2014 - 2023: Betreuung eines Business Management Consultancy Start-Ups

Rolle: Finance Managerin
Kunde: Priotas GmbH, Köln (ehemals Pirmasens)

Aufgaben:

• Alleinverantwortlich für die Planung und Bereitstellung finanzieller Mittel in Absprache mit dem Investor. Aufbau der Buchhaltung und des Controllings, Anleitung der zuständigen Mitarbeiter vor Ort und Implementierung der Workflows. Aufbau eines Systems zur Überwachung von Rechnungsstellung und Durchführung dieser.
• 2015: Verantwortlich für die formelle Organisation der Überführung des Firmensitzes nach Köln. Organisation und Betreuung von Sonderprüfungen durch die Finanzämter Pirmasens und Köln.

• Unterstützung bei der Übernahme der GmbH durch den Investor (GL Ifak Institut). Umstrukturierung der Verwaltung und Aufbau des Controllings, Übernahme und der Durchführung der laufenden Buchhaltung
• Aufbau und Durchführung der Überwachung der Rechnungsstellung. Einbindung der relevanten Daten in das Addison Controlling Tool
• Kontinuierliche Kontrolle und Analyse der Kosten und Beratung zu notwendigen Veränderungen in operativen Bereich. Aufbereitung des Reportings zur Berichtslegung an weitere Investoren. Alleinverantwortlich für die Planung und Bereitstellung finanzieller Mittel in Absprache mit dem Investor.

• Betreuung eines Start-Up Unternehmens zur Durchführung weltweiter Onlineumfragen - Unterstützung der Firmengründung durch den Investor (GL Ifak Institut), mit alleiniger Verantwortung für die Abwicklung aller notwendigen Formalitäten. Vollverantwortlich für den Aufbau und das Management der Financeabteilung. Verantwortlich für folgende Aufgabenbereiche:
• Buchhaltung: Finanz-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen, Reisekostenabrechnung
• Aufbau der Verwaltung und Workflow Prozesse, inklusive Einbindung in das DocuWare DMS und Workflow Management Systems.
• Anleitung der Mitarbeiter vor Ort in Bezug auf Finance Prozesse und Überprüfung der Resultate.
• Finanzplanung und Reporting mit Erstellung der Jahrespläne und wöchentlicher Reports für die Geschäftsleitung.
• Organisation der Liquidität mit Erstellung erforderlicher Darlehensverträge in Absprache mit Geschäftsleitung und Investor. Alleinige Verantwortung für den kompletten Zahlungsverkehr.
• Ansprechpartner für alle steuerlichen Fragen, USt-Voranmeldungen und Betreuung der Prüfungen durch Finanzamt und andere Behörden., Zusammenarbeit mit einem Steuerberater
• Erstellung der Due Diligence im Rahmen des Verkaufs der Respondi Gruppe

• Betreuung des französischen Tochterunternehmens der respondi AG - Unterstützung der Firmengründung durch die Muttergesellschaft (GL respondi AG), mit alleiniger Verantwortung für die Planung und Gründung, sowie der Abwicklung aller relevanten Formalitäten. Vollverantwortlich für den Aufbau und das Management der Financeprozesse und der Betreuung der lokalen Finanzabteilung. Planung der finanziellen Mittel und Erstellung der notwendigen Darlehensverträge. Zusammenarbeit mit Steuerberater in Strassburg, Aufbau des Kontenrahmens im Einklang mit der Muttergesellschaft. Überprüfung der monatlichen Auswertungen und Besprechung notwendiger Korrekturen.
• 2017: Übernahme von HCK SARL in die respondi SARL mit gleichzeitiger Umwandlung des Gesamtunternehmens in SAS. Erstellung einer Vier-Jahres-Planung für den gesamten respondi Konzern zur Bewertung der respondi SARL zum Zeitpunkt des Zukaufs in Zusammenarbeit mit einem externen Steuerberater. Übernahme der Organisation der Buchhaltung inklusive des Zahlungsverkehrs. Umstrukturierung der Arbeitsabläufe mit Anleitung der Mitarbeiter vor Ort, Aufarbeitung der Belege zur monatlichen Übergabe an den Steuerberater in Strassburg, Führung der Liquidität und Planung der Finanzflüsse.

• Unterstützung der Firmengründung durch die Muttergesellschaft (GL respondi AG), verantwortlich für die organisatorischen und formalen Aspekte der Gründung. Vollverantwortlich für den Aufbau und das Management der Finance und Controllingprozesse und der Betreuung der lokalen Finanzabteilung. Planung der finanziellen Mittel und Erstellung der notwendigen Darlehensverträge. Zusammenarbeit mit Steuerberater in London, Aufbau des Kontenrahmens im Einklang mit der Muttergesellschaft. Überprüfung der monatlichen Auswertungen und Besprechung notwendiger Korrekturen.
• 2017: Übernahme der Buchhaltung im Kreditoren- und Debitorenbereich über die Buchhaltungssoftware Xero, mit Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Controlling der betriebswirtschaftlichen Ausgaben.
• 2017: Zusammenlegung aller finanziellen Transaktionen in der gesamten respondi Group, mit zentraler Bedienung der Konten aller Unternehmen der respondi Gruppe. Zusammenführung der monatlichen Ergebnisse in eine Konzernauswertung

• Finance und Controlling Management für einen Betreiber von Cafe Bars mit ca. 30 Standorten - Verantwortlich für den Aufbau und die Leitung einer professionellen Finanzabteilung in einem schnell wachsenden Unternehmen, deren Buchhaltung nicht mehr in der Lage war ihre Aufgaben vollumfänglich wahrzunehmen, und somit zum Risiko für den Erfolg des Unternehmens geworden war.

• Initiales ?Firefighting? in Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und der Geschäftsleitung, um Unstimmigkeiten in Buchhaltung, Rechnungswesen und Kontenführung zu bereinigen und somit eine Vertrauensbasis für die zukünftige Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern wieder herzustellen.
• Übernahme der Verantwortung für die Buchhaltung und Überführung von einer überalterten Software auf Datev Pro.
• Neuaufbau effizienter Verwaltungsstrukturen und Prozesse in der Firmenzentrale und den regionalen Organisationen, um einen effizienten Datenfluss in die Buchhaltung zu ermöglichen.
• Aufbau von Geschäftsprozessen und Workflows und Anleitungen von Mitarbeiten, um diese in Eigenverantwortung umsetzen zu können.
• Aufbau eines Controllingsystems in Datev Pro.
• Erstellung der Finanzbuchhaltung mit allen notwendigen Buchungen bis hin zur Bilanzerstellung zur Übergabe an Steuerberater.
• Aufbau und Betreuung eines effektiven, aussagekräftigen finanziellen Reportings.
• 2018: Übernahme der BOTA Group durch chicco di caffé GmbH. Zum Zeitpunkt der Übergabe der Finance und Controlling Abteilung an den neuen Eigner waren alle Mitarbeiter der Buchhaltung bereits aus der BOTA Group ausgeschieden. Daher alleinige Verantwortung und Durchführung der Übergabe an die Kollegen von chico di caffé. Anlässlich dieser Übergabe wurden mehrere von mir einführte Prozesse und Workflows in das neue Gesamtunternehmen überführt, da diese als effizienter und zuverlässiger angesehen wurden.

• Finanz-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und Mahnwesen
• Erstellung der USt-Voranmeldungen, Zusammenfassende Meldungen und Bilanzen
• Erstellung, Überwachung und Organisation der Liquidität, sowie Planung und Erstellung der Darlehensverträge.
• Aufsetzen eines effizienten Workflows, Anleitung der zuständigen Mitarbeiterin der Verwaltung.

• Planung und Vorbereitung der finanziellen Mittel in Absprache mit Investor und Mutterunternehmen. Anleitung der Mitarbeiter vor Ort zum Aufbau der verwaltungstechnischen Workflows. Harmonisierung der Buchhaltung im Einklang mit der deutschen Buchhaltung.