So berechnen Sie als Freelancer Ihren Netto-Stundensatz
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So berechnen Sie als Freelancer Ihren Netto-Stundensatz

01.08.2022
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Sehr geehrter Leser, sehr geehrte Leserin,
dieser Titel kommt Ihnen bekannt vor? Stimmt. Wir haben jedoch den alten Artikel für Sie auf den neuesten Stand gebracht. Damit entspricht er vollumfänglich der aktuellen Rechtslage. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Ihre GULP Redaktion

Sie wollen sich in der IT selbstständig machen? Mit dieser Anleitung kalkulieren Sie den Netto-Stundensatz, der die von Ihnen gewünschten oder benötigten selbstständigen Einkünfte ergibt.
Diese Berechnung sollten Sie in jedem Fall durchführen, wenn Sie dabei sind, sich selbstständig zu machen. Auch wenn sie den Schritt in die Selbstständigkeit schon lange gewagt haben, ist es sinnvoll, Ihre Stundensatzkalkulation regelmäßig zu überprüfen.

Netto und Brutto

Um Missverständnissen vorzubeugen: In diesem Beitrag geht es zunächst einmal nur um das Netto-Honorar:

  • Die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) bleibt außen vor. Die Umsatzsteuer schlagen Sie immer erst bei der Rechnungsstellung auf. Ihr Kunde zieht den Umsatzsteueranteil gleich wieder ab und macht ihn als Vorsteuer geltend.
  • Auch die aus der Angestellten-Perspektive bekannten Brutto-Bestandteile (in Form der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung) tauchen in Freelancer-Honoraren nicht explizit auf. Allerdings müssen diese Kosten in Form von Vorsorgeaufwendungen berücksichtigt werden.
  • Außerdem bleiben die bei Auftraggeber:innen so beliebten „All-inclusive“-Anteile zunächst außen vor. Spesen, Reise- und sonstige Nebenkosten, die Sie nicht einzeln in Rechnung stellen, kalkulieren Sie bei Bedarf für jedes Projekt neu, um sie dann auf Ihr All-exclusive-Netto-Honorar aufzuschlagen.

Ein bestimmter Brutto-Anteil spielt allerdings auch bei der Ermittlung von Netto-Stundensätzen eine Rolle: Den Gewinn, den Sie mit Ihren Kundenhonoraren erzielen, müssen Sie ja noch versteuern. Falls Sie Ihr Gewinnziel auf Grundlage Ihrer persönlichen Einkommenserwartung festlegen, kalkulieren Sie Ihren Einkommensteuer-Anteil mit ein, auch wenn das genau genommen eine private und keine geschäftliche Belastung ist.

  • GULP ist seit über 20 Jahren ein führendes Projektportal sowie Personalagentur. 
  • Mit einem GULP Profil präsentieren Sie sich zahlreichen potentiellen Auftraggeber:innen.
  • Sie können auch selbst aus einer Vielzahl von Projekten wählen und sich bewerben.

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Gewinnziel vor Steuern ermitteln

Bevor Sie Ihren Stundensatz kalkulieren, können Sie sich für eine von drei Varianten entscheiden. Grundsätzlich sind für die Kalkulation drei Ausgangspunkte und Zielsetzungen möglich:

  • Sie können sich an branchenüblichen Stundensätzen orientieren.
  • Sie können Ihr bisheriges Angestelltengehalt zugrundelegen.
  • Sie gehen von dem Jahresgewinn aus, den Sie auf Basis Ihres privaten Konsum- und Vorsorgebedarfs und des voraussichtlichen Einkommensteueranteils benötigen.

Ausgangspunkt 1: Branchenübliche Stundensätze

Fangen wir mit den Branchenstandards an. Wenn Sie von vornherein vom Markt her denken, werfen Sie am besten einen Blick auf den GULP Stundensatzkalkulator. Er verrät Ihnen, welche Honorare IT-Freelancer:innen in den vergangenen 12 Monaten verlangt haben. Die ausgewiesenen Stundensatz-Richtwerte lassen sich nach Positionen und fachlichen Qualifikationen differenzieren:

Ein Beispiel aus dem GULP Stundensatzkalkulator. Über das Dropdown-Feld können Sie den gewünschten fachlichen Schwerpunkt für den Branchenvergleich auswählen.

Der Titel „branchenübliche Stundensätze“ ist durchaus gerechtfertigt: Die Werte basieren auf den Honoraren, die IT-Freiberufler:innen in ihren GULP-Profilen eingetragen haben. Natürlich können die tatsächlich gezahlten Stundensätze bei einzelnen Projekten von den ursprünglichen Forderungen abweichen. Ein Blick in die jüngste GULP Arbeitsleben-Studie zeigt jedoch, dass die Stundensätze von IT-Freelancer:innen sich trotz der Pandemie kontinuierlich nach oben entwickelt haben.

Ein Hinweis: Wenn Sie sich an branchenüblichen Stundensätzen orientieren, ersparen Sie sich Rechenarbeit. Die unten erläuterte differenzierte Stundensatz-Kalkulation können Sie dann überspringen. Oder Sie nutzen die dort genannten Aspekte, um einzuschätzen, ob die Einkommenserwartungen gemäß Branchenstandards für Ihren Bedarf ausreichen.

Ausgangspunkt 2: Bisheriges Angestelltengehalt

Bei Angestellten wird nach wie vor oft das Monatseinkommen betrachtet. Das ist für Selbstständige nicht sinnvoll, denn in der Regel schwanken ihre laufenden Einnahmen von Monat zu Monat. Deshalb steht bei Freelancer:innen stets das Jahreseinkommen im Fokus.

Falls Sie Ihr bisheriges Angestelltengehalt als Vergleichsmaßstab heranziehen, dürfen Sie bei der Festlegung Ihres vorläufigen Gewinnziels nicht vergessen, dass bisher Ihr Arbeitgeber die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge getragen hat. Um Ihr Gewinnziel vor Steuern zu ermitteln, sollten Sie Ihr bisheriges Jahres-Bruttogehalt (mindestens!) mit dem Faktor 1,25 multiplizieren.

Außerdem gilt es zu bedenken, dass Sie als Selbstständige:r viele Kosten, die bisher Ihr Arbeitgeber übernommen hat, selbst tragen müssen: die Büromiete zum Beispiel, Schreibtisch und Schreibtischstuhl, das technische Equipment für Ihre Arbeit oder auch Weiterbildungskosten und Fachliteratur. Mehr dazu steht weiter unten im Abschnitt „Vom Gewinnziel zum Planumsatz“.

Ausgangspunkt 3: Persönlicher Konsum- und Vorsorgebedarf

Die gründlichste Betrachtungsweise macht die meiste Arbeit, sie sorgt aber auch für die größte Transparenz. Basis des Gewinnziels bildet dabei der jährliche Konsum- und Vorsorgebedarf, den Sie als Selbstständige:r haben, gegebenenfalls zusammen mit Ihren Angehörigen.

Um Ihren persönlichen Einkommensbedarf zu ermitteln, durchleuchten Sie am besten Ihre tatsächlichen Ausgaben im Vorjahr. Sie können auch ein anderes typisches Jahr heranziehen. Ergänzen Sie diese Beträge um Ausgabenpositionen, die nach aktuellem Stand zusätzlich zu erwarten sind. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Wohnungsmiete und/oder Tilgung und Zinsen für Wohneigentum,
  • Mietnebenkosten und/oder Erhaltungsaufwand eigener Immobilien,
  • Energiekosten (Strom, Öl, Gas),
  • private Vorsorge- und Versicherungsaufwendungen (Ausgaben für Unfall-, Kranken- und Pflegeversicherungen, Altersvorsorge, Hausrat, Haftpflicht, Sparverträge, etc.),
  • Lebensmittel und Haushaltsbedarf,
  • private Mobilitätskosten (Privat-Pkw, Bus, Bahn, Taxifahrten),
  • Bekleidung, Anschaffungen und Geschenke aller Art,
  • Ausgaben für Kinder und Unterstützung weiterer Familienangehöriger,
  • Freizeit-Aufwendungen (Hobbys, Vereine, Urlaube, Restaurant-, Kino- und Theaterbesuche etc.)
  • Nicht zu vergessen: Ihre jährliche Rücklagen- und Vermögensbildung. Schließlich soll sich Ihre Selbstständigkeit für Sie lohnen.

Tipp: Planen Sie dabei nicht unrealistisch knapp, z. B. Ihren Freizeitbedarf.

Wenn Sie wirklich belastbare Zahlen wollen, können Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben mit einem Haushaltsbuch dokumentieren. Gratisvorlagen gibt es beispielsweise von der Sparkasse entweder als PDF-Haushaltsbuch, als Web-Budgetplaner oder als App fürs Smartphone. Auch Buhl bietet eine Finanzblick genannte kostenlose App an.

Die Erfassung aller privaten Ausgaben macht einige Arbeit. Aber dafür wissen Sie anschließend recht genau, wie hoch der Gewinn aus Ihrer Selbstständigkeit mindestens sein sollte.

Die Einkommensteuer

Wohlgemerkt: es geht um das zu erzielende Einkommen nach Steuern. Ihren privaten Konsum bestreiten Sie schließlich aus Ihrem Nettoeinkommen nach Abzug Ihrer individuellen Einkommensteuer. Bestimmte Posten wie private Vorsorgeaufwendungen, manche Ausgaben für Kinder und ähnliche Aufwendungen können Sie zwar im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben geltend machen. Zu optimistisch sollten sie in dieser Beziehung aber nicht rechnen.

Um Ihr geschäftliches Jahres-Gewinnziel auf Basis des tatsächlichen privaten Finanzbedarfs zu ermitteln, rechnen Sie Ihren dazugehörigen Einkommensteueranteil hinzu. Angenommen, Sie peilen ein Nettoeinkommen (nach Steuern) von 60.000 Euro an:

  • Als Verheiratete:r wäre dafür im Jahr 2022 ein zu versteuerndes Einkommen in Höhe von etwa 75.000 Euro erforderlich.
  • Ein Single mit derselben Einkommenserwartung müsste schon rund 90.000 Euro Gewinn vor Steuern erzielen.

Hier ein paar weitere ungefähre Anhaltspunkte für das Verhältnis von Nettoeinkommen und erforderlichem Gewinn:

 

gewünschtes Nettoeinkommen
(nach Steuern)

benötigter Gewinn
(vor Steuern)

 

verheiratet

ledig

50.000 Euro

60.500 Euro

71.500 Euro

60.000 Euro

75.000 Euro

90.000 Euro

75.000 Euro

97.500 Euro

118.000 Euro

90.000 Euro

123.000 Euro

145.000 Euro

Ihre persönliche Steuerbelastung können Sie zum Beispiel mithilfe des BMF-Steuerrechners ermitteln. Genaue Auskunft bekommen Sie von Ihrer Steuerberatung.

Risiko berücksichtigen: Das ermittelte Gewinnziel enthält bis auf die angestrebte „jährliche Rücklagen- und Vermögensbildung“ noch keinen Risikoaufschlag. Bei Angestellten trägt der Arbeitgeber das unternehmerische Risiko. Selbstständige müssen dagegen sämtliche Risiken selbst schultern, etwa Ausfälle durch Auftragsflauten, Krankheiten oder gar die Berufsunfähigkeit. Deshalb gehört zu einer seriösen Gewinnplanung auch ein Risikozuschlag, zum Beispiel von 10 Prozent.

Genau genommen kommt auch noch die angemessene Verzinsung des eingesetzten Kapitals hinzu. Da sich das Betriebsvermögen von IT-Freiberuflern üblicherweise in engen Grenzen hält, kann dieser Gewinnzuschlag in der Regel vernachlässigt werden.

Vom Gewinnziel zum Planumsatz

Egal, in welcher Form Sie Ihren angestrebten Gewinn ermittelt haben: Im nächsten Schritt rechnen Sie sämtliche Betriebsausgaben hinzu, die Sie nicht einzelnen Projekten oder Aufträgen zuordnen können. Es geht um das, was in der Kostenrechnung als Gemeinkosten bezeichnet wird. Zu diesem „Overhead“ gehören insbesondere:

  • Raumkosten bzw. Miete
  • Anschaffung von Büromöbeln
  • Technisches und IT-Equipment
  • Lizenzen für Software, Marken etc.
  • Marketingkosten (Flyer, Website, etc.)
  • betriebliche Versicherungen
  • geschäftliche Mobilitätskosten (Geschäftswagen und ÖPNV),
  • Kosten für Weiterbildung und Beratung,
  • Telekommunikationskosten und Bürobedarf,
  • Bewirtungen
  • Bankgebühren
  • etc. 

Wichtig: Es geht um Ihre interne Stundensatz-Kalkulation. Dabei sind Sie nicht an die Steuervorschriften über den Abzug von Betriebskosten gebunden. Anders als gegenüber dem Finanzamt können Sie auch Strafzettel, die Mehrkosten von guten Restaurants und Hotels sowie andere persönliche Ausgaben in ihre Stundensätze einfließen lassen. Ob das Finanzamt diese Aufwendungen später als Betriebsausgabe anerkennt, steht auf einem anderen Blatt. Aber hier geht es ja lediglich um die Festlegung eines auf Sie zugeschnittenen individuellen Stundensatzes.

Zwischenfazit

Nehmen wir an, Ihr Gewinnziel vor Steuern liegt bei 75.000 Euro. Ihre kalkulatorischen Betriebsausgaben haben Sie mit 15.000 Euro angesetzt (Dieser Wert liegt vergleichsweise niedrig). Damit ergibt sich ein Planumsatz von 90.000 Euro.

Im nächsten Schritt ermitteln wir daraus Ihren All-exclusive-Stundensatz. Dazu verteilen wir Ihren Planumsatz auf die produktiven Stunden eines Jahres. Deren Anzahl ermitteln Sie nun im vorletzten Schritt der Stundensatz-Kalkulation.

Dreh- und Angelpunkt: Produktive Stunden

IT-Freelancer:innen leben von der Vermarktung ihrer persönlichen Arbeitskraft. Deshalb ist Produktivität zwangsläufig limitiert: Die Anzahl der abrechenbaren (= „fakturierbaren“) Arbeitsstunden eines Jahres kann nur in engen Grenzen beeinflusst werden. Sicher, notfalls lassen sich ständig Nacht- und Wochenendschichten einschieben. Die gehen aber schnell an die Substanz und sind kein dauerhaft tragfähiges Geschäftsmodell.

Konservativ geschätzt bleiben von jährlich 365 Kalendertagen nach Abzug von …

  • 104 Wochenend-Tagen,
  • ca. 9 bis 13 gesetzlichen Feiertagen,
  • ca. 5 Weiterbildungstagen und
  • ca. 25 Urlaubstagen

… im Schnitt maximal rund 220 Arbeitstage. Angesichts einer Projekt-Wochenarbeitszeit von knapp 40 Stunden dauert ein durchschnittlicher Arbeitstag in der IT-Branche acht Stunden. Mit anderen Worten: 220 Arbeitstage à 8 Stunden ergibt eine Gesamtzahl von 1.760 Arbeitsstunden pro Jahr.

Bei einer 100-prozentigen Auslastung einer kerngesunden Fachkraft ließe sich ein angestrebter Planumsatz von 90.000 Euro demnach bereits mit einem durchschnittlichen Stundensatz von (90.000 / 1.760 =) 51,14 Euro realisieren. Das ist jedoch eine Phantasierechnung – denn in diesem Fall müsste man alle „unproduktiven“ Geschäftsaktivitäten wie Marketing, Weiterbildung, Verhandlungen, das Schreiben von Rechnungen, den Einkauf von Bürobedarf sowie die Erledigung der Buchführung und Steuern nach Feierabend, an Wochenenden oder im Urlaub erledigen. Fahrtzeiten, Krankheitstage sowie unproduktive Flauten zwischen zwei Projekten, die sich kaum jemals ganz ausschließen lassen, wurden ebenfalls ignoriert.

Der tatsächliche Anteil der abrechenbaren Arbeitsstunden hängt sehr vom Einzelfall ab. Eine in der IT-Branche grundsätzlich machbare 80-prozentige Auslastung ergäbe noch rund 1.400 produktive Arbeitsstunden. Um auf einen Planumsatz von 90.000 Euro zu kommen, wäre demnach bereits ein durchschnittlicher All-exclusive-Stundensatz von (90.000 / 1.400 =) rund 65 Euro ausreichend. Wer unter ansonsten gleichen Bedingungen einen Planumsatz von 120.000 Euro realisieren will, muss mindestens einen durchschnittlichen Stundensatz von 85 Euro aushandeln. Und dabei ist die Zahl der produktiven Arbeitsstunden in unserem Beispiel eher optimistisch angesetzt.

„All-exclusive“ goes „All-inclusive“

In Ihrem GULP Profil geben Sie Ihren All-exclusive-Stundensatz an, bei einer Projektbewerbung Ihren All-inclusive-Stundensatz

Bleibt noch die Frage nach dem bei Kund:innen beliebten „Rundum-sorglos-Honorarpaket“: Nicht zuletzt aus Vereinfachungsgründen fragen viele Auftraggeber:innen von vornherein nach einem All-inclusive-Stundensatz, der Reisekosten und anderen Aufwand mit abdeckt.

Dafür müssen Sie zunächst die zu erwartenden Spesen, Reise- und sonstigen Nebenkosten eines Projektes überschlägig ermitteln, auf die voraussichtlich fakturierbaren Projektstunden umrechnen und diesen Zuschlag auf Ihren zuvor ermittelten All-exclusive-Stundensatz aufschlagen.

Falls eine solche Einzelfall-Kalkulation nicht möglich ist, können Sie alternativ die betreffenden Aufwandspositionen des Vorjahres durch die Gesamtzahl der fakturierten Projektstunden teilen und dann auf Ihren All-exclusive-Stundensatz aufschlagen. Ein auf diese Weise ermittelter nivellierter All-inclusive-Stundensatz führt im Ergebnis allerdings zu einer Subventionierung aufwendiger Projekte durch weniger aufwendige Aufträge.

Die wichtigsten Fragen und Antworten

Welche Ausgaben habe ich als Freiberufler?

Zu den Ausgaben, die in der Kostenrechnung auch als als Gemeinkosten bezeichnet werden, gehören unter anderem

  • Anschaffung von Büromöbeln
  • Technisches und IT-Equipment
  • Lizenzen für Software, Marken etc.
  • Marketingkosten (Flyer, Website, etc.)
  • betriebliche Versicherungen
  • geschäftliche Mobilitätskosten (Geschäftswagen und ÖPNV),
  • Kosten für Weiterbildung und Beratung,
  • Telekommunikationskosten und Bürobedarf,
  • Bewirtungen
  • Bankgebühren

Wichtig:  Betrachten Sie diese Ausgaben zur Kalkulation ihres Stundensatzes, sind Sie nicht an die Steuervorschriften über den Abzug von Betriebskosten gebunden. Anders als gegenüber dem Finanzamt können Sie auch Strafzettel, die Mehrkosten von guten Restaurants und Hotels sowie andere persönliche Ausgaben in ihre Stundensätze einfließen lassen. Ob das Finanzamt diese Aufwendungen später als Betriebsausgabe anerkennt, steht auf einem anderen Blatt. Aber hier geht es ja lediglich um die Festlegung eines auf Sie zugeschnittenen individuellen Stundensatzes.

Was ist Netto bei Selbständigen?

Spricht man im Zusammenhang mit einer Solo-Selbstständigen Arbeit von einem Netto-Honorar, werden folgende Aspekte außen vor gelassen:

  • Die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer): Diese schlagen Sie immer erst bei der Rechnungsstellung auf. Ihr Kunde zieht den Umsatzsteueranteil gleich wieder ab und macht ihn als Vorsteuer geltend.
  • Auch die aus der Angestellten-Perspektive bekannten Brutto-Bestandteile (in Form der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung) tauchen in Freelancer-Honoraren nicht explizit auf. Allerdings müssen diese Kosten in Form von Vorsorgeaufwendungen berücksichtigt werden.
  • Außerdem bleiben die bei Auftraggeber:innen so beliebten „All-inclusive“-Anteile zunächst außen vor. Spesen, Reise- und sonstige Nebenkosten, die Sie nicht einzeln in Rechnung stellen, kalkulieren Sie bei Bedarf für jedes Projekt neu, um sie dann auf Ihr All-exclusive-Netto-Honorar aufzuschlagen.
Wie hoch ist der Steuersatz für Freiberufler?

Ihre persönliche Steuerbelastung können Sie zum Beispiel mithilfe des BMF-Steuerrechners ermitteln. Genaue Auskunft bekommen Sie von Ihrer Steuerberatung.

Wie hoch sind die Abgaben bei Selbstständigkeit?

Hier ein paar weitere ungefähre Anhaltspunkte für das Verhältnis von Nettoeinkommen und erforderlichem Gewinn:

gewünschtes Nettoeinkommen
(nach Steuern)

benötigter Gewinn
(vor Steuern)

 

verheiratet

ledig

50.000 Euro

60.500 Euro

71.500 Euro

60.000 Euro

75.000 Euro

90.000 Euro

75.000 Euro

97.500 Euro

118.000 Euro

90.000 Euro

123.000 Euro

145.000 Euro

 

Ihre persönliche Steuerbelastung können Sie zum Beispiel mithilfe des BMF-Steuerrechners ermitteln. Genaue Auskunft bekommen Sie von Ihrer Steuerberatung.

 

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

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