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Ein Job mit sicherer Zukunft: HR Assistant / Personalsachbearbeiter

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Sie sind in allen Branchen zu Hause. Ob in den Personalabteilungen großer Unternehmen oder bei Dienstleistern im Consulting und in der Personalberatung: Der Personalsachbearbeiter, auch HR Assistant genannt, arbeitet im Bereich des Personalmanagements und unterstützt den HR-Manager bzw. Personalleiter bei all seinen Aufgaben. In kleineren Betrieben gibt es meist nur einen HR-Assistant, der sich in Absprache mit der Geschäftsführung um die Personaladministration kümmert.

Da die Bedeutung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Förderung auch weiterhin zunehmend zu strategisch entscheidenden Faktoren in der Wertschöpfungsunternehmen eines Unternehmens werden, ist das Personalwesen (Human Resources HR) ein Betätigungsfeld für all jene, die langfristig und sicherheitsbewusst vorausschauen.

"Bei GULP ist der Umgang extrem freundlich und es fühlt sich fast familiär an."

Christian Hauck

"Ohne GULP hätte ich den Job, den ich heute mache, nicht bekommen."

Verena Baier

"Ich finde die Vielfalt an Projekten toll, die GULP mir durch sein großes Kundennetzwerk bieten kann."

Rabih Sleiman

"Die Betreuung im Bewerbungsprozess war hervorragend."

Romy Berger


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HR Assistant und Personalsachbearbeiter: Aufgaben und Tätigkeitsfeld

Der Kern der Arbeit eines HR-Assistant ist das betriebliche Personalwesen. Seine Hauptaufgaben umfassen

  • Personalsuche und Organisation von Bewerbergesprächen (Bewerbermanagement), Unterstützung im Bereich Recruiting
  • Pflege des Personalstamms, Verwaltung der Personalakten
  • Qualifikation der Mitarbeiter, Förderung der Personalentwicklung, Erstellung von Trainingsunterlagen für neue Mitarbeiter, Steuerung externer Weiterbildung
  • Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und Kündigungsschreiben
  • Betreuung und Beratung von externen Mitarbeitern
  • Terminmanagement und Reisebuchung
  • Organisation der Arbeit: Steuerung des Personaleinsatzes, Einsatzpläne für aktuellen Bedarf, Controlling (Erstellung von Reports)
  • Unterstützung Lohnbuchführung und Entgeltabrechnung, Anfertigung und Kontrolle von Arbeitszeit- und Lohnabrechnungen.
  • Kontakt mit Berufsgenossenschaften, Versicherungen und weiteren externen Stellen
  • UND sehr oft: erste Anlaufstelle für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Lohnzulagen, Arbeitsunfällen, Mobbing etc. 

Dabei haben alle HR-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets das Ziel vor Augen: im Unternehmen muss zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Umfang an den benötigten Stellen das passende Personal zur Verfügung stehen. Daher arbeiten Personalsachbearbeiter eng mit Führungskräften zusammen, wozu auch das Vermitteln zwischen den einzelnen Ebenen gehört.

HR Assistant/Personalsachbearbeiter: Ausbildung und Skills

Da der Beruf des Personalsachbearbeiters kein eigener Ausbildungsberuf ist, baut er in der Regel auf einer kaufmännischen Ausbildung oder einer Ausbildung im Verwaltungsbereich auf, der sich eine entsprechende Fortbildung z.B. an einer Industrie- und Handelskammer anschließt. Zuweilen besitzt ein HR Assistant/Personalsachbearbeiter ein abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt Personal, allerdings gilt er hiermit in vielen Unternehmen auch als „überqualifiziert“ bzw. ist dann „der“ Personalsachbearbeiter vor allem der Einstieg zu einer weiterführenden Karriere.

An Fähigkeiten muss ein Personalsachbearbeiter mitbringen: 

  • sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint
  • Kenntnisse im Bereich Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
  • verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie fließende Englischkenntnisse 
  • Organisationstalent, selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise
  • Teamfähigkeit, Kommunikationstalent und emotionale Intelligenz
  • dienstleistungsorientiertes und professionelles Auftreten
  • Loyalität und Diskretion


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