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Fahrtenbuch für den Geschäftswagen digital führen

Excel allein reicht nicht

20.04.2018
Andreas Schneider – Fahrtenbuchexperte
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Nutzen Sie Ihren Firmenwagen für private Fahrten müssen Sie diesen Privatanteil versteuern. Das geht per Ein-Prozent-Pauschale oder mit einem Fahrtenbuch. Ein Fahrtenbuch stellt die oft günstigere Methode dar. Digitale Lösungen wie Apps vereinfachen das Führen eines Fahrtenbuches, doch auch hier gibt es steuerrechtliche Vorgaben.

Wann ist ein Fahrzeug ein Firmenwagen?

Ein Fahrzeug zählt als Firmenwagen, wenn es in das Betriebsvermögen des Besitzers eingeordnet werden kann. Es gibt drei Formen einer solchen Klassifizierung:

  1. Das notwendige Betriebsvermögen: Der Anteil der betrieblichen Fahrten liegt über 50%, das Fahrzeug gilt als Firmenwagen.
  2. Das gewillkürte Betriebsvermögen: Der Anteil der betrieblichen Fahrten liegt zwischen  10% und 50%. Sie können selbst entscheiden, ob Sie das Fahrzeug als Privat- oder Betriebsvermögen einordnen. 
  3. Das Privatvermögen: Liegt der  Anteil der betrieblichen Fahrten unter 10% ist das Fahrzeug kein Firmenwagen. 

Wird ein Firmenwagen nicht nur betrieblich, sondern auch privat genutzt, entsteht ein geldwerter Vorteil. Dies hat zur Folge, dass für die  privaten Fahrten, aber auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, ein Steuerbetrag gezahlt werden muss. Für die betrieblichen Fahrten können Sie im Gegenzug einige Betriebskosten, wie beispielsweise Tankkosten, Reparaturen oder auch die Autowäsche absetzen. Was Sie steuerrechtlich sonst noch beachten müssen, haben wir im Artikel „Geschäftswagen: So rechnen Freiberufler richtig (Teil 1)“ zusammengestellt.

Möglichkeiten zur Versteuerung

Bei der Firmenwagenversteuerung können Sie zwischen der Ein-Prozent-Methode und einem Fahrtenbuch wählen. Die Ein-Prozent-Methode richtet sich pauschal nach dem Bruttolistenpreis Ihres Fahrzeugs. Bei einem Fahrtenbuch wird der zu zahlende Steuerbetrag individuell nach dem tatsächlichen Anteil der getätigten Privatfahrten berechnet. Während die Ein-Prozent-Pauschale zunächst weniger Aufwand bedeutet, kann mit dem Fahrtenbuch erheblich gespart werden. Um den individuellen Steuerbetrag zu berechnen, müssen gründliche Aufzeichnungen geführt werden.

Was muss in einem Fahrtenbuch stehen, um vom Finanzamt anerkannt zu werden?

In einem finanzamtkonformen Fahrtenbuch müssen bei einer Betriebsfahrt als Mindestanforderungen Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, die besuchte Firma oder der Geschäftspartner und der Fahrtzweck aufgezeichnet werden. Bei einer Privatfahrt genügt ein kurzer Vermerk. Zudem müssen die Angaben zeitnah, lückenlos, in geschlossener Form und manipulationssicher erfolgen. Eine lose Zettelsammlung oder ein Excel-Dokument, das im Nachhinein veränderbar ist, entspricht den Anforderungen des Finanzamts nicht.

Digitale Alternativen: das elektronische Fahrtenbuch als App & Co.

Ein handschriftliches Fahrtenbuch bedeutet Steuerersparnis, aber auch Aufwand. Aus diesem Grund stellen digitale Fahrtenbücher eine praktische Alternative dar. Statt handschriftlicher Notizen gibt es nun Software-Lösungen, die den Arbeitsalltag effizient und finanziell erleichtern. Doch auch digitale Fahrtenbücher müssen sich an die Vorgaben des Finanzamts halten und die Kriterien zur Manipulationssicherheit einhalten. Dies bedeutet: Die Fahrten müssen gemäß der 7-Tage-Regel innerhalb von sieben Tagen als Privat- oder Betriebsfahrt gekennzeichnet werden. Auf Anfrage muss das gesamte Fahrtenbuch jederzeit exportiert werden können. Zudem muss darauf geachtet werden, dass der Fahrer die automatisch erfassten Fahrten nur kommentieren, nicht editieren kann.

Der Fahrtenbuch-Stecker

Nicht jeder Anbieter erfüllt diese Vorgaben des Finanzamts. Fahrtenbuch-Apps, die beispielsweise nur über GPS- oder Bluetooth-Signal funktionieren, können schnell ein fehlerhaftes Fahrtenbuch erzeugen: Einmal das Handy vergessen und schon entstehen Lücken. Empfehlenswert ist eine Kombination aus Software und Hardware. Ein Beispiel dafür ist ein On-Board-Diagnose-Stecker, der als Fahrtenbuch fungiert.

Die OBD-Schnittstelle im Fahrzeug wird normalerweise von der Werkstatt zum Auslesen der Fahrzeugelektronik verwendet, sie kann aber auch beim Fahrtenbuchführen helfen. Ein kleiner Fahrtenbuchstecker, der in der OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs ganz einfach eingesteckt wird, schreibt automatisch die Fahrten mit. Besonders verlässlich sind Fahrtenbuch-Stecker, die zusätzlich mit einer eigenen SIM-Karte ausgestattet sind und autark funktionieren. Der Fahrtenbuch-Stecker schreibt automatisch für Sie jede Fahrt mit. Die Analyse und Kategorisierung der Daten als Privat-, Betriebsfahrt und Arbeitsweg erfolgt in wenigen Schritten in der zugehörigen App am Smartphone oder einer Desktop-Version am PC. So ist Ihr digitales Fahrtenbuch garantiert lückenlos und finanzamtkonform.

Im Gegensatz zu kostenlosen Fahrtenbuch-Apps, die im App-Store zum Download verfügbar sind, kostet ein OBD-Fahrtenbuch-Stecker je nach Anbieter eine monatliche Gebühr. Da ein solcher Stecker jedoch mit einer eigenen SIM-Karte ausgestattet ist und im Gegensatz zu simplen GPS-Lösungen oder auch Bluetooth-Geräten wirklich alle wichtigen Daten aufzeichnet, lohnt sich die Investition. Nur ein vollständiges Fahrtenbuch wird vom Finanzamt akzeptiert.

 

 

 

Andreas Schneider ist Gründungsmitglied und Fahrtenbuchexperte der Vimcar GmbH in Berlin.

Lesermeinungen zum Artikel

4,5 von 5 Sternen | Insgesamt 2 Bewertungen und 2 Kommentare

  • Meine Empfehlung: ryd

    Matthias Schicker am 07.05.2018 um 17.40 Uhr

    Meiner Erfahrung nach funktioniert "ryd" vom deutschen Anbieter ThinXNet sehr gut. Das läuft über einen autarken Stecker, den man kaufen muss (~ 80€), und das Fahrtenbuch-Buch feature zum freischalten (kostet jährlich ein paar Euro).

    Funktioniert lückenlos, viel billiger als die Konkurrenz, die ich angeschaut hab', und ist super einfach einzurichten und zu warten.

    Full Disclosure: Ich hab' in der Vergangenheit die Betreiber-Firma Thinxnet beruflich unterstützt

  • SIM-Karte?

    Marcus am 04.05.2018 um 08.05 Uhr

    Warum dieser Hinweis auf eine SIM-Karte?
    Der Stecker benötigt für seine Funktion und für die gelegentliche Kommunikation mit dem Handy solch eine nicht.
    So lange der Stecker selber aufzeichnet und diese Aufzeichnungen per Bluetooth oder Wifi oder Speichermedium abgeben kann, sind die Voraussetzungen für eine lückenlose Aufzeichnung auch ohne Handy (z.B. Fahrten durch eine Werkstatt im Rahmen einer Wartung) erfüllt ohne monatliche Kosten zu verursachen.

    Antwort von der GULP Redaktion

    Lieber Leser,
    vielen Dank für Ihren Kommentar. Hier die Antwort des Autors:
    "Ein Fahrtenbuch-Stecker mit eigener SIM-Karte ist komplett autark, das bedeutet der Nutzer benötigt überhaupt kein Smartphone. Bluetooth und Wifi-Signale können auch einmal ausfallen oder zu schwach sein, die Mobilfunk-Verbindung ist eine sicherere Verbindung zur Datenübertragung."

    Beste Grüße
    Ihre GULP Redaktion

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