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Nichts geht in Firmen ohne Teamassistenz

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Ohne despektierlich sein zu wollen, aber nur selten passt die umgangssprachliche Redewendung der „eierlegenden Wollmilchsau“ so gut wie auf das Anforderungsprofil von Teamassistentin bzw. Teamassistent. Denn wo es einen Chef, ein Team oder eine Abteilung gibt, da sorgt die Teamassistenz dafür, dass der Laden läuft. Und die Herausforderungen sind hoch, da die Ansprüche der Vorgesetzten und der Kolleginnen/Kollegen in der Regel wachsen. Als Teamassistenz kennt man die Sätze „Können Sie bitte mal?“ und „Das wissen doch nur/bestimmt Sie!“ und „Helfen Sie mir bitte!“ zur Genüge – und weiß auch um die damit einher gehenden Einflussmöglichkeiten. 

Ohne Zweifel: In keiner Unternehmensposition bzw. bei nur wenigen Mitarbeiter/innen findet man so häufig das Prädikat „unersetzlich“.

"Bei GULP ist der Umgang extrem freundlich und es fühlt sich fast familiär an."

Christian Hauck

"Ohne GULP hätte ich den Job, den ich heute mache, nicht bekommen."

Verena Baier

"Ich finde die Vielfalt an Projekten toll, die GULP mir durch sein großes Kundennetzwerk bieten kann."

Rabih Sleiman

"Die Betreuung im Bewerbungsprozess war hervorragend."

Romy Berger


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Tätigkeitsfeld und Aufgaben einer Teamassistentin/eines Teamassistenten

Im Kern geht es beim Job einer Teamassistenz um Organisation und Unterstützung – des bzw. der unmittelbaren Vorgesetzten, eines kleinen Teams oder einer ganzen Abteilung. Somit lassen sich die konkreten Aufgaben von Teamassistet:innen nicht immer klar abstecken. Allgemein gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Teamassistenz jedoch die Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts. Dazu gehören unter anderem klassische Sekretariatsaufgaben wie

  • allgemeine Büroorganisation, was im praktischen Alltag immer schwieriger und komplexer ist als es klingt. Dazu gehört auch die Verantwortlichkeit für die Büroausstattung
  • Schreibarbeiten und Geschäftskorrespondenz
  • Terminkoordination sowie Vorbereitung von Besprechungen, Meetings und Firmenveranstaltungen
  • Planung und Buchung von Geschäftsreisen plus Reisekostenabrechnung

Da es die Position der Teamassistenz über alle Branchen und alle Unternehmensgrößen hinweg gibt, kann das Tätigkeitsfeld zusätzlich umfassen:

  • Vorbereitung von Berichten und Analysen
  • Koordination von Vertriebsprozessen, Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam
  • HR-Aufgaben: Personalsuche und -betreuung
  • Aufgaben im Finanzwesen (Buchhaltung, Controlling, Reports etc.)
  • Organisation von Messen/Konferenzen samt Kommunikation mit Veranstaltern und Dienstleistern
  • Sicherstellung des Corporate Design

Ausbildung und Skills der Teamassistenz

Je nach Anforderungsprofil findet man in der Position der Teamassistenz sowohl erfahrene Fachkräfte als auch Berufsanfänger. Ebenso sind als Teamassistentinnen und Teamassistenten immer wieder Quereinsteiger z.B. aus der Hotellerie, dem Einzelhandel oder dem Vertrieb tätig.

In der Regel besitzt die Teamassistenz zur Bewältigung der oft herausfordernden Aufgaben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, je nach Branche und Anforderung als 

  • Bürofachfrau/-mann
  • Fremdsprachenkorrespondent/-in
  • Verwaltungsfachfrau/-mann
  • Bankkauffrau/-mann
  • Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Zu den wesentlichen Eigenschaften und Fähigkeiten, die eine Teamassistenz mitbringen sollte, gehören:

  • Fremdsprachenkenntnisse: Obligatorisch ist Englisch, von Vorteil sind je nach internationaler Ausrichtung des Unternehmens das Beherrschen von weiteren Fremdsprachen wie Spanisch, Französisch oder Italienisch. Gerade bei global tätigen Konzernen ist jede zusätzliche Fremdsprache ein gewichtiges Argument für den Bewerber.
  • routinierter Umgang mit den gängigen Microsoft Office Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook
  • strukturierte Arbeitsweise, Überblick und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten
  • hohes Verantwortungsbewusstsein.
  • Belastbarkeit, Flexibilität und Stressresistenz.
  • Kommunikationstalent, Empathie und Teamfähigkeit.
  • sicheres und gepflegtes Auftreten.
  • und: ein Hohes Maß an Diskretion.


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Teamassistenz Gehalt - Welche Vergütung erwartet mich bei diesem Job?

Das Gehalt als Teamassistenz hängt von vielen Faktoren ab. Wie immer spielen zunächst die Erfahrung und die bereits absolvierten Arbeitsjahre als Teamassistent:in eine wichtige Rolle. Hier gilt: umso länger man bereits in diesem Job arbeiten, desto mehr kann auch als Gehalt erwartet werden. Darüber hinaus ist für das Gehalt als Teamassistenz auch die Ebene ein ausschlaggebendes Kriterium. Auf der Vorstands-Ebene oder einer vergleichbaren oberen Managementebene kann mit einem deutlich höheren Gehalt gerechnet werden als auf der mittleren Managementebene oder anderen Bereichen. Durchschnittlich liegt das Gehalt als Teamassistenz in Deutschland bei etwa 35.820 Euro jährlich, wobei die untere Gehaltsgrenze bei etwa 22.823 Euro und das maximale Gehalt bei etwa 49.504 Euro pro Jahr liegt. Nichtsdestotrotz lässt sich das genaue zu erwartende Gehalt der Teamassistenz nicht einschätzen, da je nach Ausbildung und Kompetenz die Teamassistenz in manchen Unternehmen einen so hohen Stellenwert hat, dass sie deutlich über der angegebenen oberen Gehaltsgrenze vergütet wird.

FAQs

Was sind die Aufgaben einer Teamassistenz?

Genau lassen sich die Aufgaben der Teamassistenz nicht definieren, da es je nach Ebene, Art und Branche des Unternehmens unterschiedliche Aufgabengebiete gibt. Grob lässt sich jedoch sagen, dass die Teamassistenz zuständig ist für allgemeine Büroorganisation sowie die Beschaffung von Büromaterialien. Darüber hinaus sind in der Teamassistenz Aufgaben wie Geschäftskorrespondenz, Organisation von Meetings, Terminen und Veranstaltungen, sowie die Planung von Geschäftsreisen zu erwarten. Über diese Kernaufgaben hinaus können noch branchenspezifische weitere Aufgaben und Anforderungen anfallen.

Welche Ausbildung und Skills sollte eine Teamassistenz mitbringen?

Eine Teamassistenz benötigt meist eine abgeschlossene Berufsausbildung in der jeweiligen Branche des Unternehmens. Beispiele hierfür sind Bürofachfrau/-mann, Bankkauffrau/-mann oder Anwaltsfachangestellte/r. Darüber hinaus wird ein routinierter Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen meist vorausgesetzt.

Wichtige Skills sind eine gute Teamfähigkeit, Stressresistenz und eine gute Organisationsgabe sowie das Beherrschen von mindestens einer Fremdsprache passend zu den Märkten in denen das Unternehmen tätig ist.

Welche Rolle spielt die Teamassistenz in einem Unternehmen?

Die Rolle der Teamassistenz ist in jedem Unternehmen ein wenig anders, da die Kompetenzen sich leicht unterscheiden können. Allgemein lässt sich jedoch sagen, dass die Teamassistenz die ausführende Hand des Teams ist. Dies liegt daran, dass sie zum einen die Funktion hat, besprochene Aufgaben umzusetzen oder an die zuständigen Stellen weiterzuleiten. Zum anderen muss sie die Organisation und Planung von Sitzungen übernehmen und ist dafür verantwortlich, dass alle Vorgänge reibungslos ablaufen. Sie bekommt oft Aufgaben zugeteilt, für die sie eine große Verantwortung trägt, da sie die Ausführung von Aufträgen übernimmt und dafür zuständig ist, dass alles so abläuft wie es geplant wurde.