Umfrage-Ergebnis: Abrechnung: So schnell und einfach wie möglich

Pflichtangaben auf der Rechnung, Gutschriftverfahren: Tipps zur Abrechnung für IT-Freiberufler

11.06.2010
GULP Redaktion
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Buchhaltung kann sogar Spaß machen, Rechnungen sind auch mal innerhalb eines Tages erstellt und das Gutschriftverfahren ist eine Alternative zur herkömmlichen Rechungsstellung – das und mehr förderte diese GULP Umfrage unter 611 IT-Selbstständigen zutage. Neben den Zahlen und Ergebnissen haben wir einige Tipps für Sie, wie Sie Ihre Abrechnung möglichst schnell und einfach erledigen können.

Buchhaltung: Die Hälfte gibt was ab

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Mehr als ein Viertel der IT-Freiberufler (28 Prozent), die an dieser Umfrage teilgenommen haben, erledigen ihre Buchhaltung selbst und haben auch noch Spaß daran. Diese Zahl entkräftet ein bisschen das Vorurteil, dass für viele Solo-Unternehmer die Buchhaltung zum unangenehmen Teil ihrer beruflichen Unabhängigkeit gehört. Für die Mehrheit ist es wahrscheinlich dennoch so.

Etwas mehr als die Hälfte der Freelancer geben ihre Buchhaltung in fremde Hände – entweder an einen Steuerberater (41 Prozent) oder an eine andere Person (11 Prozent). Wer seine Buchhaltung vom Spezialisten erledigen lässt, muss dafür zwar bezahlen, profitiert aber oft von Einsparpotenzialen, die ihm selbst sonst verborgen geblieben wären. Außerdem bewegt er sich so auf rechtlich und steuerlich sicherem Terrain.

Rechnung schnell erstellt

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Die relative Mehrheit (37 Prozent) der IT-Selbstständigen erstellt ihre Rechnung maximal einen Tag nachdem der Leistungsnachweis vom Kunden unterschrieben wurde – sehr zügig also. Bei weiteren 32 Prozent vergehen ebenfalls nur kurze zwei bis drei Tage.

Dennoch lassen sich sieben Prozent mehr als eine Woche Zeit – was bedeutet, dass sie eine Woche länger auf ihr Geld warten müssen. Das vertraglich vereinbarte Zahlungsziel läuft in der Regel erst an, wenn Rechnung und Leistungsnachweis korrekt beim Projektanbieter eingegangen sind. Je schneller der Freiberufler also seine Rechnung erstellt, desto schneller kommt er an sein Geld.

Korrigieren hält sich in Grenzen

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Mehr als die Hälfte der IT-Freelancer (54 Prozent) bekam noch nie eine Rechnung zurück, in der ein Fehler beanstandet wurde. Bei 45 Prozent kommt es ab und zu mal vor bzw. häufiger vor, als ihnen lieb ist. Fehler sind menschlich - viele Selbstständige schreiben ihre Rechnung abends und Flüchtigkeitsfehler schleichen sich schnell ein. Oder es gibt eine neue steuerliche Regelung und es fehlt eine Pflichtangabe – was auch gar nicht so selten vorkommt.

"Alten Hase" im IT-Projektmarkt dürften die Pflichtangaben auf einer Rechnung bekannt sein. Für alle anderen hier noch mal kurz die wichtigsten Informationen:

Pflichtangaben

Jede Ihrer Rechnungen muss folgende Pflichtangaben für Rechnungsformulare enthalten:

  • Für Einzelpersonen: Ihr vollständiger Name, Ihre vollständige Anschrift, Ihre Steuernummer, z. B. 9144/123/45678 oder Ihre USt-Identifikationsnummer, z. B. DE123456789
  • Für Firmen (zusätzlich): Name der Firma, Sitz der Firma, Name des Geschäftsführers, Handelsregistereintrag
  • Bei Phantasie Firmennamen (zusätzlich): Name der Firma und Name des Inhabers
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
  • Ihre Bankverbindung
  • Das Wort "Rechnung"
  • Die Rechnungsnummer: Zwingend bestehend aus einer oder mehreren Zahlenreihen (auch mit Buchstaben), die von Ihnen einmalig und fortlaufend vergeben wird
  • Das Rechnungsdatum: Als Rechnungsdatum ist grundsätzlich der Ausstellungstag der Rechnung zu verwenden. Das Vordatieren von Rechnungen ist nicht zulässig.

Rechnungstext

Im Rechnungstext sind folgende Informationen zwingend anzugeben:

  • Umfang und handelsübliche Bezeichnung der Dienstleistung z. B. "Stunden" oder "Tage" und z. B. "Unterstützungsdienstleistungen im Projekt..."
  • Die Nummer des zugrunde liegenden Projektvertrages z. B. Nr. 012345
  • Zeitpunkt / Zeitraum der Leistung z. B. "vom 01.06.2010 bis 30.06.2010" oder "im Monat Juni 2010"
  • Der Nettobetrag
  • Bei in Deutschland ansässigen Rechnungsstellern: Die auf den Nettobetrag entfallende Umsatzsteuer gemäß dem jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuersatz (zurzeit. 19 Prozent) und den Bruttobetrag (Rechnungsendbetrag).
  • Die Währung (Euro)
  • Nur für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG : Bei sog. Kleinunternehmern (also deutschen Unternehmern, deren Umsatz zzgl. der darauf entfallenden Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird), die ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen, ist folgender Textzusatz auf der Rechnung zu vermerken: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen."
  • Nur für Rechnungssteller aus dem Ausland ( § 13b UStG ): Falls der Rechnungssteller ein im Ausland ansässiger Unternehmer ist, ist der Projektanbieter gemäß § 13b UStG als Leistungsempfänger der Steuerschuldner der Umsatzsteuer, worauf gem. § 14a Abs. 5 Satz 2 UStG in der Rechnung mit folgendem Textzusatz hinzuweisen ist:
  • "Gemäß § 13 b des deutschen UStG ist der Leistungsempfänger Steuerschuldner."
  • Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungsempfängers

Gutschriftverfahren wenig bekannt

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Ein knappes Viertel der IT-Freiberufler würde das Gutschriftverfahren nutzen. Die relative Mehrheit (45 Prozent) steht einer Alterntive zur Rechnungsstellung grundsätzlich aufgeschlossen gegenüber, bräuchte aber erst mehr Informationen darüber. Hier kommen sie:

Abrechnung über Gutschriftverfahren:

Genauso wie mit einer Rechnung wird mit einer Gutschrift die Leistung des IT-Experten abgerechnet. Der Unterschied: Eine Rechnung stellt der Leistungserbringer aus, eine Gutschrift der Leistungsempfänger, also der Projektanbieter.

Juristischer ausgedrückt:

Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG ist die Gutschrift eine Rechnung, die von einem Leistungsempfänger (Projektanbieter) für eine Lieferung oder sonstige Leistung (Dienstleistung) des selbstständigen Unternehmers (IT-Freelancers) ausgestellt wird.

Pflichtangaben (siehe Abschnitt "Korrigieren hält sich in Grenzen"):

Um die muss sich der Aussteller der Gutschrift, also der Projektanbieter kümmern. Da eine Gutschrift eine Rechnung ersetzt, muss sie alle Angaben enthalten, die in § 14 Abs. 4 UStG  für Rechnungen gefordert werden (Abschn. 185 Abs. 1 UStR).

Fürs Finanzamt:

Anstelle der Rechnungen reicht der Selbstständige die erhaltenen Gutschriften beim Finanzamt ein. Für die Umsatzsteuer gelten die gleichen Regelungen wie bei der Abrechnung über Gutschriften.

Änderungen für den Freiberufler:

Bei der Abrechnung über Gutschriften ändern sich nur die Prozesse und Gewohnheiten der Abrechnung etwas. Die steuerlichen und gesetzlichen Regelungen bleiben dieselben. Die Beteiligten bleiben die gleichen, das partnerschaftliche Miteinander auch. Freiberufler und Projektanbieter spielen nur etwas anders zusammen, nämlich: Wenn der Projektanbieter das kostenlose Gutschriftverfahren anbietet, erspart sich der Selbstständige den Aufwand der Rechnungsstellung. Dafür sollte er Gutschriften, die er erhält, daraufhin prüfen, ob Umsatz- und Mehrwertsteuer richtig ausgewiesen sind. In der Regel profitiert der Selbstständige aber von einer schnelleren Abwicklung der Rechnung, da die Prozesse beim Projektanbieter beschleunigt werden können. Da davon auszugehen ist, dass gerade "große" Projektanbieter Abrechnungs-Experten beschäftigen, wird in der Regel die Rechtssicherheit des Abrechnungsverfahrens höher.

Detaillierte Infos zum Gutschriftverfahren für IT-Freiberufler gibt es im Artikel " Nie mehr Rechnungen stellen?".

Wie stehen Sie zum Thema Rechnungen und Buchhaltung? Haben Sie manchmal das Gefühl, vor lauter Gesetzesänderungen die Kontrolle zu verlieren? Ist die Buchhaltung für Sie ein Sorgenkind? Wir sind gespannt auf Ihre Kommentare.

Mehr Informationen zum Thema bei GULP:

Artikel in der GULP Knowledge Base