Nachverfolgung von Änderungen, Nachträgen und Claims in einem CAPEX-Projekt > 200 MEUR

• Erfassung, Verfolgung und Dokumentation von Änderungsanträgen und Nachträgen
• Unterstützung des Auftraggebers bei der Bearbeitung von Forderungen (Claims) des Auftragnehmers

Erfolge/Ergebnisse:

• Die Auswirkungen von Änderungen und Nachträgen auf Kosten und Termine wurden reduziert. 
• Durch die Vorbereitung einer Mediation in Zusammenarbeit mit einer Anwaltskanzlei konnte ein Claim frühzeitig gelöst und die Fortsetzung des Projektes gesichert werden.
  

Das Mandat umfasste die interimistische Übernahme der Position des ?Head of Project Procurement?, um die fristgerechte Vergabe der Hauptgewerke für die Errichtung einer neuen Pharmaproduktionsstätte sicherzustellen. Der Schwerpunkt dieser Aufgabe lag auf der Durchführung von Ausschreibungen und Vergabeverhandlungen im Bereich der Reinraumtechnik, Prozesstechnik und Montagedienstleistungen.

• Erstellung und Verhandlung sämtlicher Einkaufsverträge
• Aufbereitung der Bestellunterlagen (Verträge, Verhandlungsprotokolle, Pflichtenhefte etc.) und Weitergabe an den operativen Einkauf
• Reporting an die Gesamtprojektleitung und Geschäftsleitung

Erfolge/Ergebnisse:

Sämtliche Gewerke wurden termingerecht verhandelt und beauftragt. Eine nahtlose Übergabe der Agenten an einen Kollegen in Festanstellung wurde sichergestellt.

Durchführung von Ausschreibungen und Vergabeverhandlungen für Einzelprojekte >100 MEUR des Auftraggebers im Bereich Bauwesen, Planungsleistungen, Maschinen, Anlagen und Montagedienstleistungen.

• Festlegung der Beschaffungsstrategie und Steuerung der Ausschreibungen gemäß den Projekt- und Beschaffungsplänen
• Erstellung und Verhandlung von Einkaufsverträgen in deutscher und englischer Sprache
• Aufbereitung der Bestellunterlagen für den operativen Einkauf, einschließlich Verträgen, Verhandlungsprotokollen und Pflichtenheften
• Reporting

Erfolge/Ergebnisse:

Dank der PMP-Expertise wurden die Beschaffungsprozesse für Greenfield- und Brownfield-Projekte erfolgreich optimiert. Besonders hervorzuheben ist die effiziente Lieferantensteuerung eines Stillstands Projekts, bei dem eine gesamte Produktionseinheit innerhalb von zwei Monaten für rund 100 Millionen Euro gewartet, angepasst und teilweise umgebaut wurde.

Verfolgung von Änderungsanträgen, Nachträgen und Claims in einem CAPEX-Projekt > 100 MEUR unter strikter Einhaltung des Zeitplans. Aufgrund der COVID-19-Situation war eine Erweiterung des Interim Management Mandats erforderlich. Wöchentliche Werksbesuche beim Hauptlieferanten, die Dokumentation der Fortschritte und die Sicherstellung rechtzeitiger Einleitung von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen sollten den Projekterfolg unter den geänderten Rahmenbedingungen sicherstellen.

• Erfassung, Verfolgung und Dokumentation sämtlicher Änderungsanträge (Change Requests, CRs) im Projekt
• Bewertung und Prüfung sämtlicher Änderungsanträge (CRs) hinsichtlich der Auswirkungen auf Kosten, Terminplan und Leistungsumfang
• Moderation des wöchentlichen CR-Meetings mit den Verantwortlichen von Auftragnehmer- und Auftraggeber
• Unterstützung des Auftraggebers bei der Durchsetzung bzw. Abwehr von Claims des Auftragnehmers
• Erstellung des wöchentlichen CR-Reports für das Steering Board
• Leistungsverfolgung (inkl. Dokumentation und Reporting) in der Niederlassung des Hauptlieferanten unter Einhaltung der geltenden COVID-19 Bestimmungen.

Erfolge/Ergebnisse:

Durch meine frühzeitige Einbindung als Change- und Claim Manager konnten sowohl die Anzahl der Änderungsanträge (CRs) und Claims als auch deren Auswirkungen auf Terminplan und Kosten trotz der COVID-19 Ereignisse reduziert werden. Ein Projektaudit durch ein renommiertes Beratungsunternehmen ergab keine Beanstandungen im Bereich Change Request- und Claim Management.

Ein im April 2015 initiiertes Projekt zur Umstellung auf intelligente Strommessgeräte (Smart Meter) sollte in den Phasen der Leistungsabnahme und des Rollouts (flächendeckende Installation von etwa einer Million Stromzählern) in enger Kooperation mit den technischen Projektleitern des Auftraggebers sowie den zwei Hauptlieferanten erfolgreich umgesetzt werden.

• Proaktive Unterstützung der Projektleitung im Bereich Vertragsmanagement
• Begleitung des Claim- und Change-Order-Prozesses im Projekt
• Unterstützung des Auftraggebers bei der Durchsetzung bzw. Abwehr von Claims der beiden Auftragnehmer
• Notwendige Anpassung/Novellierung der Verträge mit den Hauptlieferanten für den beginnenden SMART Meter Rollout

Erfolge/Ergebnisse:

Die Verträge mit den beiden Hauptauftragnehmern wurden erfolgreich an die Anforderungen für die flächendeckende Installation der Strommessgeräte (SMART Meter) angepasst

Projekteinkauf für Projekte mit dem Schwerpunkt Anlagen, technischer Gebäudeausstattung (TGA) und Laborausrüstung.

• Durchführung von Ausschreibungen (in deutscher und englischer Sprache) mit Ariba 
• Erstellung und Verhandlung von Einkaufsverträgen (in deutscher und englischer Sprache)
• Aufbereitung der Bestellunterlagen (Verträge, Verhandlungsprotokolle, Pflichtenhefte etc.) für den operativen Einkauf
• Nachtragsmanagement
• Reporting der erzielten Einsparungen

Erfolge/Ergebnisse:

Standardisierung des Ausschreibungsprozesses für Investitionsprojekte (CAPEX Projekte). 

Projekteinkauf für Einzelprojekte >2 MEUR für Maschinen, Anlagen und technischer Gebäudeausstattung (TGA), Ingenieursdienstleistungen.

• Durchführung von Ausschreibungen (in deutscher und englischer Sprache) im Bereich Maschinen, Anlagen, TGA und Ingenieursdienstleistungen
• Erstellung und Verhandlung von Einkaufsverträgen (in deutscher und englischer Sprache)
• Aufbereitung der Bestellunterlagen (Verträge, Verhandlungsprotokolle, Pflichtenhefte etc.) für die Eingabe in SAP durch den operativen Einkauf
• Lieferantensteuerung
• Nachtragsmanagement
• Claim Management
• Erstellung und Reporting der entsprechenden Kennzahlen

Erfolge/Ergebnisse:

Durch meine frühzeitige Einbindung als Projekteinkäufer in CAPEX-Projekte konnte eine signifikante Verbesserung der Qualität von Lastenheften und Leistungsverzeichnissen erzielt werden. Dies führte sowohl zu verkürzten Vergabezeiten als auch zu erheblichen monetären Einsparungen.

Vorbereitung bestehender Verträge für das SAP Source to Contract Vertragsmanagement zur elektronischen Archivierung und Terminierung von Einkaufsverträgen.

Erfolge/Ergebnisse:

Eine Vertragsübersicht wurde erstellt und für die Übernahme in das Source to Contract System vorbereitet.

Analyse, Bewertung und Optimierung des Ausschreibungsprozesses im Bereich ?Einkauf Nichthandelsware? und Entwicklung eines SOLL-Konzeptes.

Erfolge/Ergebnisse:

Die Schwachstellen des IST-Ausschreibungsprozesses wurden umfassend analysiert und durch ein auf die eSourcing-Plattform (IBX) zugeschnittenes SOLL-Konzept ersetzt. Dies führte zu einer Verkürzung der Dauer von Ausschreibungen und einer Verbesserung der Qualität der von den Lieferanten auf der eSourcing-Plattform eingereichten Angebote.

Implementierung von Oracle Primavera Unifier als System für die Beschaffung und das Projektcontrolling globaler Investitionsprojekte.

Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen (in englischer Sprache) und Auswertung der abgegebenen Angebote für ein Machine to Machine (M2M) Middleware Projekt.

Erfolge/Ergebnisse:

Die von den Lieferanten abgegebenen Angebote wurden umfassend analysiert und in das M2M Geschäftsmodell eingearbeitet. Umfangreiche Szenarien für dieses Investitionsvorhaben wurden entwickelt und für das Steering Board aufbereitet

Steuerung sämtlicher Beschaffungsaktivitäten für ein 58 MEUR-Investitionsprojekt im Pharmabereich.

Erfolge/Ergebnisse:

Beschaffungsprozesse für dieses Investitionsprojekt wurden definiert und erfolgreich umgesetzt. Eine Kosteneinsparung von 12% bei gleichzeitiger Erhöhung der Lieferantendienstleistung wurde erreicht.

Steuerung von globalen Projekten innerhalb der Warengruppen Construction, Production Equipment (Machinery and Supplies), Facility Management und Utilities im Rahmen eines globalen Programmes mit dem Ziel von Kosteneinsparungen und Steigerung der Effizienz. Kommunikation im Projekt erfolgte ausschließlich in Englisch.

Anpassung und Überarbeitung von Verträgen (in deutscher und englischer Sprache) für den Ausbau, Betrieb und Wartung der gesamten Netzinfrastruktur eines Mobilfunkanbieters.

Erfolge/Ergebnisse:

Über 200 Verträge wurden angepasst und für die Übertragung an den Outsourcing Partner vorbereitet.

Beratung der technischen Fach- und Einkaufsabteilung bei Ausschreibungen für die Anmietung von Kollokationsflächen im Telekommunikationsbereich.