Neues zum häuslichen Arbeitszimmer: Kosten richtig absetzen

Anwalt Peter Rössler erläutert eine neue Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts

27.11.2011
Peter Rössler

Viele Freiberufler nutzen ein Arbeitszimmer – verständlich, denn irgendwo müssen sie ihre administrativen Aufgaben erledigen, sei es die Buchhaltung, die Bewerbung für neue Projekte, die Pflege der Homepage, die Archivierung von Unterlagen und auch die Bearbeitung der Aufträge. Wie die diesbezüglichen Kosten abzusetzen sind, war bislang streitig und oft Grund für Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. Mit der Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts wurde grundsätzliche Klarheit geschaffen ( BVerfG v. 06.07.2010 - 2 BvL 13/09, BStBl II 2011 S. 318).

Die bisherige Rechtsprechung

Nach der bisherigen Rechtsprechung sowie nach Auffassung der Finanzverwaltung ist ein häusliches Arbeitszimmer ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist, vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird; eine untergeordnete private Mitbenutzung (< 10%) ist jedoch unschädlich. Damit ergeben sich mehrere Aspekte, die für ein Arbeitszimmer sprechen:

  • Das Arbeitszimmer dient seiner Funktion nach bürotypischen Arbeiten der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit.
  • Die Ausstattung des Arbeitszimmers besteht typischerweise aus Büromöbeln.
  • Das Arbeitszimmer ist ein häusliches Arbeitszimmer, d. h. ein zur Wohnung oder zum Haus des Steuerpflichtigen gehörender Raum.
  • Das Arbeitszimmer kann vom restlichen Wohnbereich abgegrenzt werden oder zumindest ist eine Aufteilung in berufliche bzw. betriebliche Nutzung und private Nutzung möglich.

Das bedeutet, dass auch eine Arbeitsecke als Arbeitszimmer in Betracht kommt; die Rechtsprechung hat dies inzwischen anerkannt.

Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit?

Nun hat das FG Köln mit Urteil vom 19.05.2011 weitergehend entschieden, dass die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer auch bei erheblicher Privatnutzung in Höhe des beruflichen bzw. betrieblichen Nutzungsanteils steuerlich abgezogen werden können (FG Köln, Urteil v. 19.5.2011 - 10 K 4126/09). Die Rechtslage ist damit wieder diffus.

Zur Beurteilung, ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet, wird das Gesamtbild der Sachverhalte und der Tätigkeitsmerkmale des Schwerpunktes der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit herangezogen, die zu einkommensteuerpflichtigen oder einkommensteuerfreien Einnahmen führen, wodurch der Steuerpflichtige nicht dauerhaft außerhalb des Arbeitszimmers tätig wird. Dabei bestimmt sich der Tätigkeitsmittelpunkt vornehmlich nach der qualitativen, d. h. inhaltlichen Betätigung des Steuerpflichtigen. Der zeitliche (quantitative) Umfang der Betätigung hat nur indiziellen Charakter, wodurch ein zeitliches Dominieren der Tätigkeit außerhalb des Arbeitszimmers den Abzug von Aufwendungen nicht a priori verhindert.

Bildet das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit, so besteht für die Möglichkeit der Absetzung von Aufwendungen zusätzlich die Notwendigkeit, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Als Arbeitsplatz in diesem Sinne gilt jeder Arbeitsplatz, der prinzipiell für die Ausführung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Für die Beurteilung kommt es nicht auf konkrete Arbeitsbedingungen, die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes an sich oder eine räumliche Abgrenzung an. Steht ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, wird jegliche Abzugsmöglichkeit der Aufwendungen im Zusammenhang mit einem häuslichen Arbeitszimmer versagt, wenn das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet.

Das Fehlen eines anderen Arbeitsplatzes kann der Steuerpflichtige nach Ansicht des BVerfG anhand einer Arbeitgeberbescheinigung nachweisen. Diese Vorgehensweise ist bei selbständig Tätigen jedoch nur eingeschränkt möglich, hier gilt die Glaubhaftmachung. Der Freiberufler sollte die Tage, an denen er das Arbeitszimmer zur Erfüllung des Projektes nutzt, notieren. Daneben sollte in den Projektverträgen zumindest die Regelung enthalten sein, dass ihm im Projekt kein Arbeitsplatz fest zur Verfügung steht.

Typische Aufwendungen für ein Arbeitszimmer

Zu den typischen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gehören insbesondere

  • für Eigentümer: Gebäudeabschreibungsbeträge (AfA, Sonderabschreibung), Finanzierungskosten der Gebäudeanschaffungs- oder –herstellungskosten, anteilige Grundsteuer, Erbpachtzins
  • für Mieter: anteilige Kaltmiete
  • für Mieter und Eigentümer: umlegbare Reparatur- und Renovierungskosten des Gebäudes, oder der Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungskosten, Schornsteinfegergebühren, Reinigungskosten, Gebäudeversicherung (Hausrat-, Glas-, Haftpflicht- und Brandversicherung) sowie die verbrauchsabhängigen Wasser- und Energiekosten, Heizkosten, Verwaltungskosten, Gebühren der Müllabfuhr, Abwassergebühren, sonstige Nebenkosten.

Die Berechnung der Aufwendungen, die zum Abzug gebracht werden können, richtet sich nach der Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche. Notwendigerweise sind damit zunächst die gesamten Kosten für das Haus/die Wohnung zu ermitteln.

Ansonsten sind die Aufwendungen für die Arbeitsmittel anzusetzen, wie z.B. Computer, Drucker, Faxgerät, Telefonanlage, Scanner, Kopierer, Schreibtisch, Regale, Schreibtischstuhl über Afa – sowie Lampen, Gardinen, Vorhänge und Verbrauchsmaterial über Nachweise (Kaufbelege!).

Hinweise zum Verfahren und zur Vorgehensweise

Steuerpflichtige, deren Einkommensteuer ab 2007 in Bezug auf die Behandlung des häuslichen Arbeitszimmers gem. § 165 AO vorläufig festgesetzt wurde oder deren Steuerveranlagungen durch Einlegen von Einsprüchen gem. § 363 AO ruhen, können von der Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts profitieren. Im Hinblick auf die Kölner Entscheidung sollte generell Einspruch eingelegt werden, da hier die Revision zum Bundesfinanzhof (BFH) zugelassen wurde und deshalb der Einspruch bis zur Entscheidung des BFH ruhen gelassen wird (BFH-Az.: X R 32/11). Im Übrigen hat der Steuerpflichtige u.U. die Möglichkeit, sich innerhalb der Rechtsbehelfsfrist beim Finanzamt zu melden, um den Vorläufigkeitsvermerk zu beantragen. Da der Zinslauf für 2007 bzw. 2008 am 01.04.2009 bzw. 2010 begonnen hat, kann die Steuererstattung, die resultiert, wenn keine Aussetzung der Vollziehung gewährt wurde, zudem mit 0,5 Prozent je Monat gem. § 233 AO verzinst werden.

Wird der Einkommensteuerbescheid dem Steuerpflichtigen erstmalig zugestellt, so enthält dieser keinen Vorläufigkeitsvermerk. Seitens des Finanzamtes wird bis zum 30.06.2011 dem Bescheid die Erklärung beigefügt, dass Aufwendungen im Zusammenhang mit einem häuslichen Arbeitszimmer innerhalb der Einspruchsfrist dem Finanzamt angezeigt werden können, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Im Ergebnis sollte die Nutzung des Arbeitszimmers dokumentiert und alle Aufwendungen hierfür durch Belege nachgewiesen werden. Die Aufteilung der anteiligen Kosten ist anhand eines Schlüssels auf der Grundlage des Verhältnisses der Wohnfläche zur Fläche des Arbeitsraums zu ermitteln; dieses Verhältnis ist dann ebenso bei den Aufwendungen unter den dargestellten Voraussetzungen anzuwenden.

Weitere Informationen erhalten Sie vom Autor Peter Rössler. Er ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht in der Kanzlei BTR Mecklenburg & Kollegen in Frankfurt am Main. Sie finden die Kontaktdaten des Autors auch im GULP Anwaltsverzeichnis. Der Autor behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2011 Peter Rössler

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