Die Coronakrise hat unsere Art zu arbeiten von heute auf morgen maßgeblich verändert. So viele Menschen wie nie arbeiten heute gezwungenermaßen von zu Hause aus. Doch nicht jeder begrüßt diesen Wandel, denn viele Arbeitnehmer:innen beklagen die mangelnden sozialen Kontakte und den fehlenden Austausch mit den Kolleg:innen. Das kann dazu führen, dass die Akzeptanz für diese Arbeitsweise sinkt, worunter die Produktivität leidet. Führungskräfte stehen jetzt vor der Herausforderung, die Motivation im Team aufrechtzuerhalten und die virtuelle Zusammenarbeit zu fördern.

Doch wie kann das gelingen? Wir haben für Sie recherchiert und präsentieren Ihnen ein paar wertvolle Tipps!

Führungskräfte und ihre Vorbildfunktion

Eine nicht zu unterschätzende Funktion von Führungskräften ist deren Vorbildfunktion. Gerade in Bezug auf neue Arbeitsweisen und Technologien können sie viel Akzeptanz im Team schaffen, indem sie als strategischer und organisatorischer Vordenker auftreten. Es funktioniert nicht, wenn sie ohne ganzheitlichen Ansatz von oben nach unten gelebt wird. Für erfolgreiches Digital Leadership müssen Hierarchien, Entscheidungshoheiten und Verantwortungsbereitschaft auf den Prüfstand gestellt und neu definiert werden.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Eine effiziente Kommunikation ist unerlässlich für ein produktives Remote-Team. Als erstes sollten die Rollen und Aufgaben im Team festgelegt werden, um für Klarheit in der Zuständigkeit zu sorgen. Hierzu ist es wichtig, dass alle Teammitglieder Zugriff auf alle relevanten Informationen haben. Mit digitalen Tools lassen sich dafür ganz einfach Projektpläne, Timelines sowie Einsatzpläne erstellen, die zentral für alle erreichbar sind. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie Ihre Mitarbeitenden nicht mit unnötigen Informationen überladen, da dies schnell zu einem Gefühl der Überforderung führen kann.

Teamspirit aufrechterhalten

Stellen Sie sicher, dass die Motivation im Remote-Team erhalten bleibt. Da viele den sozialen Kontakt im Homeoffice vermissen, gilt es diesen digital zu simulieren. Eine Möglichkeit sind tägliche Stand-Up-Meetings. Diese sollten kurz gehalten werden und eine Art Wasserstandsmeldung darstellen: Was ist bereits erledigt? Was gibt es heute zu tun? Was war sonst so los? Mehr nicht. Räumen Sie in diesen Meetings auch Zeit für den täglichen Small-Talk ein, denn gerade diese soziale Komponente ist es, die im Homeoffice wegfällt und häufig die Motivation drückt. Mit diesen Meetings bringen Sie alle Teammitglieder auf den gleichen Stand und holen die Personen ab, die sich ansonsten „nicht gesehen“ im Homeoffice fühlen. Eine andere Möglichkeit ist es, eine digitale Mittagsrunde ohne Arbeitsinhalt zu initiieren. Bringen Sie die Kantine ins Homeoffice und stärken so den Zusammenhalt Ihres Teams!

Terminieren Sie Meetings richtig!

Zeit für Privatgespräche im Stand-Up einplanen haben wir bereits erwähnt. Darüber hinaus sollten Sie auch Vorbereitungszeiten berücksichtigen. Achten Sie daher darauf, dass Sie Meetings nicht zu eng aneinander terminieren!

Besprechung A von 13:00-14:00 Uhr, Meeting B von 14:00-15:00 Uhr und Konferenz C von 15:00-16:00 Uhr und das den ganzen Tag. Kommt Ihnen das bekannt vor? Versuchen Sie dies zu vermeiden! Auch wenn Meetings nicht immer exakt so lange dauern, wie sie geplant sind, kann ein so extrem durchgetakteter Terminkalender schnell zu Unmut führen. Kurze Pausen zwischen den Terminen geben Ihren Kollegen die Chance durchzuatmen und das ist auch wichtig.

Ohne digitale Tools geht’s nicht!

Natürlich benötigt die Kommunikation und das Arbeiten im digitalen Raum entsprechende Hard- und Software. Das Angebot an Software ist hierbei riesig – von der Kommunikation mittels Videokonferenzen oder Sprachchat, über Organisationstools bis hin zu cloudbasierten Anwendungen. Eine intuitive und einfache Nutzung ist eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl, denn sollten die Programme zu kompliziert sein, leidet vor allem die Akzeptanz, aber auch die Performance darunter.

Die Grundvoraussetzung für das digitale Arbeiten bleibt jedoch die Hardware. In vielen Betrieben wurde in den letzten Jahren allerdings an den Endgeräten der Mitarbeitenden gespart, weshalb sich häufig veraltete und langsame Geräte im Homeoffice finden, aber selbst das neueste Notebook kann einmal ausfallen. Technische Probleme gehören leider zur digitalen Arbeitswelt, wie das Internet selbst.

IT-Probleme im Home Office

Um dem entgegenzuwirken, ist ein reaktionsschneller IT-Support das beste Mittel. Doch Umfragen belegen, dass viele mit ihrem IT-Service im Homeoffice unzufrieden sind. Das kann ganz unterschiedliche Ursachen haben:

Einerseits sind die hausinternen IT-Abteilungen oder Service Desks selten auf diese hohe Anzahl an Remote-Arbeitsplätzen ausgelegt. Andererseits ergeben sich Komplikationen aufgrund der flexiblen Arbeitszeiten im Homeoffice. Einige beginnen lieber früher mit der Arbeit, um beispielsweise die Kinder in die Schule bringen zu können oder andersherum, beginnen sie später und arbeiten demnach lieber abends. Die klassische „Nine to Five“ Erreichbarkeit, die üblicherweise gewährleistet wird, ist nicht mehr ausreichend. Eine adäquate Lösung kann hier das Outsourcing Ihres IT-Supports sein.