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Wie Sie die Chancen der Digitalisierung nutzen können
© Adobe Stock / Thomas Reimer

Potenzialanalyse – So erschließen Sie sich systematisch die Chancen der Digitalisierung

09.07.2020
Gerd Meyring – Freiberuflicher Autor
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Zufriedenheit sieht anders aus: Jedes vierte deutsche Unternehmen bewertet den Stand der Digitalisierung seiner Produkte und Prozesse als mangelhaft oder ungenügend. Weitere 43 Prozent halten ihre Digitalisierungsbemühungen gerade mal für befriedigend. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung Sopra Steria und des F.A.Z-Instituts

Eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom bestätigt das frustrierende Ergebnis. Ganze 58 Prozent der 502 befragten Geschäftsführer und Vorstände beschrieben ihr Unternehmen darin als Nachzügler in Sachen Digitalisierung. 

Digitalisierung führte bislang kaum zu steigenden Umsätzen

Der Frust kommt nicht von ungefähr. Nur in jedem vierten Betrieb ist der Umsatz durch die Digitalisierung bislang nennenswert gestiegen, belegt die Sopra-Steria-Umfrage. Das könnte daran liegen, dass Unternehmen bislang vor allem versuchten, mit Hilfe der Digitalisierung produktiver zu werden. Ganze 71 Prozent der von Sopra Steria Befragten gestalten ihre Prozesse mit digitalen Tools neu. Sechs von zehn Umfrageteilnehmern wollen Abläufe automatisieren. Ebenso viele standardisieren Produkte und Dienstleistungen, entwickeln aber keine neuen Angebote oder Geschäftsfelder. 

Angst vor der Digitalisierung gefährdet Unternehmen

Inzwischen halten auch nur noch zwölf Prozent der Umfrageteilnehmer die Digitalisierung für eine der wichtigsten Aufgaben bei der Weiterentwicklung ihres Unternehmens. Viele kleine und mittelständische Unternehmen schrecken zudem davor zurück, Digitalisierungsprojekte in Angriff zu nehmen, weil sie nicht wissen, wo und wie sie dadurch die größten Potenziale in ihren Betrieben heben können. Diese Resignation könnte fatale Folgen haben. Denn noch nie lief eine Revolution so schnell ab, wie die Digitalisierung. 

Potenzialanalysen zeigen Chancen der Digitalisierung auf

Berührungsängste gegenüber der Digitalisierung müssen jedoch nicht sein. Mit einer Potenzialanalyse finden Mittelständler auch ohne große Vorkenntnisse systematisch heraus, welche Chancen ihnen die Digitalisierung bietet unf durch welche Stärken und Schwächen sie sich von Wettbewerbern unterscheiden. So erkennen sie, wie groß die Vor- und Nachteile sind, die sie gegenüber ihrer Konkurrenz haben, und wie dringend sie handeln müssen, um einen Vorsprung zu sichern oder Schwächen auszugleichen. Außerdem leiten sie aus der Analyse eine Strategie ab, mit der sie vorhandene Stärken weiter ausbauen und Rückstände aufholen können.

Da jeder Betrieb, jeder Standort und jeder Unternehmensbereich unterschiedliche Abläufe und Organisationsstrukturen hat, gibt es kein Rezept für eine Potenzialanalyse, das sich immer anwenden ließe. Die Fragen, mit denen Verantwortliche herausfinden, was sich in ihrer Abteilung digitalisieren ließe, wie sie einen Prozess oder ein Produkt mit Hilfe der Digitalisierung optimieren oder ihr Unternehmen weiterentwickeln können, müssen sie immer auf den Gegenstand der jeweiligen Analyse abstimmen. 

Dokumentieren Sie den Stand der Digitalisierung in Ihrem Betrieb

Es gibt jedoch Grundregeln, denen jede Potenzialanalyse folgt. So beginnt sie immer bei der Aufnahme des im Unternehmen gegebenen Zustands. Bei einer Analyse der Digitalisierungspotenziale sind also zunächst alle Informationen darüber zusammenzutragen, welche Prozesse bereits digitalisiert sind und welche Soft- und Hardware dabei im Einsatz ist. Wichtig ist außerdem, wie und über welche Schnittstellen Prozesse mit anderen vernetzt sind. Auch ist danach zu fragen, wie sich durch die Digitalisierung dieser Abläufe ihre Produktivität verändert und wie sich dies auf das gesamte Unternehmen ausgewirkt hat.

Suchen Sie systematisch nach Datenschätzen

Um im Verlauf der Potenzialanalyse abschätzen zu können, welche Prozesse beispielsweise mit Hilfe Künstlicher Intelligenz optimiert werden könnten, oder ob es sich lohnt, neue datenbasierte Produkte zu entwickeln, müssen Unternehmensverantwortliche auch wissen, bei welchen Prozessen oder Interaktionen mit Kunden welche Daten entstehen und in welcher Qualität diese vorliegen. 

Dies lässt sich in den zuständigen Abteilungen mit einem  strukturierten Gesprächsleitfaden abfragen. Dieser sollte nicht nur ermitteln, wo Daten erzeugt werden, sondern auch wie häufig und wie viele. Wichtig zu wissen ist auch, ob die Informationen bereits zu anderen Daten im Unternehmen oder von außerhalb in Bezug gesetzt werden und wie wettbewerbsrelevant sie sind. 

Vergessen Sie Ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter nicht

Bei der Dokumentation des Ist-Zustands sollte die Aufmerksamkeit auch dem Arbeits- und Kommunikationsverhalten der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten gelten, die von einem Digitalisierungsprojekt profitieren könnten. So ist beispielsweise vor der Modernisierung bereits vorhandener Enterprise-Resource-Planning-Systeme zu ermitteln, wie die Produktion Materialbestände im Lager abfragt und Bestellanforderungen an den Einkauf weitergibt. Kontrolliert die Beschaffung mit Hilfe von Excel-Sheets, ob ein benötigtes Teil auf Lager liegt, bevor sie die Order an den Zulieferer gibt? Oder nutzt sie dazu RFID-Tags? Wie läuft schließlich die Kontrolle eingehender Lieferungen bis hin zur Rechnungsstellung ab? Wie lange dauern diese Vorgänge?

Es empfiehlt sich, einen Steckbrief jedes untersuchten Prozesses anzufertigen. Denn mit seiner Hilfe lässt sich das technische und kaufmännische Potenzial der Abläufe später leichter bewerten. 

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Entwickeln Sie konkrete Zielvorstellungen

Haben Verantwortliche den Digitalisierungsgrad des Unternehmens, einer Abteilung oder eines Prozesses dokumentiert, müssen sie ihre Vorstellung davon konkretisieren, was sie mit weiteren Digitalisierungsmaßnahmen erreichen könnten. Dieser Schritt lässt sich effizient erst durchführen, wenn der Ist-Zustand der Digitalisierung im Unternehmen dokumentiert ist. Denn wer mit der Bestimmung seiner Ziele beginnt, läuft vor allem in größeren Unternehmen Gefahr, Projekte zu starten, die sich noch nicht umsetzen lassen. Etwa weil zunächst wichtige Vorarbeiten zu leisten sind.

Entwerfen Sie Szenarien für die Digitalisierung

Als methodisches Instrument bietet sich in diesem Schritt der Potenzialanalyse die Szenario-Technik an. Verantwortliche aus der Geschäftsleitung ebenso wie Experten aus der IT und den Fachabteilungen sammeln dabei in moderierten Brainstormings möglichst detaillierte Vorstellungen davon, was sie erreichen könnten, wenn sie bestimmte Abläufe, Produkte oder Dienstleistungen digitalisieren würden. 

Die Resultate fallen umso ergiebiger aus, je mehr unterschiedliche Denkweisen, Blickwinkel und Fachkenntnisse die beteiligten Mitarbeiter in das Brainstorming einbringen. Allerdings sollte ein Moderator kontinuierlich hinterfragen, weshalb Beteiligte eine bestimmte Ansicht vertreten. Dadurch wird die Vielzahl der in einem Szenario zusammenwirkenden Faktoren, ihr Potenzial, aber auch die damit verbundenen Risiken sichtbar.

Analysieren Sie das Umfeld, in dem Ihr Unternehmen tätig ist

Diese Transparenz ist wichtig, um im nächsten Schritt der Potenzialanalyse entscheiden zu können, welches der Szenarien durch eines oder mehrere Digitalisierungsprojekte in die Praxis umgesetzt werden soll. Denn für die Entscheidung, welche Maßnahmen den größten Nutzen bringen, brauchen Verantwortliche möglichst viele Informationen darüber, welche Vorteile ein Digitalisierungsprojekt gegenüber Wettbewerbern bringt, was es kostet und woran es scheitern könnte. Je umfassender ein Digitalisierungsszenario während des vorangegangenen Brainstormings ausgearbeitet wurde, desto klarer ist, welche Zahlen und Fakten vor einer Entscheidung noch zusammentragen werden müssen, beispielsweise über das zu einem bestimmten Zeitpunkt gegebene technologische, politische, wirtschaftliche und soziale Umfeld des Unternehmens sowie dessen Wettbewerbssituation. 

Wer Prozesse digitalisieren will, sollte etwa genau wissen, wie sich die Preis- und Kostenstrukturen in der Branche national wie international entwickeln. Das verschafft Klarheit darüber, welche Abläufe produktiver gemacht werden müssen, bevor Wettbewerber das Unternehmen mit billigeren Preisen vom Markt fegen.

Me-too-Produkte oder echter Mehrwert?

Vor Investitionen in die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen muss dagegen geklärt werden, ob dadurch nur Me-too-Angebote entstehen, die Wettbewerber längst anbieten, oder sich echter Mehrwert für Kunden schaffen lässt. Nur dann lassen sich mit dem Projekt auch Marktanteile gewinnen. 

Die während des Brainstormings gesammelten Szenarien liefern hier selten belastbare Antworten. Diese bekommt jedoch nur, wer genau analysiert, wie sich die Bedürfnisse der Kunden mittelfristig entwickeln. Unternehmen sollten sich dabei nicht von vermeintlichen Chancen neuer Technologien blenden lassen. Vielmehr müssen sie ihr Augenmerk darauf richten, wie die Technologie den Alltag oder die Betriebsabläufe ihrer Kunden verändern wird. Diese Veränderungen führen zu neuen Notwendigkeiten und zusätzlicher Nachfrage.

Nehmen Sie auch Risiken in den Blick

Wer detailliert untersucht hat, welche Chancen ein bestimmtes Szenario am Markt hat, kann die direkten Kosten eines Digitalisierungsprojektes abschließend mit den Umsätzen vergleichen, die es generieren wird. Es gilt jedoch auch zu ermitteln, wie groß der mit dem Projekt verbundene indirekte Aufwand und eventuelle rechtliche und technische Risiken sind. 

Entscheider müssen daher auch danach fragen, wie sich die Umsetzung eines Projektes auf die Sicherheit der Daten und der IT-Systeme in ihrem Bereich auswirkt sowie danach, welche Gesetze, Verordnungen oder technische Normen bei dem Projekt zu beachten sind. Welche Vorschriften werden von der Politik vielleicht erst diskutiert und könnten während der Umsetzung des Projektes erlassen werden?

Potenzialanalysen führen zu fundierten Entscheidungen

Wer diese Informationen im Rahmen einer Potenzialanalyse zusammenträgt, kann am Ende fundiert entscheiden, welche Digitalisierungsprojekte in welcher Reihenfolge und welchem Zeitrahmen umgesetzt werden können. Es lassen sich belastbare Projektpläne erstellen, die Finanzierung Digitalisierungsstrategie aufsetzen und Mitarbeiter gezielt weiterbilden oder die Experten einstellen, die zur Erreichung der Ziele benötigt werden.

Wer zuvor auch den Stand der Digitalisierung in seinem Unternehmen oder seiner Abteilung detailliert dokumentiert und Szenarien dafür entwickelt hat, was passiert, wenn einzelne Bereiche, Produkte oder Prozesse digitalisiert werden, legt mit einer Potenzialanalyse in mehreren Schritten die Grundlage dafür, dass  Digitalisierungsprojekte zu mehr als nur zu „befriedigenden“ Ergebnissen führen. 

Lesermeinungen zum Artikel

1,5 von 5 Sternen | Insgesamt 8 Bewertungen und 1 Kommentar

  • Interoperabilität

    Ferdinand Aicher am 30.07.2020 um 14.20 Uhr

    Hallo eine Reihe von Projekten in der angewandten Forschung gibt interessante Einblicke. Es gilt das weiterzutragen und Kontakte zu aktivieren ...

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