Frühjahrsputz für die SAP-Umgebung:

Grundlegende Überlegungen im Zuge eines Releasewechsels

Die Wartung für "SAP R/3 4.6C" oder ältere Versionen läuft Ende Dezember 2006 aus. Deshalb planen viele Unternehmen einen Releasewechsel. Eine gute Gelegenheit für eine Bestandsaufnahme der SAP-Umgebung. Diese dient auch als Basis für die richtige Upgrade-Strategie. Welche Überlegungen im Rahmen eines SAP Releasewechsels angestellt werden sollten, um die optimale Strategie zu finden, erläutert Lutz Lambrecht in der April-Ausgabe des Spezial-Magazins S@pport.

Ab Januar 2007 höhere Lizenzgebühren für die Wartung von SAP R/3 bezahlen oder auf "SAP R/3 Enterprise" bzw. gleich auf "mySAP ERP" umsteigen? Vor dieser Entscheidung stehen mittlerweile die meisten Unternehmen, die noch "SAP R/3 4.6C" oder ältere Versionen im Einsatz haben und sehen akuten Handlungsbedarf. Auch eine im September 2005 unter 258 Anwenderunternehmen durchgeführte Online-Umfrage der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe e.V. (DSAG) ergab, dass der Großteil der Unternehmen innerhalb der nächsten 24 Monate einen Umstieg auf "mySAP ERP" plant. Denn im Dezember dieses Jahres läuft die so genannte Mainstream-Wartung für diese Releaseversionen aus. Für einen Wechsel sprechen dabei nicht nur die langfristige Support- und Wartungssicherheit. Viele IT-Verantwortliche verbinden damit auch die Möglichkeit, neue und verbesserte Funktionalitäten zu nutzen.

Entscheidet sich ein Unternehmen zum Umstieg, lohnt es sich, den geplanten Releasewechsel zum Anlass für ein Review der oftmals gewachsenen SAP-Landschaft zu nehmen. Eine gründliche Bestandsaufnahme dient auch als Entscheidungsgrundlage für die richtige Upgrade-Strategie. Möglich ist zum Beispiel, lediglich ein technisches Upgrade durchzuführen. Das bedeutet, das Ziel ist eine 1:1-Umstellung auf das neue Release. Dazu gehört die Anpassung der bestehenden Funktionalitäten, insbesondere von Eigenentwicklungen und eventuell auch von Modifikationen. Ein funktionales Upgrade kommt dann in Frage, wenn mit der Einführung der neuen Software zusätzliche Funktionen integriert und das System insgesamt standardisiert werden sollen. Darüber hinaus können die IT-Verantwortlichen den Releasewechsel mit einem Reengineering-Projekt verbinden, bei dem sie beispielsweise ihre Prozesse optimieren.

Sofort auf "mySAP ERP" oder zunächst auf "SAP R/3 Enterprise" wechseln? Dies ist eine der wichtigsten Fragen, die sich IT-Leiter im Zusammenhang mit dem Upgrade stellen. Laut DSAG-Umfrage wollen von denjenigen Unternehmen, die derzeit ein Upgrade-Projekt planen, rund 80 Prozent auf "mySAP ERP 2005" umsteigen und 20 Prozent zu "SAP R/3 Enterprise" wechseln.

Welche Entscheidung für ein Unternehmen die richtige ist, hängt ganz von den spezifischen Gegebenheiten ab. Um sich hier die nötige Entscheidungsgrundlage zu erarbeiten, empfiehlt es sich, gemeinsam mit Experten die SAP-Umgebung einer umfassenden Bewertung zu unterziehen. Aufgrund begrenzter personeller Ressourcen und fehlendem Fachwissen ist die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister mit langjähriger Erfahrung bei SAP-Migrationen für viele Unternehmen ein Thema. Dies ergab auch eine Ende 2004 von SAP durchgeführte Upgrade-Umfrage: Fast 70 Prozent aller befragten Entscheidungsträger und Projektverantwortlichen ziehen beim Releasewechsel eine externe Unterstützung in Erwägung.

Ausgangspunkt eines jeden Reviews ist eine Analyse der technologischen Basis, das heißt der existierenden Systemlandschaft. Welche (unter Umständen auch verschiedene) SAP R/3-Systeme und -Releasestände hat das Unternehmen im Einsatz? Werden Lösungen wie Business Warehouse (BW) oder Customer Relationship Management (CRM) genutzt? Zu untersuchen ist auch, welche Abhängigkeiten zwischen den Systemen untereinander bestehen, wie das Zusammenspiel der einzelnen Plattformen funktioniert und welche Releasestände auf welchen Systemen laufen - vor allem, wenn im Unternehmen parallel mit unterschiedlichen SAP R/3-Systemen gearbeitet wird.

Ebenfalls wichtige Komponenten sind die Schnittstellen. Eine Bestandsaufnahme muss hier festhalten, welche Interfaces es zu Subsystemen oder zu den Anwendungen von Lieferanten und Kunden gibt. Zu prüfen ist, wie diese Schnittstellen bei einem Releasewechsel angepasst und überarbeitet werden müssen. Insbesondere, wenn in einem Unternehmen viele Schnittstellen existieren, ist der Einsatz von SAP XI (Exchange Infrastructure) sinnvoll. Damit steht dem IT-Administrator eine einheitliche Plattform zur Verfügung, in die sich sämtliche Schnittstellen einbinden und dort einheitlich verwalten lassen.

Bestandteil eines Reviews ist außerdem das so genannte Sizing. Dabei wird geprüft, ob die IT des Unternehmens - dazu gehören das Netzwerk und die Clients ebenso wie die Server und die Plattenspeicher - so ausgelegt ist, dass die neue Version problemlos laufen kann. Als Faustregel gilt dabei, dass die einzelnen Releases untereinander schrittweise jeweils um fünf bis zehn Prozent höhere Ressourcenanforderungen haben.

Da neue Releases wie "mySAP ERP" oder "mySAP Business Suite" eine Umstellung der technologischen Basis erfordern, nehmen viele Unternehmen einen Releasewechsel zum Anlass, über das Outsourcing der Applikation nachzudenken. In Frage kommen dabei das Application Hosting, das heißt, das Auslagern des Betriebs von Systemen, oder das Business Process Outsourcing, das Auslagern einzelner Geschäftsprozesse wie zum Beispiel der Gehaltsabrechnung. Eine weitere Möglichkeit ist das Application Management. Dieses umfasst neben dem Betrieb von Anwendungen auch deren Wartung und Weiterentwicklung durch den Dienstleister.

Ein weiterer technologischer Aspekt ist Unicode. Von Relevanz ist dieser Zeichensatzstandard für alle international aufgestellten Unternehmen, die SAP-Anwendungen in Sprachversionen einsetzen, die unterschiedliche Zeichensätze benötigen, zum Beispiel osteuropäische Sprachen. Um mehrere Sprachen mit unterschiedlichen Zeichensätzen zu realisieren, waren bislang oft verschiedene, so genannte Code Pages nötig. Diese werden ab Version "SAP ERP 2005" jedoch nicht mehr unterstützt, so dass eine Umstellung auf Unicode erforderlich wird. Die konkrete und jeweils geeignete Vorgehensweise - zuerst auf Unicode umstellen oder zunächst auf "mySAP ERP" migrieren - können Unternehmen dabei in einem Workshop gemeinsam mit einem IT-Dienstleister erarbeiten.

Vor allem, wenn ein Releasewechsel mehr als ein technisches Upgrade umfassen soll, muss der IT-Verantwortliche im Rahmen der Bestandsaufnahme berücksichtigen, welche Funktionen und Geschäftsprozesse zukünftig im Unternehmen entscheidend sind und welche SAP-Komponenten dafür eingesetzt werden sollen. Das heißt, der IT-Leiter sollte sich Gedanken darüber machen, welche Rolle in Zukunft neue SAP-Funktionen wie zum Beispiel "SAP BW" und "SAP CRM" oder auch branchenspezifische Templates oder Add-ons spielen sollen. Weiterhin ist zu überlegen, welche Komponenten der Integrationsplattform "SAP NetWeaver" gewinnbringend eingesetzt werden können, zum Beispiel "SAP Enterprise Portal". Dieser Bestandteil von NetWeaver stellt eine einheitliche Plattform für alle Anwender dar. Sie müssen sich dort nur einmal anmelden (Single Sign-On) und können dann nicht nur auf die SAP-Applikationen, sondern auch auf Programme wie zum Beispiel Microsoft Exchange oder Lotus Notes zugreifen.

Ist anlässlich des Releasewechsels ein Reengineering geplant, sollte die Bestandsaufnahme umfassender ausfallen. Der IT-Leiter muss zum Beispiel feststellen, welche Modifikationen des "SAP R/3"-Standards existieren und prüfen, ob diese mit der Einführung des neuen SAP-Release durch SAP-Standardfunktionalitäten ersetzt werden können. Denn modifizierte Systeme sind in der Regel mit zusätzlichen Kosten verbunden. Der Grund ist der erhöhte Aufwand in der Pflege sowie bei der Anpassung bei zukünftigen Upgrades. Zudem ist hier spezifisches Know-how erforderlich, das ebenfalls auf der Kostenseite zu Buche schlägt.

Wo eine Rückführung von Modifikationen auf den Standard nicht möglich ist, muss untersucht werden, wie sich diese an das neue Release anpassen lassen können. Auch Eigenentwicklungen des Unternehmens sowie so genannte Insellösungen gilt es auf den Prüfstand zu stellen. Zu klären ist, ob sich die entsprechenden Funktionen künftig besser über ein SAP-Modul abbilden lassen. Wollen Unternehmen neue Funktionen einführen, ergibt sich im Rahmen des Reengineerings unter Umständen die Notwendigkeit, die korrespondierenden Prozesse umzustellen. Hier gilt es zu prüfen, inwiefern bestehende Prozesse weiter automatisiert bzw. erweitert werden können. Der IT-Verantwortliche kann in Zusammenarbeit mit IT-Beratern zum Beispiel einen so genannten Delta-Workshop durchführen. Dort wird untersucht, welche Funktionen und Prozesse der Kunde benötigt und es wird abgeglichen, welche der vielen Funktionalitäten eines neuen Moduls tatsächlich für ihn relevant sind.

Ein Releasewechsel von "SAP R/3" auf "mySAP ERP" bedeutet für viele Unternehmen weit mehr als ein rein technisches Upgrade. Vielmehr legen Firmen hier mit neuen Funktionalitäten die Basis für Prozesse, die für ihre Zukunft entscheidend sind. Zudem verschaffen sie sich durch verschlankte und damit effizientere SAP-Systeme die nötige Flexibilität, um sich im Wettbewerb behaupten zu können. In einigen Fällen nehmen Unternehmen den Releasewechsel außerdem zum Anlass, ihre Applikation auszulagern. Deshalb sollten IT-Verantwortliche sich die Zeit nehmen, vor dem Wechsel eine umfassende Bestandsaufnahme der bestehenden SAP-Umgebung zu machen.