In Überblicksartikel "Wichtige Steuern für Selbstständige: Die Umsatzsteuer" haben wir ihr Grundprinzip und die Abgrenzung zur Einkommensteuer vorgestellt. Die folgenden FAQ informiertenüber die wichtigsten Einzelvorschriften.

Wer ist steuerpflichtig?

Antwort: Steuerpflichtig sind genau genommen die Endverbraucher. Die an der Wertschöpfungskette beteiligten Unternehmer dürfen die selbst bezahlte Umsatzsteuer (= Vorsteuer) verrechnen oder bekommen sie erstattet. Steuerschuldner (und damit verantwortlich für das Steuer-Inkasso) sind gemäß § 13a UStG jedoch die Unternehmer. Ob Umsätze haupt- oder nebenberuflich, freiberuflich oder gewerblich erzielt werden, spielt dabei keine Rolle.

Was wird besteuert?

Antwort: Umsatzsteuer fällt gemäß § 1 Abs. 1 UStG grundsätzlich auf alle Lieferungen und Leistungen an, die ein Unternehmer (in seiner Unternehmereigenschaft) im Inland verkauft. Auch Freiberufler und andere Selbstständige gelten in Ausübung ihres Berufes als Unternehmer. Verkauft ein IT-Dienstleister hingegen als Privatperson ein geerbtes Schmuckstück oder seinen privaten Pkw, muss er auf diese Verkaufserlöse keine Umsatzsteuer aufschlagen!

Nur wenige Waren und Dienstleistungen sind generell von der Umsatzsteuer befreit: Dazu zählen vor allem die Heilbehandlungen von Ärzten, Krankengymnasten und Heilpraktikern. Auch Banken, Versicherungen, manche Bildungseinrichtungen und bestimmte Postdienste sind umsatzsteuerfrei. Inländische Leistungen von IT-Freiberuflern finden sich bei den in § 4 bis § 9 UStG geregelten Steuerbefreiungen und Steuervergütungen nicht wieder.

Welcher Steuersatz gilt?

Antwort: Die Leistungen von IT-Freelancern unterliegen üblicherweise dem Regelsteuersatz von zurzeit 19 %. Umsätze, für die der ermäßigte Steuersatz von 7 % gilt, sind in § 12 UStG und der dazugehörigen Anlage 2 aufgelistet. Waren oder Dienstleistungen, die von IT-Freiberuflern vermarktet werden, finden sich darin nur wenige. Immerhin: Begünstigt sind zum Beispiel die Verwertung von Urheberrechten (z. B. Publikation von Fachartikeln) oder auch der Verkauf von Büchern, Broschüren und Zeitschriften. 

Was hat es mit der Kleinunternehmer-Regelung auf sich?

Antwort: Wer im Vorjahr weniger als 17.500 Euro eingenommen hat (steuerpflichtiger Umsatz, nicht Gewinn!) und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wird, gilt als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG. Mangels Vorjahr dürfen Gründer den voraussichtlichen Umsatz ihres ersten Geschäftsjahres ebenso schätzen wie den des Folgejahres. 

Bitte beachten Sie:

• Nimmt ein Freelancer seine selbstständige Tätigkeit nicht im Januar auf, handelt es sich um ein Rumpfjahr. Die Umsätze eines Rumpfjahres müssen auf das Gesamtjahr hochgerechnet werden. Wer seine Tätigkeit im Mai aufnimmt und voraussichtlich „nur“ 12.000 Euro Umsatz macht, liegt nur scheinbar unter der 17.500-Euro-Grenze: Aufs Jahr hochgerechnet ergibt sich ein Gesamtumsatz von 18.000 Euro (12.000 / 8 x 12). Die Voraussetzungen für die Kleinunternehmer-Regelung sind damit nicht erfüllt.
• Die Kleinunternehmer-Regelung erstreckt sich auf sämtliche Umsätze aus selbstständigen Tätigkeiten und Gewerbebetrieben eines Selbstständigen oder Unternehmers. Die Kleinunternehmer-Regelung kann also pro Person nur einmal in Anspruch genommen werden. Wer zum Beispiel im Vorjahr als IT-Freiberufler 15.000 Euro eingenommen hat und als gewerblicher Ebay-Händler noch einmal 10.000 Euro, ist kein Kleinunternehmer mehr!

Kleinunternehmer müssen (und dürfen) keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen. Sie bekommen im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer erstattet. Wer die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmt, spart sich etwas Verwaltungsarbeit (zum Beispiel die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen). Außerdem sind Kleinunternehmer bei Geschäften mit privaten Endverbrauchern gegenüber anderen Unternehmern im Vorteil: Kleinunternehmer können etwas günstiger anbieten oder den (nicht erhobenen) Umsatzsteueranteil in die eigene Tasche stecken.

Die Kleinunternehmer-Regelung eignet sich daher vor allem für nebenberufliche Kleingewerbetreibende, die vorwiegend mit Privatleuten Geschäfte machen. Für hauptberufliche IT-Freiberufler, die vor allem mit Geschäftskunden zu tun haben, ist die Kleinunternehmer-Regelung hingegen normalerweise nicht vorteilhaft:

• Eine Umsatzsteuererklärung müssen ohnehin alle Unternehmer abgeben.
• Die Befreiung von den Umsatzsteuervoranmeldungen wird mit der fehlenden Möglichkeit des Vorsteuerabzugs teuer bezahlt.
• Außerdem geben Sie sich durch den fehlenden Umsatzsteuerausweis ungewollt als Anfänger oder Amateur zu erkennen.

Wofür brauche ich eine Steuernummer?

Antwort: Gemäß § 14 UStG sind Sie verpflichtet, auf Ihren Ausgangsrechnungen die vom Finanzamt erteilte (persönliche) Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer anzugeben.

Wofür ist eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStIdNr.) gut?

Antwort: Die UStIdNr. ist eigentlich für grenzüberschreitende Geschäfte mit Unternehmern in anderen EU-Ländern gedacht. Sie kann auf Ausgangsrechnungen aber auch als Ersatz für die (bei IT-Freelancern meist persönliche) Steuernummer eingesetzt werden. Sie können sich Ihre UStIdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern mitteilen lassen. Gebühren fallen nicht an.

Bitte beachten Sie: Wer eine UStIdNr. hat, muss sie laut § 5 Telemediengesetz im Impressum seiner Website veröffentlichen. Die Angabe der Steuernummer im Impressum ist dagegen nicht erforderlich. 

Was muss ich bei Auslandsgeschäften beachten?

Antwort: Für Lieferungen und Leistungen ins Ausland und aus dem Ausland gelten zahlreiche Sondervorschriften: Besonders kompliziert sind grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU. Hier kommt es zum Beispiel vielfach zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft: In dem Fall muss der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer entrichten. Um bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen die Unternehmereigenschaft zu beweisen, ist eine Umsatzsteueridentifikationsnummer erforderlich.

Welche Angaben müssen auf Ausgangs- und Eingangsrechnungen stehen?

Antwort: Laut § 14 UStG haben Unternehmer Anspruch auf eine Rechnung mit folgenden Informationen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,Steuernummer oder UStIdNr. des Ausstellers
• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen,
• Zeitpunkt der Warenlieferung oder Dienstleistung,
• das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettoverkaufspreis / Nettohonorar,
• den Steuersatz und den Steuerbetrag sowie
• Gründe für eventuelle Steuerbefreiungen oder nicht erhobene Umsatzsteuer.

Für manche Unternehmen (z. B. aus der Baubranche) gelten außerdem zusätzliche Anforderungen.

Bitte beachten Sie: Unvollständige oder fehlerhafte Eingangsrechnungen gefährden Ihren Vorsteuerabzug. Bevor Sie bezahlen, sollten Sie von Ihrem Lieferanten oder Dienstleister daher freundlich, aber bestimmt eine korrekte Rechnung verlangen!

Was hat es mit den sog. Kleinbetragsrechnungen auf sich?

Antwort: Bei einer Kleinbetragsrechnung bis zu einem Gesamtbetrag (= inklusive Umsatzsteuer) von 150 Euro genügen laut § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) die folgenden Angaben:

• Name und Anschrift des Ausstellers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen,
• Rechnungs-Gesamtbetrag (inklusive Umsatzsteuer = brutto) sowie
• Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.

Welche Melde- und Zahlungspflichten sind bei der Umsatzsteuer zu beachten?

Antwort: Sie müssen regelmäßig elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt übermitteln, die ermittelte Zahllast unaufgefordert ans Finanzamt abführen und einmal pro Jahr eine elektronische Umsatzsteuererklärung übermitteln:

Umsatzsteuervoranmeldungen

• In den beiden ersten Geschäftsjahren nach Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit sind monatliche Voranmeldungen Pflicht.
• Danach hängt die Voranmelde-Frequenz von der Höhe der Vorjahres-„Zahllast“ ab (= Umsatzsteuereinnahmen minus eigene Vorsteuerzahlungen):
  • Bis zu einer Zahllast von 1.000 Euro sind keine Umsatzsteuervoranmeldungen erforderlich: Es genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung.
  • Bis zu einer Vorjahres-Zahllast von 7.500 Euro genügen vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen, die bis zum 10. des Folgemonats abzugeben sind. Die Fälligkeitstermine von Quartalszahlern lauten standardmäßig 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar des Folgejahres.
  • Bei einer Vorjahres-Zahllast von mehr als 7.500 Euro sind monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen bis zum 10. des Folgemonats erforderlich.
• Monats- und Quartalsmelder können gemäß § 46 UStDV eine „Dauerfristverlängerung“ beantragen: Dadurch verschiebt sich der Voranmeldezeitpunkt um einen Monat nach hinten. Monatsmelder sind in dem Fall jedoch verpflichtet, eine jährliche Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Vorjahres-Umsatzsteuervorauszahlungen zu leisten.
• Umsatzsteuervoranmeldungen, Anträge auf Dauerfristverlängerung sowie Anmeldungen von Sondervorauszahlungen müssen in authentifizierter Form elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden.
• Die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt über die Elster-Schnittstelle, die von allen gängigen Steuer- und Buchführungsprogrammen unterstützt wird. Sie können aber auch das ElsterOnline-Portal nutzen.
• Die Authentifizierung erfolgt mittels elektronischer Signatur. In den meisten Fällen genügt das kostenlose ElsterBasis-Zertifikat, das Sie ebenfalls im ElsterOnline-Portal beantragen.

Umsatzsteuer-Vorauszahlungen

Eine Zahlungsaufforderung bekommen Sie nicht. Sie müssen die in der Voranmeldung eigenhändig ermittelte Umsatzsteuer-Vorauszahlung unaufgefordert ans Finanzamt überweisen. Sie können dem Finanzamt aber auch ein Lastschriftmandat erteilen. Dann wird die Vorauszahlung ein paar Tage später von Ihrem Konto abgebucht. Falls Sie einen Umsatzsteuer-Überschuss (= „Vorsteuerüberhang“) ermittelt haben, bekommen Sie das Guthaben normalerweise anstandslos erstattet. Vor allem in der Gründungsphase müssen Sie bei sehr hohen Vorsteuererstattungen allerdings mit Nachfragen des Finanzamts rechnen.

Umsatzsteuererklärung

• Einmal im Jahr ist die Umsatzsteuererklärung fällig. Stichtag ist der 31. Mai des Folgejahres. Wenn Sie einen Steuerberater hinzuziehen, haben Sie normalerweise bis Ende September Zeit.
• Auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer müssen eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Es genügt eine sogenannte Nullmeldung: Damit bestätigen sie, dass Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt und eingenommen haben.
• Die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuererklärung erfolgt über die Elster-Schnittstelle Ihrer Steuer- oder Buchführungs-Software. Sie können aber auch wieder das ElsterOnline-Portal nutzen.
• Die Authentifizierung erfolgt wiederum mittels elektronischer Signatur, die Sie bei Ihren Voranmeldungen genutzt haben.