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Information Lifecycle Management (ILM) entlastet SAP-Datenbanken

Egal ob durch unternehmensinterne E-Mails oder bildgebende Verfahren in der Forschung – eines bewirkt der technologische Fortschritt in fast allen Unternehmen: Die digitalen Datenmengen steigen rasant. Zurückzuführen ist dies nicht zuletzt auf neue gesetzliche Regularien zur Aufbewahrung von digitalen Unterlagen, die in den letzten Jahren erlassen wurden. Unternehmen müssen zum Beispiel gemäß den Richtlinien zur digitalen Buchprüfung (GDPdU) umsatzrelevante Daten teilweise bis zu zehn Jahre aufbewahren. Das gilt unter anderem für Jahresabschlüsse und Buchungsbelege.

Wie können Unternehmen diesem Datenwachstum Herr werden? Wie können sie ihre SAP-Umgebung so präparieren, dass sie auch in Zukunft ohne Performanceverluste und Ausfallzeiten große Datenvolumen bewältigt? Die effiziente Verwaltung von Informationen wird mehr und mehr zur unternehmenskritischen Aufgabe. Lösen lässt sich diese mit Hilfe eines Archivierungskonzepts für SAP-Landschaften, das auf einer Information Lifecycle Management (ILM)-Strategie basiert wie das Spezial-Magazin S@pport in seiner aktuellen Doppelausgabe Nr. 1/2-2006 berichtet.

Eine frühzeitige und strukturierte Archivierung der SAP-Daten verhindert, dass SAP-Datenbanken permanent erweitert werden müssen. Das Ergebnis ist eine geringere Belastung des gesamten Systems. Wird die Datenbank weniger beansprucht, steigt die Performance und die vorhandene Hardware stößt nicht so schnell an ihre Kapazitätsgrenzen. Außerdem ist damit der Datenbestand im Produktivsystem in der Regel kleiner. Das vereinfacht die Systemwartung und sorgt für weniger Ausfallzeiten. Somit ist eine hohe Verfügbarkeit der Daten gewährleistet. Der schnelle Zugriff auf Daten kann einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil bedeuten, denn die Mitarbeiter verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit dem Erfassen, der Ablage und vor allem mit der Suche nach Unterlagen beziehungsweise Dokumenten. Unter Zeitdruck werden bei der Ablage und der Verwaltung der Dokumente dann häufig Fehler gemacht. Die Folge: Die Mitarbeiter brauchen immer mehr Zeit, um die für die laufenden Geschäftsprozesse benötigten Dokumente zu finden.

Durch zuverlässige Archivierung der Dokumente und eine Verknüpfung mit den jeweiligen SAP-Belegen können Unternehmen dem oben genannten Phänomen vorbeugen. Allerdings muss die Gesamtlösung für die SAP-Archivierung bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört unter anderem eine logische und sichere Archivierung durch Indexübernahme aus dem SAP-System. Außerdem sollten sich die SAP-Dokumente effektiv in Workflow-Szenarien wie beispielsweise die Prüfung von Lieferantenrechnungen oder Bestellungen einbinden lassen.

Die Daten- und Revisionssicherheit durch die Archivierung auf sicheren Datenträgern ist ein ebenso wesentlicher Bestandteil einer solchen Lösung wie flexible Zugriffsmöglichkeiten auf die Dokumente über Web Browser, E-Mail oder auch via Public-Folder-Technologie. Wenn das System außerdem Zusatzfunktionen für das Auffinden von Dokumenten bietet, profitieren die Anwender von wesentlich mehr Transparenz und schnellerem Zugriff auf geschäftskritische Dokumente. Setzt das Unternehmen auf eine umfassende ILM-Strategie, ermöglicht dies außerdem den Zugriff auf archivierte Daten vom Produktivsystem aus.

Die Integration der Archivierungslösung der SAP-Umgebung in eine umfassende ILM-Strategie bietet einen entscheidenden Vorteil: Nicht die Archivierung als monolithischer Prozess wird betrachtet, sondern das einzelne Dokument – und zwar von seiner Erstellung bis zur Entfernung aus dem System. Denn im Rahmen eines ILM-Konzepts werden die Daten in Abhängigkeit von ihrem Lebenszyklus im System abgelegt. Der Datenlebenszyklus lässt sich dabei in fünf verschiedene Phasen einteilen:

	Erstellung und Bearbeitung
	Replizierung und Verteilung
	Archivierung und Wiederfinden
	Datensicherheit und Wiederherstellung
	Löschen

Bei der Umsetzung eines ILM-Konzepts wird der Datenlebenszyklus nach diesem Muster analysiert und die Daten entsprechend strukturiert. Grundlage dafür ist die Relevanz der Daten für die Erfüllung gesetzlicher und unternehmenseigener Richtlinien und Geschäftsprozesse. Auf diese Weise können Datenbestände so organisiert werden, dass aktuelle Dokumente und Informationen sofort online zur Verfügung stehen (operationale Daten), während weniger genutzte Dokumente (Referenzdaten) dynamisch auf kostengünstige Medien ausgelagert werden. Dieser Prozess läuft mit den entsprechenden Technologien automatisiert ab. Die SAP-Anwender können so jederzeit schnell auf geschäftskritische Daten zugreifen.

Ohne Hardware funktioniert die beste Archivierungsstrategie nicht. Intelligente Storage-Tools, mit denen sich Daten automatisiert von teuren Online-Speichern auf Langzeit-Archivierungslösungen verteilen lassen, gehören zwingend dazu: Diese Automatisierung sorgt dafür, dass das Produktivsystem und die Datenbank in der SAP-Umgebung konsequent entlastet werden. Auf diese Weise lässt sich nicht nur die Hochverfügbarkeit sichern.

Im Hinblick auf die Administrationskosten gibt es einen interessanten Lösungsansatz für die Archivierung: Er basiert auf dem zukunftsweisenden Grid-Modell. Bei den Storage Grids handelt es sich um eine modular aufgebaute Speicher-Infrastruktur. Dadurch kann die Hardware nicht nur mit der Datenmenge wachsen, ohne dass sich der Administrationsaufwand und die damit verbundenen Kosten erhöhen. Vielmehr verfügen die einzelnen Knoten des Grids über eine eigene Intelligenz. IT-Verantwortliche können ihnen somit Funktionen wie zum Beispiel für das Suchen und Finden von Daten zuweisen. Das ermöglicht einen relativ schnellen Zugriff auf das Archiv. Solche Systeme finden beispielsweise in Millionen von E-Mails die gewünschten Informationen innerhalb von drei bis fünf Sekunden. Und zwar mittels einer Volltextsuche sowohl in den E-Mails als auch in den angehängten Dokumenten.

Geeignete Medien für die längerfristige Archivierung sind unter anderem CD und DVD. Diese optischen Medien sind günstig und bieten die vom Gesetzgeber geforderten WORM (Write Once Read Many)-Funktionalitäten. Sie sind allerdings nicht unbegrenzt haltbar. Für Daten, die fünf Jahre und länger archiviert werden sollen, sind deshalb magneto-optische Medien, wie die auf der UDO (Ultra Density Optical)-Technologie basierenden Jukeboxen, vorzuziehen. Sie lassen sich ebenfalls nur einmal beschreiben. Darüber hinaus gibt es WORM-Funktionalität mittlerweile für Band- und auch Festplattenspeicher, so dass sich auch diese Medien für die Archivierung eignen.

Ob im Rahmen eines ausgefeilten ILM-Konzeptes oder als allein stehende Archivlösung: Bei der Umsetzung des Archivierungskonzeptes sind einige wesentliche Punkte zu beachten. Zunächst müssen IT-Verantwortliche – möglicherweise mit Unterstützung von externen Dienstleistern – die Datenquellen und den Datenumfang analysieren. Das sollte stets unter der Prämisse der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) geschehen. Auf Basis dieser Analyse ist dann ein individuelles Archivierungskonzept zu entwickeln, das vor allem auch die korrekte Aufbewahrung der steuerrechtlich relevanten Daten und den Systemzugriff durch den Steuerprüfer gewährleistet.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Abstimmung mit den Fachabteilungen, die ihre individuellen Anforderungen bedarfsgerecht abgebildet haben möchten. Deshalb müssen sich IT-Verantwortliche und Vertreter der Abteilungen (Key User) schon in einer frühen Konzeptionsphase gemeinsam an den Tisch setzen. Nur dann lassen sich die Lebenszyklen von einzelnen Dokumenten festlegen und eine sinnvolle Archivierungslösung aufsetzen.

Autor: Dr. Klaus von Hochmeister
Nähere Informationen in der Ausgabe 1/2-2006 von S@PPORT .
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