Die “Eh-da-Falle” und versteckte Projektkosten vermeiden

Erfolgreiche Unternehmen passen ihre Strukturen und Prozesse regelmäßig an sich ändernde Gegebenheiten an und verteilen dabei Aufgaben und Zuständigkeiten neu oder anders.

Nehmen wir ein Auftragsforschungsunternehmen, das sein Leit- und Dokumentationssystem für Laborprozesse umstellen möchte. Das Projektteam hat alle Experimente, Reagenzien und Vorlagen für Ergebnisprotokolle in das neue System übertragen. Nach einer intensiven Schulungswoche für die zukünftigen Nutzer soll die neue Software eingeführt werden.

Die Verteilung der großen Aufgabenblöcke ist Teil der Projektplanung. In die Kosten eingerechnet sind Anschaffung, Bereitstellung und Schulung der Nutzer. Daneben gibt es aber kleinere Arbeitspakete, die aus Projektsicht eher unerheblich scheinen und daher kaum Aufmerksamkeit erfahren. Sie werden gern reflexartig Mitarbeitergruppen zugewiesen, die „eh da“ sind – und schon ist die Eh-da-Falle aufgestellt.

Fehlende Qualifizierung und Routine kosten Zeit und Geld

Dort hinein tappen Organisationen zum Beispiel, wenn die Mitarbeitenden nicht ausreichend für die zu übernehmenden Aufgaben qualifiziert sind – etwa, weil die neuen Tasks wenig mit ihren Haupttätigkeiten zu tun haben. Dasselbe gilt, wenn die neuen Aufgaben on-top erledigt werden sollen, es also keine Entlastung an anderer Stelle gibt.

In unserem Beispiel sind die Mitarbeitenden für die Standardnutzung des neuen Systems geschult. Es fehlt ihnen an Routine, ihre Untersuchungen dauern wesentlich länger als gewohnt. Das Arbeitspensum kann nicht reduziert werden, der Kunde wartet auf die Ergebnisse.

Dann ändert der Kunde die Anforderungen an seine Analysen. Ein neues Experiment muss angelegt werden. Was bisher im Projektteam erledigt wurde, fällt jetzt den Laborexperten zu, deren Kernkompetenz nicht zwingend in der Softwareentwicklung liegt.
 
Selbst wenn die dazu notwendigen neuen Prozesse intuitiv bedienbar erscheinen: Wer sie nur selten nutzt, braucht dafür vergleichsweise lange. So entstehen versteckte Projektkosten, weil die Zusatzaufgaben das ohnehin dichte Tagesgeschäft nachhaltig beeinträchtigen. Die drastische Wirkung auf die Gesamteffizienz lässt sich zum Beispiel hier nachlesen.  

Unser Beispielunternehmen hat nun zwar ein sehr effizientes neues Labormanagementsystem. Aber die Umstellung generiert auch eine ganze Reihe an „Eh-da“-Kosten. In der Einführungsphase beansprucht die neue Software deutlich mehr Zeit, die den Mitarbeitenden an anderer Stelle fehlt. Das Anlegen neuer Experimente im laufenden Betrieb schafft zusätzliche Aufgaben, für die die Laborexperten nicht gut qualifiziert sind. Dabei geht wertvolle Arbeitszeit verloren, die für Kernaufgaben nicht mehr zur Verfügung steht. Neben Überstunden entsteht Unmut, der die Effizienz weiter beeinträchtigt. 

Externes Personal entlastet bei Projektspitzen

Eine ganzheitliche Projektplanung vermeidet diese Problemstellungen – zum Beispiel, indem für die Projektspitzen geeignetes externes Personal eingesetzt wird. Diese temporäre Verstärkung hat gleich mehrere Vorteile.

Einmal hält sie dem Stammpersonal den Rücken frei, um sich neu aufzustellen, im Change anzukommen oder sich für die neuen Anforderungen weiterzubilden.

Daneben bringen externe Prozess- oder Programm-Expert:innen zusätzliches Know-how in die Organisation, das in der täglichen Anwendung praxisorientiert umgesetzt werden kann. Von den Veränderungen betroffene Mitarbeitende haben also eine Fachkraft an ihrer Seite, die am implementierten Prozess Fragen klären und bei der Einarbeitung unterstützen kann.  

Aus Sicht der Organisationsentwicklung legen die klaren Anforderungen bei der Beauftragung der Externen einen soliden Grundstein für das interne Rollen- und Aufgabenverständnis. Die “Eh-da-Falle” wird also gar nicht erst ausgelegt.
 
Da diese Personalverstärkung temporär angelegt ist, bleibt dem Unternehmen die volle Flexibilität für Dauer und Umfang des Einsatzes. Und mit einem kompetenten Personaldienstleister wird die Rekrutierung geeigneter Kräfte zum Kinderspiel, so dass auch hier keine versteckten Projektkosten lauern.