Zeitraum: 04.2019 – 31.12.2020 Firma: Thales Deutschland GmbH Branche: Defence (Verteidigung) Projekt: Projektplanung Aufgaben als Berater:

Aufbau und Aktualisierung der Projektpläne. Ressourcenbedarfsplanung, Terminüberwachung, Engpassanalysen. Aufbau Ressourcenpool, Aufbau Sammelprojekte zur besseren Darstellung von Abhängigkeiten.
Koordination Abhängigkeiten mit Stakeholder (intern, extern), Planung und Steuerung regelm. Projekt-Meetings und Abstimmung Fortschritt. Wird hierbei ein geänderter Ressourcen Bedarf oder Termine identifiziert wird die Planung über alle betroffenen Projekte nachgezogen.
Weiter wurde die Einführung von Primavera als zentrales Planungstool mit Schnittstellen zu SAP betreut.
Anmerkung:

Das Projekt findet im Bereich NAVAL für diverse (internationale) Kundenprojekte aus dem Bereich U-Boot - Radar und für die deutsche Marine statt. So z.B: für die Kommunikationsanlagen für Korvette 130, 4 Boote und für MKS180 (4 Boote und 6 Landanlagen) statt. Die Planung von MKS180 umfasst ca. 300.000h bzw: 260M€

Systeme: Office, Project Standard und Professional 2013; Primavera V6.x; Jira; Confluence

 Aufgaben als Berater:

Projektleitung Analysephase. Hierbei wurde der Aufwand und Umfang für das spätere Projekt Dynamische Dokumente festgelegt und mit den betroffenen Fachbereichen und Controlling, abgestimmt.
Beratung und Unterstützung des IT-Leiters.
Anmerkung: Nach der Analyse und dem erwarteten Umfang wurde das Projekt an interne Mitarbeiter übergeben.

Systeme: Office, eDoc (eDoc ist das zentrale Online-System der LHT zum Bereitstellen von Instandhaltungsunterlagen. 12.000 User nutzen 950.000 Dokumente)

Projektleitung Einführung MS Project 365 Online und Office 365. Beratung und Unterstützung des IT-Leiters. Schulung der KeyUser. Konfigurieren des Systems, Sichten und Tabellen anpassen, User Rechte einstellen. Rollout und Application Management.

Systeme: Office 365, MS Project 365 Online, Project 2016 Desktop; SharePoint; MS Azure

Den Aufgabenschwerpunkt bildet die Betreuung und Weiter-entwicklung des ERP-Systems Infor Blending 7.2. Als Schnittstelle zu den Key-Usern unterschiedlicher Fachbereiche (Produktion, Lager, Versand, Einkauf) werden Anforderungen erfasst und die Lieferanten (externe Programmierer) und Spezialisten (interne Entwickler) zur Entwicklung und Implementierung spezifischer Lösungen koordiniert. Hierbei handelte es sich meist um Digitalisierung (Wegfall von Papier-belegen z.B: in der Kommissionierung und Auftragserfassung).

Weiter wurden den internen Anwendern Trainings und Best Practices zum effizienten Einsatz der Systeme durchgeführt

Aufbau von Arbeitsanweisungen und Templates zur strukturierten Aufnahme und Abarbeiten von Projekten. Schulung der Mitarbeiter (7) im Arbeiten mit agilen Projekt Management Methoden. Aufbau von Muster Projekt-Struktur-Plans (PSP) und Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit diesen Plänen.

Übernahme der Projektleitung für operative Projekte

• Umzug der Server und Laborausstattung (neue Räume außerhalb des Krankenhauses)
• Ausarbeitung Angebot und Festlegung der vereinbarten Arbeiten (in / out)
• Zusammenstellen Arbeitspakete z.B:
  • VPN Änderungen
  • IP Adressänderungen
  • Telefon / Homepage / Fax
  • Gebäudeplan / neuer Gerätestandort Plan
  • Leitungsplan (Strom / LAN) passend zum Gerätestandort Plan
  • Erstellen Projektplan / Verantwortlichkeiten/ Terminplan / Risiken/ Kommunikationsplan
  • Verfolgen Projektfortschritt und Reporting
• Die vereinbarte Downtime des Labors durfte auf keinen Fall überschritten werden um Blutproben und die Gesundheit der Patienten nicht zu gefährden. – Dies wurde durch Risikobetrachtung und kontinuierliches Verfolgen des Fortschritts erreicht.
• Weiter war eine Reserverfügbarkeit (falls es länger dauert) des Personals sichergestellt worden.
• Eine unerwartete Schwierigkeit war die Breite der Tür zum Serverraum, da diese zu schmal war musste das Rack demontiert werden.

Ausstattung Krankenhauslabor mit H&S Laborsoftware

• Ausarbeitung Angebot und Festlegung vereinbarter Arbeiten (in / out)
• Zusammenstellen Arbeitspakete
  
  • Parametrisierung Software
  • Analysen (welche Analysen sollen Abgebildet werden)
  • Geräte (welche Geräte sollen angeschlossen werden, - sind die Geräte bekannt, ist deren Kommunikation bekannt …
  • VPN Anschluss
  • IP Adressen und Subnetze ..

Zur Unterstützung des operativen Betriebs wurden Analysen nach ITIL (Laufzeit und Reaktionszeit) für ITSM aufgebaut und Erweiterungen der Datenbank (Migration) erarbeitet

Reporting an den Standortleiter

Das schnell gewachsene Unternehmen möchte von der dezentralen Datenablage auf eine zentral gestützte Datenablage wechseln. Hierdurch soll ebenfalls das Datensicherungskonzept vereinfacht und effizienter werden. 

• Erstellen eines Projektplans
• Marktanalyse und erarbeiten eines Lösungsvorschlags
• Nach Freigabe durch die GF Aufbau und Installation des Datenbankservers
• Einweisung der Mitarbeiter und Inbetriebnahme 

• Abstimmen Inhalt und Umfang sowie Termine der Projekte
• Überwachen und steuern der Projekte (agile Methoden)
• Erstellen Management Reports aus den Projekten
• Moderieren der Projekt-Meetings und Berichtswesen
• Entwickeln von Projektplan-Templates (PSP) und Koordination der notwendigen SAP Anpassungen
• Analyse der Datenwege (Systemarchitektur)
• Migration der Daten
• Erarbeiten allgemeingültiger Projekt Eckdaten und Sicherstellung der Verwendung
• Laufende Erstellung einer Portfolio Analyse und
  Aufzeigen von gefährdeten Projekten
• Unterstützen bei Projekt Priorisierungen (PCB)
• Auditierung der Prozesse
• Schulung der Mitarbeiter in MS Project und Planview
• Coaching der Mitarbeiter / Projektmitglieder zum Arbeiten nach professionellem Projekt Management

Projekte

Aufbau Multiprojektmanagement / Portfoliomanagement;

• Erfassen und zentral verfolgen der laufenden ca. 200 Projekte.
• Aufbau einer Multiprojektübersicht in MS Project.
• Aufzeigen der Veränderungen (Zeit / Kosten) und möglicher Risiken in der Ressourcen / Projektplanung.
• Diese Auswertung wurde die Basis für wöchentliche Statusbesprechungen der Abteilungs- und Teamleiter der Bereiche:
  • Einkauf/ Produktion, Verkauf, R&D, Customer Service und Projektmanagement.
• Aufbau von Projekt-Strukturplan-Templates mit standardisierten und geprüften Dauern / Meilensteinen.

Einführung Change Request Verfahren

• In den Projekten werden u.a. gemeinsam genutzte Ressourcen (z.B: Kräne) eingesetzt.
• Verzögerungen in einem Projekt oder der Errichtungs-reihenfolge, hat zur Folge, dass Folgeprojekte ebenfalls verschoben werden müssen - Kettenreaktion.
• Um ein simples pushen der Projekte zu vermeiden, habe ich den CR Prozess für die Bereiche:
  • Einkauf / Produktion, Verkauf, R&D, Projektmanagement entwickelt und international eingeführt.
• Als zentrales Lenkungsgremium wurde das PCB (Project Control Board) geschaffen um sicherzustellen, dass die Portfolio Interessen gewahrt werden.

Einführung Projektmanagement Software Planview (Teilprojekt Deutschland)

• Aus den vorangegangenen Projekten war deutlich geworden, dass ein bereichsübergreifendes Tool zu Steuerung, Überwachung (finanziell, Termine und Ressourcen) fehlt, wodurch die Transparenz zu anderen Fachbereichen (e.g. R&D, Sales, …) fehlt.
• Im Projekt „Integriertes Projekt und Portfoliomanagement“ war es meine Aufgabe als Projektmanager das Tool (Planview) im Bereich „Central Europe“ (25 Personen starkes Internationales Team verschiedener Fachbereiche, ca. 1 Mrd € Umsatz), einzuführen.
• Hier wurden die international vorhandenen Projekt-Struktur-Pläne (PSP) aus MS Project und Primavera untersucht und international abgestimmte neue Templates entworfen, in Planview angelegt und in SAP PS überarbeitet.

Überwachungs- und Steuerungsprozess für „Accessory Container“

• Parallel zum Projekt „Integriertes Projekt und Portfoliomanagement“ war es meine Aufgabe als Operativer-Mitarbeiter und Projektleiter das „Problem“ mit den Accessory Container zu lösen.
• Neben den Großkomponenten benötigt man zur Errichtung einer WEA (Wind Energie Anlage) ebenfalls eine Vielzahl von weiteren Komponenten die zur richtigen Zeit auf der Baustelle eintreffen müssen.
• In diesem Projekt wurde ein Überwachungs- und Steuerungsprozess zwischen dem Projektmanagement, Einkauf, Logistik und Finanzen aufgebaut.
• Gebundenes Kapital (durch zu früh gepackte Container) und Verzögerungen auf der Site (durch fehlende Container) konnten so drastisch reduziert werden.
• Hierbei wurden Daten aus SAP ausgewertet. Diese Auswertung stellte die Basis für entsprechende SAP Anpassungen dar.

Anmerkung:

Senvion ist international aufgestellt, daher ist die Sprache i.d.R. Englisch

• Die 30 Arbeitsplatz PC und Laptop der Mitarbeiter auf Windows 10 Upgraden.
• Hierzu wurde analysiert welche Programme und Equipment (Drucker/ Scanner/ …) lokal eingesetzt werden und noch notwendig sind und ob die Computer W10 tauglich (Spezifikationen W10) sind.   
• Aufbau verschiedener Testszenario (StandPC/ Laptop/ User Gruppen) und aufsetzten Test-PC
• Test mit Key Usern und einarbeiten der Ergebnisse in den Rollout-Plan

• Die Software (Magicline) soll eingerichtet werden und der vorhandene Kundenstamm übernommen werden.
• Weiter musste der Getränke- und Snackverkauf im System eingerichtet werden.
• Zu beachten war u.a. der steuerliche Unterschied für „Ladenverzehr“ und „Take away“.
• Die Verkäufe (Einnahmen) und Ausgaben wurden über eine Excel-Liste an den Steuerberater übermittelt.

Anmerkung:

Nach der Einrichtung handelte es sich um laufende Betreuung. Später wurde diese Grundeinstellung für weitere Studios übernommen.

Die Personaldispositions- und Lohnabrechnungssoftware ist eine Eigenentwicklung auf der IBM AS/400. Der Know-How Träger (IT-Leiter) ist gesundheitlich angeschlagen und steht kurz vor dem Renteneintritt. Zum einen soll die Abrechnung personenunabhängig abgesichert werden, zum anderen ist die verwendete Software durch Standardsoftware zu ersetzten.

• Unterstützung der IT-Abteilung (5 MA) durch Priorisierung der Fachbereichs-Anfragen
• Erstellen Lastenheft (Personal- und Lohnabrechnungssoftware)
  Aufnahme der Unternehmensbesonderheiten
  Entwickeln von Lösungsszenarien
  Präsentation
• Auswahl der möglichen Anbieter (ATOSS / DATEV / Hansalog)
• Kostenplanung (grob)
• Analyse Systemarchitektur und entwickeln Ziel IT-Systemarchitektur
• Terminplanung und Überwachung
• Führen und verfolgen der offenen Punkte
• Einführung Projektron von BCS als Ticket System des IT-Servicemanagements und Projektmanagementtool

Wiederaufnahme des Projektes bei der Anbieterauswahl. Insbesondere in diesem Stadium erstellen der Ausschreibung und bewerten der eingehenden Angebote. Erarbeiten einer Empfehlung für die Geschäftsleitung und erstellen Projektstrukturplan.

Austausch der PC und Serversysteme um den laufenden Betrieb sicherzustellen und um für das neue ERP-System vorbereitet zu sein.

• Erstellen / Überarbeiten Lastenheft
• Auswahl und Vergleich der möglichen Anbieter: Intraprend, Microsoft Dynamics AX, proAlpha
• Kostenplanung (grob)
• Terminplanung und Überwachung
• Analyse Datenwege und System Architektur
• Umstellung Arbeitsplätze von Windows 2000 oder XP auf Windows 7 32Bit
• Vorbereitung und Roll-Out von ca. 80 Systemen
• Serverumstellung auf Server 2008 R2

Anmerkung:

Die benötigte Kapazität von meiner Seite ist in dieser Phase nicht Vollzeit benötigt (ca. 50%), daher kann das Projekt „Delkeskamp“ s.u. parallel durchgeführt werden.

In dieser Projektphase wurde neben der Anbieterauswahl die Modernisierung der Systeme vorgenommen. Alle Arbeitsplätze wurden auf Windows 7 modernisiert und Office 2010 eingeführt.
Das alte ERP System blieb vorerst im Einsatz.

Unterstützung bei der Umsetzung der Neuausrichtung der  IT-Strategie. Restrukturierung der Arbeitsabläufe im Hause die zum Beauftragen von internen IT Projekten führen. Aufnahme der laufenden und geplanten Veränderungen, Strukturierung und Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsleitung. Aufbau von Change Request und Portfoliomanagement. Einführung von MS Projekt (Server) 2010 zum Unternehmensweiten verwalten der Projekte. Bei diesen Projekten handelte es sich z.B: um die Modernisierung der Fertigungsstraße. Die klassische IT war in diesem Projekt ein zulieferndes Arbeitspaket innerhalb des Gesamt Projektplans (Programm). Daher war meine Aufgabe die Überwachung des Gesamt-Projektplans und ein agiles Projektmanagement

• Priorisierung der  IT-Aktivitäten anhand  von Kosten- / Nutzenkriterien
• Coaching der IT-Leitung, Begleiten von personellen Veränderungen
• Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilung
• Etablieren Projektmanagement (agil) und Change Request Verfahren
• Kostenplanung und -überwachung
• Projektstrukturplan (PSP) (Netzpläne) aufbauen
• Terminplanung und -überwachung
• Agiles reagieren und führen der Projekte
• Einführung MS Projekt Server 2010 (incl. Schulung und Betreuung der 25 MA aus allen Fachbereichen)

Anmerkung:

Ursprünglich für 5 Monate geplant wurde das Projekt auf Kundenwunsch auf 9 Monate verlängert.

Planung der Einführung einer Web basierten Standard Warenwirtschaft (WaWi) Cierp3 und Ablösung bestehender Systeme. (Siehe Anmerkung) Anpassen der Ablauforganisation 

• Schnittstelle zwischen Kunde und ERP Lieferant
• Kostenplanung und -überwachung
• Terminplanung und -überwachung
• Projektablaufplan (PAP)
• Präsentation (FK1/FK2)
• Führen und verfolgen offene Punkte Liste
• Organisation der Projektstatus- und Projektlenkungssitzungen
• Vertrags- und Kostenüberwachung
• Koordination der Schnittstellendefinitionen

Analyse der Geschäftsprozesse und Erstellung eines Lasten-heftes, Ausschreibung und Durchführung des Auswahlprozesses 

• Geschäftsprozessanalyse
• Erstellung eines Pflichtenheftes
• Erstellung der Ausschreibung für ein neues ERP System
• Anbieterauswahl und Bewertung
• Durchführung von Workshops (Anbieterpräsentation, Entscheidungsworkshop)
• Begleitung der Vertragsverhandlungen

Anmerkung:

Auf Kundenwunsch unterbrochen, Projekt wurde 08.2010 fortgesetzt.

• entlasten internen Projektleiter - Übernahme seiner PL-Aufgaben
• Projektmanagement (Agile)
• Projektstrukturplan (PSP) aufbauen, erweitern um Zeit und Kosten
• Rollout Planung
• Kostenüberwachung
• Projektteam Sitzungen und Protokolle
• Berichte an Lenkungsausschuß
• Change Request formulieren
• Regelmäßige Berichte an Kunden und Auftraggeber (Stakeholder)
• Lastenhefterstellung
• System- und Datenanalyse und Systemarchitektur
• Schnittstellen abstimmen
• Migrationskonzept und -Regel erarbeiten
• Koordination externe Dienstleister (Agile)
• Abstimmung mit Fachbereichen und IT-Abteilungen
• Kostenüberwachung
• Berichtswesen
• Meetings

Produkte:

Datenbanken, Schnittstellen, Datenfluss, MS-Project 2007, Office, SAP-Auswertungen, Moderation

Beschreibung:

• Übernahme der Projektleitung zwecks Entlastung des internen Projektleiters umso die Realisierung dieses und weiterer Projekte im Hause zu ermöglichen.
• Mit dem Projekt soll die IT Struktur vereinfacht werden. Ein Standort ist noch im alten IBM-Host System und soll in das HP-Nonstop System eines anderen Standortes umziehen. Da die Standorte aber unterschiedlich arbeiten (Hängeware im alten Standort / Paket- und Weiße Ware am neuen Standort) und unterschiedliche Lagerstrukturen aufweisen, ist es unumgänglich das Zielsystem grundlegend zu verändern sowie die entstehenden Lücken im Altsystem zu schließen.
• Diese Anpassungen sollten organisatorisch als auch durch EDV Anpassungen erfolgen.
• Hierzu erfolgte zusammen mit den Bereichen das Erarbeiten von entsprechenden Sollkonzepten.
• Durch mich erfolgte die Firmenübergreifende, eigenständige Abstimmung mit der Bereichsleitung des Kunden und den Systemownern. Zu den Tätigkeiten gehörte: Überwachen Termine, Test (Qualität) und Fortschritt, Lastenheft-erstellung, Präsentationen, Meetings organisieren, durchführen und Konzernweit berichten.
• Der Kunde wurde bei der Lastenhefterstellung unterstützt und bei der Erstellung des IT-Fachkonzeptes. Überwachung des Fortschrittes und Abstimmung der Schnittstellen. Hier insbesondere die Koordination zwischen den einzelnen Systemownern / Teilprojekten.
• Im Projekt wurde ebenfalls die Netzwerkanbindung, Netzwerklast und Leitungskapazitäten für den neue gekoppelten Standort geprüft und gelöst.
• Leitung nach PMI und ITIL, Dokumentation nach CMMI Standard. Budget, Qualität und Fortschrittsverantwortung, Berichte an Lenkungsausschuss sowie Eskalationsmanagement.

Besonderheiten:

Während des Projektes erfolgte die Übernahme des Auftraggebers Itellium durch EDS, später erfolgte die Übernahme von EDS durch HP.

• im laufenden Projekt musste zweimal ein Wechsel des SAP- und Berichtswesens durchgeführt werden.

In der Endphase wurde dieses und viele weitere Projekte des Kunden Quelle, wie auch der Kunde selbst, durch die Wirtschaftskrise vorzeitig beendet.

Aufwand:

Ca. 3000 Programmierer Tage

Projektteam: ca. 30 MA

Projektbudget: ca. 2,5 Mio EUR

DV Basis: HP-Nonstop, IBM-Host, SAP, Windows-Netzwerk

• Fachkonzept
• Sollkonzept
• Projektplanung
• Aufbau PSP und Terminplanung -überwachung
• Projektüberwachung
• Präsentationen
• Telefonanlage aufbauen/betreuen
• Server 2003 aufbauen und betreuen
• Anbindung Niederlassungen mit Kassensystem
• Schnittstellen definieren
• Daten- / Systemsicherung aufsetzen / betreuen
• SW und HW Lieferantenauswahl

Beschreibung:

• Der Vorstand der neu gegründeten KPS Golfbusiness AG benötigte Unterstützung im Aufbau der Firma.
• Zu meinen Aufgaben gehörte das Entwickeln der Arbeitsabläufe (Aufbauorganisation) des Unternehmens im Einzelhandel mit angeschlossenen Filialen sowie angeschlossenen Kassen.
• Nach dem Aufbau des Konzeptes folgte die Auswahl (resp. Vorschlag desselben) eines entsprechenden Warenwirtschaftssystems sowie die Koordination des Aufbaus der EDV Infrastruktur.
• Da es sich um eine Zentrale mit angebundenen Filialen mit Kassen handelt und die Artikelvarinaten beträchtlich ist, wurde die Warenwirtschaft „Orgasoft“ von Signum Gesellschaft für angewandte Informatik mbH ausgewählt.
• (Diese SW kam auch auf der Expo 2000 in Hannover zum Einsatz.)
• Die Einführung und Implementation der Software auf dem Terminalserver Umfeld sowie die Kopplung der entfernten Standorte gehörte mit zu den Aufgaben.
• Regelmäßige Berichte an den Vorstand und überwachen des Budgets wurden ebenfalls durchgeführt.
• Weiter Schulungskonzept und Schulung mit Hersteller sowie Schnittstellen zu Datev abstimmen.

Produkte:

Windows Server 2003 als Terminalserver und SBS 2003 als Datenbank, Warenwirtschaft: Orgasoft, Kassen: Vectron

• Konzepterstellung
• Soll- und Ist-Analyse
• Teil-Projektplan
• Terminüberwachung
• Berichterstellung
• Durchführung von Interviews
• Führung betroffener Fachbereiche
• Fachkonzept Erstellung
• Ordnungsbegriffe Definition

Beschreibung:

Eine große deutsche Versicherung in Münster hatte das Projekt „DMS“ (Dokumenten-Management-System) vergeben. Aufgrund meiner Erfahrungen in revisionssicherer Archivierung wurde mir der Block der Dokumentenarchivierung übertragen.