Marktstudie: Ohne sie geht nichts: Selbstständige Projektassistenten

München/Zürich, Juli 2012. Projektassistenten unterstützen den Projektleiter – sie übernehmen seine administrativen Aufgaben und bearbeiten abgegrenzte Teilbereiche der Projektleitung eigenständig. Die Nachfrage nach selbstständigen Projektassistenten ist da und ihre Rolle im Projekt ist eine gute Vorbereitung auf die Projektleiter-Tätigkeit – die mit entsprechender Erfahrung vielleicht in späteren Projekteinsätzen übernommen werden kann. Die Chancen und Bedingungen für selbstständige Projektassistenten beleuchtet diese Marktstudie von GULP, Projektbörse und Personalagentur für IT und Engineering.

Die wichtigsten Daten im Überblick:

Stundensatzforderung: Niedriger als der Durchschnitt

In den letzten zwölf Monaten wurden in 2.068 Projektanfragen, die über GULP verschickt wurden, freiberufliche Projektassistenten nachgefragt: 110 verschiedene Unternehmen haben 1.059 Freiberufler kontaktiert: Der Bedarf ist also da. Die Assistenten fordern im Schnitt 16 Euro niedrigere Stundensätze als alle bei GULP eingetragenen IT-/Engineering-Freiberufler (57 bzw. 73 Euro). Mit 42,9 Prozent nicht ganz die Hälfte der Assistenten verlangt zwischen 40 und 60 Euro – was eine sehr stabile Mitte darstellt. Selbstständige Projektmanager fordern im Schnitt übrigens 88 Euro pro Stunde – je nach Anforderung also eine gute Perspektive für Assistenten.

Tätigkeiten: Was machen Projektassistenten?

„Projektassistenten werden ganz generell für alle Arten von IT-/Engineering-Projekten gesucht – sei es bei unternehmensweiten SAP-Projekten, bei der Implementierung einer neuen Software oder bei der Einführung einer neuen Konzernrichtlinie. Überall dort, wo Projektmanagement in größerem Rahmen vonnöten ist, werden auch Projektassistenten gerne eingesetzt“, so Stefan Symanek, Marketing-Leiter von GULP. Diese Assistenten unterstützen den Projektleiter. Sie können meist verschiedene Aus- und Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement oder eine akademische Ausbildung vorweisen und haben ausgezeichnete Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Wer anfangs noch viele administrative Aufgaben erledigt, übernimmt in den nächsten Projekten oft immer mehr Operatives und Fachliches und leitet schließlich (Teil-)Projekte. Oder er wird vom Mitarbeiter zum Leiter des Projektmanagement Office (PMO). Der Weg zum Projektmanager und Projektleiter steht bei entsprechender Weiterbildung (v.a. PMBOK oder Projektmanagement-Zertifizierungen), Erfahrung und Branchen-know-how allen Projektassistenten offen.

Unterschiedliche Rollen im Projekt

Die Aufgaben der Projektassistenten sind vielfältig: Sie pflegen den Projektplan, haben ein Auge auf Projekt- und Budgetcontrolling, und sie koordinieren. Sie verwalten Ressourcen, Dokumentationen, Leistungsnachweise, To-Dos und organisieren die Projektablage. Sie unterstützen die Projektleitung bei Reportings, analysieren und überwachen die Einhaltung von Qualitätskriterien. Dabei gibt es Unterschiede im Rahmen der beschriebenen Entwicklungsstufen: Während die einen Projektassistenten administrative Tätigkeiten gemäß Checkliste abarbeiten und den Projektplan gemäß Vorgabe des Projektleiters aktualisieren, bewerten die anderen Projektergebnisse selbst in fachlicher Hinsicht und geben eigenverantwortlich Handlungsempfehlungen bei Abweichungen. Die Übergänge sind fließend, aber Freiberufler werden in der Regel eher für Letzteres eingesetzt.

Geforderte Skills

In den Projektanfragen wird von Projektassistenten vor allem sehr gute Kenntnis der MS Office Programme (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) und MS Project gefordert. Gesucht werden kommunikative Persönlichkeiten, die präzise, strukturiert, zuverlässig und sorgfältig arbeiten. Kenntnisse der Besonderheiten von IT-Projekten (typische Phasen und Aufgabenpakete, häufige Probleme) werden vor allem bei großen Projekten vorausgesetzt. Erwünscht ist außerdem ein Verständnis der Zusammenhänge im Projektmanagement, je nach Rolle im Projekt ist das ein Pflicht-Kriterium – und die meisten selbstständigen Assistenten bringen ohnehin Aus- und Weiterbildungen in diesem Gebiet mit. Branchenerfahrung ist nicht zwingend vorausgesetzt, aber ein Plus.

Über GULP:
Mehr als 3.000 Kunden, 80.000 eingetragene IT-Experten, davon 11.500 mit Schwerpunkt Engineering, und über 1.100.000 abgewickelte Projektanfragen: GULP ist die wichtigste Quelle für die Besetzung von IT-/Engineering-Projekten mit externen Spezialisten im deutschsprachigen Raum. Als Internet-Jobbörse für Freiberufler ist GULP im Jahr 1996 gestartet. Heute bietet GULP zusätzlich zu den Dienstleistungen einer modernen Personalagentur ein umfassendes Online-Portal mit Informationen und Services für die Teilnehmer im Markt. Das in München ansässige Unternehmen erzielte 2011 einen Umsatz von 208,6 Millionen Euro und beschäftigt in der Zentrale und an den Standorten Frankfurt, Hamburg, Köln, Stuttgart und Zürich derzeit über 170 interne Mitarbeiter.