es sich um eine Access-2002-Datenbank, die folgende Aufgaben erledigt:

	Durchsuchen von Laufwerken beziehungsweise Verzeichnissen und Unterverzeichnissen nach Access-Datenbanken Ermitteln der Versionen der gefundenen Datenbanken
	Eintragen der Suchergebnisse in eine Tabellel
	Erzeugen eines Berichts mit Pfadangaben und Informationen zur Anzahl gefundener Datenbanken pro Version Benötigen Sie weitere oder andere Informationen über die gefundenen Datenbanken, können Sie das Tool modifizieren.

Es gibt also viele Gründe, das Access-2000-Format beizubehalten. Doch es stellt sich natürlich die Frage, inwieweit der Einsatz von Access 2002 überhaupt sinnvoll ist, wenn am alten Dateiformat festgehalten wird. Möchten Sie die neuen Funktionen von Access 2002 nutzen, dann bleibt letztendlich nur die Konvertierung mit all ihren bekannten Problemen. Der Vorteil, der bleibt, besteht darin, dass Sie den Zeitpunkt unter Access 2002 selbst bestimmen können.