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Ordnungsgemäße Buchführung

Mindestanforderungen für IT-Selbstständige

30.11.2007
Uwe Dörnbrack
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Sind IT-Selbstständige eigentlich buchführungspflichtig? Wie sieht eine  ordnungsgemäße Buchführung aus? Wenn auch Sie zu den Freiberuflern gehören, bei denen diese Fragen nur ein großes Fragezeichen hinterlassen, sollten Sie hier weiterlesen.

Die Frage nach den Mindestanforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung für IT-Selbstständige richtet sich nach allgemeinen Kriterien. Differenziert wird zwischen solchen Selbstständigen, die buchführungspflichtig sind, und solchen, die es im rechtlichen Sinne gerade nicht sind.

Nach dem Gesetz buchführungspflichtig

Buchführungspflichtig sind nach dem Gesetz Kaufleute, §§ 1 , 238 Abs. 1 HGB und andere Gewerbetreibende im Sinne von § 141 AO . Kaufleute im Sinne des HGB sind danach insbesondere Gewerbetreibende, die ihre Unternehmen in der Rechtsform einer AG, GmbH, Limited, KG bzw. GmbH & Co. KG oder OHG betreiben.

Andere Gewerbetreibende sind dann buchführungspflichtig, wenn ihr Umsatz über 500.000 Euro liegt oder aber ihr Gewinn 30.000 Euro (ab 2008: 50.000 Euro, 2. Mittelstandsentlastungsgesetz) übersteigt. In diesen Fällen entsteht die Buchführungspflicht mit entsprechender Aufforderung durch das Finanzamt ab dem Jahr, welches dieser Aufforderung folgt.

Unternehmen, die ihren gewerblichen Betrieb nicht in einer der genannten Rechtsform führen und unterhalb der genannten Grenzen liegen, sind nicht buchführungspflichtig. Wird die berufliche Tätigkeit, wie bei IT-Selbständigen häufig, als freiberufliche Tätigkeit ausgeübt (in Abgrenzung zur Gewerblichkeit) dann besteht unabhängig von den vorgenannten Größenkriterien generell keine Buchführungspflicht.

Aufzeichnungspflichtige Unternehmer

Unternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind, sind lediglich aufzeichnungspflichtig ( § 4 Abs. 3 EStG ). Sie müssen den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um eine reine Geldrechnung. Erfasst werden betriebliche Zahlungseinnahmen und Zahlungsausgaben im Zeitpunkt des Geldflusses. Eine gesetzliche Konkretisierung der Aufzeichnungsform, wie für den Buchführungspflichtigen, besteht nicht. Dennoch sind auch hier Aufzeichnungen erforderlich, um den Gewinn für das Finanzamt nachprüfbar zu machen. Faktisch wird hierdurch vieles aus dem Bereich der Buchführungspflicht für Aufzeichnungspflichtige übernommen, ohne das an sich eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung besteht.

Üblicherweise erfolgt eine Erfassung der Zahlungsströme dadurch, dass sämtliche Bankbelege des betrieblichen Bankkontos einer Abrechnungsperiode chronologisch abgelegt werden. Hinter die jeweiligen Bankbelege werden die entsprechenden Belege/Nachweise für betriebliche Einnahmen und Ausgaben abgeheftet. Hierbei ist zu beachten, dass für jeden betrieblichen Zahlungsvorgang ein Beleg vorliegt. Bei Zahlungseingängen werden Kopien der eigenen gestellten Rechnungen hinterlegt; bei Zahlungseingängen ohne Rechnungen entsprechende Quittungen. Gleiches gilt bei Zahlungsausgängen. Belege, die besondere steuerliche Anforderungen für ihre Anerkennung und Abzugsfähigkeit haben (wie z.B. Bewirtungsaufwendungen oder auch Geschenke bis 35 Euro an Geschäftspartner), sind um steuerliche Informationen zu ergänzen. Bei den Bewirtungsaufwendungen sind dies Angaben zu bewirteten Personen, Anlass der Bewirtung, Ort und Datum. Bei Geschenken sind die Namen und Anschriften der beschenkten Personen anzugeben.

Generell ist für Unternehmer, die umsatzsteuerlich einen Vorsteuerabzug geltend machen, zu beachten, dass die erhaltenen Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne korrekte und vollständige Rechnungen darstellen. Nur aus diesen Rechnungen darf Vorsteuer gezogen werden. Wird dies missachtet, und dennoch Vorsteuer geltend gemacht, kann dies bei einer eventuellen späteren steuerlichen Außenprüfung durch die Finanzverwaltung rückgängig gemacht werden. Die grundsätzlich bestehende Möglichkeit einer Rechnungsberichtigung kann dann etwa bei zwischenzeitlicher Insolvenz oder Betriebsaufgabe des Geschäftspartners ins Leere gehen.

Nicht buchführungspflichtige Unternehmer müssen kein echtes Kassenbuch führen. Dennoch werden auch diese Unternehmer für Bargeschäfte, die nicht über das Bankkonto laufen, entsprechende Aufzeichnungen führen. Es empfiehlt sich, solche Zahlungsbewegungen chronologisch zu erfassen und die entsprechenden Belege dazu abzulegen.

Sowohl Banken als auch Kasse werden meist gemeinsam für einen Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum als einer Abrechnungsperiode erfasst.  Üblicherweise wird es damit eine monatliche Aufstellung und Zusammenfassung der Bank- und Kassenbewegungen geben.

Umgang mit Anlagevermögen

Gegenstände des Anlagevermögens sind solche, die voraussichtlich für eine längere Zeit im Betrieb verbleiben und der Durchführung der betrieblichen Tätigkeit dienen. In Abgrenzung hierzu handelt es sich bei Umlaufvermögen um Gegenstände, die im Betrieb verbraucht werden oder die als Handelware oder als Teil einer zu erstellenden Anlage weiterverkauft werden sollen. Die anzusetzende Nutzungsdauer für Anlagevermögen ergibt sich aus den amtlichen Abschreibungstabellen des Bundesministeriums der Finanzen.  Der Steuerpflichtige muss für diese Gegenstände des Anlagevermögens ein eigenes Verzeichnis führen. In diesem Anlagenverzeichnis sind Anschaffungszeitpunkt, Anschaffungsbetrag, Nutzungsdauer, Abschreibungen und Restwerte anzugeben.

Werden Gegenstände des Anlagevermögens erworben, die über 410 Euro netto kosten, so erfolgt ihre ergebnismäßige Erfassung nicht sofort bei Zahlung, sondern über Abschreibungen. Diese werden auf die Nutzungsdauer verteilt. Ab 2008 gilt der sofortige Abzug bis zu einem Anschaffungswert von 150 Euro netto sowie die Zusammenfassung aller selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgüter eines Jahres mit einem Anschaffungswert zwischen 150 Euro und 1.000 Euro netto zu einem Jahressammelposten und Abschreibung des Gesamtbetrages auf fünf Jahre (§ 6 Abs. 2 EStG nF 2008).

Privatentnahmen und -einlagen

Ebenfalls zu erfassen sind private Entnahmen und Einlagen auf dem betrieblichen Bankkonto. Die sich ergebenden Jahresbeträge sind bei der Erstellung der Anlage Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) im Rahmen der Einkommensteuererklärung anzugeben. Eine Differenzierung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben ist zur Ausfüllung der Anlage EÜR erforderlich. Diese Erfassung setzt faktisch die doppelte Buchführung voraus, mit Zuordnung der Betriebseinnahmen und –ausgaben nach sachlichen Kriterien zu einzelnen Sachkonten. Soweit der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig ist, hat zudem eine Differenzierung der Eingangs- und Ausgangsumsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erfolgen.

Bilanzierungspflichtige Unternehmer

Ein buchführungspflichtiger, und damit bilanzierender, Unternehmer erfasst seine betrieblichen Erträge und Aufwendungen unabhängig vom Zahlungsfluss. Hier kommt es auf den Zeitpunkt der wirtschaftlichen Verursachung bzw. Entstehung einer Forderung oder Verbindlichkeit an. Aufwendungen und Erträge des Kaufmanns sind im Wege der doppelten Buchführung zu erfassen. Sie sind zeitlich und sachlich einzelnen Sachkonten zuzuordnen.

Forderungen werden schon dann erfolgswirksam erfasst, wenn der Buchführungspflichtige seine Leistung erbracht hat. Zum Zweck der Erfassung dieser Forderung muss er eine so genannte offene Postenbuchhaltung führen. Getrennt nach den einzelnen Debitoren werden die Forderungen aufgezeichnet und die entsprechenden Belege beigelegt. Sie sind in diesem Moment erfolgswirksam, bei späterer Zahlung erfolgt lediglich eine Veränderung der offenen Posten mit dem jeweiligen Debitor. Gleiches gilt für die Verbindlichkeiten. Sobald eine Leistung in Anspruch genommen wurde, ist die entsprechende Verbindlichkeit aufwandswirksam zu erfassen. Auch diese Verbindlichkeiten sind als offene Posten mit entsprechenden Belegen zu vermerken. Die spätere Bezahlung reduziert lediglich die offenen Posten. Der Bilanzierer hat damit zusätzlich zu dem betrieblichen Bankkonto und den sich dort befindlichen Belegen für die Zahlungsbewegungen eine Aufstellung seiner Debitoren und Kreditoren zu führen.

Anders als der Aufzeichnungspflichtige muss der Bilanzierer alljährlich Inventur über den Bestand seines Vorratsvermögens machen. Die entsprechenden Aufzeichnungen müssen sich datiert und unterschrieben in den Buchführungsunterlagen befinden. Nur das im Abrechnungszeitraum verbrauchte Vorratsvermögen ist betrieblicher Aufwand. Bestände sind in der Bilanz zu aktivieren.

Der Bilanzierer hat ein echtes Kassenbuch zu führen. Hierin müssen alle Bargeldbewegungen vollständig, zeitnah und chronologisch erfasst sein. Aufzupassen ist, dass der Kassenbestand rechnerisch nie negativ sein kann. Hinter die Aufzeichnungen sind die entsprechenden Belege geordnet abzulegen.

Ein Anlageverzeichnis ist wie beim Aufzeichnungspflichtigen zu führen.

Für der Höhe oder dem Grunde nach ungewisse Verbindlichkeiten und auch ausstehende Steuerbelastungen, die ursächlich im Veranlagungszeitraum liegen, hat der Bilanzierer Rückstellungen zu bilden. Den Buchungsunterlagen sind entsprechende Berechnungsnachweise/ Eigenbelege beizufügen.

Aufbewahrungsfristen
Sowohl der Aufzeichnungspflichtige als auch der Bilanzierungspflichtige haben ihre Buchhaltungsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren, § 147 Abs.3 AO .

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie bei Uwe Dörnbrack, Rechtsanwalt, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei der Steuerberatungsgesellschaft Alexia Huber & Partner , Landsberger Str. 154, 80339 München.

Der Autor behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2007 Uwe Dörnbrack