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Prozesse digitalisieren – auf die Vorbereitung kommt es an
„In einem wankenden Schiff fällt um, wer stillsteht und sich nicht bewegt“, stellte der Schriftsteller Ludwig Börne Anfang des 19. Jahrhunderts fest. An seiner Erkenntnis hat sich seitdem nichts geändert.
Im Gegenteil! Nie war die See für Unternehmen rauer als heute. Ihre Lieferketten können jeden Moment reißen. Seit Beginn der Corona-Krise haben sie dies unter Umständen bereits ein oder mehrmals getan. Nun steigen auch noch die Preise für Energie auf ein existenzgefährdendes Niveau. Zugleich fehlen den Betrieben Fachkräfte. Und nicht zuletzt erhöht die Digitalisierung den Konkurrenz- und Innovationsdruck. Die meisten Veränderungen beschleunigt sie so sehr, dass die Geschwindigkeit des Wandels für Unternehmen inzwischen die größte Herausforderung in ihrem geschäftlichen Alltag ist. Das gab jede:r vierte Teilnehmer:in einer Umfrage der Unternehmensberatung Deloitte an.
Warum digitale Prozesse?
Noch nie war für Organisationen daher auch der Druck größer, sich zu bewegen. Anders als zu Börnes Zeiten heißt das heute allerdings vor allem, Prozesse zu digitalisieren – egal, ob es sich dabei um den Einkauf, Vorgänge in Fertigung oder Logistik, die Kommunikation mit Kund:innen und Lieferant:innen oder die Suche nach neuen Mitarbeiter:innen mit Hilfe moderner Werkzeuge wie Künstlicher Intelligenz oder People Analytics handelt. In Krisen steigern digitalisierte Prozesse die Resilienz von Unternehmen. Wer mithalten will, kommt nicht mehr umhin, die Abläufe im Unternehmen mit digitalen Tools effizienter zu gestalten, um Kosten zu senken, im Unternehmen vorhandene Daten nutzbar zu machen und mit ihnen neue Geschäftsfelder zu erschließen oder im Krisenfall handlungsfähig zu bleiben, weil Mitarbeiter:innen von überall auf relevante Information zugreifen und Abläufe steuern können. „Digitalisierung ist das beste Mittel für Widerstandsfähigkeit und Resilienz gegenüber Krisen jeder Art“, fasst der Präsident des Digitalverbandes Bitkom, Achim Berg, zusammen.
Jedes vierte Unternehmen ist mit der Digitalisierung seiner Prozesse unzufrieden
Sieben von zehn Unternehmen haben verstanden, wie wichtig digitalisierte Prozesse sind, ergab eine Studie der Unternehmensberatung Sopra Steria und des F.A.Z.-Instituts. Nur mit dem Stand der Digitalisierung in ihren Organisationen sind die Befragten nicht zufrieden. Jedes vierte Unternehmen bewertet die Digitalisierung seiner Prozesse als mangelhaft oder ungenügend. In einer Umfrage des Bitkom beschrieben zwei von drei der teilnehmenden Geschäftsführer:innen ihre Unternehmen daher als digitale Nachzügler.
Warum ist das so? Darauf gibt es keine klare Antwort. Denn „die digitale Transformation ist ein evolutionärer Prozess, dessen Ablauf und Ausgang von Unternehmen selbst gestaltet werden muss, wenn diese sich in Zukunft nicht als Verlierer am Markt wiederfinden wollen“, stellt der baden-württembergische Ableger des Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft (RKW) fest. Einen klaren Prozess, wie die digitale Transformation funktioniere, gebe es allerdings nicht.
Beispiele für digitale Prozesse in Unternehmen
“Digitale Prozesse” klingt sehr abstrakt – aber wo kommen sie überhaupt im Unternehmensalltag zum Tragen? Wir haben ein paar Anwendungsbereiche zusammengestellt.
Wie digitalisiere ich einen Prozess?
Wird ein schlechter Prozess digitalisiert, ist er immer noch ein schlechter Prozess. Wohl aber eine Definition dessen, was ein „Prozess“ ist – nämlich alle für das Erreichen eines definierten Ergebnisses notwendigen, zusammenhängenden und sich gegenseitig beeinflussenden Tätigkeiten. Bevor der Prozess selbst digitalisiert werden kann, müssen also diese Tätigkeiten oder Teilprozesse optimal gestaltet werden. Denn wer einen schlechten Prozess digitalisiert, hat am Schluss einen schlechten digitalen Prozess.
Erstellen Sie eine Landkarte aller Prozesse in Ihrem Unternehmen
Beginnen Sie die Digitalisierung von Prozessen deshalb immer mit einer Bestandsaufnahme der Vorgänge, die Sie durch digitale Tools optimieren und effizienter gestalten wollen. Gehen Sie dabei absolut objektiv und nüchtern vor. Oft glauben Verantwortliche, dass die Faktoren, die eine Firma bislang erfolgreich gemacht haben, ihren Erfolg auch künftig garantieren. Das muss durch die disruptive Wirkung der Digitalisierung nicht so sein.
Das Ergebnis dieser Analyse können Sie grafisch in einer Prozesslandkarte dokumentieren. Diese verzeichnet genau, wo ein Prozess beginnt und endet und wie weit er sich auf vor- und nachgelagerte Abläufe auswirkt. Ein Vorgang im Vertrieb steht beispielsweise so gut wie immer auch mit dem Versand des entsprechenden Produktes im Zusammenhang, eventuell auch mit seiner Herstellung und damit der Beschaffung der dazu erforderlichen Materialien.
Oft hat ein Prozess im Unternehmen auch Schnittstellen zu Partnern wie Logistikdienstleistern oder Lieferanten. Wie die internen und externen Abläufe miteinander verzahnt sind, entscheidet darüber, auf welche Weise und unter Umständen wie weit sich ein Prozess digitalisieren lässt.
Überlegen Sie, welche bei dem Prozess entstehenden Daten Sie nutzen wollen
Erheben Sie bei der Kartierung der Vorgänge, die Sie digital optimieren wollen, auch, welche Informationen für die Prozesse jeweils benötigt werden und welche Daten dabei entstehen. Fragen Sie sich, welche davon Sie später brauchen werden, um etwa neue Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle zu entwickeln oder mehr Transparenz in die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu bringen. Überlegen Sie sich, wie Sie diese Daten strukturieren und aufbewahren wollen.
In die Prozesslandkarte gehören außerdem Angaben, welche Soft- und Hardware Ihr Unternehmen bei den Tätigkeiten eventuell bereits nutzt. Wenn Sie diese Informationen und eine Beschreibung des Prozesses selbst abschließend in einem Steckbrief festhalten, verschaffen Sie sich eine Arbeitshilfe, die Sie während des gesamten langen Prozesses der digitalen Transformation Ihres Unternehmens nutzen können.
Überlegen Sie, welche Abläufe Sie zuerst digitalisieren wollen
Denn alle Prozesse auf einmal digitalisieren zu wollen, ist nicht sinnvoll. Deshalb sollten Sie mit Scorecards ermitteln, wo Sie Zeit und Kapital für die Digitalisierung eines Ablaufs am besten einsetzen. Zu optimierende Prozesse lassen sich dabei beispielsweise mit folgenden Kriterien priorisieren:
Qualität: Welche Prozesse werden durch eine Digitalisierung effizienter als andere? Wie groß ist der Produktivitätsgewinn der einzelnen Abläufe?
Quantität: Wie oft wird der Prozess durchgeführt? Welchen Anteil hat er an der gesamten Wertschöpfung des Unternehmens?
Zeit: Wie viel Zeit lässt sich durch die Digitalisierung eines Vorgangs einsparen? Wie lange dauert es im Gegenzug, ihn zu digitalisieren?
Kosten: Was müssen Sie investieren, um den Prozess mit digitalen Tools zu optimieren? Welche Kosten sparen Sie dadurch andererseits langfristig ein?
Optimieren Sie Prozesse zunächst gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter:innen
Bevor es an die Entwicklung einer digitalen Lösung für einzelne Prozesse gehen kann, gilt es, diese anschließend so effektiv wie möglich zu gestalten. Denn digitale Tools wie Robotic Process Automation, Chatbots oder People-Analytics-Systeme für die Personalabteilung können das nicht. Das können nur Sie und Ihre Mitarbeiter:innen. Hinterfragen Sie daher, ob die Vorgänge, die Sie digitalisieren wollen, wirklich effizient ablaufen. Wenn es überflüssige Arbeitsschritte gibt, deren Sinn sich nicht mehr erschließt, schaffen Sie diese ab.
Holen Sie bei diesem Schritt unbedingt Ihre Mitarbeiter:innen, eventuell auch Kundenunternehmen und Lieferanten, in Workshops oder Brainstormings mit an Bord – nicht, weil die Kolleg:innen später mit der neu einzuführenden Software und den digitalisierten Prozessen arbeiten müssen, sondern weil sie die eigentlichen Expert:innen dafür sind, welche Vorgänge im Unternehmen nicht optimal ablaufen. Sie kennen die Probleme am besten, die Effizienz- und Produktivitätsgewinne verhindern. Schließlich müssen sie damit jeden Tag an ihrem Arbeitsplatz umgehen.
Entwickeln Sie die digitale Lösung für den Prozess wie die Großen – agil und iterativ
Behalten Sie Ihre Belegschaft auch bei der Entwicklung der digitalen Lösung für den entsprechenden Prozess mit an Bord. Lassen Sie die Kolleg:innen bereits während der Entwicklung einer Softwareanwendung oder eines Systems den jeweils aktuellen Stand immer wieder in der Praxis testen. Das Feedback der Anwender:innen sollte dann Ausgangspunkt für die weitere Entwicklung des Tools sein. So erhalten Sie eine digitale Lösung für den entsprechenden Prozess, die nicht nur angenommen wird, sondern auch wirklich optimal funktioniert.
Wie die eingangs erwähnte Studie von Deloitte ergeben hat, besteht die größte Herausforderung bei der Digitalisierung von Prozessen für jedes fünfte Unternehmen zwar darin, sich auf eine derart experimentierfreudige Arbeitsweise einzulassen. Die Untersuchung belegt aber auch, dass gerade Organisationen, die Vorgänge iterativ optimieren, die durch die Digitalisierung ausgelösten Disruptionen am besten bewältigen.
Wie steht es um die Digitalisierung Ihres Unternehmens?
Verschaffen Sie einen ersten Einblick über den Stand der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen. Der Randstad Professional Digitalisierungs-Check basiert auf gängigen digitalen Reifegradmodellen und gibt Ihnen eine erste Wasserstandsmeldung Ihrer Digitalisierung in den Bereichen Infrastruktur, digitale Prozesse, digitale Produkte und Geschäftsmodelle sowie Unternehmenskultur.
Digitalisierung spielt sich in Unternehmen in aufeinanderfolgenden Entwicklungsstufen ab
Selbstverständlich gibt es im Zuge der Digitalisierung eines Prozesses weitere Entscheidungen, zum Beispiel:
Eignet sich eine eigens entwickelte Anwendung dafür besser oder eine cloud-basierte Software im Abo?
Werden weitere mobile Endgeräte benötigt?
Wie sollen diese an die Systeme im Unternehmen angebunden werden?
(Wie) muss die IT-Infrastruktur angepasst oder erweitert werden?
Wie kann die IT- und Datensicherheit gewährleistet werden?
Das sind jedoch Arbeitsschritte, die erst nach den Vorüberlegungen zum Prozess selbst anstehen. Denn nur wer bei dessen Optimierung mit digitalen Tools systematisch und vorausschauend vorgeht, fällt auf dem schwankenden Schiff der Digitalisierung nicht um. Durch die Digitalisierung erster, einzelner Abläufe wird ein Unternehmen dann zwar bestimmt noch nicht zum „digitalen Pionier“, „Leader“, „Beacon of digital Excellence“ oder wie auch immer Unternehmensberatungen und Studien hochgradig digitalisierte Unternehmen in ihren Reifegradmodellen nennen mögen. Wer systematisch vorgeht, legt aber die Grundlage für die digitale Transformation eines Unternehmens. Bei dieser durchlaufen Organisationen immer unterschiedliche Entwicklungsstufen. Dabei baut jedes neue „Level“ auf der systematischen Umsetzung digitaler Lösungen auf der vorangegangenen Stufe auf. Wie auf einem Schiff auf rauer See ist es jedoch der erste Schritt, der die Vorarbeit für einen sicheren Stand legt.
Digitale Prozesse: Best Practices
Lernen Sie, wie andere Unternehmen die Einführung von digitalen Prozessen angegangen sind, und lassen Sie sich von unseren Best Practices motivieren.
Weiterführende Lektüre
Tauchen Sie tiefer in die Materie ein mit diesen Artikeln und Studien zum Thema Digitale Prozesse
- Studie „Potenzialanalyse – Operative Effizienz“ von Sopra Steria und dem F.A.Z.-Institut
- Analyse „Coming of Age Digitally Learning, Leadership, and Legacy“ von Deloitte und der Sloan School of Management am Massachusetts Institute of Technology
- Umfrage des Digitalverbands Bitkom zum Stand der Digitalisierung in deutschen Unternehmen
- Webseite „Den digitalen Reifegrad eines KMU bestimmen“ des RKW Baden-Württemberg
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