Für effizienten Workflow: Technologien im Zusammenspiel

„Adobe PDF“-Formulare innerhalb der „SAP NetWeaver“-Plattform

Inhalt dieses Artikels:
Bi-direktionaler digitaler Workflow | Erweiterter Einsatzbereich durch interaktive Formulare

Um die Lücke zwischen effizientem digitalem Workflow und den immer noch beliebten papierbasierten Abläufen zu überbrücken, haben Adobe Systems und SAP gemeinsam eine Lösung entwickelt, die es Unternehmen wie Anwendern ermöglicht, von den Vorzügen eines digitalen Workflows zu profitieren. In der Dezember-Ausgabe des Spezial-Magazins S@PPORT wird die Lösung „Interactive Forms based on Adobe software“ vorgestellt.

Papier spielt traditionell eine zentrale Rolle in vielen Geschäftsabläufen. Papierformulare sind hervorragend geeignet, um Informationen und Daten zu sammeln oder zu verteilen. Nutzer sind daran gewöhnt, diese universell und ortsunabhängig zu nutzen.

Für Unternehmen und Organisationen bringen papierbasierte Prozesse jedoch eine Reihe von Nachteilen mit sich. Zum einen entstehen im Laufe der Zeit Berge von Akten und Formularen, die man abheften, lagern und archivieren muss. Außerdem können auf Papier gesammelte Daten nicht ohne weiteres in einen digitalen Arbeitsablauf integriert werden.

Genau darauf haben aber die meisten Unternehmen im Laufe der vergangenen Jahre ihre internen und externen Prozesse umgestellt.

Um diese Informationen in den digitalen Workflow zu überführen, müssen sie in der Regel mühsam von Hand in den Computer eingegeben werden. Solche Arbeitsabläufe in Unternehmen sind damit sehr uneffektiv, zeitaufwändig und teuer. Nicht zuletzt auch aufgrund der zunehmenden Nutzung von Intranet und Internet nimmt die Bedeutung von papierlosen Geschäftsabläufen zu. Bestell- oder Antragsformulare, Fragebögen oder sogar die Steuererklärung werden vermehrt als digitale Dokumente genutzt, um mit Kunden, Partnern oder Bürgern zu interagieren. Allerdings erlauben diese Formulare in der Regel nur die Kommunikation in eine Richtung. Der Empfänger muss das digitale Formular ausdrucken, ausfüllen und per Post an den Absender zurückschicken. Damit wird aus dem digitalen Dokument wieder Papier. Dabei könnte es auch ganz anders ablaufen.

Ein Beispiel: Thomas M. hat einen Arbeitsvertrag bei einem neuen Arbeitgeber unterschrieben. Zum nächsten Ersten tritt er seine neue Stelle an. Vorher müssen auf Seiten des Arbeitgebers noch einige Formalitäten erledigt werden. Die Personalabteilung und die Buchhaltung wollen auf den neuen Kollegen vorbereitet sein, damit der Arbeitsbeginn und die Integration des neuen Mitarbeiters möglichst reibungslos ablaufen.

Daher schickt der Arbeitgeber Herrn M. per E-Mail einen Personalbogen und die Vertraulichkeitsvereinbarung nach Hause. Das PDF-Formular enthält Namen, Geburtsdatum und andere bereits bekannte Daten von Herrn M.. Der zuständige Sachbearbeiter hat diese Daten zuvor in die SAP-Anwendung der Firma eingegeben.
Herr M. öffnet das PDF-Dokument an seinem PC und ergänzt die fehlenden Angaben in den entsprechenden Feldern des Formulars. Er unterzeichnet die Vertraulichkeitsvereinbarung mit seiner digitalen Signatur und sendet beides per E-Mail zurück an seinen künftigen Arbeitgeber. Dort werden in der Personalabteilung die kompletten Personendaten automatisch aus dem Formular extrahiert und in die SAP-Anwendung im Personalwesen übertragen. Der entsprechende Mitarbeiter dort verarbeitet die Daten ohne Zeitverlust. Der gesamte Vorgang ist innerhalb eines Tages erledigt.

Das Beispiel zeigt, wie interaktive elektronische Formulare einen integrierten, schnellen und durchgängigen Workflow sowohl intern unter Mitarbeitern als auch extern mit Kunden, Partnern oder Anwendern ermöglichen. Ein elektronisches PDF-Formular kombiniert die Darstellungsqualität von Papier mit eingebetteten logischen Funktionen. Dadurch erlaubt es die Interaktion mit Nutzern und mit Unternehmensanwendungen.

Um die Lücke zwischen effizientem digitalem Workflow und den immer noch beliebten papierbasierten Abläufen zu überbrücken, haben Adobe Systems und SAP gemeinsam eine Lösung entwickelt, die es Unternehmen wie Anwendern ermöglicht, von den Vorzügen eines digitalen Workflows zu profitieren. Die Lösung „Interactive Forms based on Adobe software“ integriert interaktive PDF-Formulare in Unternehmensprozesse und SAP-basierte Anwendungen und realisiert einen durchgängig elektronischen Prozess, wie er beschrieben worden ist.

Mit der Lösung lassen sich PDF-Formulare direkt aus der SAP-Applikationsplattform „SAP NetWeaver“ oder „mySAP ERP“ heraus erstellen, mit Daten anreichern und per E-Mail versenden. Der Empfänger öffnet das Formular mit dem Adobe Reader, füllt es aus, unterzeichnet es mit seiner digitalen Signatur und schickt es an den Absender zurück. Dort angekommen, extrahiert die Lösung automatisiert die entsprechenden Daten und integriert sie in die SAP-Anwendung. Medienbrüche und eine aufwändige und fehleranfällige manuelle Dateneingabe entfallen.

Die gemeinsame Lösung ist voll in die SAP-Welt integriert und basiert auf offenen Technologiestandards wie XML, SOAP und PDF. Damit ein Sachbearbeiter ein PDF mit den entsprechenden SAP-Daten generieren kann, erstellt ein Formularentwickler in der „ABAP Workbench“ oder im „SAP NetWeaver Developer Studio“ eine Vorlage. Sie enthält die Informationen darüber, welches Formularelement an welcher Stelle des PDFs erscheinen soll, welche Felder eingabebereit und welche statisch sind oder ob sie dem Anwender beispielsweise ein Drop-down-Menü mit Eingabedaten anbieten.

Darüber hinaus legt der Entwickler in der Formularvorlage fest, mit welcher Tabelle oder welchem Feld aus der SAP-Anwendung die Formularelemente und Eingabefelder verknüpft sind. Für diese Verknüpfung definiert er in der SAP-Entwicklungsumgebung im so genannten Kontext, welche Informationen für das elektronische Formular benötigt werden. Danach erstellt er per drag and drop das Layout und über den Kontext die Bindung zwischen Formularelementen und SAP-Daten.

Nähere Informationen in der neuesten Ausgabe von S@PPORT .
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