Update: Selbstständiger in der IT: Ein Job mit vielen Namen

Michael Mustermann IT-Systeme? IT-Systeme Michael Mustermann und Partner? Ein Selbstständiger in der IT kann unter vielen Namen tätig werden. Einzelunternehmer, Ein-Mann-GmbH, Partnerschaftsgesellschaft, GbR: Dabei hat er in Deutschland verschiedene Rechtsformen zur Auswahl. Eine Entscheidung für eine dieser Unternehmensformen hat nicht nur weitreichende steuerliche und rechtliche Konsequenzen, sondern beeinflusst maßgeblich die Unternehmensbezeichnung, die er sich geben darf. Nachdem wir bereits auf den Unterschied zwischen einem Unternehmer, einem Freiberufler und einem Selbstständigen eingegangen sind, beschäftigen wir uns diesmal mit den gebräuchlichsten Rechtsformen.

Grundsätzlich stehen einem Selbstständigen alle Rechtsformen zur Verfügung, die es für Unternehmen gibt – wenn er die nötigen Voraussetzungen erfüllt. Er kann entweder als Einzelunternehmer oder im Rahmen von Personen- (z. B. GbR, PartnerG) und Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG) tätig werden. Welche die lohnenswerteste Form ist, steht auf einem anderen Papier. Die Zahl der Gesellschafter (Einer oder mehrere? Natürliche oder juristische Personen?) spielt dabei ebenso eine Rolle wie haftungs- und steuerrechtliche Aspekte. Nicht zuletzt ist mit in die Entscheidung einzubeziehen, wie viel Fremdkapital ins Unternehmen fließen soll. Ob ein Freiberufler durch die Änderung der Rechtsform ein Freiberufler bleibt oder ob er zum Gewerbetreibenden wird, hängt vor allem davon ab, ob für die jeweilige Form ein Handelsregistereintrag zwingend vorgesehen ist (und er dadurch zum Kaufmann wird) und ob seine Mitgesellschafter, falls vorhanden, freiberuflich oder gewerblich tätig sind - darüber hinaus aber auch von Art und Umfang seiner Tätigkeit.

Nicht ins Handelsregister eingetragene Rechtsformen

Gesetzlich geregelt: Für Gewerbetreibende (Kaufleute) im HGB . Für die für Freiberufler relevanten Paragrafen (z. B. Wann ist ein Selbstständiger ein Freiberufler?)
Handelsregistereintrag: Bei Freiberuflern nein, bei Kaufleuten, die im Sinne des HGB ein Handelsgewerbe betreiben, ja. Ein Einzelunternehmer, der sich ins Handelsregister eintragen lässt, wird zum eingetragenen Kaufmann (e. K.). Bei Aufnahme einer Tätigkeit als Einzelunternehmer muss der Gewerbetreibende sich beim Gewerbeaufsichtsamt melden, das dann das Finanzamt und die Industrie- und Handelskammer (IHK) informiert. Der Freiberufler muss nur das Finanzamt über die Aufnahme der Tätigkeit informieren.
Geschäftsführung: Der Inhaber. Er erhält die Gewinne. Mit seinem Einsatz, seiner Ausdauer und seinen Fähigkeiten steht und fällt das Unternehmen. Auf ihm lastet die gesamte Verantwortung; er darf aber alle unternehmerischen Entscheidungen selbst und unabhängig treffen.
Firmenname: Fantasiename zulässig, wenn Vor- und Nachname des Inhabers enthalten sind.
Beispiele: Michael Mustermann, PHOENIKS IT Michael Mustermann, Michael Mustermann IT-Systeme.
Gründung: Relativ einfach, da keine Formalitäten ("einfach loslegen"). Es wird kein Notar benötigt.
Haftung: Der Inhaber haftet unbeschränkt mit seinem gesamten privaten und geschäftlichen Vermögen.
Kapital: Kein Mindestkapital. Das Vermögen des Inhabers bestimmt die Kapitalkraft des Unternehmens.

Mehrere Einzelunternehmer, die gemeinsam ein Büro anmieten, bilden eine Bürogemeinschaft, um Räume und Arbeitsmittel gemeinsam zu nutzen. Eine Bürogemeinschaft ist keine offizielle Rechtsform mit Außenwirkung. Die Selbstständigen bleiben dabei Einzelunternehmer, arbeiten auf eigene Rechnung und sind für ihr Unternehmen verantwortlich. Eine Bürogemeinschaft sollte darauf achten, nach außen nicht wie eine GbR zu wirken. Einerseits ergäben sich daraus haftungsrechtliche Konsequenzen (jeder würde für Fehler in der Berufsausübung haften, die ein anderer Gesellschafter begeht), andererseits laufen Freiberufler, die sich zusammen mit Gewerbetreibenden in einer vom Finanzamt als GbR eingestuften Bürogemeinschaft befinden, Gefahr selbst als Gewerbetreibende eingestuft zu werden. Um dieses Risiko zu mindern, sollte die Bürogemeinschaft keinen gemeinsamen Firmennamen oder Briefkopf verwenden. Jeder Einzelunternehmer sollte seine Rechnungen getrennt stellen und über sein eigenes Konto verfügen.

Gesetzlich geregelt: In den Paragrafen 705 bis 740 BGB.
Handelsregistereintrag: Nicht erforderlich.
Geschäftsführung: Alle Gesellschafter. Nach § 722 BGB werden Gewinne und Verluste entweder zu gleichen Teilen oder je nach Vereinbarung geteilt.
Firmenname: Muss die Namen aller Gesellschafter und die Bezeichnung GbR enthalten. Zusätzlich dürfen auch Branchenbezeichnungen, Buchstabenkombinationen sowie Fantasiebegriffe verwendet werden. Der Zusatz "& Partner" ist der Partnerschaftsgesellschaft vorbehalten.
Beispiele: Michael Mustermann und Manuela Mottofrau GbR, PHOENIKS IT Michael Mustermann & Manuela Mottofrau GbR, Michael Mustermann und Manuela Mottofrau IT-Systeme.
Gründung: Es wird kein Notar benötigt und ein Gesellschaftsvertrag ist nicht Pflicht. Eine GbR liegt ohne Absprachen automatisch vor, wenn sich mehrere Einzelunternehmer zusammenschließen, um gemeinsam ein Geschäft zu betreiben. Eine schriftliche vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit ist nicht nötig, kann die Auswirkungen von eventuellen Auseinandersetzungen aber begrenzen. Ohne Gesellschaftsvertrag bestimmen sich die Regeln des Zusammenarbeitens nach dem BGB, zum Beispiel kann durch einen Gesellschaftsvertrag die Geschäftsführung einem oder mehreren Gesellschaftern übertragen werden. Wird das nicht gemacht, steht die Geschäftsführung laut § 709 BGB allen Gesellschaftern gemeinschaftlich zu. Eine GbR von Freiberuflern muss nur beim Finanzamt gemeldet werden. Sie erhält eine eigene Steuernummer und muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Haftung: Jeder Mitgesellschafter haftet voll mit seinem gesamten privaten und geschäftlichen Vermögen für Verbindlichkeiten – und zwar nicht nur für die eigenen Fehler in der Berufsausübung, sondern auch für die aller anderen Gesellschafter.
Kapital: Kein Mindestkapital. Eine GbR kann bei Kreditinstituten ein höheres Ansehen genießen als der Einzelunternehmer.

Wenn das Finanzamt einen der Gesellschafter als Gewerbetreibenden einstuft, ist die Wahrscheinlichkeit sehr, sehr hoch, dass die ganze GbR und die Einkünfte aller ihrer Gesellschafter als gewerblich eingeordnet werden. Ebenso, wenn innerhalb der Gesellschaft gewerbliche Tätigkeiten ausgeübt werden – und seien die Einnahmen daraus noch so gering. Die Konsequenz: Es muss auf alle Einnahmen der Gesellschaft Gewerbesteuer bezahlt werden. Ein Ausweg kann die Auslagerung der gewerblichen Tätigkeiten in eine zweite GbR sein, die von den gleichen Personen gegründet werden darf, nach außen hin (Briefkopf, Firmenname, Bankkonto etc.) aber als eigenständige GbR auftritt. Ein Steuerberater kann die steuerrechtliche Situation der GbR beurteilen und Lösungswege aufzeigen.

Gesetzlich geregelt: Im PartGG .
Handelsregistereintrag: Nicht erforderlich.
Geschäftsführung: Alle Gesellschafter. Wichtig: Jeder Gesellschafter muss Freiberufler sein und nur Freiberufler können Gesellschafter werden.
Firmenname: Nach § 2 PartGG muss der Name der Partnerschaft den Namen mindestens eines Partners, den Zusatz "und Partner" oder "Partnerschaft" sowie die Berufsbezeichnungen aller in der Partnerschaft vertretenen Berufe enthalten.
Beispiele: Mustermann und Mottofrau und Partner, Diplom-Informatiker; Michael Mustermann & Partner, Informatiker.
Gründung: Eine PartnerG muss ins Partnerschaftsregister eingetragen werden. Die Eintragung muss in notariell beglaubigter Form beim zuständigen Registergericht eingereicht werden. Hierfür ist ein notariell beglaubigter, schriftlicher Gesellschaftsvertrag notwendig. Durch diesen Eintrag wird auch der Name der Partnergesellschaft geschützt.
Haftung: Alle Gesellschafter haften uneingeschränkt mit ihrem gesamten geschäftlichen und privaten Vermögen. Aber – das ist der Vorteil gegenüber einer GbR – die Haftung ist bei beruflichen Fehlern beschränkt auf diejenigen Partner, die einen Auftrag bearbeitet und dabei den Fehler begangen haben.
Kapital: Kein Mindestkapital.

Ins Handelsregister eingetragene Rechtsformen

Einzelkaufleute sind Einzelunternehmer mit Eintrag in das Handelsregister, also gewerbetreibende Einzelunternehmer. Sie führen die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder "e.K.", "e.Kfm.", "e.Kfr." ( § 19 HGB).
Beispiele: ABC Mustermann e. K., Intelligenter Informatiker e. Kfm., FROLO e. Kfr., Michael Mustermann e. K.
Alle weiteren Punkte entsprechen den unter der Überschrift "Einzelunternehmer" aufgeführten.

Gesetzlich geregelt: In den §§ 105 bis 160 HGB.
Handelsregistereintrag: Zwingend vorgeschrieben. Anmeldepflichtig sind sämtliche Gesellschafter.
Geschäftsführung: Einer, mehrere oder alle Gesellschafter je nach Gesellschaftsvertrag.
Firmenname: Die Firma muss um den Rechtsformzusatz OHG oder oHG ergänzt werden ( § 19 HGB).
Beispiele: PHOENIKS OHG, XYZ oHG, Michael Mustermann OHG, Mustermann & Mottofrau oHG.
Gründung: Mit einigen Formalitäten verbunden, da Kaufmannseigenschaft erforderlich. Im Gegensatz zur GbR betreibt die OHG ein Handelsgewerbe. Ihre Gesellschafter sind Kaufleute im Sinne des HGB. Wächst die gewerbliche (nicht die freiberufliche!) GbR, so dass ein kaufmännisch eingerichteter Gewerbebetrieb notwendig wird, wird sie automatisch zur OHG.
Haftung: Alle Gesellschafter haften uneingeschränkt mit ihrem gesamten geschäftlichen und privaten Vermögen. Wer mit seinem Unternehmen die Größenordnung für einen Pflichteintrag in das Handelsregister erreicht hat, für den kommen oft auch die Rechtsformen der GmbH oder der AG in Betracht. Bei diesen beiden ist die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen begrenzt.
Kapital: Kein Mindestkapital. Eine OHG kann bei Kreditinstituten ein höheres Ansehen genießen als der Einzelunternehmer.

Gesetzlich geregelt: Im GmbHG .
Eintrag ins Handelsregister: Zwingend erforderlich. Anmeldepflichtig sind sämtliche Geschäftsführer einschließlich der stellvertretenden.
Geschäftsführung: Vertraglich bestellter Geschäftsführer, der kein GmbH-Gesellschafter sein muss. Sein Gehalt ist steuermindernd als Betriebsausgabe absetzbar.
Firmenname: Die Firma muss um den Rechtsformzusatz GmbH ergänzt werden ( § 4 GmbHG).
Beispiele: Mustermann Gesellschaft für EDV-Beratung mbH, ABC Gesellschaft für EDV-Beratung mbH, Michael Mustermann GmbH.
Gründung: Aufwändigere Gründungsformalitäten: Gründungseinlage aufbringen, notarielle Beglaubigung des Gesellschaftsvertrags, Neueintragung im Elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichen, Gründungsberatung durch Steuerberater, Vertragsgestaltung durch Rechtsanwalt, etc. Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft, eine eigene juristische Person und somit als solche gewerblich tätiger Kaufmann.
Haftung: Die Haftung der Gesellschafter ist auf das vorhandene Gesellschaftsvermögen (auch Sacheinlagen) beschränkt.
Kapital: Mindestkapital 25.000 Euro. Sacheinlagen können zum Stammkapital dazugerechnet werden.

Freiberufler, die eine GmbH gründen, haften nicht mehr mit ihrem Privatvermögen. Allerdings werden sie zur Erstellung einer Bilanz und zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet und es fällt Gewerbesteuer an (vgl. § 2 GewStG). Für die Gründung einer GmbH reicht eine Person, so dass es für Einzelunternehmer, die ihr Haftungsrisiko begrenzen wollen, attraktiv sein kann, eine Ein-Personen-GmbH zu gründen. Damit ist das übrige Privatvermögen des Gesellschafters den Gläubigern entzogen. Schulden und Vermögen gehören der GmbH als juristische Person.

Gesetzlich geregelt: In § 5a GmbHG . Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine Variante der GmbH. Umgangssprachlich wird sie auch Mini-GmbH genannt.
Handelsregistereintrag: Zwingend erforderlich. Anmeldepflichtig sind sämtliche Geschäftsführer einschließlich der stellvertretenden.
Geschäftsführung: Vertraglich bestellter Geschäftsführer, der kein UG-Gesellschafter sein muss.
Firmenname: Die Firma muss um den Rechtsformzusatz UG (haftungsbeschränkt) ergänzt werden ( § 5a GmbHG).
Beispiele: Mustermann EDV-Beratung UG (haftungsbeschränkt), ABC EDV-Beratung UG (haftungsbeschränkt), Michael Mustermann UG (haftungsbeschränkt).
Gründung: Relativ niedrige Gründungskosten, aber notarielle Beurkundung nötig. Bei Verwendung einer Mustersatzung können die Kosten für den Notar gesenkt werden. Zusätzlich fallen an: Eintrag ins Handelsregister, Veröffentlichung der Eintragung im Elektronischen Bundesanzeiger und die Notarkosten (Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, der Gesellschafterversammlung und der Handelsregisteranmeldung).
Haftung: Keine persönliche Haftung der Gesellschafter.
Kapital: Kann mit einem Mindestkapital von einem Euro gegründet werden. Als Ausgleich für das niedrige Stammkapital muss ein Viertel des Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage fließen, um das Stammkapital nach und nach auf 25.000 Euro zu erhöhen. Die UG kann in eine GmbH umgewandelt werden, wenn ihr Stammkapital mindestens 25.000 Euro beträgt. Die Kreditwürdigkeit einer UG (haftungsbeschränkt) leidet oftmals unter ihrer geringen Bekanntheit und wohl auch vor allem unter ihrer geringen Haftungsmasse.

Gesetzlich geregelt: In den §§ 161 bis 177a HGB .
Handelsregistereintrag: Zwingend vorgeschrieben. Anmeldepflichtig sind sämtliche Gesellschafter einschließlich der Kommanditisten (siehe "Haftung").
Geschäftsführung: Je nach Gesellschaftsvertrag. Grundsätzlich sind aber nur die Komplementäre (siehe "Haftung") berechtigt. Sie behalten das Entscheidungsrecht.
Firmenname: Die Firma muss um den Rechtsformzusatz KG ergänzt werden ( § 19 HGB). Haftet keine natürliche Person, so muss die Haftungsbeschränkung in der Firma erkennbar sein (z. B. GmbH & Co. KG).
Beispiele: Merlina KG, ASDF KG, ABC Mustermann KG, Mustermann Gesellschaft für EDV-Beratung mbH & Co.KG.
Gründung: Es sind mindestens zwei Gesellschafter nötig: ein Komplementär und ein Kommanditist. Diese können natürliche (z. B. Kaufmann) oder juristische (z. B. GmbH) Personen sein.
Haftung: Der Komplementär haftet uneingeschränkt mit seinem gesamten geschäftlichen und privaten Vermögen. Der Kommanditist haftet nur in Höhe seiner Stammeinlage. Wenn der einzige persönlich haftende Gesellschafter (also der Komplementär) eine GmbH ist, dann entsteht die Mischform GmbH & Co. KG. Damit wird die Haftung des eigentlich unbeschränkt haftenden Komplementärs im Endeffekt doch beschränkt.
Kapital: Kein Mindestkapital. Genießt höheres Ansehen bei Kreditinstituten, wenn die Haftung des Komplementärs nicht beschränkt ist.

Gesetzlich geregelt: Im AktG .
Handelsregistereintrag: Zwingend vorgeschrieben. Die AG ist von allen Gründern, Vorstandsmitgliedern und Aufsichtsratsmitgliedern zur Eintragung anzumelden.
Geschäftsführung: Ein vertraglich bestellter Vorstand, der kein AG-Aktionär sein muss. Der Vorstand wird kontrolliert durch den Aufsichtsrat. Wer auch nur eine Aktie hält, ist Gesellschafter bzw. Aktionär.
Firmenname: Die Firma muss um den Rechtsformzusatz AG ergänzt werden ( § 4 AktG).
Beispiele: Merlina AG, ASDF AG, ABC Mustermann AG.
Gründung: Notarielle Beurkundung nötig. Neben einem Vorstand muss ein Aufsichtsrat mit mindestens drei Mitgliedern vorhanden sein.
Haftung: Die AG haftet nur mit ihrem Gesellschaftsvermögen.
Kapital: Mindest-Grundkapital 50.000 Euro ( § 6 AktG). Das Grundkapital ist in Aktien zerlegt. Die Rechtsform AG ist typisch für Unternehmen mit einem großen Kapitalbedarf.

Übrigens: Eine Ich-AG ist keine AG im rechtlichen Sinne, sondern ein Einzelunternehmen, das von einer zuvor arbeitslosen Person gegründet wurde. Die Ich-AG wurde im Jahr 2003 ins Leben gerufen, hieß auch "Existenzgründungszuschuss" und wurde 2006 wieder abgeschafft. Sie wurde durch den Gründungszuschuss ersetzt, mit dem die Bundesagentur für Arbeit seitdem Existenzgründungen aus der Arbeitslosigkeit fördert.