Schluss mit dem Faxen!

Im Mai 2020 schnürte die Bundesregierung ein Digitalisierungspaket für Gesundheitsämter in Höhe von 50 Mio. Euro. Es soll dazu dienen, alle 375 Ämter schnell und unbürokratisch mit Mitteln auszustatten, um die Kommunikationswege zu digitalisieren und an das elektronische Melde- und Informationssystem (Demis) anzuschließen. Oder in den Worten von Gesundheitsminister Spahn:

„Papier und Faxverkehr in der Kommunikation müssen eliminiert werden!“

Davon verspricht sich die Bundesregierung eine schnellere Reaktionsfähigkeit der Ämter, was vor allem die Bekämpfung der COVID-19-Pandemie erleichtern soll. Doch genau in dieser Ausnahmesituation liegt bereits das erste Problem: Die Gesundheitsämter sind so überlastet, dass schlichtweg niemand die Zeit hat, sich um Digitalisierungsprojekte zu kümmern. So ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass bis Ende September 2020 lediglich 12,1 Mio. Euro aus diesem Paket abgerufen wurden.

Die Digitalisierung der Gesundheitsämter ist aktuell jedoch wichtiger denn je! Die nachfolgenden Aspekte zeigen auf, was dabei zu berücksichtigen ist:

Digitalisierung von Anfang bis Ende

Das reine Digitalisieren von Dokumenten ist längst nicht mehr ausreichend. Vielmehr muss ein ganzheitlicher Workflow etabliert werden, der von Anfang bis Ende durchdacht ist. Denn mit der Umstellung auf eine digitale Kommunikation werden sich Briefe an das Gesundheitsamt nicht einfach in Luft auflösen. Diese papiergebundenen Informationen müssen konsequent digital erfasst werden, um papierlose Folgeprozesse zu ermöglichen.

Digitale Workflows schaffen

Um die Post zu digitalisieren, werden Scanner benötigt, die einerseits hochqualitative und durchsuchbare PDF-Dateien erstellen und andererseits über die nötige Leistung bezüglich der Volumina verfügen. So kommen keine Papierdokumente mehr in die Folgeprozesse und die digitalen Daten sind wesentlich schneller auffindbar, doch damit ist erst der Grundstein gelegt. Denn nach dem Scannen muss ein digitaler Workflow erschaffen werden, der die Dokumente intelligent in Folgesysteme, wie auch Demis, weiterleitet bzw. integriert.

Manuelle Prozesse minimieren

Mit einem modernen und intelligenten Dokumentenmanagement lassen sich zeitintensive manuelle Prozesse aus dem Workflow verbannen. Neue Technologien ermöglichen sogar die Handschrifterkennung und digitalisieren ausgefüllte Formulare in Sekunden, wo vorher Mitarbeiter Minuten mit dem Abtippen beschäftigt waren. Darüber hinaus können Folgeprozesse automatisiert werden. Ein brisantes Beispiel sind Corona-Tests. Vernetzt man das System mit dem Laborverwaltungssystem, so können die Ergebnisse zum entsprechenden Datensatz hinzugefügt werden und einen automatisierten Prozess auslösen. Die Benachrichtigung erfolgt dann nach Wunsch auf das Smartphone, per E-Mail oder Telefonanruf. Das schafft freie Kapazitäten für wichtigere Aufgaben und reduziert zum anderen die Fehlerquote. Das Resultat ist eine effizientere und schnellere Bearbeitung bei Gesundheitsämtern, die gerade in Zeiten einer Pandemie goldwert ist.