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Ordnung im Papierchaos Teil 1

Teil 1: Welche persönlichen Papiere wie lange aufzuheben sind

04.05.2007
Tania Konnerth
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Teil 1: Welche persönlichen Papiere wie lange aufzuheben sind | Teil 2

Die eigenen Papiere sind für viele von uns eine ständige Quelle von Ärgernissen – verstreut und unsortiert, unvollständig und chaotisch wachsen sie uns über den Kopf. Zwar ist konsequentes Ausmüllen in vielen Lebensbereichen wirklich sinnvoll; leider greift dieser Ratschlag nicht bei unseren Papieren. Denn viele davon müssen für längere Zeit aufbewahrt werden. Tipps, wie Sie das Papierchaos in den Griff bekommen, gibt die Dipl.-Kommunikationswirtin und Beraterin Tania Konnerth in einer zweiteiligen GULP Serie. Im ersten Teil erfahren Sie, welche Dokumente wie lange aufzubewahren sind und wie Sie verlorene Papiere wiederbeschaffen.

Idealerweise sind Ihre persönlichen Unterlagen so abgelegt, dass Sie selbst und auch andere Personen, jederzeit wichtige Dokumente finden können. Sie selbst ersparen sich damit viel Zeit und Ärger und wenn sich auch andere in Ihren Unterlagen zurechtfinden können, ist das eine große Hilfe, wenn Ihnen z.B. etwas zustößt. Schauen wir zunächst, welche Unterlagen Sie sammeln müssen, um dann in einem zweiten Schritt über ein sinnvolles Ablagesystem nachzudenken.

Was aufzuheben ist

Es gibt eine Reihe von Dokumenten, die man normalerweise sein ganzes Leben lang braucht. Dazu gehören z.B.:

die Geburtsurkunde,
Zeugnisse,
Ausbildungsurkunden,
Reisepass,
Personalausweis,
Führerschein.


 

Weiterhin wichtig sind:

Taufschein (z.B. wenn man kirchlich heiraten will)
Heiratsurkunde (z.B. für Versicherungen)
Sterbeurkunden von Familienangehörigen (z.B. für Nachlassregelungen)
ärztliche Gutachten und Röntgenbilder (können z.B. unnötige Untersuchungen ersparen und zeigen Entwicklungen auf)

Arbeitsverträge bzw. bei IT-Selbstständigen Rahmen-/Projektverträge; Gehaltsabrechnungen (die mindestens bis zur Rente aufzuheben sind)

ggf. Nachweise über Arbeitslosengeld oder Sozialversicherung und Immatrikulationsbescheinigungen
Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Erwerb von Wohneigentum (Wohnung, Haus, Grundstück) anfallen.
Kraftfahrzeugschein und Kraftfahrzeugbrief


 

Folgende Dokumente sollten Sie grundsätzlich mindestens 30 Jahre aufheben:

Bankunterlagen, wie z.B. Spar- und Darlehensverträge, Depotauszüge und Kreditunterlagen
(mindestens 30 Jahre)
Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten (grundsätzlich 30 Jahre)

Für Geschäftsunterlagen gelten Aufbewahrungspflichten von sechs oder zehn Jahren, die in § 147 Abgabenordnung (AO) geregelt und dort detailliert nachzulesen sind. Die 10-Jahres-Frist gilt z.B. für Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Rechnungen, Lohnsteuerunterlagen etc. Auskünfte hierzu erhalten Sie auch bei Ihrem Steuerberater.

Zeitlich zwar nicht ganz so lange, aber dennoch ebenfalls sorgfältig aufzuheben sind folgende Unterlagen:

Kassenzettel sollten zwei Jahre aufgehoben werden, um eventuelle Mängel reklamieren zu können.
Garantieurkunden aufheben, so lange wie die Garantieleistung gewährt wird.
Rechnungen von Anwälten, Notaren, Ärzten, Handwerkern sollten mindestens drei Jahre lang aufgehoben werden, da so lange aus ihnen noch Forderungen entstehen können.
Auch Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen sind drei Jahre aufzuheben.
Telefonrechnungen (ebenfalls drei Jahre)
Bei Kontoauszügen gilt zwar die Mindestaufbewahrzeit von drei Jahren, aber sie sollten besser länger aufgehoben werden.
Versicherungsunterlagen so lange aufheben, wie die jeweilige Versicherung besteht bzw. ausbezahlt wurde.
Unterlagen über Abonnements für Kündigungsfristen aufheben, solange das Abo besteht.

Nicht aufheben müssen, aber vielleicht wollen

Neben den Unterlagen, die Sie aufheben müssen, gibt es noch zahlreiche, die Sie – aus welchen Gründen auch immer – aufheben möchten. Dazu gehören z.B.

Urkunden (z.B. aus Sport oder Hobby),
von Ihnen erstellte Unterlagen für verschieden Anlässe (z.B. Vorbereitungen für Vorträge oder Seminare etc.),
wichtige Artikel oder Memos,
Briefe,
Fotos u.a.


 

Grundsätzlich gilt: so wenig wie möglich aufheben. Hier ist sehr hilfreich, sich klarzumachen, welche Dokumente man leicht wiederbeschaffen kann. Gerade was den Informationsgehalt angeht, so neigen viele Menschen dazu, die Wichtigkeit von Dokumenten zu überschätzen. Artikel z.B. brauchen im Zeitalter des Internets kaum noch archiviert werden – Sie können jederzeit aktuellere Texte online finden.

Was Fotos angeht, so ist verständlich, dass Ihr Herz daran hängt. Zwingen Sie sich hier nicht zu großen Wegwerf-Aktionen, die Sie nachher bereuen. Auf jeden Fall aussortieren können Sie Aufnahmen, die nichts geworden sind, also verwackelte oder abgeschnittene Bilder. Und beim Durchschauen fällt Ihnen möglicherweise auch auf, dass zu einem Anlass Dutzende Fotos gemacht wurden. Vielleicht reicht es, nur eine kleine Auswahl davon aufzuheben. Persönliche Texte – selbst geschriebene, wie z.B. Tagebücher oder auch Briefe von anderen – sollten Sie lieber großzügig aufheben. Hier kann die Reue über den Verlust später groß sein.

Wenn wichtige Dokumente fehlen

Wenn Sie beim Sortieren feststellen, dass Ihnen wichtige Dokumente fehlen, sollten Sie versuchen, diese wiederzubekommen.

Dokumente, wie die Geburtsurkunde, die Heiratsurkunde oder auch Auszüge aus dem Familienstammbuch lassen sich schriftlich beim jeweiligen Standesamt anfordern (dafür wird eine Gebühr erhoben).
Eine Ersatz- oder Zweitsteuerkarte lässt sich beim Einwohnermeldeamt anfordern (dafür fällt eine Gebühr an).
Zeugniskopien lassen sich bei der ehemaligen Schule anfordern – die Aufbewahrungspflicht ist 55 Jahre. Gegebenenfalls muss bei der Schulbehörde nachgefragt werden, wo die Zeugnisse verwahrt werden (z.B. wenn die Schule nicht mehr existiert). Schulbescheinigungen für den Rentenantrag können ebenfalls dort angefordert werden.
Hochschulzeugnisse müssen bei den Hochschulen nicht aufbewahrt werden. Man kann es aber versuchen, normalerweise wird man Kopien erhalten. Mindestens wird eine Bescheinigung über ein bestandenes Studium ausgestellt.
Einen Ersatz für einen verlorenen Führerschein gibt es beim Ordnungs- bzw. Straßenverkehrsamt.
Das Sozialversicherungsnachweisheft kann man bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRB) anfordern.


 

 

 

 

 

Nun, da Sie wissen, was Sie alles aufheben müssen, stellt sich die Frage, wie Sie das am besten tun. Mehr dazu lesen Sie im zweiten Teil von "Ordnung im Papierchaos".

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie bei Tania Konnerth unter Zeit zu leben.de .
Die Autorin behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2007 Tania Konnerth