Projektleitung ?Umzugskoordination? für das neue Headquarter sowie technische Werkstattplanung; Budgetplanung- und Verwaltung (ca. 750.000 ?), Erstellung von Zeitplänen, Nachhalten und Dokumentation der Projektschritte, Koordination und Kommunikation zu allen Projektstakeholdern

Vorbereitung & Präsentation von Entscheidungsunterlagen (auch auf Englisch)

Erstellung von Analysen & Reportings

Gremienorganisation & Protokollführung (auf Englisch)

Koordination aller Standortangelegenheiten in München 

Erstellung & Einführung eines Organigramms für die Division ?Engineering?

Schnittstelle zwischen HR & dem Bereich Engineering für den Standort München sowie global

Einführung neuer Prozesse sowie Prozessoptimierungen unterschiedlichster Art 

Persönliche Assistenz

Betreuung der Social Media Plattformen (Xing & Kununu)

Mitarbeit bei Personalthemen (u.a. Kulturwandel, Digitalisierung & Messen)

Mitarbeit an nationalen Großprojekten

Eventorganisation und -begleitung (u.a. New Tech Safari in Berlin)

Unterstützung des Food Tech Campus (Startup Szene)

Globale Reiseplanung und -organisation für den Geschäftsführer

Reisekostenabrechnungen (national & international)

Ansprechpartner für alle administrativen und organisatorischen Belange

Internationaler Schriftverkehr

Terminkoordination und -organisation

Erstellung von Analysen, Protokollen und Präsentationen 

Gremienorganisation & Protokollführung 

Persönliche Assistenz

Globale Reiseplanung- und Organisation für die Bereichsleitung sowie 6 Abteilungen

Reisekostenabrechnungen (national & international)

Kalenderpflege für den Bereichsleiter

Ansprechpartner für alle administrativen und organisatorischen Belange

Internationaler Schriftverkehr

Terminkoordination und -organisation

Erstellung von Analysen & Berichten

Bestellung von Dienstleistungen und Büromittelbestellung

Pflege der An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter

Projektverfolgung 

Organisation und Disposition der Flotte

Bearbeiten von Anfragen, Angeboten und Verträgen

Administrative Unterstützung der Key Account Manager

Ansprechpartner des Kunden in allen Belangen 

Rechnungsmanagement

Beschwerdemanagement

Erstellung von Analysen und Berichten  

Unterstützung des Montageleiters sowie der Meister in allen organisatorischen und administrativen Fragen 

Terminkoordination und Kalenderpflege für den Montageleiter

Vorbereitung von Besprechungen / Veranstaltungen inklusive der benötigten Unterlagen

Selbständige Terminierung und Organisation von Abnahmeterminen mit anerkannten Stellen (z.B. TÜV)

Kommunikationsschnittstelle bei der Mängelabarbeitung z.B. mit der Konstruktion, der Projektierung sowie den Meistern

Dokumentation der aktuellen Zertifizierungsvorgänge der einzelnen Aufzüge

Internationaler Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten z. T. nach Diktat

Direkter Kontakt mit Kunden und Lieferanten in diversen Angelegenheiten

Bestellung von Dienstleistungen (z.B. Fremdvergabe von Montageleistungen)

Interne Verrechnungen 

Bearbeitung und Kontrolle der Eingangsrechnungen inkl. der vorbereitenden Buchhaltung

Erfassung der Montagestunden pro Monteur und Bauvorhaben

Vorbereitendes Controlling im Hinblick der angefallenen Kosten in der Montageabteilung pro Bauvorhaben 

Projektkoordination von 70-90 laufenden Projekten

Vorbereitung und Verfassung von Briefingformularen

Vorbereiten und Halten von Briefingterminen mit dem Team

Direkte Kommunikation mit dem Kunden (?Lidl?) sowie mit vorrangig internationalen Lieferanten im Textilbereich

Kontrolle der Layouts und Abstimmung mit dem Grafiker-Team 

Dokumentation des Jobstatus

Telefonische Beratung sowie Erfassung von Urlaubsbuchungen

Bearbeitung von Reklamationen jeglicher Art

Organisation und Durchführung eines großen Marketingprojekts (?Deutschsprachige Kinderbetreuung auf italienischen Campingplätzen?)

Budgetplanung in Zusammenarbeit mit dem englischen Mutterkonzern

Selbstständige Rekrutierung von Saisonpersonal sowie deren Schulung in eigens organisierten Workshops: Termin- und Reiseplanung für das Personal, Planung des benötigten Materials sowie die Organisation der Anlieferung ins Ausland o Betreuung des Personals während der Saison, Nachbereitung der abgelaufenen Saison