Dieses Projekt ist die Fortsetzung des Projekts von 2018-20 mit angepasstem Fokus, der mittlerweile mehr auf der Entwicklung neuer Funktionen einer hausintern entwickelten Software für das Marktrisikocontrolling liegt.

Meine Aufgaben (PMO/PL):

·         Projektplanung und Fortschrittskontrolle

·         Überführung der agilen Planung und Ergebnisse in das klassisch aufgebaute Konzernreporting

·         Vor- und Nachbereitung diverser Gremien (Decision Group, Lenkungsausschuss)

·         Linienübergabe von fertigen Projektbestandteilen an den IT-Betrieb:

-       Koordination der notwendigen Schritte mit den involvierten Parteien

-       Konzeption und Erstellung der Dokumente

-       Steuerung der Abnahmeprozesse

-       Enge Abstimmung mit internen Instanzen (Compliance, Revision, Rechnungswesen?)

-       Stakeholdermanagement

·         Unterstützung und Vertretung der Projektleitung bei Sonderthemen 

Das Projekt befasst sich mit dem Outsourcing der kompletten IT zu einem Joint Venture zwischen dem Kunden und IBM.

Meine Hauptaufgaben:

• High-Level-Planung der anstehenden Release unter Berücksichtigung der vertraglichen Gegebenheiten aus dem Migrationsvertrag sowie den firmeninternen Gesamtreleases
• Abgleich der Statusmeldungen aus den Streams mit der Gesamtplanung
• Detailplanung der Testphasen
• Definition der Planungstemplates für die Detailplanungen auf Substream-Ebene
• Konsolidierung der Einzelpläne

Das Projekt ist Teil eines konzernweiten Programms zur Optimierung der Konzern-IT: Hierbei wurden zwei Rechenzentren aufgelöst und die darin befindlichen Anwendungen verteilt auf Cloudlösungen, zu externen Dienstleistern oder als Housinglösung in andere Rechenzentren.

Inhaltliche Schwerpunkte meines Aufgabengebiets:

• terminliche und organisatorische Abstimmung der Räumung des Rechenzentrums durch Housing-Kunden,
• Migration der Active Directory,
• Abstimmung der Migration von Netzanbindungen Dritter,
• Sicherstellung der fristgerechten Räumung der Rechenzentren,

Die eigentlichen Aufgaben:

• Beratung der Gesamtprojektleitung für
  • Darstellung der Ergebnisse im Lenkungskreis und anderen Stakeholdergremien
  • Monitoren der Projekt KPIs
  • Erstellung von Reports und Statusberichte für unterschiedliche Zielgruppen auf Konzernebene
  • Analyse von Sachverhalten und zielgruppengerechte Darstellung
• Monitoring und Steuerung der Projektleistungen in Bezug auf Einhaltung von vereinbarten Terminen, Qualität und Budget,
• Analysieren von Sachverhalten und Problemlagen im Projekt zur Identifikation von Projektrisiken und Beratung für dessen Darstellung, Adressierung und Mitigation,
• Erstellung von Statusberichten und regelmäßige Pflege der Projekttools,
• Abstimmen der Handlungsoptionen, Herbeiführung von Entscheidungen durch den Auftraggeber und Monitoring der Umsetzung der Maßnahmen,
• Beschaffung projektrelevanter Dienstleistungen,
• Steuerung kritischer Teilprojekte und Arbeitspakete
• Unterstützung der Housingkunden bzgl. Kommunikation zu relevanten externen Dienstleistern sowie Abstimmung mit konzerninternen Einheiten

Das Projekt im Bereich Financial Markets bediente zum einen regulatorische Anforderungen und behandelte zum anderen Veränderungen im Prozess und den gekoppelten Systemen. Eines der Herzstücke hierbei war die Entwicklung einer Software, welche die Berechnung und die Bereitstellung von Risikokennzahlen in allen betroffenen Bereichen umfasste.

Meine Aufgaben:

• Arbeitspaketverantwortung für das Sprint- und Themen-übergreifende Arbeitspaket ?Tagesprozesse im Marktrisikocontrolling? (inklusive Planung, Strukturierung und Dokumentation, sowie Überführung der Ergebnisse in eine schriftlich fixierte Ordnung),
• Projektplanung und Fortschrittskontrolle,
• kaufmännisches Controlling,
• Design, Planung und Koordination diverser Projektprozesse,
• Linienübergabe von fertigen Projektbestandteilen an den IT-Betrieb:
  • Koordination der notwendigen Schritte mit den involvierten Parteien,
  • Konzeption und Erstellung der Dokumente,
  • Steuerung der Abnahmeprozesse,
  • Abstimmung mit internen Instanzen (Compliance, Revision,?)
• punktuelle Unterstützung der Projektleitung bei Sonderthemen (z.B. EZB-Prüfung)
• Onboarding neuer Projektmitarbeiter
• Flächenmanagement und Einkauf von Dienstleistungen und Material

Im Rahmen der Digitalisierung entsteht derzeit eine Vielzahl von Projekten, deren Ergebnisse in den Betrieb der Internetportale zu integrieren sind.

Hierbei handelt es sich zum einen um technische Neuerungen (z.B. diverse Apps, digitalisierte Prozesse, API-Management-Plattform) und zum anderen um die Umsetzung regulatorischer Anforderungen (z.B. MiFID und PSD2), welche nahezu alle eine Verbindung zu den bestehenden Portalen haben.

Meine Aufgaben:

• Betriebsbezogenes Anforderungsmanagement,
  
  
• Tracking der Umsetzung von Betriebsanforderungen durch die jeweiligen Projekte,
  
  
• Design, Planung und Koordination diverser z.T. bankweiter Prozesse gemeinsam mit den Projekten und  betroffenen Betriebseinheiten, z.B. Governance, Compliance, Einkauf, Revision, Digitization, Reputation Management etc.
  
  
• Planung, Koordination und Durchführung diverser Gremien,
  
  
• thematische und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Workshops und Gremienterminen inklusive Protokollierung und Nachhalten der Ergebnisse,
  
  
• Erstellung und Pflege diverser Begleitdokumente (Auftragslisten, Entscheidungsübersichten),
  
  
• Ressourcenmanagement (On- und Offboardingprozesse von externen Mitarbeitern, Raumplanung, Infrastruktur),
  
  
• Einkauf von Dienstleistungen,
  
  
• Teilprojektleitung,
  
  
• administrative Aufgaben (Budgetplanung und ?kontrolle, Rezertifizierungen, Planung DR-Tests etc.)

Im Zuge eines Großprojekts, in welchem unter Anderem Anforderungen diverser Regulatoren erfüllt werden, wurde seitens eines externen Dienstleisters (FI-TS) ein groß angelegter, überregionaler Notfalltest durchgeführt, in dem ein Rechenzentrum eine komplette Woche im Notbetrieb lief. Dieser Test betraf zahlreiche geschäftskritische Systeme.

Meine Aufgaben:

• Koordination von Testvorbereitungen mit dem externen Dienstleister
• Durchführung von Schreibtischtests mit den technischen und fachlichen Ansprechpartnern,
• Einfordern und Prüfung von Testkonzepten und Testcases,
• Begleitung und Protokollierung der Testaktivitäten während der Clusterschwenks,
• Zusammenfassung und Reporting der Ergebnisse,
• Planung und Durchführung von Lessons-Learned-Aktivitäten

Aufbau eines PMO für sechs Projekte und angrenzende Support-Einheiten im Bereich Financial Markets einer Landesbank. Das Programm befasst sich in erster Linie mit der Migration der juristischen Bestände auf ein neues Kernbanksystem unter Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen sowie angrenzender Großprojekte, mit denen es z.T. erhebliche Berührungspunkte gibt.

- Design, Planung und Koordination diverser

Projektprozesse sowie entsprechender Templates,

- Planung und Koordination von Projektgremien,

- Vor- und Nachbereitung von Workshops und

Gremienterminen inklusive Protokollierung und

Nachhalten der Ergebnisse,

- Erstellung und Pflege diverser Begleitdokumente

(Prozesshandbuch, Offene Punkte Listen),

- Ressourcenmanagement (On- und Offboardingprozesse

von Personen und Projekten, Raumplanung, Infrastruktur),

- Führung eines Teams mit 3 Mitarbeitern,

- Kommunikation in Richtung Projekt- und Programm-

Management sowie diverser Stakeholdereinheiten,

- Vernetzung verschiedener PM-Einheiten aus Projekten

und Programmen (z.B. Planung ? Abnahmemanagement

für die Einhaltung der internen Richtlinien beim Go-Live),

- punktuelle Unterstützung der Projektleitungen,

- Beschaffungswesen für die Projekte

Programmauftrag war das Outsourcing der Kernbankensysteme sowie Teilen komplexer Geschäftsinhalte im Rahmen eines kompletten IT-Outsourcings zu einem externen Dienstleister.

 Meine Aufgabenschwerpunkte im PMO:

• Design, Planung und Koordination des Review- und Abnahmeprozesses für intern erstellte Ergebnisobjekte sowie der entsprechenden Templates,
• Design der Review- und Abnahmeprozesse für Ergebnisobjekte des externen Dienstleisters unter Berücksichtigung der entsprechenden Verträge und Leistungsscheine in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen juristischen Stellen im Haus,
• Koordination der Abnahme sowie des Post-Review-Prozesses,
• Durchführung sämtlicher Abnahmeprozesse: Beratung und Unterstützung der Teilprojektleiter bei der ordnungsgemäßen Aufbereitung der Unterlagen, Koordination des eigentlichen Reviewprozesses, Tracking der entsprechenden Gremienergebnisse und abschließende Dokumentation,
• Design und Strukturierung der Laufwerke für Programm und Projekte, Organisation einer revisionssicheren Ablage,
• Inhaltliche Unterstützung des strategischen Implementierungspartners und der externen Qualitätssicherung bei der Erstellung von Präsentationen für Programmgremien,
• Unterstützung des Head of PMO sowie der Programm- und Projektleitung in verschiedenen Themen,
• Kommunikation zwischen internen und externen Projekt-Share- und Stakeholdern (Berater, Abteilungen, Revision, Gremienmitglieder, Providermanagement),
• Entwerfen und Führen diverser Begleitdokumente wie z.B. Offene Punkte Liste, Projektvorlagen für Konzepte und andere Projektdokumente,
• Pflege des Projektmanagement-Handbuchs für Programm und Projekt,

Die Projektaufgabe bestand in der Neueinführung eines Portfolio-Management-Kernsystems bei gleichzeitiger Integration diverser Orbit-Anwendungen und Einbeziehung einer Stand-Alone-Lösung für Compliance. Die hierfür notwendige Software und teilweise Integrationsleistung wurde von einem externen Provider mit Sitz in Frankreich erbracht.

 Meine Aufgabenschwerpunkte in der Führung des PMO: 

• Prozessdesign für das projektinterne Abnahmeverfahren in Richtung des neuen Providers,
• Pflege des Projektplans in MS-Project,
• Tracking und Dokumentation der Ergebnisobjekte,
• Review- und Abnahmemanagement für Meilensteine und meilensteinrelevante Dokumente und Leistungen (intern und extern),
• Qualitätssicherung und revisionssichere Ablage der Dokumentationen in Bezug auf Ergebnisobjekte des Gesamtprojekts,
• Tracking der Ergebnisse aus Kernteam-Jour Fixes sowie des Jour Fixe mit dem Provider und den sonstigen regelmäßigen Meetings im Projekt,
• Reporting an das Programm-Management (wöchentlicher Status inkl. Earned Value Analyse),
• Planung, Durchführung und Dokumentation von Arbeitsausschuss-Sitzungen, Steering-Committees sowie Project-Reviews mit dem externen Provider,
• Unterstützung der Projektleitung bei Rechnungsprüfung sowie der Zahlungsvorbereitung an die Provider,
• Erstellung und Verwaltung von Change Requests auf das Gesamtprojekt,
• Tracking der Meilenstein-relevanten Tickets in Richtung des Neuproviders sowie der offenen Punkte innerhalb des Projekts,
• Internes Bestellwesen (SAP),
• allgemeine organisatorische Unterstützung.

Second Generation Outsourcing/Transition/Migration und gleichzeitiger Client-Rollout PC und Telefonie:

 Die Projektaufgabe war die Migration des kompletten Rechenzentrums von zwei Alt- auf zwei Neuprovider unterschiedlicher Größenordnung (T-Systems und FITS) bei gleichzeitiger Umstellung der analogen Telefonie auf VoIP.

Parallel dazu wurde jeder User (ca. 5.000 an z.T. internationalen Standorten) mit einem neuen Client sowie einem neuen Telefon-Endgerät ausgestattet.

 Meine Aufgabenschwerpunkte im PMO: 

• Prozessdesign für Contract Changes und das projektinterne Abnahmeverfahren in Richtung der zwei neuen Provider in enger Zusammenarbeit mit der Providersteuerung und dem Vertragsmanagement,
• Operatives Handling der Contract Changes, welche die Transitionsphase betrafen,
• Review- und Abnahmemanagement für Meilensteine und meilensteinrelevante Dokumente und Leistungen in Enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Counterparts der externen Provider,
• Qualitätssicherung und revisionssichere Ablage der Dokumentationen, Change und Abnahmeverfahren betreffend,
• Unterstützung der Zahlungsvorbereitung an die Provider,
• Vorbereitung und Dokumentation der wöchentlichen Kernteam-Jour Fixes sowie des Jour Fixes mit den IT-Koordinatoren,
• Inhaltliche und organisatorische Unterstützung der Projektleitung bei der Budgetierung, der Vorhabensplanung und den Change Requests auf das Gesamtprojekt.
• Führen diverser Listen die Projektsteuerung betreffend (offene Punkte, Ergebnisobjekte, etc.)

Im Zuge einer Restrukturierung wurde unter anderem ein Maßnahmenbündel zur Komplexitätsreduktion in der IT definiert, woraus ein eigenständiges Projekt entstand. In diesem Projekt, welches die Abschaltung redundanter Systeme und eine vorangehende Migration der Bestände zum Gegenstand hatte, bestand meine Aufgabe als Mitarbeiterin im PMO in: 

• Erstellung und Pflege des Projektprozesshandbuchs inklusiver projektrelevanter Prozesse,
• formale Qualitätssicherung von Konzepten und anderen Projektdokumenten,
• Organisation und Dokumentation der Reviewteamsitzungen für Vorabanalysen und ?Konzepte,
• Inhouse-Kommunikation von Projektinhalten in betreffende Gremien,
• Organisation, Vorbereitung und Dokumentation für den Lenkungsausschuss und  ähnliche Gremien,
• Erstellen von Projektstatusberichten,
• Tracking und Reporting des Projektfortschritts,
• Tracking von Arbeitspaketen und Teilprojekten/Modulen (Termine, Status, Ergebniserreichung),

• Koordination des Gesamtprojekts im Hinblick auf Termine und Arbeitspakete,
• Unterstützung in der Teilprojektplanung,
• Aufbereitung von Meetingergebnissen in Form von Protokollen und Vorlagen für Bereichsleitermeetings,
• inhaltliche Vorbereitung von Projektleitermeetings, inklusive Beschaffung und Versand aller notwendigen Dokumente,
• vor- und nachbereitende Unterstützung von Workshops,
• Erstellung von Präsentationen für Vorstandsvorlagen.

Die Aufgabe als Teil eines internationalen Vorstandssekretariats umfasste:

• Vorbereitung von Audit Committees und Aufsichtsratssitzungen in enger Zusammenarbeit mit dem Executive Office in Kalifornien,
• Erstellung und Versand der Einladungen unter Berücksichtigung der jeweiligen juristischen und lokalen Gegebenheiten,
• Organisation Reise, Unterkunft etc. der Aufsichtsräte aus Deutschland und USA,
• Updates, Verwaltung und die revisionssichere elektronische Ablage aller relevanten Dokumente auf den Servern in Deutschland und USA

Das Projekt bestand aus der Migration/Integration der kompletten IT zweier Landesbanken im Zuge einer Fusion.

Meine Aufgaben als Mitarbeiterin im PMO: 

• Tracking von Arbeitspaketen und Teilprojekten sowie entsprechende Darstellung mit Hilfe des Firmeneigenen PM-Tools und MS Project (Termine, Status, Ergebniserreichung) sowie Konsolidierung der Projektstatusmeldungen in einer Gesamtprojektübersicht (MS Project),
• Unterstützung bei der formalen QS von Konzepten und Projektdokumenten,
• Erstellung von Projektstatusberichten und Vorstandsvorlagen,
• Organisation und Protokollierung diverse Jour Fixes, sowie Nachhalten der Besprechungsergebnisse,
• Reporting an den Projektleiter und den Projektmanager bezüglich der Nach-bearbeitungen von Fach- und Teilkonzepten aus den Teilprojekten,
• Verantwortlichkeit für die elektronische Ablage der Konzepte, Protokolle und dazugehörigen Dokumente,
• präsentationsfertige Aufbereitung der Zwischenergebnisse für Bereichsleitermeetings,
• Ansprechpartnerin für Teilprojektleiter und Mitarbeiter aus beiden Banken in Bezug auf das Migrationsprojekt