a Randstad company

JavaScript,node.js,HTML5,CSS3,Progressive Web Apps (PWA),VBA,Visual Basic for Application,Workflow,SQL,Datenbanken

Profil
Top-Skills
Workflow Beratung Linux Apache MySQL PHP Asynchronous JavaScript and XML VBA
Verfügbar ab
01.12.2022
Aktuell verfügbar - Der Experte steht für neue Projektangebote zur Verfügung.
Verfügbar zu
70%
davon vor Ort
80%
Einsatzorte

Städte
Stuttgart (+200km)
PLZ-Gebiete
Länder
Deutschland, Österreich

Workflow Systeme für den Mittelstand mit MS Office - geht das?

 

Ja, sehr gut sogar! Fast jeder hat MS Office im Einsatz, die meisten benutzen die Kombination Outlook/Exchange für den kompletten Emailverkehr, inklusive Termin-, Aufgaben- und Kontaktverwaltung.

 

Was liegt also näher, das Customer-Relationship-Management-System (CRM) in das Outlook zu integrieren?

Wird das so umgesetzt, weiß das CRM über den Inhalt einer Email, über Absender oder Anhänge früher Bescheid, als der Empfänger, der die Email noch gar nicht gelesen hat! Mit dieser Kenntnis lassen sich bei Bedarf schon die ersten Prozesse anstoßen, sei es nur eine automatisierte Extraktion von z.B. Kundendaten aus  dem Emailinhalt.

 

Outlook wird dazu um die CRM Komponente "aufgebohrt", d.h. keine zusätzliche Installation einer CRM-Software ist notwendig, die dann recht umständlich auf das Email-Programm zugreifen müsste.

 

Eine Datenbankanbindung dieser Outlook-CRM-Komponente behebt den Mangel eines "Stand-alone Outlooks" bezgl. Kontakte, Termine, Aufgaben oder Benutzerverwaltung.

Somit lassen sich komplexe Workflow Prozesse anstoßen, die eine Steuerung von Ressourcen, Aufgaben und Tätigkeiten ermöglichen.

Ein Frontend für eine Datenerfassung innerhalb von Outlook lässt sich leicht mit der MS integrierten Programmierumgebung VBA erzielen, d.h.  auf ein "Maskenfeeling" für eine Datenpflege, wie man es von anderen Programmen her kennt,  muss nicht verzichtet werden.

 

Emails haben oft auch Anhänge, die kunden- bzw. auftragsbezogen sein können. Warum also nicht zum CRM System gleich ein Dokumenten-Management-System (DMS) ins Outlook dazu packen? Ein Bezug zwischen Kunden und seinen auftragsbezogenen Dateien lässt sich einfach realisieren. Eine verschlüsselte Datenhaltung auf z.B. einem FTP Server ist möglich.

 

Auftragskalkulationen, Geschäftsanalysen oder ähnliches werden gerne in Excel gemacht, denn es gibt wohl kaum eine Software, mit der es sich komfortabler rechnen lässt. Nur bleiben die Daten wiederrum meist im Excelsheet gekapselt und sind selten unternehmensweit zugänglich. Warum also nicht Excel nur als Frontend-Rechner benutzen, der seine Daten aus einer Datenbank lädt und die Ergebnisse wieder in die Datenbank zurückschreibt? Zusätzlich mit einer benutzergesteuerten Rechte- und Versionsverwaltung? Mit Zugang zu den Outlook CRM Daten? Mit gleicher Bedienoberfläche, die das CRM schon verwendet? Warum nicht gleich Excel als Business Intelligence Tool (BI) verwenden?

 

Das alles ist mit dem Standard-Office-Paket von Mircosoft, MS Office, und VBA Programmierung möglich. Outlook kann in diesem Szenario das zentrale Tool sein. Mit integrierter CRM-, DMS-Komponente und parametergesteuertem, kundenspezifischem Aufruf der Excel-BI-Komponente.

 

Excel dient häufig auch als Planungswerkzeug für zeitliche Abläufe, auch Plantafel genannt, wenn MS Project nicht vorhanden und zu kompliziert ist. Auch hier besteht i.a. wieder das Problem der Zugänglichkeit der verwendeten Daten, verbunden mit einer fehlenden Versionierungsmöglichkeit.

Kommen jedoch die Daten wieder aus einer Datenbank und werden für eine Bearbeitung bzw. Kalkulation in Excel visualisiert, um anschließend wieder in der Datenbank abgespeichert zu werden, bestehen diese Probleme nicht mehr. Nichts wird in Excel selbst abgespeichert.

 

Für eine aussagekräftige Gestaltung von Texten inkl.  Bildern, z.B. für Angebotsbeschreibungen in der Reise- oder Möbelbranche, kommt nicht selten MS Word zum Einsatz. Für eine personalisiert Ausarbeitung, ggf. mit Termingestaltung, reichen die normalen Serienbrieffunktionen von MS Word nicht aus. Warum also nicht gleich das CRM System von Outlook in Word integrieren, erweitert um Content-Management-System (CMS) Funktionen?

Über sogenannte Bookmarks in MS Word lassen sich solche Dokumente als Vorlagen intelligent aufbereiten, so das eine automatisierte, datenbankgestützte Ausgabe erfolgen kann, kombiniert mit der Termin- und Aufgabenverwaltung von Outlook.

 

Für all diese beschriebenen Funktionen ist keine Installation zusätzlicher Software nötig, sofern unternehmensweit MS Office und eine Datenbank bereits im Einsatz sind.

Ist das Unternehmen über mehrere Standorte verteilt, so kann die Datenbank ins Internet bzw. Intranet wandern. Alle Funktionen zu den Themen CRM, DMS, BI und CMS können auch hierfür genutzt werden.

 

Zweifel? Ich baue seit 1999 erfolgreich Office-Lösungen zu diesen Themen. Sie erfüllen modernste Ansprüche und sind speziell auf die Kundenanforderungen zugeschnitten. Kunden müssen ihren Workflow nicht der Software anpassen. Es ist umgekehrt: Die Software bildet den aktuellen Kundenworkflow ab!

Eine Live-Demo bei Kunden vorort könnte Sie überzeugen...

 

Viele Grüße

U. Witt

Remote-Arbeit
möglich
Art des Profiles
Freiberufler / Selbstständiger
Der Experte ist als Einzelperson freiberuflich oder selbstständig tätig.

1998-2009: Aufbau eines Projektplanungssystems (PPS) für einen bekannten internationalen Verlag

ab 2009: Entwicklung einer internetfähigen, datenbankgestützten Plantafel für Auftragsverwaltung auf HTML- und Excelbasis

ab 2009: Aufbau eines Workflow Systems (CRM, DMS, CMS, BI) für eine große, süddeutsche Druckerei

ab 2012: Entwicklung hybrider Apps für iOS, Android und Windows

ab 2015: Aufbau eines Workflow Systems (CRM, CMS, BI) für eine Reiseagentur

ab 2016: Entwicklung eines Betriebserfassungssystem(BDE) für eine große, süddeutsche Druckerei

ab 2018: Entwicklung einer progressive Web App (PWA) für die BDE

ab 2021: Einführung des Betriebserfassungssystem(BDE) für eine weitere Druckerei

ab 2022: Einführung der internetfähigen, datenbankgestützten Plantafel für Auftragsverwaltung auf HTML- und Excelbasis für eine weitere Druckerei



Studium der Elekrotechnik an der Universität Stuttgart, Abschluss als Dipl.-Ing. 1989

Workflow Beratung bei gleichzeitiger Umsetzung

Daten Hosting

Top Skills
Workflow Beratung Linux Apache MySQL PHP Asynchronous JavaScript and XML VBA

20 Jahre Programmiererfahrung

16 Jahre Erfahrung in Workflow-Beratung und -umsetzung auf MS Office Basis

3 Jahre Erfahrung in hybrider App-Entwicklung mit Phonegap/Cordova, Javascript, HTML5, CSS3

Mediengestalter

Verlage

Druckereien

Reiseagenturen

Möbelhäuser

Ihr Kontakt zu Gulp

Fragen? Rufen Sie uns an +49 89 500316-300 oder schreiben Sie uns:

Jetzt bei GULP Direkt registrieren und Freelancer kontaktieren