Kostenmanagement

• Kostenkontrolle und Analyse der Zusammensetzung des Budgets für die dem Solution Manager zugeordneten fünf Kostenstellen
• Klärung Kostenverteilung (Projekt/Kostenstelle) für neue Produkte der passiven Infrastruktur
• Entwicklung von Formblättern für Auftragsanfragen
• Kaufmännisches Auftragsmanagement und bei Bedarf Veranlassung der Verrechnung auf Kostenstellen und Aufträge
• Aufbereitung von Auswertungen, Analysen, Kennzahlen und Berichten
• Selbständige Erstellung und Koordination von Planungen und Forecasts für einen definierten Zeitraum unter Einhaltung der vorgegebenen Terminschiene

Workflowmanagement

• Identifikation von notwendigen Verbesserungspotentialen in der aktuellen Prozesslandschaft
• Erstellung von Workflows, u.a. für Beschaffung neuer Produkte von der Bedarfsanforderung über die Inventarisierung bis zur Aussonderung des Produktes
• IT- und FMG-weite Etablierung der erstellten Workflows

Inforaummanagement

• Entwicklung und Sicherstellung eines sinnvollen Zutritts- und Schadenmanagements
• Klärung der Verantwortlichkeiten und Schnittstellen im Bereich Inforäume und deren Ausstattung in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen

Dokumentationsmanagement

• Klärung der bei der IT zu dokumentierenden Gewerke in Abstimmung mit den jeweiligen Fachabteilungen und Dokumentation der Ergebnisse

Dokumentenmanagement, Ablagesysteme und Archivierung

• Identifikation der abzulegenden Dokumente
• Definition von Inhalt und Speicherort der Dokumente
• Definition von aktuellen und relevanten Handbüchern und Sicherstellung der Aktualität der Handbücher

Qualitätsmanagement

• Definition von Pflichtdokumenten für die Abnahme von Baumaßnahmen
• Erstellung einer Abnahmecheckliste und eines Abnahmedokuments für die Abnahme von abgeschlossenen Baumaßnahmen aus Sicht des Solution Managements

Lieferantenmanagement

• Schaffung einer Routine zur laufenden Qualitätssicherung
• Verbesserung der Materialwirtschaft in Bezug auf Bestellhäufigkeit und Lagermaterialien
• Selbständige Etablierung eines sinnvollen Lagermanagements/Liefermanagements

Organisatorisches

• Umsetzung einer gemeinsamen und sinnvollen Laufwerksstruktur
• Laufende Aktualisierung der Laufwerksstruktur und Ablage von Dokumenten
• Erstellung und laufende Pflege einer offenen Punkte Liste
• Erstellung und Etablierung eines Kommunikationskonzepts für die FMG-weite Umsetzung und Kommunikation von entwickelten Maßnahmen zu o.g. Punkten
• Erstellung eines Terminplans für wichtige Termine, Audits, Inbetriebnahmen etc.
• Bereitstellung von erforderlichen Templates zur Dokumentation von Arbeitspakten, Checklisten, Handbüchern etc.

IT-Projektleiterin

• Verantwortlich für die Einführung eines neuen ERP-Systems
• Analyse der aktuellen Unternehmensprozesse und Übertragung der Prozesse ins neue System
• Definition von Anforderungen an das neue System
• Einsteuerung der Anforderungen beim externen Partner
• Funktionstests im neuen System
• Erstellung von Entwicklungsaufträgen an externen Partner zur firmenspezifischen Anpassung des neuen Systems
• Regelmäßige Abstimmung mit dem externen Partner
• Inbetriebnahme des neuen Systems
• Durchführung von Mitarbeiterschulungen
• Koordinierte Ablösung der Altsysteme

Projektcontrollerin

• Mitwirkung bei der Kosten-, Budget- und Mittelplanung für Großbauprojekte
• Durchführung von Plan-/Ist-Vergleichen
• Erstellung von Prognosen im Rahmen der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse
• Erstellung von Projektberichten und Analysen für den Projektleiter und den kfm. Leiter
• Kontrolle und Verfolgung der Entwicklung der Projektkosten bei Bauvolumen von bis zu 500 Mio. Euro
• Unterstützung des kfm. Leiters im Bereich Unternehmenscontrolling
• Weiterentwicklung der bestehenden Controllingsysteme
• Vertretung der Buchhalterin während der Abwesenheit

• einfordern, sortieren, prüfen, vorkontieren und ablegen von Belegen
• Buchen von Bank, Kasse und Kreditkartenkonten 
• vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss wie Kontenabstimmung und Kontenabschluss
• Zusammenstellen von Informationen für das Finanzamt
• Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
• Rechnungslegung, Forderungsüberwachung und Mahnwesen

• Zentrale Koordination von Bereichsplanungen, Forecasts und Jahresabschlussarbeiten in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachbereichen und Führungskräften unter Einhaltung der vorgegebenen Terminschiene
• regelmäßige Erstellung von internen und externen Management-Berichten und Kostenauswertungen
• Sicherstellen und Nachhalten des zielgruppengerechten Kostencontrollings anhand von Plan- und Ist-Werten
• Ansprechpartner für die Beschaffung von Hardware, Software und Dienstleistungen sowie kaufmännische Fragestellungen in Projekten
• Abwicklung von IT-Bestellungen (Werkverträge, Dienstleistungsverträge und Arbeitnehmerüberlassungsverträge) über SAP in Abstimmung mit dem SWM-Einkauf inkl. Dokumentation und Ablage der Vorgänge
• Erstellung von Abrufbestellungen in SAP nach Anforderung der Fachbereiche inkl. Dokumentation und Ablage der Vorgänge
• laufende Durchführung der Obligobereinigung in SAP
• Rückstellungsbildung und -auflösung
• Eigenverantwortliche Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen inkl. Dokumentation der Freigaben sowie Ansprechpartner bei Klärungsfällen
• Identifikation und Mitwirkung bei der Umsetzung von notwendigen Verbesserungspotentialen im aktuellen Bestellprozess im Hinblick auf die Einhaltung der Compliance-Vorgaben
• regelmäßige Abstimmung mit dem SWM Einkauf zu Verbesserungspotentialen in der Zusammenarbeit der LHM-S mit der SWM
• Abstimmung mit der kreditorischen Buchhaltung der SWM zur Analyse des Rechnungseingangsprozesses von Bestellungen über den IT-Shop, um Verbesserungen in der Zusammenarbeit der SWM, der LHM-S und des Lieferanten zu erwirken
• Teilnahme an regelmäßigen internen und übergreifenden Meetings
• Unterstützung der IT-Organisation bei kaufmännischen und prozessualen Klärungsthemen
• Vertretung der IT-Bereichssteuerung während der Abwesenheit
• eigenverantwortliche Kontrolle der Einhaltung der Compliance-Vorschriften in Bezug auf Fremdpersonaleinsatz bei der LHM-S
• regelmäßiges Reporting des eingesetzten Fremdpersonals in Werk- und Dienstverträgen an den zentralen Fremdpersonalbeauftragten
• Übernahme der Aufgaben als dezentrale Fremdpersonalbeauftrage der LHM-S
• Teilnahme an regelmäßigen Abstimmungsmeetings mit den zentralen und dezentralen Fremdpersonalbeauftragten
• Teilnahme an regelmäßigen Meetings zur Vorbereitung des Übergangs der LHM-S an die LHM
• Teilnahme an Workshops zur Vorbereitung der Auswahl eines neuen ERP-Systems

• Initiierung, Planung, Überwachung, Steuerung und Durchführung von IT-Projekten unter Einhaltung der Vorgaben, Handbücher, Richtlinien und Qualitätsstandards an deutschen Flughäfen
• Definition von Zielen, Ressourcen, Meilensteinen, Kosten, Aufwendungen, Vorgehensmodell, Projektstrukturplan, Risikoplan und der Projektorganisation
• Stakeholder- und Anforderungsmanagement
• Projektkostencontrolling und Ressourcenmanagement
• Risiko- und Changemanagement
• Änderungs- und Claim-Management
• Go Life-Planung
• Erstellung projektrelevanter Dokumente (Projektdefinition, Lastenheft, Pflichtenheft, Projektabschlussbericht etc.) in Abstimmung mit den jeweiligen Fachbereichen und Systemverantwortlichen

Erneuerung der Kommunikationsverkabelung im MAC Nord und Süd

• IT-Projektvolumen: > 1 Mio.
• Dauer: 3 Jahre

Erneuerung der Primärverkabelung im Bereich Vorfeld West

• IT-Projektvolumen: < 1 Mio.
• Dauer: ca. 3,5 Jahre

Generalsanierung IT-Infrastruktur Zentralgebäude und MAC-Forum

• IT-Projektvolumen: > 5 Mio.
• Dauer: ca. 8 Jahre

Umbau IT-Infrastruktur T1 Modul B zur Vorbereitung für den Flugsteig

• IT-Projektvolumen: < 1 Mio.
• Dauer: ca. 4 Jahre

operative Unterstützung bei der Initiierung, Planung, Überwachung, Steuerung und Durchführung von agilen Projekten unter Einhaltung der Vorgaben des IT-Qualitätsmanagementsystems, unter anderem durch folgende Tätigkeiten:

• Projekthandbuch erstellen, abstimmen und laufend aktuell halten
• Erstellung und laufende Pflege des Projektplans
• Meilensteinplan entsprechend dem Projektplan anpassen
• Monatliches Reporting auf Basis des aktuellen Projektfortschritts (Ampelsetzung)
• Erstellung und Etablierung eines Kommunikationskonzepts im Projekt
• Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation innerhalb des Projektes sowie mit allen Stakeholdern
• Struktur einer Risikoliste vorschlagen, laufend aktuell halten, Nachträge veranlassen sowie Tracking der Risiken
• Laufende Pflege der Finanz- und Kapazitätsplanung im Projekt-Portfolio-System
• Managementgerechte Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Projektterminen
• Moderation von Workshops, Projektterminen (u.a. Reviews) und ? Veranstaltungen inkl. Sicherstellung der Agenda und LOP, Einhaltung der Zeitvorgaben, Erstellung von Präsentationen sowie Protokollierung von Ergebnissen und Beschlüssen
• Organigramm laufend aktuell halten, Nachträge veranlassen
• Dokumentenstruktur etablieren, laufend aktualisieren, Dokumente zuordnen
• Erstellung und laufende Pflege der Anwesenheitsliste
• Struktur einer LOP vorschlagen, etablieren, Liste laufend aktuell halten und Aktivitäten aus der LOP einfordern
• Laufwerke und SharePoint beantragen, einrichten und pflegen
• Projekthomepage initial anlegen und Inhalte pflegen
• Organisatorische Tätigkeiten wie E-Mail Verteiler anlegen und aktuell halten, Beschaffung von Zutrittsberechtigungen für neue Mitarbeiter, Einrichtung von Zugangsberechtigungen für Laufwerke, Tools, Software usw., Erstellung und Versand des Projektnewsletters etc.:

Tätigkeit innerhalb blu Professionals:

• Verantwortlich für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Onboarding-Prozesses
• Akquise von neuen Kundenprojekten
• Erstellung von Imagepräsentationen zur internen und externen Verwendung

• Erstellung von Konzepten, Präsentationen, Übersetzungen und Templates im Rahmen der Tätigkeit als Projektunterstützung 
• Erstellung von Protokollen auf Basis von bestehenden QSP-Templates sowie Konsolidierung von Feedback im Rahmen von QSP-Prozessen  

operative Unterstützung bei der Initiierung, Planung, Überwachung, Steuerung und Durchführung von allen in der Abteilung angesiedelten Projekten unter Einhaltung der Vorgaben des IT-Qualitätsmanagementsystems, unter anderem durch folgende Tätigkeiten:

• eigenverantwortliche Steuerung des gesamten Projektkostencontrollings in enger Abstimmung mit den ausführenden Projektleitern
• Kostenstellencontrolling, Kostenstellenplanung und Personalentlastungsplanung
• Betreuung von Auszubildenden
• Überprüfung der Leistungsabrechnung der bauausführenden Unternehmen und externen Dienstleister im Vergleich zu den Vertragspreisen und dem Kostenanschlag und Rechnungsprüfung und -freigabe in SAP
• Erstellen von Bestellanforderungen und Bestellungen in SAP inkl. Angebotseinholung bei Fremdfirmen
• Mitwirken beim Aufstellen von Mengengerüsten und der Erstellung von Kostenschätzungen und Angeboten in SAP
• Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Durchführung von Ausschreibungen für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen national und EU in Abstimmung mit den internen Fachabteilungen
• Erstellung von Abweichungsanalysen in Abstimmung mit dem Projektleiter, kaufmännischer Steuerung und Projektservice sowie Mitwirkung beim Finden von Möglichkeiten der Gegensteuerung
• Abteilungsinterne Umzüge von Mitarbeitern beauftragen, koordinieren und überwachen (Bestellungen, IT-Equipment, Leitungsschaltung etc.)
• Administrative Tätigkeiten:
  • Administration und eigenverantwortliches Führen und Pflegen einer Access-Projektdatenbank
  • Ansprechpartner für Türzugangsberechtigungen, Laufwerksberechtigungen, Beantragung von Zugangskennungen und benötigten Programmen für interne und externe Mitarbeiter
  • On- und Offboarding von Mitarbeitern

operative Unterstützung bei der Initiierung, Planung, Überwachung, Steuerung und Durchführung von allen in der Abteilung angesiedelten Projekten unter Einhaltung der Vorgaben des IT-Qualitätsmanagementsystems, unter anderem durch folgende Tätigkeiten: 

• eigenverantwortliche Steuerung des gesamten Projektkostencontrollings in enger Abstimmung mit den ausführenden Projektleitern
• Überprüfung der Leistungsabrechnung der bauausführenden Unternehmen und externen Dienstleister im Vergleich zu den Vertragspreisen und dem Kostenanschlag und Rechnungsprüfung und -freigabe in SAP
• Erstellen von Bestellanforderungen und Bestellungen in SAP inkl. Angebotseinholung bei Fremdfirmen
• Mitwirken beim Aufstellen von Mengengerüsten und der Erstellung von Kostenschätzungen und Angeboten in SAP
• Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Durchführung von Ausschreibungen für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen national und EU in Abstimmung mit den internen Fachabteilungen
• Erstellung von Abweichungsanalysen in Abstimmung mit dem Projektleiter, kaufmännischer Steuerung und Projektservice sowie Mitwirkung beim Finden von Möglichkeiten der Gegensteuerung
• Erstellung von Workflow-Calls im Action Request System zum Neubau von Kameras
• Erstellen notwendiger Anträge und Beauftragungen für den Bauablauf mit verschiedenen Fachabteilungen, Nutzern und Mietern
• Abteilungsinterne Umzüge von Mitarbeitern beauftragen, koordinieren und überwachen (Bestellungen, IT-Equipment, Leitungsschaltung etc.)
• Zeiterfassung externer Mitarbeiter in SAP CATS
• Reisemanagement, Terminmanagement und -verfolgung
• Administrative Tätigkeiten:
  • Administration und eigenverantwortliches Führen und Pflegen einer Access-Projektdatenbank
  • Ansprechpartner für Türzugangsberechtigungen, Laufwerksberechtigungen, Beantragung von Zugangskennungen und benötigten Programmen für interne und externe Mitarbeiter und die Einweisung in die Abteilungsstruktur bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters

• Analyse der Testanforderungen der verschiedenen Bereiche
• Erstellung von Testdaten und Testszenarien inkl. Erfassung in einer kundenspezifischen Testfalldokumentationsdatenbank
• Testdurchführung inkl. Dokumentation der Testergebnisse in einer kundenspezifischen Testfalldokumentationsdatenbank
• Fehlerticketerstellung und Fehlerdokumentation im BMC Remedy Action Request System und Weitergabe an die zuständigen Bearbeiter
• Nachhalten der Lösungsfindung bei Fehlertickets
• Kontrolle und Nachtest der zurückgegebenen gelösten Tickets und ggf. erneute Dokumentation
• Hauptaugenmerk lag hier im Bereich Ordermanagement und Integration CRM (t-online Produkte)

• Erstellen der Buchhaltung
• Bearbeitung Postein- und Ausgang
• Bestellung von Büromaterial
• Überwachung von Zahlungen
• Überweisungen durchführen
• Terminplanung
• Pflege der Kundendaten