Fachlicher Schwerpunkt dieses Freiberuflers

PMO - Projektassistenz - IT-affin, qualifiziert, langjährig berufserfahren, serviceorientiert, fleißig, sehr gute EDV- und gute Englischkenntnisse

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20.06.2019
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Kommentar

Bevorzugt Großraum Düsseldorf - Ruhrgebiet - Niederrhein

Position

Kommentar

Effiziente, fleißige und IT-affine PMO, Budget- und Termincontrollerin, Protokollführerin, Fortschrittstrackerin, Meeting- und Reiseplanerin. Gutgelaunte Rückenfreihalterin für Projektleitung und -team, kommunikative Schnittstelle zu Stakeholdern und Dritten, kompetente Bearbeiterin aller administrativen Aufgaben. Mit sehr guten Kenntnissen von MS Office und MS Project, MS SharePoint/Admin, Clarity, MS Visio, SAP uvm. Grundkenntnisse in Prince2, PMP. Zertifizierung in Planung.

 

 

Projekte

05/2016 - 03/2019

2 Jahre 11 Monate

Ramp Up

Rolle
PMO/Project Manager
Kunde
ITERGO
Einsatzort
Düsseldorf
Projektinhalte
  • Verantwortlich für den operativen Betrieb des zentralen On- und Offboardings für alle Externen der ITERGO und Bereiche der ERGO (ca. 3.000 Externe) über ein SharePoint-Portal
  • Administration, Weiterentwicklung und Optimierung des SharePoint-Portals für das Onboarding externer Mitarbeiter (Nintex Workflows und Nintex Forms)
  • "Single Point Of Contact" für alle Fragestellungen zum Thema Onboarding aus den Fachbereichen, den Schnittstellen (HR, Benutzeradministration, Betriebsausweise, Clarity) und für die externen Mitarbeiter
  • Optimierung und Beschleunigung der Onboarding-Prozesse (Personalnummer, Benutzerkonto, Betriebsausweis, Clarity-Anlage, Hardware…)
  • Verkürzung der Durchlaufzeiten für das Onboarding von minimal acht bis vierzehn auf maximal zwei bis vier Arbeitstage
  • Abstimmung von Anforderungsprofilen und den folgenden Angeboten von Personaldienstleistern
  • Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint
  • Fortschrittstracking offener Punkte etc.
  • Meeting Management
  • Mitwirkung bei Budgetplanung und -controlling mit Excel
  • Protokollführung und -nachbereitung
  • Reporting und Statistiken mit MS Excel
  • Termin- und Raumplanung
  • Travel Management
  • Projektsprachen: Deutsch und Englisch
Produkte

MS Office

MS Project

SharePoint

Administration

Nintex Workflows

Nintex Forms

SAP

ELMAS

HANA

SM9 OrderDesk

Clarity

HP ALM

JIRA

Visio

Adonis

BMC Remedy

RSA Admin

07/2017 - 03/2018

9 Monate

Strategie-Projekt EMS (ERGO Mobility Services)

Rolle
PMO
Kunde
ITERGO
Einsatzort
Düsseldorf
Projektinhalte
  • Administrativer Support für Projektleitung und -team
  • Aufbau der Projektdokumentation, Verzeichnisstruktur etc. (SharePoint)
  • Datensammlung und -konsolidierung für das Projektreporting
  • Erstellung von Präsentationen mit MS PowerPoint
  • Fortschrittstracking offener Punkte etc.
  • Koordination der Teilprojekte, z.B. in Sachen Projektstatus und Reporting
  • Meeting Management
  • Mitwirkung bei Aufbau und Organisation des PMO
  • Mitwirkung bei Projektcontrolling und -reporting
  • Protokollführung und -nachbereitung
  • Stakeholder Management (Konzeption und Pflege der Kommunikationsmatrix,
  • Projektbeteiligtenliste, Aufwandstrackingdatei…)
  • Termin- und Raumplanung
  • Projektsprache: Deutsch und Englisch
  • MS Office, MS Project, SharePoint
Produkte

MS Office

MS Project

SharePoint

01/2016 - 04/2016

4 Monate

"(H)Rise" (Teil des Entflechtungsprogramm)

Rolle
PMO / Projektassistenz
Kunde
Deutsche Post / Deutsche Bank / Postbank
Einsatzort
Köln
Projektinhalte
  • Administrativer Support für Projektleitung und -team
  • Aufbau der Projektdokumentation, Verzeichnisstruktur etc. (SharePoint)
  • Datensammlung und -konsolidierung für das Projektreporting
  • Erstellung von Präsentationen mit MS PowerPoint
  • Fortschrittstracking offener Punkte etc.
  • Koordination der Teilprojekte, z.B. in Sachen Projektstatus und Reporting
  • Meeting Management
  • Mitwirkung bei Aufbau und Organisation des PMO
  • Mitwirkung bei Projektcontrolling und -reporting
  • Protokollführung
  • Stakeholder Management (Konzeption und Pflege der Kommunikationsmatrix,
  • Projektbeteiligtenliste, Aufwandstrackingdatei…)
  • Termin- und Raumplanung
  • Projektsprache: Deutsch
Produkte

MS Office

MS Project

SharePoint

12/2014 - 12/2015

1 Jahr 1 Monat

Direktion IT

Rolle
PMO / Projektassistenz
Kunde
Renault Bank / RCI Banque
Einsatzort
Neuss
Projektinhalte
  • Administrativer Support für die Direktion IT (Produktion / IT Sicherheit / Projektentwicklung)
  • Betreuung des Projekts "Voice over IP - neue Telefonanlage" vom Kick Off bis zum Go Live
  • Datensammlung und -verdichtung für das Projektreporting
  • Erstellung von Präsentation mit MS PowerPoint
  • Erstellung, Pflege, Aktualisierung und Fortschrittstracking von Projekt- und Ressourcenplänen mit MS Project und MS Excel
  • Fortschrittstracking von ToDo-Listen etc.
  • KPI-Bewertung der Projekte und Kleinprojekte mithilfe von MS Excel
  • Meeting Management
  • Mitwirkung bei der Auswahl einer neuen Datenbankanwendung (ORACLE, HANA, Sybase, DB2, SQL-Server)
  • Mitwirkung bei der Koordination der Teilprojekte
  • On- und Offboarding neuer Mitarbeiter
  • Organisation von und Mitwirkung bei Workshops
  • Projektcontrolling
  • Projektdokumention
  • Projektstatusberichte
  • Protokollführung und Offene Punkte-Tracking
  • Reisevor- und -nachbereitung
  • Schnittstelle zu Projektleitern, Projektteams, anderen Direktionen, Externen
  • Schulungskoordination
  • Stakeholder Management
  • Statistiken mit MS Excel
  • Termin- und Raumplanung
  • Überwachung der Vorgaben zur Qualitätssicherung im Projekt
  • Unterstützung bei Aufwandsschätzung, Budgetplanung und Projektcontrolling
  • Vertragsverwaltung
  • Vorbereitung von Gremien, z.B. Projektausschuss, Steering Committee
  • Zuständig für Clarity (Rückmeldungen) und SharePoint in der Direktion IT (ca. 50 Personen)
  • Projektsprachen: Deutsch und Englisch
Produkte

MS Office

MS Project

SharePoint

Clarity

HP ALM

Visio

03/2014 - 12/2014

10 Monate

SAP-Projekt "Springtime"

Rolle
Project Assistant im PMO
Kunde
ARLA Foods
Einsatzort
Düsseldorf
Projektinhalte
  • Administrativer Support für das Projektteam
  • Erstellung von Präsentationen mit MS PowerPoint
  • Erstellung, Pflege, Aktualisierung und Konsolidierung von Projekt- und Ressourcenplänen für drei User Go Live's mit MS Project
  • Mitwirkung bei Planungsmeetings und Workshops
  • Pflege der Projektdokumentation auf MS SharePoint
  • Schnittstelle zu Projektleitung, Projektteam (ca. 150 Personen) und Dritten
  • Stakeholder Management (Kommunikationsmatrix, Projektbeteiligtenliste…)
  • Tracking von Gaps, Milestones und Tasks
  • Projektsprachen: Deutsch und Englisch
Produkte

MS Office

MS Project

SharePoint

04/2013 - 12/2013

9 Monate

SAP-Projekt "Pegasus"

Rolle
PMO-Assistent
Kunde
Peek und Cloppenburg KG
Einsatzort
Düsseldorf
Projektinhalte
  • Administrativer Support für das Projektteam
  • Betreuung von Workshops (Workstreams Logistik, Einkauf, Verkauf, Business Intelligence, Stammdaten, Reporting)
  • Erstellung und Pflege von Projektplänen mit MS Project
  • Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint
  • Mitwirkung bei Projektcontrolling, Fortschrittstracking und Stakeholder Management
  • On- und Offboarding
  • Protokollführung
  • Schnittstelle zu Projektleitung, dem 120köpfigen Projektteam und Dritten
  • Termin- und Raumplanung
  • Projektsprachen: Deutsch und Englisch
Produkte

MS Office

MS Project

SharePoint

ARIS

07/2011 - 04/2013

1 Jahr 10 Monate

Bearbeitung von Interessentenanfragen

Rolle
Assistentin / Office Manager (Teilzeit)
Kunde
Winters Hausverwaltung
Einsatzort
Neuss
Projektinhalte
  • Bearbeitung von Interessentenanfragen
  • Beschaffung
  • Besucherbetreuung
  • Bonitätsprüfung
  • Eigenverantwortliche Bearbeitung sämtlicher Mieteranliegen auch in rechtlicher Hinsicht
  • Empfang und Telefonzentrale
  • Koordinierung von Handwerkern und Lieferanten
  • Mahnwesen
  • Planung, Beschaffung, Einführung und Administration der EDV und Telekommunikation
  • Projektarbeit Sanierung von Mehrfamilienhäusern
  • Vertragserstellung und –verwaltung
  • Wohnungsvermarktung über Immoscout24.de
Produkte

MS Office

MS Project

02/2012 - 02/2013

1 Jahr 1 Monat

Exposéerstellung und Vermarktung von Immobilien

Rolle
Assistentin
Kunde
Immobilienmakler Schreiber
Einsatzort
Krefeld
Projektinhalte
  • Exposéerstellung und Vermarktung von Immobilien
  • Präsentationen
  • Schnittstelle zu Auftraggebern, Interessenten, Kunden und sonstigen Dritten
  • Selbständige Bearbeitung von Anfragen
  • Telefonzentrale
  • Vertragsverwaltung

10/2010 - 03/2011

6 Monate

Die Männer der Emden

Rolle
Projektassistentin
Kunde
Berengar Pfahl Film GmbH
Einsatzort
Mettmann
Projektinhalte
  • Beschaffung von Ressourcen
  • Budgetkontrolle
  • Planung und Koordination der Logistik (Flüge, Hotels, Mietwagen für die Filmcrew sowie Transport des Equipments nach Thailand, Tunesien, Saudi Arabien)
  • Schnittstelle zu Darstellern, Statisten, Regisseuren, Technikern, Lieferanten der Filmproduktion
  • Vertragswesen

06/2009 - 10/2010

1 Jahr 5 Monate

Auftragsbearbeitung

Rolle
Assistentin / Sachbearbeiterin
Kunde
Arktos Uhrenhandel
Einsatzort
Erkrath
Projektinhalte
  • Auftragsbearbeitung
  • Betreuung von Internetportalen wie ebay.de und amazon.de
  • Durchführung von Verkaufskampagnen
  • Kundenbetreuung
  • Projektarbeit und Projektcontrolling (MS Project)
  • Reklamationsbearbeitung
  • Schnittstelle zu den chinesischen Herstellern sowie deutschen Großkunden wie HSE24 und QVC
  • Statistiken

08/2004 - 02/2009

4 Jahre 7 Monate

Betreuung der Telekommunikations- und EDV-Infrastruktur

Rolle
Office Manager / Assistentin
Kunde
Steuerberater Konnen und Partner
Einsatzort
Düsseldorf
Projektinhalte
  • · Betreuung der Telekommunikations- und EDV-Infrastruktur
    · Büroorganisation
    · Empfang
    · Mandantenbetreuung und -akquise
    · Netzwerkverwaltung, Benutzersupport
    · Organisation und Betreuung von Konferenzen und Versammlungen
    · Personalwesen
    · Rechnungs- und Mahnwesen
    · Reisevor- und -nachbereitung
    · Schnittstelle zu drei Sozien und dreißig Mitarbeitern
  • · Sekretariatsarbeiten
    · Telefonzentrale

02/2001 - 02/2003

2 Jahre 1 Monat

Administration der EDV-Infrastruktur

Rolle
Kaufmännische Alleinkraft
Kunde
Gewürzmühle GmbH
Einsatzort
Osnabrück
Projektinhalte
  • Administration der EDV-Infrastruktur
  • Auftragsbearbeitung (Akquise, Angebote, Koordination, Rechnungs- und Mahnwesen)
  • Datenpflege und -aufbereitung für Statistik und Controlling
  • Empfang
  • Personal (Verträge, Zeugnisse, Zeiterfassung)
  • Sekretariatsarbeiten
  • Telefonzentrale

01/1998 - 10/2000

2 Jahre 10 Monate

Auftragsbearbeitung

Rolle
Sekretärin des Vorstands
Kunde
Artländer Bekleidungswerke AG
Einsatzort
Ankum
Projektinhalte
  • Auftragsbearbeitung
  • Controlling-, Statistiken und Projektarbeiten
  • Kundenbetreuung
  • Planung und Betreuung des Messeauftritts
  • Sekretariats- und Assistenzarbeiten
  • Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen etc.

01/1997 - 12/1997

1 Jahr

Kostenoptimierung Expressversand

Rolle
Assistentin der Geschäftsführung
Kunde
JCK Holding GmbH
Einsatzort
Quakenbrück
Projektinhalte
  • Controlling-Projekt "Kostenoptimierung Expressversand"
  • Assistenzarbeiten
  • Reisevor- und -nachbereitung
  • Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen etc.

Branchen

  • Versicherung
  • Bank / Finanzdienstleistung
  • IT
  • Lebensmittel
  • Textil
  • Internethandel
  • Möbelindustrie
  • Energie/Kerntechnik
  • Telekommunikation
  • Filmproduktion
  • Immobilien
  • Hausverwaltung
  • Pharmazeutische Industrie

Kompetenzen

Sprachkenntnisse
Deutsch
Englisch
Französisch

Aufgabenbereiche

PMO-Support / Projektassistenz:

  • Budget- und Terminkontrolle
  • Datensammlung und –verdichtung fürs Projektreporting
  • Erstellung von Dokumentationen
  • Erstellung von Präsentationen mit MS Power Point
  • Fachliche Prüfung von Projektergebnissen in Bezug auf vorgegebene Qualitätskriterien
  • Fortschrittstracking von Tasks
  • Führen von Offene-Punkte-Listen und deren Nachverfolgung
  • KPI-Bewertung der angefallenen Projekte und Kleinprojekte / Statistiken mit MS Excel
  • On- und Offboarding neuer Mitarbeiter
  • Organisation von und Mitwirkung bei Workshops
  • Pflege und Erstellung von Projektplänen (MS Project)
  • Protokollführung
  • Ressourcenplanung Fortschrittskontrolle Statusreporting
  • Schnittstelle zu Projektleitern Projektteams anderen Direktionen Externen
  • Schulungskoordination
  • Teilprojekt „Voice over IP – neue Telefonanlage“
  • Termin- und Raumplanung
  • Vertragsverwaltung.
  • Vorbereitung von Gremien z.B. Projektausschuss und Steering Comitee
  • Zuständig für Clarity und SharePoint in der Direktion IT (ca. 50 Personen)

 

Assistenz / Office Management:

  • Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf etc.
  • Durchführen und Nachhalten von (Dienstleistungs-)Bestellungen
  • Erstellen von Präsentationen
  • Controlling und Statistiken
  • Kontrolle der Einhaltung von Kunden- und Lieferanforderungen, Budgets, Kosten und Terminplänen
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, selbstständig, nach Stichworten, nach Diktat
  • Organisation aller notwendigen Ressourcen für das (Projekt-)Team
  • Personalwesen (Verträge, Zeiterfassung)
  • Pflege von Internetportalen (ebay, amazon...) und Internet-Shops (xanario)
  • Planung und Koordination von Verkaufskampagnen
  • Property Management-Aufgaben (Vermarktung, Schnittstelle zwischen Eigentümern, Lieferanten/Handwerkern, Mietern, Bonitätsprüfungen, Vertragswesen, Kündigungen, Rechtliches...)
  • Rechnungs- und Mahnwesen
  • Reisevor- und -nachbereitungen
  • Verkaufssachbearbeitung (Navision, Sage, SAP...) von der Anfrage über die Kundenbetreuung bis zur Zahlungseingangsprüfung
  • Vorbereitung, Begleitung und Protokollierung von Besprechungen, Gremienterminen, Workshops

Schwerpunkte
  • PMO
  • Projektassistenz
  • Projektcontrolling
  • Reporting
  • Stakeholder Management
  • Office Management
  • Administrativer Support
  • Sachbearbeitung
  • Reisevor- und nachbereitungen
  • Controlling
  • Statistiken
  • Projektmitarbeit
  • Sachbearbeitung Verkauf und Einkauf
  • Rechnungs- und Mahnwesen
  • Personalwesen (Verträge, Zeiterfassung)
  • Beschaffung
  • Inventarverwaltung

Produkte / Standards / Erfahrungen
  • MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) - sehr gut
  • MS Project - gut bis sehr gut
  • MS SharePoint - gut bis sehr gut (Admin)
  • Clarity - gut
  • MS Visio - gut
  • HP Quality Center - gut
  • SAP (verschiedene Module) - Anwenderkenntnisse
  • ERP-Software (Navision, Sage KHK u.a.) - gut bis sehr gut
  • DATEV (verschiedene Module) - gut bis sehr gut
  • Händler-Internetportale (ebay, amazon, xanario…) - gut bis sehr gut

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