Erste Betriebsstätte bei Freiberuflern

Unterscheidung Reisekosten vs. Entfernungspauschale

Gehen wir zunächst auf den Unterschied zwischen Reisekosten und Kilometerpauschale einerseits und der Entfernungspauschale andererseits ein.

Reisekosten fallen bei Geschäfts- und Dienstreisen an, sog. Auswärtstätigkeiten. Das sind z. B. Fahrten zu Kunden, Messen oder Seminaren. Die Fahrtkosten werden bei Fahrten mit dem privaten Pkw pauschal mit 30 Cent pro Kilometer angesetzt, und zwar für Hin- und Rückfahrt. Zusätzlich können weitere Reisekosten wie Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten geltend gemacht werden.

Die Entfernungspauschale (= „Pendlerpauschale“) kommt bei Fahrten von der Wohnung zur ersten Betriebsstätte in Betracht. Hier kann nur die einfache Strecke (Entfernungskilometer) angesetzt werden, und zwar seit 2026 38 Cent ab dem ersten Kilometer. Davor waren es für die ersten 20 Kilometer nur 30 Cent und erst ab dem 21. Kilometer 38 Cent. Die Entfernungspauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel, mit ihr sind zudem alle weiteren Kosten abgegolten.

Bedeutung dieses Unterschieds:

Wenn Selbstständige morgens von der Wohnung mit ihrem privaten Pkw zu einer Präsentation beim Kunden und von dort abends wieder zurück nach Hause fahren, verringert jeder Kilometer der Wegstrecke ihren zu versteuernden Gewinn um 30 Cent. Fahren sie stattdessen in ihr Büro, ihr Ladengeschäft oder ihre Werkstatt, werden 38 Cent pro Kilometer abgezogen – dabei wird aber nur ein Weg berücksichtigt. Dabei setzen wir voraus, dass das Büro, der Laden oder die Werkstatt die „erste Betriebsstätte“ sind – dazu gleich mehr.

Grundsätzliches Fahrtkosten-Abzugsverbot

Das Steuerrecht besagt: „Aufwendungen für die Wege des Steuerpflichtigen zwischen Wohnung und Betriebsstätte“ dürfen den Gewinn nicht mindern – bis auf einige Ausnahmen, die in § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG festgelegt sind. Das grundsätzliche Fahrtkosten-Abzugsverbot führt dazu, dass Freiberufler für Fahrten zwischen ihrer Wohnung und dem Ort ihrer Arbeit in vielen Fällen keine Reisekosten abrechnen und keine Kilometerpauschale für alle gefahrenen Kilometer ansetzen dürfen.

Statt der meist interessanteren Reisekostenabrechnung lässt der Fiskus für Fahrten zwischen Wohnung und Werkstor lediglich die magere Entfernungspauschale zu, also 38 Cent pro einfachem Entfernungskilometer. Bei den Reisekosten beträgt die Pauschale zwar nur 30 Cent pro Kilometer, doch dabei können auch die Rückfahrt und zudem Verpflegungsmehraufwendungen und andere Reisekosten angesetzt werden. Das ist bei der Entfernungspauschale nicht zulässig.

Betriebsstätte im Sinne des Abzugsverbots

Anders als bei Arbeitnehmern ist bei Freiberuflern und anderen Selbstständigen stets von der „ersten Betriebsstätte“ und nicht von einer „ersten Tätigkeitsstätte“ die Rede.

Die Frage, welches geschäftliche Fahrtziel eine Betriebsstätte im Sinne des Abzugsverbots darstellt, führt immer wieder zu Rechtsstreitigkeiten. Das bringt besonders für Freiberufler und Unternehmer mit wechselnden Einsatzorten Unsicherheiten: Fährt man als Selbstständiger zu einer Betriebsstätte (Folge: nur die ungünstigere Entfernungspauschale ist möglich) oder ist der Weg Teil einer Auswärtstätigkeit (dann darf man die Kilometerpauschale anwenden)?

Fahrt zur ersten Betriebsstätte: Entfernungspauschale

Wie eingangs beschrieben, dürfen Sie für Fahrten von Ihrer Wohnung zur ersten Betriebsstätte seit 2026 steuerlich 38 Cent pro Kilometer ansetzen. Das gilt für jeden Arbeitstag, den Sie an Ihrer ersten Betriebsstätte verbringen oder den Sie zumindest dort beginnen. Maßgeblich sind nur die einfachen Entfernungskilometer (nicht die Hin- und Rückfahrt).

Auswärtstätigkeit

Falls Sie morgens statt zu Ihrer ersten Betriebsstätte direkt von Ihrer Wohnung aus zu Kunden, Geschäftspartnern, zu Ihrer Bank oder zu einem anderen betrieblichen Einsatzort fahren, liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Das gleiche gilt für Fahrten zwischen verschiedenen Einsatzorten.

Für Auswärtstätigkeiten dürfen Sie Reisekosten geltend machen. Das bedeutet, Sie können die volle Kilometerpauschale von 30 Cent als Fahrtkosten ansetzen, und zwar für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer. Außerdem können Sie weitere Reisekosten wie Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Wo liegt die erste Betriebsstätte – und gibt es sie überhaupt?

IT-Freelancer und andere Selbstständige, die abwechselnd bei Kunden, daheim und unterwegs arbeiten, müssen klären, ob sie eine erste Betriebsstätte haben und wo diese liegt. 

• Vom Privatbereich abgetrennte Büro- oder Geschäftsräume
  Wenn Ihre Büro- oder Geschäftsräume komplett von Ihrer Privatwohnung abgetrennt und separat zugänglich sind, verfügen Sie über eine eigene Betriebsstätte. Die ist, wenn Sie keine weiteren Büros, Geschäftsräume oder Einsatzorte haben, zugleich die erste Betriebsstätte.
• Extern gelegene Räumlichkeiten
  Grundsätzlich kann die erste Betriebsstätte auch bei einem Kunden oder in einer Einrichtung liegen, zum Beispiel in einem Schulungszentrum, in dem Sie als Dozent unter Vertrag stehen – dann zum Beispiel, wenn Sie zwar selbstständig tätig sind, aber ausschließlich dort arbeiten.
• Mehrere Arbeitsräume
  Wenn Sie an mehreren Orten arbeiten, muss geklärt werden, welcher davon die erste Betriebsstätte darstellt. Das kann auch ein vom Kunden zur Verfügung gestellter Arbeitsplatz sein. Allerdings gilt das nur, wenn Sie dort dauerhaft tätig sind und ausreichend viel Arbeitszeit verbringen – mehr als im eigenen Büro.
• Häusliches Arbeitszimmer
  Ein häusliches Arbeitszimmer innerhalb der Privatwohnung gilt nicht als Betriebsstätte – und damit auch nicht als erste Betriebsstätte. Somit haben viele Selbstständige, die ihre Tätigkeit bei wechselnden Auftraggebern an unterschiedlichen Einsatzorten ausüben und sonst im Home Office oder im häuslichen Arbeitszimmer tätig sind, auch keine erste Betriebsstätte.

Mehrere Betriebsstätten – welches ist die „erste Betriebsstätte“?

Als Kriterium für die Dauerhaftigkeit einer Betriebsstätte nennt das BMF-Schreiben IV C 6 - S 2145/10/10005 :001 vom 23.12.2024, dass die Tätigkeit …

• „unbefristet“, oder
• „für eine Dauer von voraussichtlich mehr als 48 Monaten“ oder
• „für die gesamte Dauer der betrieblichen Tätigkeit“

… ausgeübt wird.

Damit hängt die Feststellung der ersten Betriebsstätte davon ab, wie häufig ein Selbstständiger die jeweilige Betriebsstätte aufsucht und wie viel der Arbeitszeit dort verbracht wird. Eine dauerhafte Betriebsstätte wird zur ersten Betriebsstätte, wenn ein selbstständiger Freiberufler sie …

• arbeitstäglich aufsucht, oder
• wöchentlich zwei volle Arbeitstage dort verbringt, oder
• mehr als ein Drittel seiner regelmäßigen Gesamtarbeitszeit tätig ist.

Trifft eine der Voraussetzungen auf mehrere Betriebsstätten zu, hat der Steuerpflichtige ein Wahlrecht. Er kann bestimmen, welche dieser Betriebsstätten die „erste“ sein soll. Wenn er keine Bestimmung trifft, wird die der Wohnung am nächsten gelegene Betriebsstätte herangezogen. Fahrten zu den anderen Betriebsstätten werden damit zu Auswärtstätigkeiten – und können steuerlich per Kilometerpauschale und nicht nur per Entfernungspauschale angesetzt werden. Es ist für Freelancer also steuerlich grundsätzlich sinnvoll, die der Wohnung am nächsten gelegene Betriebsstätte als erste Betriebsstätte zu wählen.

Erste Betriebsstätte beim Kunden?

Wenn eine Selbstständige, beispielsweise eine IT-Freelancerin, auf Dauer regelmäßig bei einem Kunden arbeitet, kann unter Umständen dort eine erste Betriebsstätte liegen. Auch in diesem Fall gelten die im vorigen Abschnitt genannten Kriterien.

Allerdings ist bei selbstständigen Freiberuflern das Kriterium der Dauerhaftigkeit – also die Tatsache, dass Sie auf Dauer und im Wesentlichen für nur einen Auftraggeber tätig sind – erfahrungsgemäß nur in Ausnahmefällen erfüllt.

Außerdem haben die Gerichte in der Vergangenheit wiederholt entschieden, dass Arbeitsplätze beim Kunden keinen umfassenden Betriebsstätten-Charakter haben. Schließlich dürfen Sie hier in der Regel ja auch nur Tätigkeiten für diesen Kunden ausüben.

Deshalb kommt es selten vor, dass sich die erste Betriebsstätte eines IT-Freelancers an einem Kunden-Standort befindet. Klären sollten Sie die Frage trotzdem, wenn Sie über längere Zeit bzw. unbefristet mehr als ein Drittel Ihrer gesamten Arbeitszeit oder mindestens zwei Wochentage an einem vom Kunden zur Verfügung gestellten Arbeitsplatz verbringen oder jeden Tag dort hinfahren.

Reisekosten-Abrechnung: Nichts vergessen?

Zur Erinnerung: Für Fahrten zu einer zweiten oder dritten Betriebsstätte, zu Kunden, Lieferanten und anderen geschäftlichen Zielen dürfen Sie nicht nur die Fahrtkosten für jeden gefahrenen Kilometer in voller Höhe abrechnen. Geltend machen können Sie dann außerdem:

• Verpflegungsmehraufwendungen (bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden)
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten wie Parkgebühren und Trinkgelder