Freelancer-Vertrag: Was für Auftraggeber und Auftragnehmer wichtig ist

Für Projekte und Aufträge mit klaren Vorgaben des Auftraggebers wird häufig ein Werkvertrag mit dem Freiberufler oder Selbstständigen geschlossen. Der Werkvertrag verpflichtet den Auftragnehmer, ein bestimmtes Arbeitsergebnis als Ergebnis der Dienstleistung herbeizuführen. Das „Werk“ oder Arbeitsergebnis – im Vertragsrecht spricht man von dem „Erfolg“ – ist beim Werkvertrag Kern der Vereinbarung. Das können zum Beispiel eine neue Software, eine Marktanalyse, ein professionell gestaltetes Logo, eine Serie von Porträtfotos, ein fertig ausgearbeitetes Produktkonzept oder der Text für eine Image-Broschüre sein.

Der Freelancer als Auftragnehmer haftet bei einem Werkvertrag dafür, dass er die vereinbarte Sache ohne Sachmängel und Rechtsmängel abliefert. Die Software muss also die vereinbarten Anforderungen erfüllen, das Logo-Design darf keine fremden Urheberrechte verletzen. Der Freelancer trägt beim Werkvertrag ein höheres Risiko als etwa beim Dienstvertrag, denn der Auftraggeber oder „Besteller“ muss erst nach Abnahme des Arbeitsergebnisses bezahlen. Dabei kontrolliert er, ob die vertraglich festgelegten Anforderungen erfüllt wurden. Im Gegenzug haben Selbstständige bei Werkverträgen grundsätzlich mehr Freiraum. Ohne gesonderte Vereinbarung ist es ihre Sache, wie sie den Auftrag realisieren. Sie dürfen die Ausführung grundsätzlich auch jemand anderem übertragen.

Der Dienstvertrag für Freiberufler ist der zweite wichtige Vertragstyp bei selbstständigen Dienstleistern. Dabei ist die Dienstleistung selbst Vertragsgegenstand. Die Vereinbarung bestimmt, dass der Freelancer eine bestimmte Aufgabe oder Tätigkeit in einem bestimmten Umfang ausführt. Das kann beispielsweise die laufende Administration eines Firmennetzwerks sein, die Durchführung von Workshops zu einem bestimmten Thema oder das Management der Social-Media-Kanäle des Kunden.

Bei einem Dienstvertrag ist der Freelancer als Auftragnehmer nicht dafür verantwortlich, dass ein bestimmter Erfolg oder Erfolgsgrad erreicht wird, solange er keine Pflichtverletzungen begeht und seine Leistung wie im Vertrag festgelegt erbringt. Der Auftraggeber kann nicht die Bezahlung verweigern, weil die Follower-Zahl auf Instagram sinkt oder die Workshop-Teilnehmer das Gelernte nicht korrekt umsetzen. Entsprechend gibt es auch keine Abnahme der Arbeitsergebnisse, die für den Anspruch auf Bezahlung entscheidend ist. Viele Dienstleistungsverträge enthalten allerdings Klauseln zur Arbeitsqualität, zum Beispiel eine Erledigung „nach aktuellem Stand der Technik“. 

In bestimmten Fällen kann auch bei Freelancer-Aufträgen auch ein Werklieferungsvertrag vorliegen. Eine solche Vereinbarung verpflichtet den Freelancer, die im Vertrag genannte Sache – etwa eine Software oder eine modifizierte Maschine – erstens herzustellen und sie zweitens dem Auftraggeber zu liefern. Für diesen Vertragstyp gilt grundsätzlich Kaufrecht, die vertragsgemäße Übergabe an den Kunden ist entscheidend. Ob der Auftragnehmer die Sache selbst herstellt, bei Dritten in Auftrag gibt oder kauft, ist ihm überlassen, wenn es keine Festlegungen dazu gibt.

Der Vertragsgegenstand muss klar bezeichnet werden. Es darf keine Unklarheiten darüber geben, welche Art von „Werk“ in Auftrag gegeben oder welche Dienstleistung bestellt wird. Wenn zu Art und Umfang der geforderten Leistung keine Fragen offenbleiben, wird späterer Streit über Zusatzleistungen und ihre Bezahlung unwahrscheinlicher.

Regelungen zur Vergütung sind zentraler Bestandteil des Dienstleistungsvertrags von Freiberuflern. Neben der Höhe sollte auch klar sein, wann wie viel Geld überwiesen wird, etwa durch Abschlagszahlungen. Bei variabler Bezahlung muss die Berechnung klar sein.

Die Fristen sind ein weiterer essenzieller Punkt. Bei Werkverträgen ist wichtig, bis wann die Leistung zu erfolgen hat oder das Werk zu übergeben ist. Bei Dienstverträgen muss feststehen, wann die Vertragslaufzeit beginnt und endet oder ob das Vertragsverhältnis auf unbestimmte Zeit abgeschlossen wird.

Die Möglichkeit zur Kündigung bedarf ebenfalls genauer Regelungen. Kann der Vertrag ordentlich gekündigt werden und wenn ja wann und mit welcher Kündigungsfrist? Ist eine Kündigung an bestimmte Gründe gebunden?

Die Haftung sollte ebenfalls im Vertrag vorkommen. Es ist wichtig, dass beide Seiten wissen, unter welchen Umständen und wie lange der freie Mitarbeiter gemäß Vertrag für Fristüberschreitungen, Fehlfunktionen und andere Mängel haftet und wann der Auftraggeber keine Ansprüche mehr hat. Außerdem kann die Haftung auf bestimmte Beträge gedeckelt werden. Besonders wichtig aus Freelancer-Perspektive: Dem Dienstleister darf nicht die Haftung für den Projekterfolg insgesamt aufgebürdet werden, einschließlich von Versäumnissen anderer, für die er selbst nichts kann.

Je nach Auftrag und Tätigkeit können Regelungen zu Arbeitsmitteln und Tätigkeitsort wichtig sein. Darf oder soll der Freelancer IT-Ressourcen oder Geräte des Auftraggebers nutzen? Ist er verpflichtet, eine bestimmte Software einzusetzen? Ist die Durchführung in den Geschäftsräumen des Auftraggebers gewünscht? Solche Punkte sollten von Beginn an geklärt werden.

Wenn es um kreative Dienstleistungen oder Software-Erstellung geht, sind klare Absprachen zu den Urheber- und Verwertungsrechten erforderlich. Welche Rechte werden dem Auftraggeber übertragen, welche behält sich der Freelancer vor?

Reisekosten und Spesen sowie Auslagenersatz sind ein Punkt, der oft vergessen wird. Zahlt der Auftragnehmer oder der Auftraggeber für die Bild-Datenbank oder die Software-Lizenz, die zum Einsatz kommen? Erhält der Freelancer Spesenersatz, wenn er mehrmals anreisen muss, um dem Team die neue Software zu erläutern?

Unklarheiten zu Schweigepflichten und Referenz-Rechten führen häufiger zu Konflikten, als man denkt. Darf der Freelancer den Kunden und seine Arbeit für ihn erwähnen? Welche Aspekte des Auftrags sind vertraulich? Darf er den Auftrag später als Referenz nennen?

In manchen Projektverträgen mit Freelancern sind Wettbewerbsklauseln enthalten. Sie untersagen dem Freelancer, für eine bestimmte Zeit bei bestimmten Konkurrenzunternehmen tätig zu werden oder Verträge mit bestimmten anderen Projektvermittlern abzuschließen. Im Gegenzug wird eine Karenzentschädigung fällig.

Eines dieser Risiken stellt Scheinselbstständigkeit dar. Der Vorwurf lässt sich nicht dadurch vermeiden, dass man im Vertrag von einer selbstständigen Tätigkeit spricht und ein Beschäftigungsverhältnis ausschließt. Im Zweifel zählt das gelebte Vertragsverhältnis. Wenn der Dienstleistungsvertrag dem Freelancer aber geschäftliche Risiken aufbürdet und dafür Freiräume bei der Erledigung des Auftrags belässt, wirkt das als Indiz für echte Selbstständigkeit – vorausgesetzt, diese Punkte werden umgesetzt.

Wenn derselbe Vertrags-Mustertext immer wieder und ohne Abwandlungen eingesetzt wird, gelten die gesetzlichen Vorschriften zu AGB, zum Beispiel die Inhaltskontrolle gemäß §§ 307-309 BGB. Das ist auch dann der Fall, wenn der vorformulierte Vertragstext vom Freelancer vorgelegt wird.

Ein weiteres Risiko ist späterer Streit über den Vertragsabschluss und dazu, was er umfasst. Wurde der Auftrag bereits mündlich vereinbart, bevor ein Vertrag unterzeichnet wurde? Gab es mündliche Nebenabreden, und lassen sie sich beweisen? Ist vielleicht ein Vertragsverhältnis bereits durch konkludentes Handeln entstanden, weil eine Seite Vorgaben übermittelt und die andere erste Arbeitsergebnisse zurückgeschickt hat?

Bestimmte Risiken für die Auftragsabwicklung lassen sich nicht durch Vertragsbestimmungen abdecken. Dazu gehören beispielsweise Krankheit, Arbeitsunfähigkeit oder die Insolvenz des Vertragspartners. Versicherungen für Freiberufler können davor schützen.