Ist man erfolgreich als Freiberufler oder Gewerbetreibender in die Selbstständigkeit gestartet, lohnt es sich, direkt am Anfang zu schauen, ob man einen Steuerberater beauftragen sollte. Auch wenn es keine Steuerberater-Pflicht in Deutschland gibt, kann es Ihnen gerade am Anfang helfen, sich voll auf sich und Ihre Ideen konzentrieren zu können.

Letztendlich ist die Entscheidung für oder gegen einen Steuerberater von vier Dingen abhängig:

1. Wie sehr kennen Sie sich mit dem Thema Steuern aus?
2. Wie viel Muße haben Sie, sich einzuarbeiten?
3. Wie viel Geld steht Ihnen für Ihre Buchhaltung und Steuern zur Verfügung?
4. Und, wie viel Steuern wollen Sie sparen?

Im Allgemeinen ist das Thema kein Hexenwerk und für jeden nach einer gewissen Einarbeitungszeit recht zugänglich. Der ganze Komplex aus Buchhaltung und Steuerkalkulation ist für Selbstständige jedoch häufig einer der Top-Zeitfresser im Monat. Das ist Zeit, in der man auch an Kundenprojekten arbeiten und Geld verdienen kann.

Welche steuerlichen Aufgaben Sie in der Selbstständigkeit erwarten

Im Vergleich zu Angestellten müssen Selbständige viel mehr erledigen und sind gesetzlich dazu verpflichtet Steuererklärungen abzugeben. Das gilt auch für Selbständigkeiten mit geringen Umsätzen oder Verlusten.

Folgende Aufgaben können Sie in der Selbstständigkeit erwarten:

• Schreiben von Rechnungen
• Laufendes Forderungsmanagement
• Laufende Buchhaltung (Sortieren und Buchen von Belegen)
• Monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldungen und ggf. Zusammenfassende Meldung
• Gewinnermittlung: Erstellen von Jahresabschlüssen oder Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR)
• Betriebliche Steuererklärungen (Umsatzsteuererklärung, ggf. Gewerbesteuererklärung)
• Private Einkommensteuererklärung

Grundsätzlich können Sie als Selbständiger selbst entscheiden, ob Sie z.B. Zeit und Muße für die laufende Buchhaltung haben oder nicht. Wenn Sie nicht bilanzierungspflichtig sind, können Sie Ihre Einnahmen mittels der Anlage EÜR in der Steuererklärung berechnen. Anders verhält es sich bei Gewerbetreibenden ab einem jährlichen Umsatz von über 600.000 Euro oder einem Gewinn von über 60.000 Euro – hier greift die Bilanzierungspflicht und damit wird ein Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung fällig.

Ihr Status entscheidet also maßgeblich über den zu betreibenden Aufwand. Gelten Sie als freiberuflich, bleibt Ihnen u.a. die doppelte Buchführung erspart und Sie müssen keine Gewerbesteuererklärung abgeben.

Eines gilt jedoch dennoch: Als Selbstständiger sollten Sie sich – ganz gleich, ob Sie eine Steuerberatung beauftragt haben oder nicht – immer mit Ihren Finanzen beschäftigen. Und dazu gehört auch das Thema Steuern. Ein guter Steuerberater sieht das genauso, berät Sie und hält Ihnen den größten Ärger vom Hals. So bleibt Ihnen mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft.

Wann ist das Outsourcen von Steuer- und Buchführungsaufgaben sinnvoll?

Wollen Sie einfach Ihre Ruhe vom Thema Steuern haben und Ihnen steht Budget für eine Steuerberatung zur Verfügung, sind All-inclusive Dienste möglicherweise das Richtige für Sie. Ein Steuerberater kann Ihnen (bis auf das Rechnungsschreiben) alle der genannten Aufgaben abnehmen.

Sie können aber auch nur gezielt bestimmte Beratungsaufträge vergeben, die nach Wert- oder Zeitgebühren abgerechnet werden. Sie können also die steuerlichen Tätigkeiten, die Sie am wenigsten ansprechen oder von denen Sie die geringste Ahnung haben, outsourcen. Dabei müssen nicht alle Aufgaben von einer Steuerberatung erledigt werden. Sie haben auch die Möglichkeit die Aufgaben an verschiedene Dienstleister abzugeben und eine Aushilfe oder externen Buchhalter zu engagieren.

Hier ist jedoch zu erwähnen, dass zu viele verschiedene Köche den Brei verderben können, wie man so schön sagt. Um Mehraufwand durch Fehler und Missverständnisse zu umgehen, eignet sich die Dienstleistung aus einer Hand.

Alles weitere erledigen Sie dann eigenständig. Zu Beginn mag das herausfordernd sein, aber mit etwas Übung werden Ihnen die einzelnen Aufgaben leichter fallen bzw. zur Routine werden. Idealerweise erklärt Ihnen Ihr Steuerberater, wie Sie die Aufgaben erledigen, die sie selbst übernehmen (Rechnungen schreiben, Unterlagen sortieren etc.) und steht Ihnen bei allen Fragen zur Verfügung.

Ihnen sollte jedoch klar sein, dass es viele Steuervorteile gibt, die für Sie als Laien verborgen bleiben können. Dadurch verschenken Sie womöglich Geld. Außerdem müssen Sie das ständig wechselnde Steuerrecht in Deutschland im Auge behalten. In diesem Bereich auf dem Laufenden zu bleiben, kostet Zeit und Nerven, die Ihnen entweder in der Freizeit oder als profitable Arbeitszeit fehlt. Zudem zählen Beraterhonorare zu den Betriebsausgaben und sind steuerlich absetzbar.

Worauf sollten Sie bei der Wahl des Steuerberaters achten?

Haben Sie sich darüber Gedanken gemacht und möchten nun den Schritt zur Steuerberatung gehen, stehen Sie vor dem großen Dilemma, die richtige Steuerberatung zu finden.

Verschaffen Sie sich unbedingt einen ersten Eindruck bei einem Erstgespräch. Neben Expertenwissen, sind Kommunikationsfähigkeit und Erreichbarkeit ausschlaggebend für eine gute Steuerberatung. Dieses Erstgespräch sollte kostenlos sein.

Diese Fragen helfen Ihnen dabei zu entscheiden, ob Sie die passende Steuerberatung gefunden haben:

• Versteht der Steuerberater mein Geschäftsmodell?
• Arbeitet er/sie digital?
• Hat der Steuerberater eine Spezialisierung auf Selbständige oder ist es eher eine Allgemein-Steuerberatung? Spezialisten sind immer die besseren Ansprechpartner.
• Wird proaktive Beratung angeboten? Wie wird die proaktive Beratung sichergestellt?
• Stimmt die persönliche Ebene?
• Wie hoch ist der Preis? Und gibt es einen Festpreis, um die Kosten besser planen zu können?

Weil Selbstständige einen hohen individuellen Beratungsbedarf mitbringen, aber im Vergleich zu großen Firmen niedrige Erträge versprechen, sind sie für herkömmliche Steuerberater häufig eine unattraktive Zielgruppe. Gerade als IT-Freelancer, wird man sich schwer damit tun, eine Steuerberatung zu finden, die im 21. Jahrhundert angekommen ist und eine moderne, digitale Zusammenarbeit ermöglicht.

Alternativen können reine Online-Steuerberater sein, beispielsweise die Kontist Steuerberatung. Hier werden Buchungen per App erfasst und die Steuern in Echtzeit berechnet. Im Hintergrund hilft ein Team von spezialisierten Mitarbeitern bei allen steuerrelevanten Herausforderungen und Aufgaben, beispielsweise bei der  Unterscheidung zwischen Freiberuflichkeit oder Gewerbebetrieb, das Ausfüllen des Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, die laufende Buchhaltung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Steuererklärungen.

Wann ist der beste Zeitpunkt den Steuerberater zu wechseln?

Bei dieser Frage muss man zwischen den Aufgaben unterscheiden. Die Buchhaltung können Sie jederzeit problemlos zum Monats- oder Quartalsanfang wechseln.

Die Steuererklärungen können immer nur für ein ganzes Jahr gemacht werden und deshalb ist es sinnvoll immer ein ganzes Jahr von einem Steuerberater erledigen zu lassen. Wenn Sie beispielsweise einen Steuerberater beauftragt haben, der die Steuererklärungen für 2020 bearbeitet, sollten Sie Ihrem neuen Steuerberater alle Daten ab dem 1.1.2021 zur Verfügung stellen. Das können Sie jederzeit (im Zweifel auch Jahre später) machen, solange die Erklärung für 2021 noch nicht bearbeitet wurde.

Das Finanzamt hat bei dieser Entscheidung übrigens keinerlei Mitspracherecht. Dennoch sollten Sie den Wechsel dort melden, um die Vollmacht vom bisherigen Berater auf den künftigen übertragen zu lassen. In der Regel hilft Ihnen Ihr neuer Steuerberater dabei.