Betriebsprüfungen bei IT-Selbstständigen

Teil 2: Häufig geprüfte Unterlagen

16.08.2007
Uwe Dörnbrack
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Das ist ein Artikel aus dem Jahr 2007
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Der "Besuch" eines Betriebsprüfers kann Selbstständige ziemlich ins Schwitzen bringen – auch wenn sie sich gar nichts vorzuwerfen haben. Gerade bei Kleinunternehmern hat es meist einen bestimmten Grund, dass das Finanzamt vorstellig wird. Damit Sie auf solche Fälle vorbereitet sind, gibt der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Uwe Dörnbrack einen Überblick, welche Unterlagen speziell bei IT-Selbstständigen besonders gründlich unter die Lupe genommen werden.

Inhaltlich werden in der steuerlichen Außenprüfung sämtliche Geschäftsvorgänge der zu prüfenden Veranlagungszeiträume und Steuerarten untersucht. Es gibt für die Betriebsprüfung klassische Fehlerlisten, die dem Betriebsprüfer gerne als Anknüpfungspunkt bei der Prüfung dienen.

Fahrtenbuch

Hierzu zählt insbesondere der anzusetzende Privatanteil eines betrieblich genutzten Pkw. Wird hier nicht nach der 1-Prozent-Regelung versteuert, sondern die Kosten durch Führen eines Fahrtenbuches ermittelt, erfolgt regelmäßig eine genaue Überprüfung des Fahrtenbuches. Neben den inhaltlichen Anforderungen ist hierbei zu beachten, dass Excelaufzeichnungen nicht anerkannt werden, da die Aufzeichnungen zeitnah und manipulationssicher zu erfolgen haben.

Home-Office

Gerne beleuchtet werden bei kleineren Unternehmen auch Vorgänge, die eine Verquickung des betrieblichen mit dem privatem Bereich möglich erscheinen lassen. Hierzu zählen Geschenke und Bewirtungsaufwendungen (vollständig ausgefüllte Bewirtungsbelege). Auch die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen für ein häusliches Büro/ Arbeitszimmer dem Grunde und der Höhe nach ist regelmäßig Gegenstand von Auseinandersetzungen. Wird die berufliche Tätigkeit in einer im eigenen Eigentum stehenden Immobilie ausgeübt, entsteht insoweit steuerliches Betriebsvermögen. Besteuerungsfolgen entstehen etwa bei Aufgabe der eigenbetrieblichen Nutzung oder Verkauf der Immobilie.

Freiberuflich oder gewerblich?

Grundsätzlich kann bei IT-Selbständigen die Frage nach der ertragsteuerlichen Zuordnung der Einkünfte zu solchen aus freiberuflicher Tätigkeit oder solchen aus Gewerbebetrieb entstehen. Die Einordnung als Gewerbebetrieb führt zum Entstehen der Gewerbesteuerpflicht. EDV-Berater sind meistens gewerblich tätig, anders die Tätigkeit als EDV-Entwickler. Diese ist regelmäßig freiberuflich, insbesondere, wenn eine entsprechende formale Berufsausbildung (Studium) besteht. Der Handel mit Hardware und Standardsoftware ist grundsätzlich gewerblich.

Werden Tätigkeiten ausgeübt, die sowohl freiberuflich als auch gewerblich sind, so können, bei mangelnder Trennung, die gewerblichen Einkünfte die freiberuflichen Einkünfte "infizieren". Die Folge ist, dass Gewerbesteuerpflicht für beide Bereiche entsteht. (Anders ist es, wenn die Tätigkeiten in der Rechtsform der Kapitalgesellschaft durchgeführt werden, dann ist stets Gewerbesteuerpflicht gegeben).

Mitarbeitende nahe stehende Personen

Gerne überprüft werden auch Vertragsverhältnisse zu "nahe stehenden Personen". Diese Rechtsverhältnisse müssen ernsthaft vereinbart und auch so durchgeführt werden. Die Finanzverwaltung prüft insbesondere die tatsächliche Durchführung und Einhaltung der Verträge, sowie ihre Drittüblichkeit. Entsprechen die vertraglichen Regelungen inhaltlich nicht dem, was auch unter fremden Dritten so vereinbart würde, wird der Gestaltung die steuerliche Anerkennung versagt.

Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug

Umsatzsteuerliche Fragen nach dem zutreffenden Umsatzsteuerausweis treten insbesondere bei grenzüberschreitenden Sachverhalten auf. Hierzu zählt etwa die Erbringung von Dienstleistungen eines deutschen IT-Selbständigen im Ausland. Der Umsatzsteuerausweis für Beratungsleistungen richtet sich nach § 3a Abs. 3 UstG . Grundsätzlich sind danach Dienstleistungen in einem anderen EU-Land an einen dort ansässigen Unternehmer nicht mit deutscher Umsatzsteuer zu versehen. Gleiches gilt bei Leistungen in so genannten Drittländern (Nicht-EU-Länder). Leistungen an Nichtunternehmer in EU-Ländern unterliegen dagegen deutscher Umsatzsteuerpflicht.

Umsatzsteuerliche Risiken liegen auch in der grenzüberschreitenden Veräußerung von Software oder Hardware. Bei umsatzsteuerfreien Lieferungen müssen Ausfuhrnachweise erbracht werden. Fehler können zur umsatzsteuerlichen Nachversteuerung führen.

Bei Fragen der Vorsteuerabzugsberechtigung aus erhaltenen Leistungen ist darauf zu achten, dass die Rechnung des Leistenden/Lieferanten ordnungsgemäß ist und ein Nachweis seiner umsatzsteuerlichen Unternehmereigenschaft gegeben ist. Rechnungen müssen jedenfalls folgende Informationen beinhalten:

  • leistender Unternehmer,
  • seine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer,
  • Leistungsempfänger,
  • Leistungsbezeichnung,
  • Leistungszeitraum,
  • Nettorechnungsbetrag,
  • getrennter Umsatzsteuerausweis mit Steuersatz bzw. bei Umsatzsteuerfreiheit entsprechende Kennzeichnung,
  • Rechnungsnummer,
  • Datum.
  • Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet sein ( § 14 Abs. 3 UStG).

 

Liegen diese Voraussetzungen nicht vor oder gibt es sonst Anlass, an der umsatzsteuerlichen Unternehmereigenschaft des Leistenden zu zweifeln, kann ein Vorsteuerabzug aus diesen Leistungen verweigert werden.

Vergütung für Gesellschafter-Geschäftsführer

Soweit IT-Selbständige ihr Unternehmen in der Rechtsform der Kapitalgesellschaft betreiben (GmbH, AG, Limited), ist insbesondere die Höhe der Vergütung für den Gesellschafter-Geschäftsführer auf ihre Angemessenheit hin untersucht. Formal müssen hier bei jeder Vertragsänderung entsprechende Verträge und Beschlüsse der Gesellschafterversammlung vorliegen.

Generell wird die Angemessenheit aller Leistungsbeziehungen zwischen Gesellschaft und Gesellschafter bzw. ihm nahe stehenden Personen untersucht. Verstöße führen zur Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung und der Versagung des steuerlichen Betriebsausgabenabzuges. Auf Ebene des Gesellschafters unterliegen diese Beträge dann als Einkünfte aus Kapitalvermögen dem Halbeinkünfteverfahren und nicht mehr der vollen Versteuerung, wie dies etwa bei Geschäftsführergehältern der Fall ist. Durch aktuelle Gesetzesänderung ist sichergestellt, dass bei einer Änderung der Steuerbescheide der Kapitalgesellschaft durch die Betriebsprüfung auch die Bescheide des Gesellschafters angepasst werden.

Bei Kapitalgesellschaften ist zudem zu beachten, dass Darlehen, die die Gesellschaft aufnimmt (etwa von Gesellschaftern), jedenfalls (wenn auch nur minimal) verzinst werden. Darlehen, die über ein Jahr zinslos gewährt werden, werden von der Finanzverwaltung in der Steuerbilanz abgezinst. Dies führt zu einem entsprechenden steuerpflichtigen Ertrag in der Gesellschaft.

Im Zweifel immer Steuerberater einschalten

Das Risiko, dass eine Betriebsprüfung angesetzt wird, lässt sich zu einem gewissen Teil durch ein "unauffälliges" Verhalten als Steuerpflichtiger beeinflussen. Aggressive steuerliche Gestaltungen oder regelmäßige verspätete Abgabe von Steuererklärungen mit entsprechenden Steuernachzahlungen etwa erhöhen die Chance, für eine Prüfung ausgewählt zu werden.

Steht die Betriebsprüfung erst vor der Tür, kann man grundsätzlich zunächst auch ohne Steuerberater versuchen, diese Situation zu bewältigen. Gibt es Sachverhalte, bei denen man im Vorfeld der Prüfung bereits ein ungutes Gefühl hat, oder auch, wenn sich vor der Schlussbesprechung abzeichnet, dass die Standpunkte stark divergieren, sollte jedenfalls dann die professionelle Hilfe eines Steuerberaters herangezogen werden. Gleiches gilt, wenn im Zuge der Betriebsprüfung Fragen zu Sachverhalten gestellt werden, die man nicht sofort in ihrer Auswirkung überschauen kann. Hier ist im Zweifel erst einmal Zurückhaltung bei der Erteilung von Auskünften oder der Belegherausgabe zu üben und entsprechender Rat einzuholen.

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie bei Uwe Dörnbrack, Rechtsanwalt, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei der Steuerberatungsgesellschaft Alexia Huber & Partner , Birketweg 21, 80639 München.

Der Autor behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2007 Uwe Dörnbrack

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